I preventivi fanno parte di ogni rapporto commerciale. Costituiscono la base per accordi chiari tra fornitori e clienti e svolgono un ruolo chiave nel buon funzionamento delle attività quotidiane.

In questo articolo scoprirai cosa dovrebbe contenere un preventivo vincolante, secondo le informazioni obbligatorie, e come implementarlo con una formulazione precisa in una struttura chiara.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è un preventivo?
  
• Quali informazioni obbligatorie deve contenere un preventivo?
  
• Come si presenta la struttura di un preventivo?
  
• Frasi di esempio per la formulazione dei preventivi
  
• Come Stripe può aiutarti a creare preventivi
  

Che cos'è un preventivo?

Un preventivo è una dichiarazione giuridicamente vincolante costituisce la base di un potenziale rapporto commerciale. Fornisce beni, servizi o vantaggi specifici in base a termini e condizioni specifici ed è concepito per informare i potenziali clienti in modo chiaro e inequivocabile su prezzi, servizi e termini.

Un preventivo di solito contiene informazioni dettagliate sui prodotti o servizi offerti, i relativi prezzi, i termini di pagamento, i tempi di consegna e qualsiasi informazione aggiuntiva. È importante che i preventivi siano trasparenti e inequivocabili, in modo che non ci siano malintesi.

Un preventivo si differenzia da una semplice richiesta o dalla descrizione generica del prodotto in quanto segnala l'intenzione concreta di stipulare un contratto. Un preventivo non vincolante segnala semplicemente l'interesse per un possibile rapporto commerciale senza alcun obbligo legale di rispettare i termini e le condizioni indicati. Tali offerte sono spesso utilizzate per fornire indicazioni e informazioni iniziali su prodotti, servizi, prezzi e termini. Ti offrono flessibilità in mercati incerti e rappresentano un invito a negoziare rivolto al partner commerciale.

Offerte ben congegnate ti aiutano ad attirare i clienti e ispirano anche fiducia e professionalità nelle comunicazioni aziendali.

Quali informazioni obbligatorie deve contenere un preventivo?

Per essere valido, un preventivo deve soddisfare determinati criteri legali, tra cui completezza e chiarezza. Dovresti formularlo nel modo più preciso possibile per ridurre al minimo le domande e facilitare la conclusione del contratto. Un preventivo può avere una scadenza, che impone al destinatario di decidere entro un certo tempo. Se il destinatario accetta il preventivo troppo tardi o con modifiche, è necessario preparare un nuovo preventivo. Se il destinatario accetta senza modifiche, è possibile creare un contratto vincolante.

Le informazioni richieste garantiscono trasparenza e certezza del diritto per te e per i tuoi clienti. Di seguito è presente una panoramica dei contenuti e delle informazioni obbligatorie che un preventivo dovrebbe contenere in Germania:

Indirizzi delle parti

Nelle transazioni commerciali, incluse le offerte, un'attività deve indicare informazioni aziendali, forma giuridica e sedi registrate nella corrispondenza commerciale. Pertanto, il preventivo dovrebbe includere il nome completo e il tuo indirizzo o quello della tua azienda. Lo stesso vale per i potenziali clienti. Devi includere il nome completo e l'indirizzo del destinatario. Va rispettato il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) in caso di raccolta e trattamento dei dati personali dei potenziali clienti.

Descrizione del servizio o del prodotto

Fornisci specifiche precise per i beni o servizi che offri, ad esempio le quantità ed eventuali informazioni aggiuntive come dimensioni, materiale o dettagli tecnici. È importante che queste informazioni siano il più accurate possibile affinché i clienti sappiano esattamente cosa aspettarsi.

Quotazione del prezzo

Il preventivo deve includere sia i prezzi unitari sia il prezzo totale dei prodotti o servizi che offri. Dovresti chiarire se l'imposta sul valore aggiunto (IVA) è inclusa o se deve essere pagata separatamente. Secondo l'ordinanza sull'indicazione dei prezzi (OPAngV) tedesca, i prezzi devono essere trasparenti e includere l'IVA se l'offerta è rivolta a persone fisiche. Se prevedi sconti o condizioni speciali per i clienti, dovresti specificarlo nel preventivo. Lo stesso vale per eventuali costi aggiuntivi come le spese di consegna o di spedizione.

