Los presupuestos son parte de toda relación comercial. Constituyen la base de acuerdos claros entre proveedores y clientes y desempeñan una función clave en el buen funcionamiento de los negocios diarios.

En este artículo, descubrirás qué debe contener un presupuesto vinculante, de acuerdo con la información obligatoria, y cómo implementarlo con una redacción precisa y una estructura clara.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un presupuesto?
  
• ¿Qué información obligatoria debe contener un presupuesto?
  
• ¿Cómo es la estructura de un presupuesto?
  
• Ejemplos de oraciones para la redacción de presupuestos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe a crear presupuestos
  

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es una declaración legalmente vinculante y la base de una posible relación comercial. Proporciona bienes, servicios o beneficios específicos bajo condiciones específicas y está diseñado para informar a los clientes potenciales de manera clara e inequívoca sobre precios, servicios y condiciones.

Un presupuesto suele contener información detallada sobre los productos o servicios que se ofrecen, sus precios, las condiciones de pago, los plazos de entrega y cualquier información adicional. Es importante que los presupuestos sean transparentes y no tengan ambigüedades para que no haya malentendidos.

Un presupuesto se diferencia de una simple solicitud o de una descripción general del producto en que indica una intención concreta de celebrar un contrato. Un presupuesto no vinculante se limita a indicar el interés en una posible relación comercial sin ninguna obligación legal de cumplir con las condiciones establecidas. Estas ofertas se utilizan a menudo para proporcionar orientación e información inicial sobre productos, servicios, precios y condiciones. Te dan flexibilidad en mercados inciertos y son una invitación oficial a tu socio comercial para negociar.

Las ofertas bien elaboradas te ayudan a atraer clientes y también a inspirar confianza y profesionalidad en las comunicaciones empresariales.

¿Qué información obligatoria debe contener un presupuesto?

Un presupuesto debe cumplir con ciertos criterios legales para que sea válido, incluyendo la integridad y la claridad. Debes redactarlo con la mayor precisión posible para minimizar las preguntas y facilitar la celebración del contrato. Un presupuesto puede tener una fecha límite, por lo que el destinatario debe decidirlo en un plazo determinado. Si el destinatario acepta el presupuesto demasiado tarde o con cambios, debes preparar un nuevo presupuesto. Si el destinatario acepta sin cambios, puedes crear un contrato vinculante.

La información requerida garantiza la transparencia y la seguridad jurídica para ti y tus clientes. A continuación encontrarás un resumen del contenido y la información obligatoria que debe contener un presupuesto en Alemania:

Direcciones de las partes

En las transacciones comerciales, incluidas las ofertas, se debe proporcionar la información correcta de la empresa, la forma jurídica y las ubicaciones registradas en la correspondencia comercial. Por lo tanto, tu presupuesto debe incluir tu nombre completo, así como tu dirección o la de tu empresa. Lo mismo ocurre con tus clientes potenciales. Debes incluir el nombre completo y la dirección del destinatario. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) debe respetarse al recopilar y procesar los datos personales de los clientes potenciales.

Descripción del servicio o producto

Proporciona especificaciones precisas sobre los bienes o servicios que ofreces. Esto incluye cantidades e información adicional como dimensiones, material o detalles técnicos. Es importante que esta información sea lo más precisa posible para que tus clientes sepan exactamente qué pueden esperar.

Presupuesto

Tu presupuesto debe incluir tanto los precios unitarios como el precio total de los productos o servicios que ofreces. Debes dejar claro si el impuesto sobre el valor añadido (IVA) está incluido o si hay que pagarlo por separado. De acuerdo con la Ordenanza de Indicación de Precios (PAngV) de Alemania, los precios deben ser transparentes e incluir el IVA si el presupuesto está dirigido a particulares. Si quieres ofrecer descuentos o condiciones especiales a tus clientes, también debes incluirlo. Lo mismo se aplica a cualquier coste adicional, como los gastos de entrega o de envío.

Especificación de las condiciones de pago

Las condiciones de pago también son un componente importante de tu presupuesto. Debes considerar qué condiciones de pago quieres permitir. Por ejemplo, es posible que quieras que tu cliente pague inmediatamente después de la entrega o en un plazo de 14 días. También debes considerar qué formas de pago aceptarás. La información sobre los intereses de demora o las comisiones de recordatorio no es obligatoria, pero añade transparencia.

