Offerter är en del i alla affärsrelationer. De utgör grunden för tydliga avtal mellan leverantörer och kunder och spelar en nyckelroll för att den dagliga verksamheten ska fungera smidigt.

I den här artikeln får du lära dig vad en bindande offert ska innehålla – enligt den obligatoriska informationen – och hur du implementerar detta med exakta formuleringar i en tydlig struktur.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en offert?
  
• Vilken obligatorisk information ska en offert innehålla?
  
• Hur ser strukturen på en offert ut?
  
• Exempelmeningar för formulering av offerter
  
• Så kan Stripe hjälpa dig att skapa offerter
  

Vad är en offert?

En offert är en juridiskt bindande avsiktsförklaring och grunden för en potentiell affärsrelation. Den tillhandahåller specifika varor, tjänster eller förmåner under angivna villkor och är utformad för att informera potentiella kunder tydligt och entydigt om priser, tjänster och villkor.

En offert innehåller vanligtvis detaljerad information om de produkter eller tjänster som erbjuds, deras priser, betalningsvillkor, leveranstider och eventuell ytterligare information. Det är viktigt att offerter är transparenta och entydiga så att det inte uppstår några missförstånd.

En offert skiljer sig från en enkel förfrågan eller allmän produktbeskrivning genom att den signalerar en konkret avsikt att ingå ett avtal. En icke-bindande offert signalerar endast intresse för en eventuell affärsrelation utan någon juridisk skyldighet att följa de angivna villkoren. Sådana erbjudanden används ofta för att ge vägledning och inledande information om produkter, tjänster, priser och villkor. De ger dig flexibilitet på osäkra marknader och är en officiell inbjudan till din affärspartner att förhandla.

Väl utformade erbjudanden hjälper dig att locka kunder och även inspirera till förtroende och professionalism i affärskommunikation.

Vilken obligatorisk information ska en offert innehålla?

En offert måste uppfylla vissa juridiska kriterier för att den ska vara giltig, bland annat fullständighet och tydlighet. Du bör formulera det så exakt som möjligt för att minimera frågetecken och göra det enklare att ingå avtalet. En offert kan ha en tidsfrist som innebär att mottagaren måste bestämma sig inom en viss tid. Om mottagaren accepterar offerten för sent eller med ändringar bör du förbereda en ny offert. Om mottagaren accepterar utan ändringar kan du skapa ett bindande avtal.

Den information som krävs säkerställer transparens och rättssäkerhet för dig och dina kunder. Nedan hittar du en översikt över vilket innehåll och vilken obligatorisk information en offert ska innehålla i Tyskland:

Parternas adresser

I affärstransaktioner, inklusive erbjudanden, måste ett företag tillhandahålla korrekt företagsinformation, juridisk form och registrerade platser i kommersiell korrespondens. Därför ska din offert innehålla ditt fullständiga namn samt din adress eller ditt företags adress. Detsamma gäller för dina potentiella kunder. Du ska inkludera mottagarens fullständiga namn och adress. Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) måste följas vid insamling och behandling av personuppgifter om potentiella kunder.

Beskrivning av tjänsten eller produkten

Ange korrekta specifikationer för de varor eller tjänster du erbjuder. Detta inkluderar kvantiteter och ytterligare information som dimensioner, material eller tekniska detaljer. Det är viktigt att denna information är så korrekt som möjligt så att dina kunder vet exakt vad de kan förvänta sig.

Prisuppgift

Din offert ska innehålla både enhetspriser och det totala priset för de produkter eller tjänster du erbjuder. Du ska klargöra om mervärdesskatt (moms) ingår eller om den måste betalas separat. Enligt förordningen om prisangivelse (PAngV) ska priserna vara transparenta och inkludera moms om offerten riktar sig till privatpersoner. Om du vill erbjuda rabatter eller särskilda villkor till dina kunder ska du även inkludera detta. Detsamma gäller eventuella extra kostnader som leveranskostnader eller frakt.

Specifikation av betalningsvillkor

Betalningsvillkoren är också en viktig del av din offert. Du bör överväga vilka betalningsvillkor du vill tillåta. Du kanske till exempel vill att din kund ska betala direkt vid leverans eller inom 14 dagar. Du måste också överväga vilka betalningsformer du accepterar. Information om dröjsmålsränta eller påminnelseavgifter är inte obligatorisk, men det ökar transparensen.

