見積書は、あらゆるビジネス関係において利用されます。サプライヤーと顧客の間で明確な合意の基礎を形成し、日常業務の円滑な運営において重要な役割を果たしています。

本記事では、拘束力のある見積書に含めるべき必須情報、そしてこの見積書をわかりやすい様式かつ正確な文言で作成する方法をご紹介します。

本記事の内容

• 見積書とは？
  
• 見積書に含めるべき必須情報
  
• 見積書のデザイン様式
  
• 見積書の文言例
  
• 見積書の作成に対する Stripe のサポート
  

見積書とは？

見積書は法的拘束力のある宣言書であり、ビジネス関係を始める上での基礎となります。特定の商品、サービス、または特典を特定の規約の下提供し、見込み客に価格、サービス、条件について明確かつ明瞭に伝えることを目的としています。

見積書には通常、提供される商品またはサービス、価格、支払い条件、納期などに関する詳細な情報が記載されています。誤解が生まれないよう、見積書の情報は透明で曖昧さがないことが重要です。

見積書は、契約を締結する具体的な意図を示すという点で、単純な要求や一般的な商品説明とは異なります。拘束力のない見積書は、記載された条件を遵守する法的義務を負わず、単にビジネス関係への関心を示すに過ぎません。このような提案書は、商品またはサービス、価格、条件に関するガイダンスと初期情報を提供するためによく利用されます。つまり、不確実な市場において柔軟性を与え、ビジネスパートナーに交渉の機会を与えるものです。

綿密に練られた提案は、顧客を引き付けるのに役立ち、ビジネスコミュニケーションにおける信頼とプロ意識を刺激します。

見積書に含めるべき必須情報

見積書が有効であるためには、完全性や明確性など、一定の法的基準を満たす必要があります。疑問点を最小限に抑え、契約の締結を容易にするために、できるだけ正確に表現しなければなりません。見積書には期限が設定されるため、受取人は期間内に返答する必要があります。受取人がかなり遅れて見積書を受け取ったり、内容に変更があったりした場合は、新しい見積書を用意します。受取人が内容を変更せずに承諾した場合は、拘束力のある契約書の作成に進みます。

見積書に含まれる必須情報は、会社と顧客の取引における透明性と法的確実性を保証します。以下は、ドイツで見積書を作成する場合に含めるべき内容と必須情報です。

当事者の住所

提案書がある商取引では、企業は正しい会社情報、法的形態、商業連絡用の登録地を提示する義務があります。したがって、見積書には会社名だけでなく、事業主の住所または会社の住所を記載します。見込み客についても同じことが言えます。すなわち、受取人の氏名と住所も記載しなければなりません。また、見込み客の個人データを収集・処理する際には、一般データ保護規則 (GDPR) に従う必要があります。

商品・サービスの説明

提供する商品またはサービスの正確な仕様を記載してください。この仕様には、数量、寸法、材料、技術詳細などの情報が含まれます。どのような商品を取引をしているか顧客が正確に把握できるよう、この情報はできるだけ正確にすることが重要です。

価格の見積もり

見積書には、提供する商品・サービスの単価と合計金額の両方を記載する必要があります。また、商品の金額に付加価値税 (VAT) を含むのか、もしくは別途支払う必要があるのかについての記載も明確にしておきます。価格表示条例 (PAngV) によると、見積書が個人向けに作成されたものである場合、価格は透明でなければならず、VAT を含める必要もあります。顧客に割引や特別な条件を提供する場合は、その詳細を記載してください。配送料などの追加費用についても同様です。

支払い条件の詳細

支払い条件も見積書を構成する重要な要素です。そのため、許可する支払い条件を検討する必要があります。たとえば、配達後すぐに、または 14 日以内に顧客に支払ってもらうなどの条件を指定できます。このとき、どのような決済手段を受け付けるかも一緒に検討してください。延滞利息や督促手数料に関する情報は必須ではありませんが、見積書の透明性を高めることができます。