Condiciones de entrega

Para que tus clientes sepan cuándo vas a prestar el servicio, especifica un período, una fecha y un lugar de entrega. En el caso de los productos grandes, por ejemplo, es importante indicar si el producto se entregará gratis o si la recogida a cargo del comprador. Incluye también los detalles de los gastos y condiciones de envío.

Período de validez del presupuesto

Establece una fecha límite clara para la validez del presupuesto. Esto ayudará a tu posible cliente a tomar una decisión y te dará tranquilidad. Por ejemplo, si los precios de las empresas proveedoras cambian después de que el presupuesto haya caducado, puedes incluirlo en un nuevo presupuesto.

Aviso legal

Si utilizas condiciones generales, estas deben ser fácilmente accesibles y transparentes de acuerdo con el artículo 305 del Código Civil alemán (BGB). También se debe incluir una referencia a las condiciones generales en tu cotización. Si realizas ofertas a los clientes a través de la venta a distancia (por ejemplo, a través de una tienda en línea), debes informarles de su derecho legal de desistimiento.

Datos de la persona de contacto

En aras de un mejor servicio, es muy útil nombrar a una persona de contacto específica del lado del proveedor. Esto hace que sea más fácil para tus clientes potenciales contactar con alguien que esté familiarizado con el tema si tienen preguntas o algo no está claro. Lo ideal es incluir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.

¿Cómo es la estructura de un presupuesto?

La estructura de un presupuesto se basa en la información requerida. Esto incluye un saludo amistoso con una introducción clara. Por ejemplo, puedes agradecer al cliente por su interés o, si ya ha tenido lugar una conversación, por el intercambio de información. Esto demuestra que queréis trabajar juntos y también podéis explicar brevemente cómo vuestra oferta puede ayudar a sus clientes. El objetivo es dirigirse directamente al destinatario de una manera positiva.

Por lo general, el membrete debe incluir tu nombre completo, dirección, razón social, forma jurídica, número de identificación a efectos del IVA (si corresponde) e inscripciones en el Registro Mercantil. Por lo tanto, se recomienda que imprimas tus presupuestos en papel con membrete o que utilices Stripe Billing. Con Billing, puedes crear presupuestos y facturas de forma rápida y sencilla. Genera enlaces de pago personalizados y envíaselos directamente a tus clientes. Si aceptan tu presupuesto, Billing lo convertirá automáticamente en una factura.

La descripción de tu producto o servicio en el presupuesto debe ser lo más precisa y clara posible. Si presupuestas varios servicios, es recomendable presentarlos en una tabla general. Esto mejora la legibilidad y la claridad. Esta tabla también es un buen lugar para incluir los precios unitarios y el precio total.

A continuación, puedes incluir una lista de condiciones de pago y entrega, así como el período de validez del presupuesto. No es obligatorio, pero sí muy recomendable, terminar con un mensaje positivo y tranquilizador.

Ejemplos de frases para la redacción de presupuestos

Al elaborar un presupuesto, puedes usar oraciones y frases estandarizadas. De este modo ahorras tiempo y aumenta la probabilidad de que toda la información importante se incluya en tu presupuesto. A continuación se incluyen algunos ejemplos:

• «Gracias por tu consulta. Nos complace proporcionarte el siguiente presupuesto.»
  Esta oración crea una introducción amistosa y da muestras de aprecio. Una referencia personal, como una llamada telefónica que ha tenido lugar, mejorará aún más este efecto. Si el cliente te ha comprado en el pasado, también puedes mencionarlo para fidelizar al cliente.

• «Te asesoramos en la creación de una estrategia de marketing a medida y personalizada para los objetivos de tu empresa» o «Te suministramos 50 sillas blancas (nombre del modelo)».
  Dependiendo de si presupuestas un producto o servicio específico, se requiere una descripción clara del servicio llegado este punto. Por ejemplo, en el caso de los servicios creativos, es posible que quieras especificar qué derechos adquirirá tu cliente o cuántas rondas de revisiones se incluyen. También debes incluir el precio unitario del producto o la tarifa por hora de tu servicio. En el caso de los servicios cuyo alcance se puede planificar con antelación, pero no se sabe con certeza, puedes incluir una nota como guía para tus clientes (p. ej., «El trabajo adicional se cobrará a una tarifa por hora de 80 € más el 19 % de IVA»).

