ใบเสนอราคาเป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ โดยเป็นพื้นฐานสําหรับข้อตกลงที่ชัดเจนระหว่างซัพพลายเออร์กับลูกค้า และมีบทบาทหลักในการดําเนินธุรกิจแบบวันต่อวันที่ราบรื่น

ในบทความนี้ คุณจะได้ศึกษาว่าใบเสนอราคาที่มีผลผูกพันควรมีอะไรบ้างตามข้อมูลบังคับ และวิธีสร้างใบเสนอราคาด้วยถ้อยคําที่แม่นยําในโครงสร้างที่ชัดเจน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบเสนอราคาคืออะไร
  
• ใบเสนอราคาควรมีข้อมูลที่จําเป็นใดบ้าง
  
• โครงสร้างของใบเสนอราคาเป็นอย่างไร
  
• ตัวอย่างประโยคสําหรับถ้อยคําในใบเสนอราคา
  
• วิธีที่ Stripe จะช่วยคุณสร้างใบเสนอราคา
  

ใบเสนอราคาคืออะไร

ใบเสนอราคาคือการประกาศที่มีผลผูกพันตามกฎหมายและเป็นพื้นฐานของความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เป็นไปได้ ใบเสนอราคาจะระบุสินค้า บริการ หรือสิทธิประโยชน์ที่เฉพาะเจาะจงภายใต้ข้อกําหนดและเงื่อนไขที่ระบุ และออกแบบมาเพื่อแจ้งให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าทราบอย่างชัดเจนและไม่คลุมเครือเกี่ยวกับราคา บริการ และข้อกําหนด

ใบเสนอราคามักจะประกอบด้วยข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่นําเสนอ ค่าบริการ ข้อกําหนดการชําระเงิน เวลาจัดส่ง และข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ สิ่งสําคัญคือใบเสนอราคาต้องมีความโปร่งใสและไม่คลุมเครือ เพื่อไม่ให้มีการเข้าใจผิด

ใบเสนอราคาแตกต่างจากคําขออย่างง่ายหรือคําอธิบายผลิตภัณฑ์ทั่วไป โดยเป็นสัญญาณที่บ่งบอกถึงความตั้งใจที่จะทําสัญญาอย่างเป็นรูปธรรม ใบเสนอราคาแบบไม่มีผลผูกพันเพียงแค่ส่งสัญญาณถึงสนใจในความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เป็นไปได้โดยไม่มีภาระหน้าที่ทางกฎหมายในการปฏิบัติตามข้อกําหนดและเงื่อนไขที่ระบุไว้ ข้อเสนอดังกล่าวมักจะใช้เพื่อให้คําแนะนําและข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการ ราคา และข้อกําหนดเบื้องต้น ใบเสนอราคาแบบนี้จะช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในตลาดที่ไม่แน่นอน และยังเป็นคําเชิญอย่างเป็นทางการให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณมาเจรจา

ข้อเสนอที่สร้างขึ้นอย่างดีจะช่วยให้คุณดึงดูดลูกค้าและทำให้เกิดความมั่นใจและความเป็นมืออาชีพในการสื่อสารทางธุรกิจด้วย

ใบเสนอราคาควรมีข้อมูลที่จําเป็นใดบ้าง

ใบเสนอราคาจะต้องมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ทางกฎหมายจึงจะถือว่าถูกต้อง รวมถึงมีความสมบูรณ์และความชัดเจน คุณควรใช้ถ้อยคำอย่างแม่นยําที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อลดคําถามและอํานวยความสะดวกในการสรุปสัญญา ใบเสนอราคาอาจมีวันครบกําหนดเพื่อให้ผู้รับต้องตัดสินใจภายในช่วงเวลาหนึ่ง หากผู้รับยอมรับใบเสนอราคาช้าเกินไปหรือมีการเปลี่ยนแปลง คุณควรเตรียมใบเสนอราคาใหม่ ถ้าผู้รับยอมรับโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถจัดทำสัญญาที่มีผลผูกพันได้