Indicazione dei termini di pagamento

Anche i termini di pagamento sono una componente importante del preventivo. Dovresti considerare i termini di pagamento che intendi applicare. Ad esempio, potresti preferire il pagamento immediato alla consegna o entro 14 giorni. Valuta anche le forme di pagamento che accetterai. Le informazioni sugli interessi di mora o sulle commissioni di sollecito non sono obbligatorie, ma aumentano la trasparenza.

Termini di consegna

Per comunicare ai tuoi clienti quando o entro quando erogherai il servizio, specifica un periodo, una data e un luogo di consegna. Per i prodotti di grandi dimensioni, ad esempio, è importante indicare se il prodotto verrà consegnato gratuitamente o ritirato a spese dell'acquirente. Includi anche i dettagli sui costi e sulle condizioni di spedizione.

Periodo di validità del preventivo

Stabilisci una scadenza chiara per la validità del preventivo. Questo aiuterà il potenziale cliente a prendere una decisione e ti darà tranquillità. Ad esempio, se i prezzi praticati dai fornitori cambiano dopo la scadenza del preventivo, è possibile stilare un nuovo preventivo.

Avvertenze legali

Se si utilizzano termini e condizioni generali, questi devono essere facilmente accessibili e trasparenti ai sensi dell'articolo 305 del Codice civile tedesco (BGB). Nel preventivo deve essere incluso anche un riferimento ai termini e alle condizioni. Se fai offerte ai clienti tramite la vendita a distanza (ad es. tramite un negozio online), devi informarli del diritto di recesso previsto dalla legge.

Persona di riferimento e relativi recapiti

Con lo scopo di un servizio migliore, è molto utile nominare una persona di riferimento specifica. In questo modo è più facile per i potenziali clienti, qualora avessero dubbi o domande, mettersi in contatto con qualcuno che ha familiarità con l'argomento. Idealmente, dovresti includere un numero di telefono e un indirizzo email.

Come si presenta la struttura di un preventivo?

La struttura di un preventivo si basa sulle informazioni richieste. È necessario includere un saluto amichevole e un'introduzione chiara. Ad esempio, puoi ringraziare il cliente per il suo interesse o, se una conversazione ha già avuto luogo, per lo scambio informativo. Questo dimostra le tue intenzioni di lavorare insieme; puoi anche spiegare brevemente in che modo la tua offerta può aiutare i clienti. L'obiettivo è rivolgersi direttamente al destinatario in modo positivo.

In genere l'intestazione deve includere il nome completo, l'indirizzo, la ragione sociale, la forma giuridica, il numero di partita IVA (se applicabile) e le voci del registro delle imprese. Pertanto, è consigliabile stampare i preventivi su carta intestata o utilizzare Stripe Billing. Con Billing puoi creare preventivi e fatture in modo semplice e veloce. Genera link di pagamento personalizzati e inviali direttamente ai tuoi clienti. Se il preventivo viene accettato, Billing lo converte automaticamente in fattura.

La descrizione del prodotto o servizio nel preventivo deve essere il più precisa e chiara possibile. Se crei un preventivo per più servizi, è consigliabile presentarli in una tabella riepilogativa, che potrebbe migliorare la leggibilità e la chiarezza. Nella tabella è consigliabile anche includere i prezzi unitari e il prezzo totale.

Successivamente, puoi includere l'elenco dei termini di pagamento e consegna, nonché il periodo di validità del preventivo. Non è obbligatorio, ma altamente consigliato, concludere con un messaggio positivo e rassicurante.

Frasi di esempio per la formulazione dei preventivi

Quando scrivi un preventivo, puoi utilizzare frasi standard. In questo modo si risparmia tempo e si aumenta la probabilità che tutte le informazioni importanti vengano incluse nel preventivo. Ecco alcuni esempi:

• "Grazie per la richiesta. Siamo lieti di fornire il nostro miglior preventivo."
  Questa frase crea un'introduzione amichevole e segnala apprezzamento. Un riferimento personale, come una telefonata che ha avuto luogo, migliorerà ulteriormente questo effetto. Se il cliente ha acquistato da te in passato, puoi anche menzionarlo per fidelizzare il cliente.

• "Ti consigliamo di creare una strategia di marketing su misura e personalizzata in base agli obiettivi della tua azienda." oppure "Ti forniamo 50 sedie bianche (nome del modello)."
  Che il preventivo riguardi un prodotto o un servizio specifico, a questo punto è necessaria una descrizione chiara del servizio. Ad esempio, per i servizi creativi, potresti voler specificare quali diritti acquisirà il tuo cliente o quanti cicli di revisioni sono inclusi. Devi includere anche il prezzo unitario del prodotto o la tariffa oraria del servizio. Per i servizi la cui portata può essere pianificata in anticipo ma non è certa, una nota è una guida utile per i tuoi clienti (ad esempio, "Eventuali interventi aggiuntivi verranno addebitati a una tariffa oraria pari a 80 € + 19% di IVA.").

