Offertes maken deel uit van elke zakelijke relatie. Ze vormen de basis voor duidelijke afspraken tussen leveranciers en klanten en spelen een sleutelrol bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse zaken.

In dit artikel kom je te weten wat een bindende offerte moet bevatten - volgens de verplichte informatie - en hoe je dit kunt implementeren met precieze bewoordingen in een duidelijke structuur.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een offerte?
  
• Welke verplichte informatie moet een offerte bevatten?
  
• Hoe ziet de structuur van een offerte eruit?
  
• Voorbeeldzinnen voor de formulering van offertes
  
• Hoe Stripe je kan helpen offertes te maken
  

Wat is een offerte?

Een offerte is een juridisch bindende verklaring en de basis van een potentiële zakelijke relatie. Hij biedt specifieke goederen, diensten of voordelen onder bepaalde voorwaarden en is bedoeld om potentiële klanten duidelijk en ondubbelzinnig te informeren over prijzen, diensten en voorwaarden.

Een offerte bevat meestal gedetailleerde informatie over de producten of diensten die worden aangeboden, hun prijs, betalingsvoorwaarden, levertijden en eventuele aanvullende informatie. Het is belangrijk dat offertes transparant en eenduidig zijn, zodat er geen misverstanden ontstaan.

Een offerte verschilt van een eenvoudig verzoek of een algemene productbeschrijving omdat er een concrete intentie wordt uitgesproken om een contract aan te gaan. Een niet-bindende offerte geeft enkel interesse aan in een mogelijke zakenrelatie zonder enige wettelijke verplichting om aan de gestelde voorwaarden te voldoen. Dergelijke offertes worden vaak gebruikt als leidraad en eerste informatie over producten, diensten, prijzen en voorwaarden. Ze geven je flexibiliteit in onzekere markten en zijn een officiële uitnodiging aan je zakenpartner om te onderhandelen.

Met goed opgestelde offertes kun je klanten aantrekken en ook vertrouwen en professionaliteit uitstralen in zakelijke communicatie.

Welke verplichte informatie moet een offerte bevatten?

Een offerte moet aan bepaalde wettelijke criteria voldoen om geldig te zijn, waaronder volledigheid en duidelijkheid. Je moet hem zo precies mogelijk formuleren om vragen tot een minimum te beperken en het sluiten van het contract te vergemakkelijken. Een offerte kan een deadline hebben, zodat de ontvanger binnen een bepaalde tijd moet beslissen. Als de ontvanger de offerte te laat of met wijzigingen aanvaardt, moet je een nieuwe offerte opstellen. Als de ontvanger de offerte zonder wijzigingen aanvaardt, kun je een bindend contract opstellen.

De vereiste informatie zorgt voor transparantie en rechtszekerheid voor jou en je klanten. Hieronder vind je een overzicht van welke inhoud en verplichte informatie een offerte moet bevatten in Duitsland:

Adressen van de partijen

Bij zakelijke transacties, inclusief offertes, moet een bedrijf correcte bedrijfsinformatie, rechtsvorm en geregistreerde locaties op commerciële correspondentie vermelden. Daarom moet je offerte je volledige naam en je adres of dat van je bedrijf bevatten. Hetzelfde geldt voor je potentiële klanten. Je moet de volledige naam en het adres van de ontvanger vermelden. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet worden nageleefd bij het verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens van potentiële klanten.

Beschrijving van dienst of product

Geef nauwkeurige specificaties van de goederen of diensten die je aanbiedt. Denk hierbij aan hoeveelheden en aanvullende informatie zoals afmetingen, materiaal of technische details. Het is belangrijk dat deze informatie zo nauwkeurig mogelijk is, zodat je klanten precies weten wat ze kunnen verwachten.

Prijsopgave

Je offerte moet zowel eenheidsprijzen als de totaalprijs van de producten of diensten die je aanbiedt bevatten. Je moet duidelijk maken of btw is inbegrepen of dat deze apart moet worden betaald. Volgens de verordening prijsaanduiding (PAngV) moeten prijzen transparant zijn en inclusief btw als de offerte gericht is aan particulieren. Als je je klanten kortingen of speciale voorwaarden wilt aanbieden, moet je dit ook vermelden. Hetzelfde geldt voor eventuele bijkomende kosten, zoals bezorgkosten of verzendkosten.

Specificatie van betalingsvoorwaarden

De betalingsvoorwaarden zijn ook een belangrijk onderdeel van je offerte. Je moet overwegen welke betalingsvoorwaarden je wilt toestaan. Misschien wil je bijvoorbeeld dat je klant onmiddellijk betaalt bij levering of binnen 14 dagen. Je moet ook overwegen welke betalingsmethoden je accepteert. Informatie over vertragingsrente of aanmaningskosten is niet verplicht, maar voegt wel transparantie toe.