ข้อมูลที่จําเป็นจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณและลูกค้ามีความโปร่งใสและความแน่นอนในทางกฎหมาย ต่อไปนี้เป็นภาพรวมเกี่ยวกับเนื้อหาและข้อมูลบังคับที่ใบเสนอราคาควรมีอยู่ในเยอรมนี

ที่อยู่ของคู่สัญญา

ในธุรกรรมทางธุรกิจ รวมถึงข้อเสนอ ธุรกิจจะต้องให้ข้อมูลบริษัทที่ถูกต้อง รูปแบบทางกฎหมาย และตําแหน่งที่ตั้งที่จดทะเบียนในการโต้ตอบทางการค้า ดังนั้น ใบเสนอราคาควรระบุชื่อ-นามสกุลของคุณ รวมถึงที่อยู่ของคุณหรือที่อยู่ของบริษัท เช่นเดียวกันกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ คุณควรระบุชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้รับ คุณต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) เมื่อเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

คําอธิบายบริการหรือผลิตภัณฑ์

ระบุข้อมูลเฉพาะเจาะจงที่ถูกต้องสําหรับสินค้าหรือบริการที่คุณนําเสนอ รวมถึงจํานวนและข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ขนาด วัสดุ หรือรายละเอียดทางเทคนิค คุณควรให้ข้อมูลนี้อย่างถูกต้องที่สุดเท่าที่จะทําได้ เพื่อให้ลูกค้าทราบอย่างแน่ชัดว่าจะได้รับอะไร

ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาควรมีทั้งราคาต่อหน่วยและราคารวมของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณเสนอ คุณควรระบุอย่างชัดเจนว่ามีการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือต้องชําระแยกต่างหาก ตาม Price Indication Ordinance (PAngV) ราคาจะต้องโปร่งใสและระบุภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยหากส่งใบเสนอราคาให้บุคคลทั่วไป หากต้องการเสนอส่วนลดหรือเงื่อนไขพิเศษให้แก่ลูกค้า ควรระบุเงื่อนไขดังกล่าวด้วย หากมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าจัดส่งหรือการจัดส่ง ก็ต้องระบุด้วยเช่นกัน

ข้อมูลจําเพาะของข้อกําหนดการชําระเงิน

ข้อกําหนดการชําระเงินก็เป็นส่วนสําคัญในใบเสนอราคาของคุณด้วย คุณควรพิจารณาว่าคุณต้องการอนุญาตให้ใช้ข้อกําหนดการชําระเงินแบบใด ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ลูกค้าชําระเงินทันทีเมื่อจัดส่ง หรือภายใน 14 วัน นอกจากนี้ คุณยังควรพิจารณาด้วยว่าคุณจะรับการชําระเงินรูปแบบใด คุณไม่จำเป็นต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมการแจ้งเตือนล่าช้า แต่การเพิ่มข้อมูลนี้จะช่วยเพิ่มความโปร่งใส

ข้อกําหนดการจัดส่ง

แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณจะให้บริการเมื่อใดหรือภายในวันไหน ระบุระยะเวลาการจัดส่ง วันที่ และตําแหน่งที่ตั้ง ตัวอย่างเช่น สําหรับผลิตภัณฑ์ขนาดใหญ่ จะต้องระบุว่าจะจัดส่งผลิตภัณฑ์ฟรีหรือผู้ซื้อต้องรับผิดชอบค่าจัดส่ง นอกจากนี้ ให้รวมรายละเอียดเกี่ยวกับค่าขนส่งและเงื่อนไขด้วย

ระยะเวลาการมีผลบังคับใช้ของใบเสนอราคา

ระบุวันครบกําหนดที่ชัดเจนสําหรับการมีผลบังคับใช้ของใบเสนอราคา วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้าตัดสินใจได้และช่วยให้คุณสบายใจ ตัวอย่างเช่น หากราคาที่บริษัทจัดหาสินค้าจะเปลี่ยนแปลงหลังจากที่ใบเสนอราคาหมดอายุ คุณสามารถระบุข้อมูลนี้ในใบเสนอราคาใบใหม่ได้

