As cotações fazem parte de toda relação comercial. Elas formam a base para acordos claros entre fornecedores e clientes e desempenham um papel fundamental no bom andamento dos negócios do dia-a-dia.

Neste artigo, você aprenderá o que uma cotação vinculativa deve conter, de acordo com as informações obrigatórias, e como implementá-la com um texto preciso e uma estrutura clara.

Neste artigo:

• O que é uma cotação?
  
• Quais informações obrigatórias uma cotação deve conter?
  
• Como é a estrutura de uma cotação?
  
• Exemplos de frases para a redação de cotações
  
• Como a Stripe pode ajudar a criar cotações
  

O que é uma cotação?

Uma cotação é uma declaração juridicamente vinculativa e a base de uma possível relação comercial. Ela fornece bens, serviços ou benefícios específicos sob termos e condições especificados e é projetada para informar os clientes em potencial de forma clara e inequívoca sobre preços, serviços e termos.

Normalmente, as cotações contêm informações detalhadas sobre os produtos ou serviços oferecidos, preços, condições de pagamento, prazos de entrega e todas as informações adicionais. É importante que as cotações sejam transparentes e inequívocas para que não haja mal-entendidos.

Uma cotação difere de uma simples solicitação ou descrição geral do produto por sinalizar uma intenção concreta de celebrar um contrato. Uma cotação não vinculativa apenas sinaliza interesse em uma possível relação comercial sem qualquer obrigação legal de cumprir os termos e condições declarados. Essas ofertas geralmente são usadas para fornecer orientação e informações iniciais sobre produtos, serviços, preços e termos. Elas dão flexibilidade em mercados incertos e são um convite oficial para o seu parceiro de negócios negociar.

Ofertas bem elaboradas ajudam a atrair clientes e também inspiram confiança e profissionalismo na comunicação empresarial.

Quais informações obrigatórias uma cotação deve conter?

Uma cotação deve atender a certos critérios legais para ser válida, incluindo integridade e clareza. Você deve escrevê-la da forma mais precisa possível para minimizar dúvidas e facilitar a conclusão do contrato. Uma cotação pode ter um prazo, então o destinatário deve decidir dentro de um determinado tempo. Se o destinatário aceitar a cotação tarde demais ou com alterações, você deverá preparar uma nova cotação. Se o destinatário aceitar sem alterações, você poderá criar um contrato vinculante.

As informações necessárias garantem transparência e segurança jurídica para você e seus clientes. Abaixo você encontrará uma visão geral do conteúdo e das informações obrigatórias que uma cotação deve conter na Alemanha:

Endereços das partes

Em transações comerciais, incluindo ofertas, a empresa deve fornecer os dados corretos da empresa, forma jurídica e locais registrados em correspondência comercial. Portanto, sua cotação deve incluir seu nome completo, bem como seu endereço ou o de sua empresa. O mesmo vale para seus potenciais clientes. Você deve incluir o nome completo e o endereço do beneficiário. O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) deve ser observado ao coletar e processar dados pessoais de clientes potenciais.

Descrição do serviço ou produto

Forneça especificações precisas para os produtos ou serviços que você oferece. Isso inclui quantidades e informações adicionais, como dimensões, material ou detalhes técnicos. É importante que essas informações sejam o mais precisas possível para que seus clientes saibam exatamente o que esperar.

Cotação de preços

Sua cotação deve incluir preços unitários e o preço total dos produtos ou serviços que você está oferecendo. Você deve deixar claro se o imposto sobre valor agregado (IVA) está incluído ou se deve ser pago separadamente. De acordo com a Portaria de Indicação de Preços (PAngV), os preços devem ser transparentes e incluir IVA se a cotação for dirigida a pessoas físicas. Se você quiser oferecer descontos ou condições especiais aos seus clientes, também deve incluir isso. O mesmo se aplica a quaisquer custos adicionais, tais como tarifas de entrega ou envio.

Especificação de condições de pagamento

As condições de pagamento também são um componente importante da sua cotação. Considere as condições de pagamento que deseja permitir. Por exemplo, você pode exigir que o cliente pague imediatamente após a entrega ou em 14 dias. Considere também as formas de pagamento que aceitará. Informações sobre juros de mora ou tarifas de lembrete não são obrigatórias, mas acrescentam transparência.