配送条件

商品・サービスを提供する時期や期限を顧客に知らせたい場合は、配送期間、納品日、配送先を指定します。配送するのが大型商品の場合、商品が無料で配送されるか、購入者負担で引き取られるかを明記することも重要です。また、送料と条件の詳細も記載するようにしてください。

見積書の有効期間

見積書の有効期間を明確に設定します。そうすることで見込み客の決断が促され、会社も安心して取引を進められます。また、見積書の期限が切れた後にサプライヤーの提示価格が変更された場合、新しい見積書を発行してその影響を見積書に反映させることも可能です。

法律上の注意事項

一般利用規約を適用する場合は、ドイツ民法 (BGB) 第 305 条に従って、簡単に入手でき、かつ透明性の保たれた見積書を作成しなければなりません。また、契約条件の参照先も見積書に含める必要があります。遠隔販売 (例: オンラインショップ) で顧客に提案を行う場合は、法定の撤回権が付与されることを顧客に通知してください。

担当者の詳細

プロバイダー側の担当者名を公開することで、サービスの品質は向上させることが可能です。これにより見込み客は、質問や不明点がある場合に、そのトピックに精通している人物と簡単に連絡を取れるようになります。理想的には、電話番号とメールアドレスを含めることをお勧めします。

見積書のデザイン様式

見積書の様式は、含める必須情報によって異なります。簡単な紹介を伴う友好的な挨拶文が含まれたりする場合もあります。また、顧客が関心を寄せてくれたことに感謝の意を示したり、すでに挨拶が済んだ後は有益な情報を交換することもできます。これらのアプローチを用いることで、会社に取引の意思があることを示し、会社の提案が顧客にどのように役立つかを簡潔に説明することができます。受取人に直接、肯定的な態度で接することが目標です。

通常、レターヘッドには、事業者名、住所、会社名、法的形態、VAT 識別番号 (該当する場合)、商業登記情報が含まれます。したがって、見積書はレターヘッドに印刷するか、Stripe Billing を使用して作成することをお勧めします。Billing を使用すると、見積書や請求書をすばやく簡単に作成できます。カスタムの決済用リンクを生成して、顧客に直接送信することも可能です。見積書が承認されると、Billing によって自動的に請求書に変換されます。

見積書に記載される商品・サービスの説明は、できるだけ正確かつ明瞭にする必要があります。複数のサービスの見積書を作成する場合は、それらを表形式で提示することをお勧めします。この工夫により、読みやすく分かりやすい見積書となります。この表は、単価と合計金額を含めるのにも適しています。

それ以外にも、支払い条件や配送条件、見積書の有効期間を記したリストを含めることができます。強制ではありませんが、締めの挨拶は肯定的で顧客を安心させる内容にすることを強くお勧めします。

見積書の文言例

見積書を書くときは、標準化された語句を用います。この用法は時間の節約になり、また重要な情報が見積書に含まれる可能性も高くなります。その例文をいくつか示します。

• 「お問い合わせありがとうございます。下記のとおりお見積もりをさせていただきます」
  この文章は親しみ感のある紹介文であり、同時に感謝の意を表しています。電話など、個人的なやり取りをすでに終えている場合は、この文の効果がさらに高まります。顧客が過去に商品を購入したことがある場合、顧客ロイヤルティの構築に向けた言及も検討できます。

• 「御社の目標に合わせたオーダーメイドのマーケティング戦略をご提案させていただきます」、「白椅子 (商品名) を50脚納品させていただきます」
  特定の商品またはサービスについて見積もる場合、この時点で商品・サービスの明確な説明が必要です。たとえば、クリエイティブサービスの場合、顧客が取得する権利や、改変回数を指定できます。また、商品の単価またはサービスの時間単価も記載する必要があります。対象範囲を事前に設定できるが現実の提供範囲が不確かなサービスの場合、メモが顧客のガイドとして役立ちます (例: 「追加作業には $80 の時給と 19% の VAT が請求されます」)。

