Les devis font partie intégrante de toute relation commerciale. Ils constituent la base d'accords clairs entre les fournisseurs et les clients et jouent un rôle essentiel dans le bon déroulement des activités quotidiennes.

Dans cet article, vous apprendrez ce que doit contenir un devis ferme (informations obligatoires) et comment le rédiger précisément et lui donner une structure claire.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce qu'un devis ?
  
• Quelles sont les informations obligatoires qu'un devis doit contenir ?
  
• Comment est structuré un devis ?
  
• Exemples d'expressions pour la rédaction de devis
  
• Comment Stripe peut vous aider à créer des devis
  

Qu'est-ce qu'un devis ?

Un devis est une déclaration juridiquement contraignante et constitue la base d'une relation commerciale potentielle. Il fournit des biens, des services ou des prestations spécifiques selon des modalités précises et est conçu pour informer les clients potentiels de manière claire et non ambiguë sur les prix, les services et les modalités.

Un devis contient généralement des informations détaillées sur les produits ou services proposés, leur prix, les conditions de paiement, les délais de livraison et toute autre information supplémentaire. Il est important que les devis soient transparents et sans ambiguïté afin d'éviter tout malentendu.

Un devis se distingue d'une simple demande ou d'une description générale de produit en ce qu'il signale une intention concrète de conclure un contrat. Un devis sans engagement ne fait qu'indiquer un intérêt pour une éventuelle relation commerciale, sans obligation légale de respecter les conditions générales énoncées. Ces offres sont souvent utilisées pour fournir des conseils et des informations initiales sur les produits, les services, les prix et les conditions. Elles vous donnent de la flexibilité sur des marchés incertains et constituent une invitation officielle à négocier adressée à votre partenaire commercial.

Des offres bien conçues vous aident à attirer des clients et à inspirer confiance et professionnalisme dans les communications d'entreprise.

Quelles sont les informations obligatoires qu'un devis doit contenir ?

Pour être valide, un devis doit répondre à certains critères juridiques, notamment l'exhaustivité et la clarté. Vous devez le rédiger le plus précisément possible afin de réduire les questions et de faciliter la conclusion du contrat. Un devis peut être assorti d'une date limite, de sorte que le destinataire doit prendre une décision dans un certain délai. Si le destinataire accepte le devis trop tard ou avec des modifications, vous devez préparer un nouveau devis. Si le destinataire accepte sans modification, vous pouvez créer un contrat contraignant.

Les informations obligatoires sont gages de transparence et de sécurité juridique pour vous et vos clients. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du contenu et des informations obligatoires qu'un devis doit contenir en Allemagne :

Adresses des parties

Dans le cadre des transactions commerciales, y compris les offres, une entreprise doit fournir des informations exactes sur elle-même, sa forme juridique et les adresses enregistrées sur la correspondance commerciale. Par conséquent, votre devis doit inclure votre nom complet ainsi que votre adresse ou celle de votre entreprise. Il en va de même pour vos clients potentiels. Vous devez inclure le nom complet et l'adresse du destinataire. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) doit être respecté lors de la collecte et du traitement des données à caractère personnel des clients potentiels.

Description du service ou du produit

Fournissez des spécifications précises pour les biens ou services que vous proposez. Cela inclut les quantités et les informations supplémentaires telles que les dimensions, les matériaux ou les détails techniques. Il est important que ces informations soient aussi précises que possible afin que vos clients sachent exactement à quoi s'attendre.

Devis

Votre devis doit inclure à la fois les prix unitaires et le prix total des produits ou services que vous proposez. Vous devez préciser si la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est incluse ou si elle doit être payée séparément. Selon l'ordonnance sur l'indication des prix (PAngV), les prix doivent être transparents et inclure la TVA si le devis s'adresse à des particuliers. Si vous souhaitez offrir des réductions ou des conditions spéciales à vos clients, vous devez également l'indiquer. Il en va de même pour les éventuels coûts supplémentaires tels que les frais de livraison ou d'expédition.