Termos de entrega

Para informar aos clientes quando ou até quando você entregará o serviço, especifique um período de entrega, data e local. Para produtos grandes, por exemplo, é importante indicar se o produto será entregue gratuitamente ou retirado às custas do comprador. Inclua também detalhes dos custos e condições de envio.

Período de validade da cotação

Estabeleça um prazo claro para a validade da cotação. Isso ajudará seu cliente potencial a tomar uma decisão e dará a você paz de espírito. Por exemplo, se os preços nas empresas fornecedoras mudarem após o vencimento da cotação, você poderá incluir isso em uma nova cotação.

Aviso legal

Se você usar termos e condições gerais, eles devem ser facilmente acessíveis e transparentes de acordo com a Seção 305 do Código Civil Alemão (BGB). Uma referência aos termos e condições também deve ser incluída em sua cotação. Se fizer ofertas a clientes através de vendas à distância (por exemplo, por meio de uma loja online), você deve informá-los do seu direito legal de rescisão.

Dados da pessoa de contato

Para melhorar o serviço, é muito útil indicar uma pessoa de contato específica do lado do provedor. Isso facilita o contato de possíveis clientes com alguém familiarizado com o assunto caso eles tenham dúvidas ou não estejam esclarecidos. Idealmente, você deve incluir um número de telefone e endereço de e-mail.

Como é a estrutura de uma cotação?

A estrutura de uma cotação é baseada nas informações necessárias. Isso inclui uma saudação amigável com uma introdução clara. Por exemplo, você pode agradecer ao cliente pelo interesse ou, caso já tenha ocorrido uma conversa, pela troca de informações. Isso mostra que você quer trabalhar em conjunto e também pode explicar brevemente como sua oferta pode ajudar os clientes. O objetivo é abordar o beneficiário diretamente de forma positiva.

Normalmente, seu papel timbrado deve incluir nome completo, endereço, nome da empresa, forma jurídica, número de identificação do IVA (se aplicável) e anotações no cadastro comercial. Portanto, recomenda-se imprimir suas cotações em papel timbrado ou usar o Stripe Billing. Com o Billing, você pode criar cotações e faturas com rapidez e facilidade. Gere links de pagamento personalizados e envie-os diretamente aos clientes. Se sua cotação for aceita, o Billing a converterá automaticamente em fatura.

A descrição do seu produto ou serviço na cotação deve ser a mais precisa e clara possível. Se você cotar vários serviços, é recomendável apresentá-los em uma tabela de visão geral. Isso melhora a legibilidade e a clareza. Essa tabela também é um bom lugar para incluir os preços unitários e o preço total.

Em seguida, você pode incluir uma lista de condições de pagamento e entrega, bem como o período de validade da cotação. Não é obrigatório, mas altamente recomendável, terminar com uma mensagem positiva e tranquilizadora.

Exemplos de frases para a redação de cotações

Ao escrever uma cotação, você pode usar frases e sentenças padronizadas. Isso economiza seu tempo e aumenta a probabilidade de que todas as informações importantes sejam incluídas em sua cotação. Veja alguns exemplos:

• "Agradecemos sua consulta. Temos o prazer de fornecer a seguinte cotação."
  Esta frase cria uma introdução amigável e sinaliza apreciação. Uma referência pessoal, como um telefonema que ocorreu, aumentará ainda mais esse efeito. Se o cliente já comprou de você no passado, isso também pode ser mencionado para fidelizar o cliente.

• "Aconselhamos você a criar uma estratégia de marketing personalizada para os objetivos da sua empresa." ou "Nós fornecemos 50 cadeiras brancas (nome do modelo)."
  Dependendo se você está cotando um produto ou serviço específico, uma descrição clara do serviço é necessária nesse momento. Por exemplo, para serviços criativos, você pode especificar quais direitos seu cliente adquirirá ou quantas rodadas de revisões serão incluídas. Você também deve incluir o preço unitário do produto ou a tarifa horária do seu serviço. Para serviços cujo escopo pode ser planejado com antecedência, mas não é certo, uma observação é um guia útil para seus clientes (por exemplo, "Trabalhos adicionais serão cobrados a uma tarifa horária de $ 80 mais 19% de IVA.").