ประกาศทางกฎหมาย

หากคุณใช้ข้อกําหนดและเงื่อนไขทั่วไป ข้อกําหนดเหล่านี้จะต้องเข้าถึงได้ง่ายและโปร่งใสตามมาตรา 305 ของประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (BGB) การอ้างอิงถึงข้อกําหนดและเงื่อนไขควรรวมอยู่ในใบเสนอราคาของคุณด้วย หากคุณทําข้อเสนอให้กับลูกค้าผ่านการขายทางไกล (เช่น ผ่านร้านค้าออนไลน์) คุณต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงสิทธิ์ในการเพิกถอนตามกฎหมาย

รายละเอียดบุคคลติดต่อ

เพื่อให้บริการที่ดีขึ้น คุณควรระบุชื่อผู้ติดต่อที่เฉพาะเจาะจงในฝั่งของผู้ให้บริการ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณติดต่อกับผู้ที่คุ้นเคยกับหัวข้อนั้นได้ง่ายขึ้นหากมีข้อสงสัยหรือไม่ชัดเจน คุณควรระบุหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล

โครงสร้างของใบเสนอราคาเป็นอย่างไร

โครงสร้างของใบเสนอราคาจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่จําเป็น โดยจะประกอบด้วยคําทักทายที่เป็นมิตรพร้อมด้วยการแนะนําตัวที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอบคุณลูกค้าที่ให้ความสนใจ หรือขอบคุณสำหรับการให้ข้อมูลหากมีการสนทนาเรียบร้อยแล้ว การทำเช่นนี้เป็นการแสดงว่าคุณต้องการร่วมงานกัน และคุณสามารถอธิบายสั้นๆ ว่าข้อเสนอของคุณจะช่วยลูกค้าได้อย่างไรบ้าง เป้าหมายคือการพูดคุยกับผู้รับโดยตรงในทางบวก

โดยปกติหัวจดหมายของคุณควรประกอบด้วยชื่อนามสกุล ที่อยู่ ชื่อบริษัท รูปแบบทางกฎหมาย หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากมี) และการจดทะเบียนพาณิชย์ ดังนั้นจึงขอแนะนําให้คุณพิมพ์ใบเสนอราคาของคุณลงบนหัวจดหมายหรือใช้ Stripe Billing ก็ได้ Billing ช่วยให้คุณสร้างใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย สร้างลิงก์ชําระเงินที่ออกแบบเองและส่งให้กับลูกค้าโดยตรง หากลูกค้ายอมรับใบเสนอราคา Billing จะแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

คําอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณในใบเสนอราคาควรแม่นยําและชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากคุณเสนอราคาบริการหลายบริการ ขอแนะนําให้นําเสนอในตารางภาพรวม สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความสามารถในการอ่านและความชัดเจน ตารางนี้ยังเป็นตำแหน่งที่ดีที่จะรวมราคาต่อหน่วยและราคารวม

ขั้นตอนต่อไป คุณสามารถรวมรายการของเงื่อนไขการชําระเงินและการจัดส่ง รวมถึงรอบระยะเวลาการมีผลบังคับใช้ของใบเสนอราคา ขอแนะนําเป็นอย่างยิ่งให้จบด้วยข้อความที่เป็นบวกและให้ความมั่นใจ

ตัวอย่างประโยคสําหรับถ้อยคําในใบเสนอราคา

เมื่อเขียนใบเสนอราคา คุณสามารถใช้ประโยคและวลีตามมาตรฐานได้ วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มโอกาสที่ข้อมูลสําคัญทั้งหมดจะรวมอยู่ในใบเสนอราคาของคุณ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน

• "ขอบคุณสําหรับการสอบถาม เรายินดีที่จะส่งใบเสนอราคาต่อไปนี้ให้คุณ"
  ประโยคนี้ทําให้เกิดการแนะนําตัวที่เป็นมิตรและส่งสัญญาณความรู้สึกขอบคุณ การใส่ข้อมูลอ้างอิงส่วนบุคคล เช่น การโทรศัพท์ที่เกิดขึ้นไปแล้ว จะยิ่งตอกย้ำผลลัพธ์นี้ หากลูกค้าเคยซื้อสินค้าจากคุณ คุณอาจกล่าวถึงสิ่งนี้เพื่อสร้างความภักดีของลูกค้าได้เช่นกัน

