Los presupuestos son parte de toda relación comercial. Constituyen la base de acuerdos claros entre proveedores y clientes y desempeñan una función clave en el buen funcionamiento de los negocios diarios.

En este artículo, aprenderá qué debe contener un presupuesto vinculante, de acuerdo con la información obligatoria, y cómo implementarlo con una redacción precisa en una estructura clara.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un presupuesto?
  
• ¿Qué información obligatoria debe contener un presupuesto?
  
• ¿Cómo es la estructura de una cita?
  
• Ejemplos de frases para la redacción de citas
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe a crear presupuestos?
  

¿Qué es una cita?

Un presupuesto es una declaración legalmente vinculante y la base de una posible relación comercial. Proporciona bienes, servicios o beneficios específicos bajo términos y condiciones específicos y está diseñado para informar a los clientes potenciales de manera clara e inequívoca sobre precios, servicios y términos.

Un presupuesto suele contener información detallada sobre los productos o servicios que se ofrecen, sus precios, condiciones de pago, plazos de entrega y cualquier información adicional. Es importante que las citas sean transparentes y sin ambigüedades para que no haya malentendidos.

Un presupuesto se diferencia de una simple solicitud o de una descripción general de un producto en que indica una intención concreta de celebrar un contrato. Un presupuesto no vinculante se limita a señalar el interés en una posible relación comercial sin ninguna obligación legal de cumplir con los términos y condiciones establecidos. Estas ofertas se utilizan a menudo para proporcionar orientación e información inicial sobre productos, servicios, precios y condiciones. Le dan flexibilidad en mercados inciertos y son una invitación oficial a tu socio comercial para negociar.

Las ofertas bien elaboradas lo ayudan a atraer clientes y también inspiran confianza y profesionalismo en las comunicaciones comerciales.

¿Qué información obligatoria debe contener un presupuesto?

Un presupuesto debe cumplir ciertos criterios legales para que sea válido, entre los que se incluyen la integridad y la claridad. Debes redactarlo con la mayor precisión posible para minimizar las preguntas y facilitar la celebración del contrato. Un presupuesto puede tener una fecha límite, por lo que el beneficiario debe decidir dentro de un tiempo determinado. Si el beneficiario acepta el presupuesto demasiado tarde o con cambios, debes preparar un nuevo presupuesto. Si el beneficiario acepta sin cambios, puede crear un contrato vinculante.

La información requerida garantiza la transparencia y la seguridad jurídica para ti y tus clientes. A continuación, encontrarás un resumen del contenido y la información obligatoria que debe contener un presupuesto en Alemania:

Domicilios de las partes

En las transacciones comerciales, incluidas las ofertas, una empresa debe proporcionar la información correcta de la empresa, la forma jurídica y los lugares registrados en la correspondencia comercial. Por lo tanto, tu presupuesto debe incluir tu nombre completo, así como tu dirección o la de tu empresa. Lo mismo ocurre con tus clientes potenciales. Debes incluir el nombre completo y la dirección del beneficiario. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) debe respetarse al recopilar y procesar los datos personales de los clientes potenciales.

Descripción del servicio o producto

Proporcione especificaciones precisas de los bienes o servicios que ofrece. Esto incluye cantidades e información adicional, como dimensiones, material o detalles técnicos. Es importante que esta información sea lo más precisa posible para que tus clientes sepan exactamente qué esperar.

Cotización de precios

Tu presupuesto debe incluir tanto los precios unitarios como el precio total de los productos o servicios que ofreces. Debes dejar claro si el impuesto al valor agregado (IVA) está incluido o si hay que pagarlo aparte. De acuerdo con la Ordenanza de Indicación de Precios (PAngV), los precios deben ser transparentes e incluir el IVA si el presupuesto está dirigida a particulares. Si quieres ofrecer descuentos o condiciones especiales a tus clientes, también debes incluir esto. Lo mismo se aplica a cualquier costo adicional, como los gastos de envío o el envío.

Especificación de las condiciones de pago

Las condiciones de pago también son un componente importante de tu presupuesto. Debes considerar qué condiciones de pago quieres permitir. Por ejemplo, es posible que quieras que tu cliente pague inmediatamente después de la entrega o en un plazo de 14 días. También debes considerar qué formas de pago aceptarás. La información sobre los intereses de demora o los cargos por recordatorio no es obligatoria, pero agrega transparencia.