• 「合計金額は €2,500 (VAT 19% 込) です」
  見積書が個人向けのものである場合、VAT 込みの価格を記載しなければなりません。B2B では、VAT を含めず価格を見積もるのが一般的です。いずれにせよ、どのサービスに対してどの価格が請求されているかが顧客にわかりやすく表示されている必要があります。

• 「ご注文後、10 営業日以内にお届けします」
  明確な納品スケジュールを設定することで、両者の間にコミットメントと信頼が築かれます。期日は現実的な日付に設定しなければなりません。納品が遅れると、ビジネスパートナーとしての評判が損なわれます。逆に納期が長すぎると、競合他社と比べたときに魅力が落ちます。

• この見積書は 2025 年 12 月 31 日まで有効です」
  期限を明確に伝えることで、見込み客の決断を促すことができます。また、期日が近づいたら再度連絡を取り、念押しすることも可能です。

• 「請求後 14 日以内に銀行振込でお支払いください」
  明確な支払い条件を作成することで、会社の財務プロセスを保護できます。Stripe Billing では、顧客が支払いを滞納している場合に自動支払いリマインダーを送信することも可能です。

• 「ご不明な点がある場合、または詳しい情報をお求めの場合は、電話またはメールにてお気軽にお問い合わせください」
  この文章を用いることで、コミュニケーションに対するオープンさと見込み客への関心を示すことができます。また、カスタマーサービスが充実していることの印象が高まります。

• 見積もりには無料のサポートが最初の 3 カ月間付帯します」
  追加のサービスを見積もることができる場合、良いセールスポイントとなり得ます。追加サービスを強調し、見積書にはっきりと文書化することで、取引を交わすことの付加価値を強調することができます。

• 「商品の製造 / サービスの提供に関して、最高の品質基準を適用させていただきます」
  品質とサービスに対するコミットメントの宣言は、特に顧客が初めて会社と取引をする場合に有効です。これにより、顧客はビジネス関係において何に価値を重要すべきかを把握できます。最良のシナリオを想定する場合、この価値はパートナーに対しても効果を発揮し、公平な競争の場を確保するのに役立ちます。

• 「ご注文を確定される際は、上記期日までに注文確認書をお送りください」
  この明確な行動喚起は、ガイダンスと安心感を同時に提供し、顧客の意思決定を加速させます。

これらの例はすべてを網羅しているわけではなく、業種に応じて内容をアレンジすることが可能です。一般的に、見積もりをより正確で、親しみやすく、説得力のあるものにすれば、受取人の意思決定を導くことができます。

見積書の作成に対する Stripe のサポート

Stripe は、プロセスをより効率的かつプロフェッショナルにするさまざまなツールや機能を通じて、企業が見積書を作成できるよう支援しています。

Stripe Billing は上記のメリットに加え、見積書の作成をアシストし、さらには複数の支払いオプションを利用できるようにします。オプションには、1 回限りの支払い、継続支払い、サブスクリプション、分割払いが含まれます。

これらのオプションは提案に直接組み込めるため、魅力的で柔軟な条件が提供しやすくなります。会社のブランドイメージに合わせる形で、見積書をプロフェッショナルなデザインにカスタマイズすることも可能です。

海外で事業を展開し、現地に顧客がいる場合、Billing は 135 を超える通貨と複数の決済手段をサポートしているため、提案の魅力をさらに高めることができます。このように、Billing は見積書の作成を効率化するだけでなく、支払いと管理構造全体を最適化することで、時間を節約し、顧客満足度を向上させます。

また、Stripe ダッシュボードを使用すれば、支払いや保留中の提案のステータスを監視することもできます。Billing の代替手段として、Stripe Invoicing をアップグレードした Stripe Invoicing Plus もご利用いただけます。見積書の作成機能はもちろん、さまざまな支払いオプションやサービスをご用意しています。