Spécification des conditions de paiement

Les conditions de paiement constituent également un élément important de votre devis. Vous devez réfléchir aux conditions de paiement que vous souhaitez accorder. Par exemple, vous pouvez demander à votre client de payer immédiatement à la livraison ou dans un délai de 14 jours. Vous devez également réfléchir aux modes de paiement que vous accepterez. Les informations sur les intérêts de retard ou les frais de rappel ne sont pas obligatoires, mais elles renforcent la transparence.

Conditions de livraison

Informez vos clients de la date ou de l'heure à laquelle vous livrerez votre produit ou exécuterez votre service, en indiquant une période, une date et un lieu de livraison. Pour les produits volumineux, par exemple, il est important de préciser si le produit sera livré gratuitement ou si la livraison sera à la charge du client. Incluez également des informations sur les coûts et les conditions d'expédition.

Période de validité du devis

Fixez une date limite claire pour la validité du devis. Cela aidera votre prospect à prendre une décision et vous donnera une certaine tranquillité d'esprit. Par exemple, si les prix des fournisseurs changent après l'expiration du devis, vous pouvez l'inclure dans un nouveau devis.

Avis juridiques

Si vous utilisez des conditions générales, celles-ci doivent être facilement accessibles et transparentes conformément à l'article 305 du Code civil allemand (BGB). Une référence aux conditions générales doit également être incluse dans votre devis. Si vous proposez des offres à des clients par le biais de la vente à distance (par exemple, via une boutique en ligne), vous devez les informer de leur droit légal de rétractation.

Coordonnées de la personne à contacter

Dans l'intérêt d'un meilleur service, il est très utile de désigner un interlocuteur spécifique du côté du fournisseur. En cas de questions ou de doutes, il est ainsi plus facile pour vos clients potentiels de contacter une personne qui connaît bien le sujet. Idéalement, vous devez inclure un numéro de téléphone et une adresse e-mail.

Comment est structuré un devis ?

La structure d'un devis est basée sur les informations obligatoires. Commencez par une salutation amicale avec une introduction claire. Par exemple, vous pouvez remercier le client pour son intérêt ou, si une conversation a déjà eu lieu, pour l'échange d'informations. Vous montrez ainsi que vous souhaitez travailler avec lui, et vous pouvez également expliquer brièvement les avantages de votre offre. L'objectif est de s'adresser directement au destinataire de manière positive.

Votre papier à en-tête doit généralement comporter votre nom complet, votre adresse, le nom de votre entreprise, sa forme juridique, son numéro de TVA (le cas échéant), ainsi que les inscriptions au registre du commerce. Par conséquent, il est recommandé d'imprimer vos devis sur du papier à en-tête ou d'utiliser Stripe Billing. Avec Billing, vous pouvez créer des devis et des factures rapidement et facilement. Générez un lien de paiement personnalisé et envoyez-le directement à votre client. Si votre devis est accepté, Billing le convertira automatiquement en facture.

La description de votre produit ou service dans le devis doit être aussi précise et claire que possible. Si vous établissez un devis pour plusieurs services, il est conseillé de présenter ces derniers dans un tableau récapitulatif. Cela permet d'améliorer la lisibilité et la clarté. Il est également possible d'indiquer les prix unitaires et le prix total dans ce tableau.

Ensuite, vous pouvez inclure une liste des conditions de paiement et de livraison ainsi que la période de validité du devis. Il n'est pas obligatoire, mais fortement recommandé, de terminer par un message positif et rassurant.

Exemples d'expressions pour la rédaction de devis

Lorsque vous rédigez un devis, vous pouvez utiliser des phrases et des expressions standardisées. Cela vous permet de gagner du temps et d'augmenter la probabilité que toutes les informations importantes soient incluses dans votre devis. Voici quelques exemples :

• « Nous vous remercions de votre demande. Nous avons le plaisir de vous proposer le devis suivant.
  Cette phrase constitue une introduction amicale et un signe d'appréciation. Une référence personnelle, par exemple à un appel téléphonique, renforcera encore cet effet. Si le client a déjà acheté chez vous par le passé, vous pouvez également le mentionner pour le fidéliser.