Leveransvillkor

För att låta dina kunder veta när eller senast när du kommer att leverera din tjänst ska du ange en leveransperiod, datum och plats. För stora produkter är det till exempel viktigt att ange om produkten kommer att levereras gratis eller hämtas på köparens bekostnad. Inkludera även information om fraktkostnader och villkor.

Offertens giltighetsperiod

Sätt en tydlig tidsfrist för offertens giltighet. Detta kommer att hjälpa din potentiella kund att fatta ett beslut och gör att du kan känna dig lugn. Om till exempel priserna från leverantörsföretag ändras efter att offerten har löpt ut kan du inkludera detta i en ny offert.

Rättsligt meddelande

Om du använder allmänna villkor måste de vara lättillgängliga och transparenta i enlighet med § 305 i den tyska civillagen (BGB). En hänvisning till villkoren ska också ingå i din offert. Om du lämnar erbjudanden till kunder via distansförsäljning (t.ex. via en webbutik) måste du informera dem om deras lagstadgade ångerrätt.

Uppgifter om kontaktperson

För att få bättre service är det till stor hjälp att om en specifik kontaktperson anges på leverantörens sida. Detta gör det lättare för dina potentiella kunder att komma i kontakt med någon som är insatt i ämnet om de har frågor eller något är otydligt. Helst bör du inkludera ett telefonnummer och en e-postadress.

Hur ser strukturen i en offert ut?

Strukturen för en offert baseras på den information som är obligatorisk. Här ingår en hälsningsfras med en tydlig introduktion. Du kan till exempel tacka kunden för deras intresse eller, om ett samtal redan har först, för det informativa utbytet. Detta visar att ni vill samarbeta och du kan också kort förklara hur ditt erbjudande kan hjälpa deras kunder. Målet är att tala till mottagaren direkt på ett positivt sätt.

Ditt brevhuvud ska normalt innehålla ditt fullständiga namn, adress, företagsnamn, juridiska form, momsregistreringsnummer (om tillämpligt) och handelsregisterposter. Därför rekommenderar vi att du skriver ut dina offerter på brevpapper eller använder Stripe Billing. Med Billing kan du skapa offerter och fakturor snabbt och enkelt. Skapa anpassade betalningslänkar och skicka dem direkt till dina kunder. Om din offert godkänns kommer Billing automatiskt att konvertera den till en faktura.

Beskrivningen av din produkt eller tjänst i offerten ska vara så exakt och tydlig som möjligt. Om du ger offert på flera tjänster är det lämpligt att presentera dem i en tabellöversikt. Detta förbättrar läsbarheten och tydligheten. Den här tabellen är också ett bra ställe att inkludera enhetspriser och det totala priset.

Därefter kan du inkludera en lista över betalnings- och leveransvillkor samt offertens giltighetstid. Det är inte obligatoriskt, men rekommenderas starkt, att avsluta med ett positivt och betryggande budskap.

Exempelmeningar för formulering av offerter

När du skriver en offert kan du använda standardiserade meningar och fraser. Detta sparar tid och ökar sannolikheten för att all viktig information kommer med i din offert. Här är några exempel:

• "Tack för er förfrågan. Vi är glada att kunna ge er följande offert."
  Denna mening skapar en vänlig inledning och signalerar en positiv inställning. En personlig referens – till exempel ett telefonsamtal som genomförts – kommer att ytterligare förstärka denna effekt. Om kunden har köpt av dig tidigare kan detta också nämnas för att bygga kundlojalitet.

• "Vi ger dig råd om hur du skapar en skräddarsydd marknadsföringsstrategi som är anpassad till dina företagsmål." eller "Vi kommer att leverera 50 vita stolar (modellnamn)."
  Beroende på om du offererar en specifik produkt eller tjänst krävs en tydlig beskrivning av tjänsten vid denna tidpunkt. När det gäller kreativa tjänster kanske du till exempel vill ange vilka rättigheter din kund ska förvärva eller hur många omgångar av revisioner som ingår. Du bör också inkludera produktens enhetspris eller timpriset för din tjänst. För tjänster vars omfattning kan planeras i förväg men inte är säkra är en anteckning användbar vägledning för dina kunder (t.ex. "Ytterligare arbete debiteras till ett timpris på 80 USD plus 19 % moms.").