• «El precio total es de 2500 € incluyendo el 19 % de IVA».
  Si tu presupuesto está dirigido a particulares, el precio debe indicarse con IVA incluido. Entre empresas, es habitual presupuestar el precio sin IVA. En cualquier caso, debe quedar claro para sus clientes qué precios se cobran por qué servicios.

• «La entrega se realizará en un plazo de 10 días hábiles tras la realización del pedido».
  Establecer un plazo claro para la entrega genera compromiso y confianza. El plazo debe ser realista. Los retrasos en las entregas dañan tu reputación como socio comercial. Los plazos de entrega excesivos te hacen parecer poco atractivo en comparación con la competencia.

• «Ten en cuenta que este presupuesto es válido hasta el 31 de diciembre de 2025».
  Un plazo comunicado con claridad ejerce presión sobre tus clientes potenciales para que tomen una decisión. También puedes aprovechar la oportunidad para volver a contactarles a medida que se acerque la fecha límite.

• «Paga mediante transferencia bancaria en un plazo de 14 días tras la facturación».
  Al emitir condiciones de pago claras, aseguras tus propios procesos financieros. Con Stripe Billing, también puedes enviar recordatorios de pago automáticos si tus clientes se retrasan.

• «¿Tienes alguna pregunta o necesitas más información? No dudes en contactarnos por teléfono o correo electrónico».
  Esto indica apertura a la comunicación e interés en el cliente potencial. También refuerza su impresión de tu servicio al cliente.

• «Nuestro presupuesto también incluye soporte gratuito durante los primeros tres meses».
  Si puedes o quieres presupuestar servicios adicionales, este es un buen argumento de venta. Al resaltar los servicios adicionales y documentarlos claramente en el presupuesto, enfatizas el valor agregado de trabajar contigo.

• «No hace falta decir que aplicamos los más altos estándares de calidad para la producción de tu producto/prestación de tu servicio.»
  Puede ser útil comunicar tu compromiso con la calidad y el servicio, especialmente cuando los clientes trabajan contigo por primera vez. Esto les permite a tus clientes saber qué valores son importantes para ti en la relación. En el mejor de los casos, estos valores también son importantes para tu socio, lo que ayuda a garantizar la igualdad de condiciones.

• «Para un pedido vinculante, envíanos la confirmación de tu pedido antes de la fecha anterior».
  Esta clara llamada a la acción proporciona orientación, tranquilidad y acelera la toma de decisiones.

Estos ejemplos no son exhaustivos y pueden ampliarse dependiendo de tu sector. En definitiva, pueden ayudar a que su presupuesto sea más preciso, amigable y convincente y, al mismo tiempo, guiar al destinatario a una decisión específica.

Cómo puede ayudarte Stripe a crear presupuestos

Stripe ayuda a las empresas a crear presupuestos a través de una variedad de herramientas y funciones que hacen que el proceso sea más eficiente y profesional.

Además de las ventajas mencionadas anteriormente, Stripe Billing te ayuda a crear presupuestos y ofrece varias opciones de pago. Estos incluyen pagos únicos, pagos recurrentes, suscripciones y pagos en cuotas.

Estas opciones pueden integrarse directamente en tus ofertas, lo que te permite ofrecer condiciones atractivas y flexibles. Para transmitir una apariencia profesional, también puedes personalizar tus presupuestos para que coincidan con el diseño corporativo de tu empresa.

Si trabajas a nivel internacional y tienes clientes en el extranjero, Billing hace que tus ofertas sean aún más atractivas al aceptar más de 135 divisas y varios métodos de pago. De esta manera, Billing simplifica la creación de presupuestos y también optimiza toda su estructura de pago y gestión, lo que le ahorra tiempo y aumenta la satisfacción del cliente.

También puedes usar el Dashboard de Stripe para supervisar el estado de los pagos y las ofertas pendientes. Una alternativa a Billing es Stripe Invoicing Plus, una actualización a Stripe Invoicing que también te permite crear presupuestos y ofrece varias opciones de pago y ventajas.