Condiciones de entrega

Para que tus clientes sepan cuándo o cuándo entregarás tu servicio, especifica un período, una fecha y un lugar de entrega. Para productos grandes, por ejemplo, es importante indicar si el producto se entregará gratis o se recogerá a cargo del comprador. Incluye también detalles de los gastos y condiciones de envío.

Período de validez del presupuesto

Establece una fecha límite clara para la validez del presupuesto. Esto ayudará a tu prospecto a tomar una decisión y te dará tranquilidad. Por ejemplo, si los precios de las empresas proveedoras cambian después de que el presupuesto haya expirado, puede incluirlo en un nuevo presupuesto.

Aviso legal

Si utilizas términos y condiciones generales, deben ser fácilmente accesibles y transparentes de acuerdo con el artículo 305 del Código Civil alemán (BGB). También debe incluirse una referencia a los términos y condiciones en tu presupuesto. Si realiza ofertas a los clientes a través de la venta a distancia (por ejemplo, a través de una tienda en línea), debes informarles de su derecho legal de desistimiento.

Datos de la persona de contacto

En aras de un mejor servicio, es muy útil nombrar a una persona de contacto específica del lado del proveedor. Esto hace que sea más fácil para tus clientes potenciales ponerse en contacto con alguien que esté familiarizado con el tema si tienen preguntas o no están claros. Lo ideal es incluir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.

¿Cómo es la estructura de una cita?

La estructura de un presupuesto se basa en la información requerida. Esto incluye un saludo amistoso con una introducción clara. Por ejemplo, puedes agradecer al cliente su interés o, si ya ha tenido lugar una conversación, el intercambio informativo. Esto demuestra que quieres trabajar juntos, y también puedes explicar brevemente cómo tu oferta puede ayudar a sus clientes. El objetivo es dirigirse al beneficiario directamente de una manera positiva.

Por lo general, el membrete debe incluir el nombre completo, la dirección, el nombre de la empresa, la forma jurídica, el número de identificación a efectos del IVA (si corresponde) y las inscripciones en el registro mercantil. Por lo tanto, se recomienda imprimir las citas en papel con membrete o utilizar Stripe Billing. Con Billing, puedes crear presupuestos y facturas de forma rápida y sencilla. Genera enlaces de pago personalizados y envíalos directamente a tus clientes. Si tu presupuesto es aceptado, Billing lo convertirá automáticamente en una factura.

La descripción de tu producto o servicio en el presupuesto debe ser lo más precisa y clara posible. Si presupuestas varios servicios, es recomendable presentarlos en una tabla general. Esto mejora la legibilidad y la claridad. Esta tabla también es un buen lugar para incluir los precios unitarios y el precio total.

A continuación, puedes incluir una lista de condiciones de pago y entrega, así como el período de validez del presupuesto. No es obligatorio, pero sí muy recomendable, terminar con un mensaje positivo y tranquilizador.

Ejemplos de oraciones para la redacción de citas

Al escribir una cita, puedes usar oraciones y frases estandarizadas. Esto te ahorra tiempo y aumenta la probabilidad de que toda la información importante se incluya en tu presupuesto. Estos son algunos ejemplos:

• «Gracias por su solicitud de información. Nos complace proporcionarle el siguiente presupuesto».
  Esta oración crea una introducción amigable y señala aprecio. Una referencia personal, como una llamada telefónica que tuvo lugar, potenciará aún más este efecto. Si el cliente te compró en el pasado, esto también se puede mencionar para fidelizar al cliente.

• «Te asesoramos en la creación de una estrategia de marketing a medida y adaptada a los objetivos de tu empresa» o «Te suministramos 50 sillas blancas (nombre del modelo)».
  Dependiendo de si presupuestas un producto o servicio específico, se requiere una descripción clara del servicio en este punto. Por ejemplo, en el caso de los servicios creativos, es posible que quieras especificar qué derechos adquirirá tu cliente o cuántas rondas de revisiones se incluyen. También debes incluir el precio unitario del producto o la tarifa por hora de tu servicio. En el caso de los servicios cuyo alcance se puede planificar con antelación, pero no se sabe con certeza, una nota es una guía útil para tus clientes (por ejemplo, «El trabajo adicional se cobrará a una tarifa por hora de $80 más el 19 % de IVA»).

