Les devis font partie intégrante de toute relation commerciale. Ils constituent la base d’accords clairs entre les fournisseurs et les clients et jouent un rôle essentiel dans le bon déroulement des activités quotidiennes.

Dans cet article, vous apprendrez ce que doit contenir un devis ferme (renseignements obligatoires) et comment le rédiger précisément avec une structure claire.

Que contient cet article?

• Présentation d’un devis
  
• Renseignements obligatoires dans un devis
  
• Structure d’un devis
  
• Exemples d’expressions pour la rédaction de devis
  
• Création de devis avec Stripe
  

Présentation d’un devis

Juridiquement contraignant, un devis est une déclaration à la base d’une relation commerciale potentielle. Il permet d’offrir des biens, des services ou des prestations spécifiques selon des modalités précises et sert à informer les clients potentiels de manière claire et non ambiguë sur les prix, les services fournis et les modalités.

Un devis contient généralement des renseignements détaillés sur les produits ou services proposés, leur prix, les modalités de paiement, les délais de livraison et des renseignements complémentaires. Il est important que les devis soient transparents et rédigés sans ambiguïté afin d’éviter tout malentendu.

Un devis se distingue d’une simple demande ou d’une description générale d’un produit dans le sens qu’il représente une intention concrète de conclure une entente. Une offre sans engagement ne fait qu’indiquer un intérêt pour une éventuelle relation commerciale, sans obligation légale de respecter les conditions générales énoncées. Ces offres sont souvent utilisées pour fournir des conseils et des renseignements initiaux sur les produits, les services, les prix et les conditions. Elles vous donnent de la flexibilité sur des marchés incertains et constituent une invitation officielle à négocier adressée à votre partenaire commercial.

Des offres bien conçues vous aident à attirer des clients et à inspirer confiance et professionnalisme dans les communications d’entreprise.

Renseignements obligatoires dans un devis

Pour être valide, un devis doit répondre à certains critères juridiques, notamment l’exhaustivité et la transparence. Vous devez le formuler le plus précisément possible afin d’éviter les questions et de faciliter la conclusion du contrat. Un devis peut être assorti d’une date limite, pour que le destinataire prenne une décision dans un certain délai. Si le destinataire accepte le devis trop tard ou avec des modifications, vous devez préparer un nouveau devis. Si le destinataire accepte sans modification, vous pouvez créer un contrat liant les parties.

Les renseignements obligatoires sont un gage de transparence et de sécurité juridique pour vous et vos clients. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du contenu et des renseignements obligatoires qui doivent figurer dans un devis en Allemagne :

Adresses des parties

Dans le cadre des transactions commerciales, y compris des offres, une entreprise doit fournir des renseignements exacts sur elle-même, sa forme juridique et les adresses enregistrées dans la correspondance commerciale. Par conséquent, le devis doit mentionner votre nom complet ainsi que votre adresse ou celle de votre entreprise. Il en va de même pour vos clients potentiels. Vous devez préciser le nom complet et l’adresse du destinataire. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) doit être respecté lors de la collecte et du traitement des données personnelles de clients potentiels.

Description du service ou du produit

Fournissez des descriptions précises des biens ou des services que vous proposez. Cela comprend les quantités et des renseignements supplémentaires tels que les dimensions, les matériaux ou des détails techniques. Il est important que ces renseignements soient aussi précis que possible afin que vos clients sachent exactement à quoi s’attendre.

Devis

Votre devis doit indiquer à la fois les prix unitaires et le prix total des produits ou services que vous proposez. Vous devez préciser si la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est comprise ou si elle doit être payée séparément. Selon l’ordonnance sur l’indication des prix (OPng), les prix doivent être transparents et comprendre la TVA si l’offre s’adresse à des particuliers. Si vous souhaitez offrir des réductions ou des conditions spéciales à vos clients, vous devez également les préciser. Il en va de même pour les éventuels frais supplémentaires tels que les frais de livraison ou d’expédition.

Modalités de paiement

Les modalités de paiement constituent également un élément important de votre devis. Vous devez réfléchir aux modalités de paiement que vous souhaitez accorder. Par exemple, vous pouvez demander au client de payer immédiatement à la livraison ou dans les 14 jours. Vous devez également réfléchir aux moyens de paiement que vous accepterez. L’information sur les intérêts de retard ou les frais de rappel n’est pas obligatoire, mais elle renforce la transparence.