Leveringsvoorwaarden

Om je klanten te laten weten wanneer of tegen welke datum je je dienst levert, geef je een leveringsperiode, -datum en -locatie op. Bij grote producten is het bijvoorbeeld belangrijk om aan te geven of het product gratis wordt geleverd of op kosten van de koper wordt opgehaald. Vermeld ook details over verzendkosten en voorwaarden.

Geldigheidsduur van de offerte

Stel een duidelijke deadline voor de geldigheid van de offerte. Dit zal je prospect helpen een beslissing te nemen en geeft je gemoedsrust. Als bijvoorbeeld de prijzen bij leveranciers veranderen nadat de offerte is verlopen, kun je dit opnemen in een nieuwe offerte.

Juridische kennisgeving

Als u algemene voorwaarden gebruikt, moeten deze gemakkelijk toegankelijk en transparant zijn volgens § 305 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB). Een verwijzing naar de algemene voorwaarden moet ook in je offerte worden opgenomen. Als je klanten aanbiedingen doet via verkoop op afstand (bijv. via een online winkel), moet je hen informeren over hun wettelijke herroepingsrecht.

Gegevens van contactpersoon

In het belang van een betere service is het erg handig om een specifieke contactpersoon aan de kant van de leverancier te noemen. Dit maakt het makkelijker voor je potentiële klanten om contact op te nemen met iemand die bekend is met het onderwerp als ze vragen hebben of iets niet duidelijk is. Idealiter zou je een telefoonnummer en e-mailadres moeten vermelden.

Hoe ziet de structuur van een offerte eruit?

De structuur van een offerte is gebaseerd op de vereiste informatie. Dit is inclusief een vriendelijke begroeting met een duidelijke inleiding. Je kunt bijvoorbeeld de klant bedanken voor zijn interesse of, als er al een gesprek heeft plaatsgevonden, voor de informatieve uitwisseling. Dit laat zien dat je wilt samenwerken en je kunt ook kort uitleggen hoe jouw aanbod hun klanten kan helpen. Het doel is om de ontvanger direct op een positieve manier aan te spreken.

Je briefhoofd moet normaal gesproken je volledige naam, adres, bedrijfsnaam, rechtsvorm, btw-identificatienummer (indien van toepassing) en inschrijvingen in het handelsregister bevatten. Daarom is het aan te raden je offertes op briefpapier af te drukken of Stripe Billing te gebruiken. Met Billing kun je snel en eenvoudig offertes en facturen maken. Genereer aangepaste betaallinks en stuur ze rechtstreeks naar je klanten. Als je offerte wordt geaccepteerd, zet Billing deze automatisch om in een factuur.

De beschrijving van je product of dienst in de offerte moet zo nauwkeurig en duidelijk mogelijk zijn. Als je meerdere diensten offreert, is het aan te raden om ze in een tabeloverzicht te presenteren. Dit komt de leesbaarheid en duidelijkheid ten goede. Deze tabel is ook een goede plek om eenheidsprijzen en de totaalprijs op te nemen.

Vervolgens kun je een lijst met betalings- en leveringsvoorwaarden en de geldigheidsduur van de offerte toevoegen. Het is niet verplicht, maar wel sterk aanbevolen, om te eindigen met een positieve en geruststellende boodschap.

Voorbeeldzinnen voor de formulering van offertes

Bij het schrijven van een offerte kun je standaardzinnen en -uitdrukkingen gebruiken. Zo bespaar je tijd en verhoog je de kans dat alle belangrijke informatie in je offerte wordt opgenomen. Hier zijn enkele voorbeelden:

• "Bedankt voor je aanvraag. Graag bieden wij je de volgende offerte aan."
  Met deze zin creëer je een vriendelijke inleiding en geef je blijk van waardering. Een persoonlijke referentie, zoals een telefoongesprek dat heeft plaatsgevonden, zal dit effect alleen maar versterken. Als de klant in het verleden bij jou heeft gekocht, kan dit ook worden vermeld om klantloyaliteit op te bouwen.

• "Wij adviseren je bij het creëren van een marketingstrategie op maat, aangepast aan je bedrijfsdoelstellingen." of "Wij leveren je 50 witte stoelen (modelnaam)."
  Afhankelijk van of je een specifiek product of een specifieke dienst citeert, is op dit punt een duidelijke beschrijving van de dienst vereist. Voor creatieve diensten kun je bijvoorbeeld aangeven welke rechten je klant krijgt of hoeveel revisierondes zijn inbegrepen. Je moet ook de eenheidsprijs van het product of het uurtarief voor je dienst vermelden. Voor diensten waarvan de omvang van tevoren kan worden gepland, maar niet zeker is, is een notitie een handige leidraad voor je klanten (bijv. "Extra werk wordt in rekening gebracht tegen een uurtarief van $ 80 plus 19% btw.").