• "Det totala priset är 2 500 EUR inklusive 19 % moms."
  Om din offert riktar sig till privatpersoner ska priset anges inklusive moms. Mellan företag är det vanligt att ange priset utan moms. I vilket fall som helst måste det vara tydligt för dina kunder vilka priser som tas ut för vilka tjänster.

• "Leverans kommer att ske inom 10 arbetsdagar efter beställningen."
  Att sätta en tydlig tidsram för leverans skapar engagemang och förtroende. Tidsfristen bör vara realistisk. Sena leveranser skadar ditt anseende som affärspartner. För långa leveranstider gör att du verkar oattraktiv jämfört med konkurrenterna.

• "Observera att denna offert är giltig till och med den 31 december 2025."
  En tydligt kommunicerad deadline sätter press på dina potentiella kunder att fatta ett beslut. Du kan också ta tillfället i akt att kontakta dem igen när tidsfristen närmar sig.

• "Betala via banköverföring inom 14 dagar efter fakturering."
  Genom att utfärda tydliga betalningsvillkor säkrar du dina egna finansiella processer. Med Stripe Billing kan du också skicka automatiska betalningspåminnelser om dina kunder är försenade.

• "Har du några frågor eller behöver du mer information? Kontakta oss gärna via telefon eller e-post."
  Detta signalerar öppenhet för kommunikation och intresse för den potentiella kunden. Det förstärker också deras intryck av din kundservice.

• "I vår offert ingår även gratis support under de första tre månaderna."
  Om du kan eller vill ge offert på ytterligare tjänster är detta ett bra försäljningsargument. Genom att lyfta fram tilläggstjänsterna och tydligt dokumentera dem i offerten betonar du mervärdet av att arbeta med dig.

• "Det säger sig självt att vi tillämpar de högsta kvalitetsstandarderna vid produktionen av din produkt/tillhandahållandet av din tjänst."
  Det kan vara till hjälp att kommunicera ditt engagemang för kvalitet och service, särskilt när kunderna arbetar med dig för första gången. På så sätt får dina kunder veta vilka värderingar som är viktiga för dig i relationen. I bästa fall är dessa värden också viktiga för din partner, vilket bidrar till att säkerställa lika villkor.

• "För en bindande beställning, skicka oss din orderbekräftelse senast ovanstående datum."
  Denna tydliga uppmaning till handling ger vägledning, trygghet och påskyndar beslutsfattandet.

Dessa exempel är inte uttömmande och kan utökas beroende på din bransch. Sammantaget kan de hjälpa till att göra din offert mer exakt, artig och övertygande, samtidigt som de vägleder mottagaren till ett specifikt beslut.

Så kan Stripe hjälpa dig att skapa offerter

Stripe hjälper företag att skapa offerter med hjälp av en rad olika verktyg och funktioner som gör processen mer effektiv och professionell.

Utöver de fördelar som nämns ovan hjälper Stripe Billing dig att skapa offerter och erbjuder flera betalningsalternativ. Dessa inkluderar engångsbetalningar, återkommande betalningar, prenumerationer och avbetalningar.

Dessa alternativ kan integreras direkt i dina erbjudanden, vilket gör att du kan erbjuda attraktiva och flexibla villkor. För ett professionellt utseende kan du också anpassa dina offerter så att de matchar ditt företags företagsdesign.

Om du arbetar internationellt och har kunder utomlands gör Billing dina erbjudanden ännu mer attraktiva genom att stödja över 135 valutor och flera betalningsmetoder. På så sätt förenklar Billing ditt offertskapande och optimerar även hela din betalnings- och administrationsstruktur, vilket sparar tid och ökar kundnöjdheten.

Du kan också använda Dashboard i Stripe för att övervaka status för betalningar och väntande erbjudanden. Ett alternativ till Billing är Stripe Invoicing Plus, en uppgradering av Stripe Invoicing som också låter dig skapa offerter och erbjuder en mängd olika betalningsalternativ och fördelar.