• "เราขอแนะนําให้คุณสร้างกลยุทธ์การตลาดที่เหมาะกับเป้าหมายของบริษัทคุณ" หรือ "เราจัดหาเก้าอี้สีขาว (ชื่อโมเดล) ให้คุณ 50 ตัว"
  ในขั้นตอนนี้ คุณต้องระบุคําอธิบายที่ชัดเจนสําหรับบริการ ขึ้นอยู่กับว่าคุณเสนอใบเสนอราคาสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น สําหรับบริการด้านงานสร้างสรรค์ คุณควรระบุสิทธิ์ในผลงานที่ลูกค้าจะได้รับ หรือจํานวนครั้งที่จะทำการแก้ไข คุณควรระบุราคาต่อหน่วยของผลิตภัณฑ์ หรืออัตราต่อชั่วโมงสําหรับบริการของคุณด้วย สําหรับบริการที่สามารถวางแผนขอบเขตไว้ล่วงหน้า แต่ไม่แน่นอน หมายเหตุเป็นแนงทางที่มีประโยชน์สําหรับลูกค้าของคุณ (เช่น "ระบบจะเรียกเก็บเงินจากงานเพิ่มเติมในอัตรารายชั่วโมงที่ 80 ดอลลาร์สหรัฐ บวกภาษีมูลค่าเพิ่ม 19%")

• "ราคารวม 2,500 ยูโร รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 19%"
  หากใบเสนอราคาใช้สำหรับบุคคลทั่วไป ราคาจะต้องระบุว่ารวมภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย หากเป็นใบเสนอราคาระหว่างบริษัท เป็นเรื่องปกติที่จะเสนอราคาโดยไม่ระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่ว่าในกรณีใด จะต้องมีความชัดเจนให้กับลูกค้าว่าจะเรียกเก็บเงินเท่าใดสำหรับบริการใด

• "การจัดส่งจะดําเนินการภายใน 10 วันทําการเมื่อสั่งซื้อ"
  การตั้งค่ากรอบเวลาที่ชัดเจนสําหรับการจัดส่งจะสร้างความไว้วางใจและคำมั่นสัญญา วันครบกําหนดควรสมเหตุสมผล การจัดส่งที่ล่าช้าจะสร้างความเสียหายให้กับชื่อเสียงของคุณในฐานะพาร์ทเนอร์ธุรกิจ เวลาจัดส่งที่นานเกินไปจะทําให้คุณสู้คู่แข่งไม่ได้

• "โปรดทราบว่าใบเสนอราคานี้มีผลจนถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2025"
  วันครบกําหนดที่ได้รับแจ้งอย่างชัดเจนจะเป็นแรงกดดันให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าทำการตัดสินใจ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสที่จะติดต่อพวกเขาอีกครั้งเมื่อใกล้ถึงวันครบกําหนด

• "โปรดชําระเงินด้วยการโอนเงินทางธนาคารภายใน 14 วันหลังออกใบแจ้งหนี้"
  การออกข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณรักษากระบวนการทางการเงินของตัวเองให้ปลอดภัย เมื่อใช้ Stripe Billing คุณจะส่งการแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติได้อีกด้วยหากลูกค้าค้างชำระ

• "หากมีข้อสงสัยหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์หรืออีเมลได้"
  ข้อความนี้ส่งสัญญาณว่าคุณเปิดรับการสื่อสารและความสนใจในผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า นอกจากนี้ยังเพิ่มความประทับใจในการบริการลูกค้าของคุณด้วย