• "De totale prijs is €2.500 inclusief 19% btw."
  Als je offerte gericht is aan particulieren, moet de prijs inclusief btw worden vermeld. Tussen bedrijven is het gebruikelijk om de prijs zonder btw te vermelden. In ieder geval moet het voor je klanten duidelijk zijn welke prijzen voor welke diensten in rekening worden gebracht.

• "Levering vindt plaats binnen 10 werkdagen na het plaatsen van de bestelling."
  Door een duidelijk tijdschema voor de levering vast te leggen, bouw je betrokkenheid en vertrouwen op. De deadline moet realistisch zijn. Te late leveringen schaden je reputatie als zakenpartner. Te lange levertijden maken je onaantrekkelijk ten opzichte van de concurrentie.

• "Houd er rekening mee dat deze offerte geldig is tot 31 december 2025."
  Een duidelijk gecommuniceerde deadline zet je prospects onder druk om een beslissing te nemen. Je kunt ook van de gelegenheid gebruikmaken om opnieuw contact met hen op te nemen wanneer de deadline nadert.

• "Betaal binnen 14 dagen na de factuurdatum per bankoverschrijving."
  Door duidelijke betalingsvoorwaarden af te geven, stel je je eigen financiële processen veilig. Met Stripe Billing kun je ook automatische betalingsherinneringen sturen als je klanten een betalingsachterstand hebben.

• "Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op via telefoon of e-mail."
  Dit duidt op openheid voor communicatie en interesse in de potentiële klant. Het versterkt ook hun indruk van je klantenservice.

• "Onze offerte bevat ook gratis ondersteuning voor de eerste drie maanden."
  Het is een goed verkoopargument als je aanvullende diensten kunt of wilt aanbieden. Door de aanvullende diensten uit te lichten en duidelijk te documenteren in de offerte, benadruk je de toegevoegde waarde van een samenwerking met jou.

• "Het spreekt voor zich dat we de hoogste kwaliteitsnormen hanteren voor de productie van je product/levering van je dienst."
  Het kan nuttig zijn om je toewijding aan kwaliteit en service te communiceren, vooral wanneer klanten voor het eerst met je samenwerken. Zo weten je klanten welke waarden voor jou belangrijk zijn in de relatie. In het beste geval zijn deze waarden ook belangrijk voor je partner, wat bijdraagt aan een gelijk speelveld.

• "Stuur voor een bindende bestelling je orderbevestiging naar ons vóór de bovenstaande datum."
  Deze duidelijke call-to-action biedt houvast, stelt je gerust en versnelt de besluitvorming.

Deze voorbeelden zijn niet uitputtend en kunnen worden uitgebreid, afhankelijk van je branche. Al met al kunnen ze helpen om je offerte nauwkeuriger, vriendelijker en overtuigender te maken en tegelijkertijd de ontvanger naar een specifieke beslissing te leiden.

Hoe Stripe je kan helpen offertes te maken

Stripe helpt bedrijven bij het maken van offertes door middel van verschillende tools en functies die het proces efficiënter en professioneler maken.

Naast de bovengenoemde voordelen helpt Stripe Billing je bij het maken van offertes en biedt deze meerdere betaalopties. Hierbij gaat het om eenmalige betalingen, terugkerende betalingen, abonnementen en termijnbetalingen.

Deze opties kunnen direct in je aanbiedingen worden geïntegreerd, zodat je aantrekkelijke en flexibele voorwaarden kunt aanbieden. Voor een professionele uitstraling kun je je offertes ook aanpassen aan de huisstijl van je bedrijf.

Werk je in het buitenland en heb je klanten in het buitenland? Billing maakt je aanbiedingen nog aantrekkelijker door ondersteuning voor meer dan 135 valuta's en verschillende betaalmethoden. Op deze manier vereenvoudigt Billing het maken van offertes en optimaliseert deze ook je hele betalings- en administratiestructuur, waardoor je tijd bespaart en de klanttevredenheid toeneemt.

Je kunt ook het dashboard in Stripe gebruiken om de status van betalingen en lopende aanbiedingen te controleren. Een alternatief voor Billing is Stripe Invoicing Plus, een upgrade van Stripe Invoicing waarmee je ook offertes kunt maken en die verschillende betaalopties en voordelen biedt.