• "O preço total é de € 2.500 incluindo 19% de IVA."
  Se a sua cotação for direcionada a pessoas físicas, o preço deve ser declarado incluindo IVA. Entre empresas, é comum cotar o preço sem IVA. Em qualquer caso, deve ficar claro para seus clientes quais preços estão sendo cobrados por quais serviços.

• "A entrega ocorrerá em até 10 dias úteis após a realização do pedido."
  Definir um prazo claro para a entrega gera compromisso e confiança. O prazo deve ser realista. Entregas atrasadas prejudicam sua reputação como parceiro de negócios. Prazos de entrega excessivos fazem você parecer pouco atraente em comparação com a concorrência.

• "Observe que esta cotação é válida até 31 de dezembro de 2025."
  Um prazo claramente comunicado coloca pressão sobre seus clientes potenciais para tomar uma decisão. Você também pode aproveitar a oportunidade para contatá-los novamente à medida que o prazo se aproxima.

• "Pague por transferência bancária em até 14 dias após o faturamento."
  Ao emitir termos de pagamento claros, você protege seus próprios processos financeiros. Com o Stripe Billing, você também pode enviar lembretes de pagamento automáticos se seus clientes estiverem em atraso.

• "Tem alguma dúvida ou precisa de mais informações? Não hesite em nos contatar por telefone ou e-mail."
  Isso sinaliza abertura para a comunicação e interesse no cliente potencial. Também reforça a impressão que ele tem do seu atendimento ao cliente.

• "Nossa cotação também inclui suporte gratuito para os primeiros três meses."
  Se você pode ou deseja cotar serviços adicionais, este é um bom ponto de venda. Ao destacar os serviços adicionais e documentá-los claramente na cotação, você enfatiza o valor agregado de trabalhar com você.

• "Naturalmente, aplicamos os mais altos padrões de qualidade para a produção de seu produto/prestação de seu serviço."
  Pode ser útil comunicar seu compromisso com a qualidade e o serviço, especialmente quando os clientes estão trabalhando com você pela primeira vez. Isso permite que seus clientes saibam quais valores são importantes para você no relacionamento. Na melhor das hipóteses, esses valores também são importantes para o seu parceiro, o que ajuda a garantir condições equitativas.

• "Para um pedido vinculativo, envie-nos a confirmação do seu pedido até à data acima indicada."
  Essa clara chamada à ação fornece orientação, tranquilidade e acelera a tomada de decisões.

Esses exemplos não são completos e podem ser expandidos dependendo do seu setor. Em suma, eles podem ajudar a tornar sua cotação mais precisa, amigável e convincente, ao mesmo tempo em que orientam o destinatário para uma decisão específica.

Como a Stripe pode ajudar a criar cotações

A Stripe ajuda as empresas a criar cotações por meio de uma variedade de ferramentas e recursos que tornam o processo mais eficiente e profissional.

Além dos benefícios mencionados acima, o Stripe Billing ajuda a criar cotações e oferece várias opções de pagamento. Estão incluídos pagamentos avulsos, recorrentes, assinaturas e parcelas.

Essas opções podem ser integradas diretamente em suas ofertas, permitindo que você ofereça condições atraentes e flexíveis. Para um visual profissional, você também pode personalizar suas cotações de acordo com o design corporativo da sua empresa.

Se você trabalha internacionalmente e tem clientes no exterior, o Billing torna suas ofertas ainda mais atraentes por aceitar mais de 135 moedas e diversas formas de pagamento. Dessa forma, o Billing simplifica a criação da sua cotação e também otimiza toda a sua estrutura de pagamento e administração, o que economiza seu tempo e aumenta a satisfação do cliente.

Você também pode usar o Stripe Dashboard para monitorar o status de pagamentos e ofertas pendentes. Uma alternativa ao Billing é o Stripe Invoicing Plus, um upgrade do Stripe Invoicing que também permite criar cotações e oferece diversas opções de pagamento e benefícios.