• "Il prezzo totale è di 2.500 € (IVA al 19% inclusa)."
  Se il preventivo è diretto a persone fisiche, il prezzo deve essere indicato IVA inclusa. Tra le aziende, è comune fornire preventivi con prezzi IVA esclusa. In ogni caso, ai clienti devono essere resi chiari i prezzi addebitati e i servizi cui si riferiscono.

• "La consegna avverrà entro 10 giorni lavorativi dall'invio dell'ordine."
  La definizione di un calendario chiaro per la consegna crea impegno e fiducia. La scadenza dovrebbe essere realistica. I ritardi nelle consegne danneggiano la tua reputazione di partner commerciale. Tempi di consegna troppo lunghi ti fanno perdere punti rispetto alla concorrenza.

• "Il preventivo è valido fino al 31 dicembre 2025."
  Una scadenza comunicata in modo chiaro mette sotto pressione i potenziali clienti e li spinge a prendere una decisione. Puoi anche approfittare dell'opportunità di contattarli nuovamente con l'avvicinarsi della scadenza.

• "Pagare tramite bonifico bancario entro 14 giorni dalla data della fattura."
  Inserendo termini di pagamento chiari metti in sicurezza le tue procedure finanziarie. Con Stripe Billing puoi anche inviare promemoria automatici di pagamento se i clienti sono in arretrato.

• "Hai domande o necessiti di ulteriori informazioni? Non esitare a contattarci per telefono o email."
  Questa formula è segno di apertura al dialogo e di interesse nei confronti del potenziale cliente. Rafforza anche l'impressione positiva relativa al servizio clienti.

• "Il preventivo include anche l'assistenza gratuita per i primi tre mesi."
  Se puoi o vuoi inserire il preventivo di servizi aggiuntivi, sarà un punto di forza. Evidenziando i servizi aggiuntivi e documentandoli chiaramente nel preventivo, sottolinei il valore aggiunto legato alla collaborazione con te.

• "Applichiamo i più elevati standard di qualità per la produzione del prodotto/erogazione del servizio."
  Può essere utile comunicare il tuo impegno per la qualità e il servizio, soprattutto quando i clienti lavorano per la prima volta con te. In questo modo i clienti sanno quali valori sono importanti per te nella relazione. Nel migliore dei casi, questi valori sono importanti anche per il tuo partner, il che aiuta a garantire condizioni di parità.

• "Per un ordine vincolante, invia la conferma dell'ordine entro la data sopra indicata."
  Questo chiaro invito all'azione fornisce guida, rassicurazione e accelera il processo decisionale.

Questi esempi non sono esaustivi e possono essere ampliati a seconda del settore in cui si opera. Tutto sommato, contribuiscono a rendere il tuo preventivo più preciso, amichevole e convincente, guidando allo stesso tempo il destinatario verso una decisione specifica.

Come Stripe può aiutarti a creare preventivi

Stripe aiuta le attività a creare preventivi grazie a una serie di strumenti e funzionalità che rendono la procedura più efficiente e professionale.

Oltre ai vantaggi sopra menzionati, Stripe Billing ti aiuta a creare preventivi e offre molteplici opzioni di pagamento, ad esempio pagamenti una tantum, pagamenti ricorrenti, abbonamenti e pagamenti a rate.

Queste opzioni possono essere integrate direttamente nelle offerte, il che ti permette di offrire condizioni interessanti e flessibili. Per un aspetto professionale, puoi anche personalizzare i preventivi in modo che si abbinino al design della tua azienda.

Se operi a livello internazionale e hai clienti all'estero, Billing rende le offerte ancora più interessanti in quanto supporta oltre 135 valute e diversi metodi di pagamento. In questo modo, Billing semplifica la creazione dei preventivi e ottimizza anche l'intera struttura di pagamento e gestione, facendo risparmiare tempo e aumentando la soddisfazione dei clienti.

Puoi inoltre utilizzare la Dashboard di Stripe per monitorare lo stato dei pagamenti e delle offerte in sospeso. Un'alternativa a Billing è Stripe Invoicing Plus, un upgrade di Stripe Invoicing che ti permette anche di creare preventivi e offre una serie di opzioni di pagamento e vantaggi.