• «El precio total es de €2500 incluyendo el 19 % de IVA».
  Si tu presupuesto está dirigido a particulares, el precio debe indicarse con el IVA incluido. Entre empresas, es habitual presupuestar el precio sin IVA. En cualquier caso, debe quedar claro para tus clientes qué precios se están cobrando por cada servicio.

• «La entrega se realizará dentro de los 10 días hábiles posteriores a la realización del pedido .
  Establecer un plazo claro para la entrega genera compromiso y confianza. El plazo debe ser realista. Los retrasos en las entregas dañan tu reputación como socio comercial. Los plazos de entrega excesivos te hacen parecer poco atractivo en comparación con la competencia.

• «Tenga en cuenta que este presupuesto es válido hasta el 31 de diciembre de 2025».
  Un plazo claramente comunicado ejerce presión sobre tus clientes potenciales para que tomen una decisión. También puedes aprovechar la oportunidad para volver a ponerte en contacto con ellos a medida que se acerque la fecha límite.

• «Pague por transferencia bancaria dentro de los 14 días posteriores a la facturación».
  Al emitir condiciones de pago claras, aseguras tus propios procesos financieros. Con Stripe Billing, también puedes enviar recordatorios de pago automáticos si tus clientes están en mora.

• «¿Tiene alguna pregunta o necesita más información? No dude en ponerse en contacto con nosotros por teléfono o correo electrónico».
  Esto indica apertura a la comunicación e interés en el cliente potencial. También refuerza su impresión de tu servicio al cliente.

• «Nuestro presupuesto también incluye soporte gratuito durante los primeros tres meses».
  Si puedes o quieres cotizar servicios adicionales, este es un buen punto de venta. Al resaltar los servicios adicionales y documentarlos claramente en el presupuesto, enfatiza el valor agregado de trabajar contigo.

• «No hace falta decir que aplicamos los más altos estándares de calidad para la producción de su producto/prestación de su servicio».
  Puede ser útil comunicar tu compromiso con la calidad y el servicio, especialmente cuando los clientes trabajan por primera vez contigo. Esto les permite a tus clientes saber qué valores son importantes para ti en la relación. En el mejor de los casos, estos valores también son importantes para tu socio, lo que ayuda a garantizar la igualdad de condiciones.

• «Para un pedido vinculante, envíenos la confirmación de su pedido antes de la fecha indicada».
  Este claro llamado a la acción proporciona orientación, tranquilidad y acelera la toma de decisiones.

Estos ejemplos no son exhaustivos y pueden ampliarse en función del sector. Con todo, pueden ayudar a que tu presupuesto sea más precisa, amigable y convincente, mientras que al mismo tiempo guían al beneficiario a una decisión específica.

¿Cómo puede ayudarte Stripe a crear presupuestos?

Stripe ayuda a las empresas a crear presupuestos a través de una variedad de herramientas y funcionalidades que hacen que el proceso sea más eficiente y profesional.

Además de los beneficios mencionados anteriormente, Stripe Billing te ayuda a crear presupuestos y ofrece múltiples opciones de pago. Estos incluyen pagos únicos, pagos recurrentes, suscripciones y pagos a plazos.

Estas opciones pueden integrarse directamente en tus ofertas, lo que te permite ofrecer condiciones atractivas y flexibles. Para una apariencia profesional, también puedes personalizar tus presupuestos para que coincidan con el diseño corporativo de tu empresa.

Si trabajas a nivel internacional y tienes clientes en el extranjero, Billing hace que tus ofertas sean aún más atractivas al admitir más de 135 monedas y varios métodos de pago. De esta manera, Billing simplifica la creación de tu presupuesto y también optimiza toda tu estructura de pago y administración, lo que te ahorra tiempo y aumenta la satisfacción del cliente.

También puedes usar el Dashboard de Stripe para hacer un monitoreo del estado de los pagos y las ofertas pendientes. Una alternativa a Billing es Stripe Invoicing Plus, una actualización a Stripe Invoicing que también te permite crear presupuestos y ofrece una variedad de opciones de pago y beneficios.