Conditions de livraison

Informez vos clients de la date ou de l’heure à laquelle vous livrerez votre produit ou exécuterez votre service, en indiquant une période, une date et un lieu de livraison ou de prestation. Pour les produits volumineux, par exemple, il est important d’indiquer si le produit est livré gratuitement ou si la livraison est à la charge du client. Donnez également des détails sur les coûts et les conditions d’expédition.

Période de validité du devis

Fixez une date limite claire pour la validité du devis. Cela aidera votre client potentiel à prendre une décision et vous donnera une certaine tranquillité d’esprit. Par exemple, si les prix des fournisseurs changent après l’expiration du devis, vous pouvez en tenir compte dans un nouveau devis.

Avis juridique

Si vous utilisez des conditions générales, celles-ci doivent être facilement accessibles et transparentes conformément à l’article 305 du Code civil allemand (BGB). Une référence aux conditions générales doit également apparaître dans votre devis. Si vous proposez des offres à des clients par l’intermédiaire de la vente à distance (par une boutique en ligne, par exemple), vous devez les informer de leur droit de rétractation prévu par la loi.

Coordonnées de la personne-ressource

Pour offrir un meilleur service, il est très utile de désigner un interlocuteur particulier du côté du prestataire. En cas de questions ou de doutes, il est plus facile pour vos clients potentiels de communiquer avec une personne qui connaît bien le sujet. Idéalement, vous devez inclure un numéro de téléphone et une adresse courriel.

Structure d’un devis

La structure d’un devis repose sur des renseignements obligatoires. Commencez par une salutation amicale avec une introduction claire. Par exemple, vous pouvez remercier le client de son intérêt ou, si une conversation a déjà eu lieu, de l’échange fructueux. Cela montre votre intérêt à travailler avec lui, et vous pouvez également expliquer brièvement les avantages de votre offre. L’objectif est de s’adresser directement au destinataire de manière positive.

Votre papier à en-tête doit généralement comprendre votre nom complet, votre adresse, le nom de votre entreprise, sa forme juridique, son numéro de TVA (le cas échéant) et les inscriptions au registre du commerce. Par conséquent, il est recommandé d’imprimer vos devis sur du papier à en-tête ou d’utiliser Stripe Billing. Avec Billing, vous pouvez créer des devis et des factures rapidement et facilement. Générez des liens de paiement personnalisés et envoyez-les directement à vos clients. Si votre devis est accepté, Billing le convertira automatiquement en facture.

La description de votre produit ou service dans le devis doit être aussi précise et claire que possible. Si vous établissez un devis pour plusieurs services, il est conseillé de les présenter dans un tableau récapitulatif. Cela améliore la lisibilité et la clarté. Il est également judicieux de préciser les prix unitaires et le prix total dans ce tableau.

Ensuite, vous pouvez présenter les modalités de paiement et de livraison, et mentionner la période de validité du devis. Il n’est pas obligatoire, mais vivement recommandé, de terminer par un message positif et rassurant.

Exemples d’expressions pour la rédaction de devis

Lorsque vous rédigez un devis, vous pouvez utiliser des phrases et des expressions uniformisées. Cela vous fait gagner du temps et augmente la probabilité que tous les renseignements importants figurent dans le devis. Découvrez quelques exemples :

• « Merci de votre demande. Nous avons le plaisir de vous proposer le devis suivant. »
  Cette phrase constitue une introduction amicale et un signe d’appréciation. Une référence personnelle, par exemple à un appel téléphonique, renforcera cet effet. Si le client a déjà acheté chez vous par le passé, vous pouvez également le mentionner pour le fidéliser.

• « Nous vous conseillons sur la création d’une stratégie de marketing sur mesure adaptée aux objectifs de votre entreprise. » ou « Nous vous fournissons 50 chaises blanches (nom du modèle). »
  Si le devis concerne un produit ou un service particulier, une description claire est nécessaire à ce stade. Par exemple, pour des services créatifs, vous pouvez préciser les droits que votre client acquerra ou le nombre de cycles de révisions inclus. Vous devez également indiquer le prix unitaire du produit ou le taux horaire de votre service. Pour les services dont l’étendue peut être planifiée à l’avance, mais n’est pas certaine, il est utile pour les clients d’ajouter une remarque (par exemple, « Les travaux supplémentaires seront facturés à un taux horaire de 80 $, plus 19 % de TVA. »).