• "ใบเสนอราคาของเรามอบการสนับสนุนฟรีในช่วง 3 เดือนแรก"
  หากคุณสามารถหรือต้องการเสนอราคาสําหรับบริการเพิ่มเติม นี่เป็นจุดขายที่ดี การเน้นบริการเพิ่มเติมและบันทึกข้อมูลดังกล่าวไว้อย่างชัดเจนในใบเสนอราคาจะเป็นการเน้นให้เห็นถึงคุณค่าเพิ่มเติมที่ลูกค้าจะได้รับจากการร่วมงานกับคุณ

• "คุณมั่นใจได้ว่าเราจะนํามาตรฐานคุณภาพสูงสุดมาใช้กับการผลิตผลิตภัณฑ์/การมอบบริการให้คุณ"
  อาจเป็นประโยชน์ที่จะสื่อสารความมุ่งมั่นของคุณที่มีต่อคุณภาพและบริการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อลูกค้าร่วมงานกับคุณเป็นครั้งแรก การทําเช่นนี้ช่วยให้ลูกค้าทราบว่าคุณค่าใดเป็นสิ่งสําคัญสําหรับคุณในความสัมพันธ์ ในกรณีที่ดีที่สุด คุณค่าเหล่านี้ก็มีความสําคัญกับพาร์ทเนอร์ของคุณด้วย ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทั้งสองฝ่ายมีความตั้งใจตรงกัน

• "สําหรับคําสั่งซื้อที่มีผลผูกพัน โปรดส่งการยืนยันคําสั่งซื้อของคุณภายในวันที่ข้างต้น"
  คํากระตุ้นให้ดําเนินการที่ชัดเจนนี้เป็นการแนะแนวทาง สร้างความมั่นใจ และเร่งกระบวนการตัดสินใจ

ตัวอย่างเหล่านี้ไม่ได้ครบถ้วนสมบูรณ์และสามารถขยายได้ตามอุตสาหกรรมของคุณ อย่างไรก็ตาม ทั้งหมดนี้สามารถช่วยให้ใบเสนอราคาของคุณแม่นยํา เป็นมิตร และน่าเชื่อถือมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็เป็นการนำทางให้ผู้รับตัดสินใจในทางที่จะเกิดผลดี

วิธี Stripe จะช่วยคุณสร้างใบเสนอราคา

Stripe ช่วยให้ธุรกิจสร้างใบเสนอราคาผ่านเครื่องมือและฟีเจอร์ที่หลากหลาย ซึ่งช่วยให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพมากขึ้น

นอกจากประโยชน์ที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว Stripe Billing ยังช่วยคุณสร้างใบเสนอราคาและมีตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลายอีกด้วย ซึ่งรวมถึงการชําระเงินแบบครั้งเดียว การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า การชําระเงินตามรอบบิล และการชําระเงินแบบผ่อนชําระ

ตัวเลือกเหล่านี้สามารถผสานรวมกับข้อเสนอของคุณโดยตรง ซึ่งจะช่วยให้คุณนําเสนอข้อกําหนดที่น่าสนใจและยืดหยุ่นได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถปรับแต่งใบเสนอราคาให้ตรงกับดีไซน์บริษัทของคุณให้ดูเป็นมืออาชีพได้อีกด้วย

หากคุณทํางานในระดับสากลและมีลูกค้าอยู่ในต่างประเทศ Billing จะทําให้ข้อเสนอของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้นด้วยการรองรับมากกว่า 135 สกุลเงินและวิธีการชําระเงินหลายวิธี ด้วยวิธีนี้ Billing จึงช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างใบเสนอราคา รวมทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพให้กับโครงสร้างการชําระเงินและการดูแลจัดการทั้งหมด ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มความพึงพอใจให้ลูกค้า

นอกจากนี้คุณยังใช้แดชบอร์ดใน Stripe เพื่อตรวจสอบสถานะการชําระเงินและข้อเสนอที่รอดําเนินการได้ด้วย อีกทางเลือกหนึ่งแทน Billing ก็คือ Stripe Invoicing Plus ซึ่งเป็นเวอร์ชันอัปเกรดของ Stripe Invoicing ที่ช่วยให้คุณสร้างใบเสนอราคาและมอบตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลายและมีข้อดีมากมาย