• « Le prix total est de 2 500 €, TVA de 19 % comprise. »
  Si votre devis s’adresse à des particuliers, le prix doit être indiqué toutes taxes comprises. Entre entreprises, il est courant d’indiquer le prix hors TVA. Dans tous les cas, les clients doivent savoir quels prix sont facturés pour quels services.

• « La livraison aura lieu dans les 10 jours ouvrables suivant la commande. »
  L’établissement d’un calendrier précis pour la livraison renforce l’engagement et la confiance. L’échéance doit être réaliste. Les retards de livraison nuisent à votre réputation en tant que partenaire commercial. Et les délais de livraison déraisonnables vous rendent peu attrayant par rapport à la concurrence.

• « Veuillez noter que ce devis est valable jusqu’au 31 décembre 2025. »
  Une échéance clairement communiquée invite vos clients potentiels à prendre une décision. Vous pouvez également en profiter pour communiquer avec eux à l’approche de la date limite.

• « Veuillez payer par virement bancaire dans les 14 jours suivant la facture. »
  En fixant des modalités de paiement claires, vous sécurisez vos propres processus financiers. Avec Stripe Billing, vous pouvez également envoyer des relances automatiques si vos clients sont en retard de paiement.

• « Vous avez des questions ou vous souhaitez obtenir des renseignements complémentaires? N’hésitez pas à nous téléphoner ou à nous envoyer un courriel. »
  Cela témoigne d’une ouverture à la communication et d’un intérêt pour le client potentiel. Cela renforce également l’impression qu’ils ont de votre service client.

• « Notre devis comprend également une assistance gratuite pendant les trois premiers mois. »
  Si vous pouvez ou souhaitez proposer des services supplémentaires, c’est un bon argument de vente. En mettant en avant les services supplémentaires et en les documentant clairement dans le devis, vous soulignez la valeur ajoutée que représente le fait de travailler avec vous.

• « Il va sans dire que nous appliquons les normes de qualité les plus élevées pour la production de votre produit/la prestation de votre service. »
  Il peut être utile de parler de votre engagement envers la qualité et le service, en particulier lorsque les clients travaillent pour la première fois avec vous. Cela permet à vos clients de savoir quelles valeurs sont importantes pour vous dans le cadre d’une relation commerciale. Dans le meilleur des cas, ces valeurs sont également importantes pour votre partenaire, ce qui contribue à garantir des conditions de concurrence équitables.

• « Pour une commande ferme, veuillez nous envoyer votre confirmation avant la date ci-dessus. »
  Cet appel à l’action clair permet d’orienter le client, de le rassurer, et d’accélérer la prise de décision.

Ces exemples ne sont pas exhaustifs et peuvent être complétés en fonction de votre secteur d’activité. Dans l’ensemble, ils peuvent aider à rendre votre devis plus précis, convivial et convaincant, tout en orientant le destinataire vers une décision particulière.

Aide à la création de devis avec Stripe

Stripe aide les entreprises à créer des devis grâce à une variété d’outils et de fonctionnalités qui rendent le processus plus efficace et professionnel.

En plus des avantages mentionnés ci-dessus, Stripe Billing vous aide à créer des devis et vous propose plusieurs possibilités de paiement. Il peut s’agir des paiements ponctuels, des paiements récurrents, des abonnements et des versements échelonnés.

Ces options peuvent être intégrées directement à vos offres, ce qui vous permet de proposer des conditions attractives et flexibles. Pour un aspect professionnel, vous pouvez également personnaliser vos devis pour qu’ils correspondent à la charte graphique de votre entreprise.

Si vous travaillez à l’international et que vous avez des clients à l’étranger, Billing rend vos offres encore plus attrayantes en prenant en charge plus de 135 devises et plusieurs moyens de paiement. Ainsi, Billing simplifie la création de vos devis et optimise l’ensemble de votre structure de paiement et d’administration, ce qui vous fait gagner du temps et augmente la satisfaction de vos clients.

Vous pouvez également utiliser le Dashboard de Stripe pour surveiller l’état des paiements et des offres en attente. Une alternative à Billing est Stripe Invoicing Plus, une mise à niveau vers Stripe Invoicing qui vous permet également de créer des devis et offre une variété de possibilités de paiement et d’avantages.