• « Nous vous conseillons sur la création d'une stratégie de marketing sur mesure, adaptée aux objectifs de votre entreprise. » ou « Nous vous fournissons 50 chaises blanches (nom du modèle) ».
  Si le devis concerne un produit ou un service spécifique, une description claire est nécessaire à ce stade. Par exemple, pour les services créatifs, vous pouvez préciser les droits acquis par votre client ou le nombre de révisions incluses. Vous devez également indiquer le prix unitaire du produit ou le taux horaire de votre service. Pour les services dont l'étendue peut être planifiée à l'avance, mais n'est pas certaine, il est utile pour les clients d'ajouter une note (par exemple, « Les travaux supplémentaires seront facturés à un taux horaire de 80 $, plus 19 % de TVA. »).

• « Le prix total est de 2 500 €, TVA de 19 % incluse. »
  Si votre devis s'adresse à des particuliers, le prix doit être indiqué TTC. Entre entreprises, il est courant d'indiquer le prix hors TVA. Dans tous les cas, vos clients doivent savoir clairement quels prix sont appliqués pour quels services.

• « La livraison aura lieu dans les 10 jours ouvrables suivant la commande. »
  La fixation d'un calendrier précis pour la livraison permet de renforcer l'engagement et la confiance. L'échéance doit être réaliste. Les retards de livraison nuisent à votre réputation en tant que partenaire commercial. Des délais de livraison excessifs vous rendent peu attrayant par rapport à la concurrence.

• « Veuillez noter que ce devis est valable jusqu'au 31 décembre 2025. »
  Une échéance clairement communiquée met la pression sur vos prospects pour qu'ils prennent une décision. Vous pouvez également en profiter pour les recontacter à l'approche de la date limite.

• « Merci d'effectuer le paiement par virement bancaire dans les 14 jours suivant la facturation. »
  En fixant des conditions de paiement claires, vous sécurisez vos propres processus financiers. Avec Stripe Billing, vous pouvez également envoyer des rappels de paiement automatiques si vos clients sont en retard de paiement.

• « Vous avez des questions ou souhaitez obtenir de plus amples informations ? N'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par e-mail. »
  Cela témoigne d'une ouverture à la communication et d'un intérêt pour les clients potentiels. Cela renforce également l'impression qu'ils ont de votre service client.

• « Notre devis comprend également une assistance gratuite pendant les trois premiers mois. »
  Si vous pouvez ou souhaitez proposer des services supplémentaires, il s'agit d'un bon argument de vente. En mettant en avant les services supplémentaires et en les documentant clairement dans le devis, vous soulignez la valeur ajoutée que représente le fait de travailler avec vous.

• « Il va sans dire que nous appliquons les normes de qualité les plus élevées pour la production de votre produit/la prestation de votre service. »
  Il peut être utile de communiquer votre engagement en matière de qualité et de service, en particulier lorsque les clients travaillent pour la première fois avec vous. Cela permet à vos clients de savoir quelles valeurs sont importantes pour vous dans le cadre d'une relation commerciale. Dans le meilleur des cas, ces valeurs sont également importantes pour votre partenaire, ce qui permet de garantir des conditions de concurrence équitables.

• « Pour une commande ferme, veuillez nous envoyer votre confirmation de commande avant la date indiquée ci-dessus. »
  Cet appel à l'action clair contient des conseils, rassure et accélère la prise de décision.

Ces exemples ne sont pas exhaustifs et peuvent être développés en fonction de votre secteur d'activité. Dans l'ensemble, ils peuvent contribuer à rendre votre devis plus précis, plus convivial et plus convaincant, tout en orientant le destinataire vers une décision spécifique.

Comment Stripe peut vous aider à créer des devis

Stripe aide les entreprises à créer des devis grâce à une variété d'outils et de fonctionnalités qui rendent le processus plus efficace et plus professionnel.

En plus des avantages mentionnés ci-dessus, Stripe Billing vous aide à créer des devis et propose plusieurs options de paiement. Il peut s'agir des paiements ponctuels, des paiements récurrents, des abonnements et des versements échelonnés.

Ces options peuvent être intégrées directement dans vos offres, ce qui vous permet de proposer des conditions attractives et flexibles. Pour un aspect professionnel, vous pouvez également personnaliser vos devis pour qu'ils correspondent à la charte graphique de votre entreprise.

Si vous travaillez à l'international et que vous avez des clients à l'étranger, Billing rend vos offres encore plus attrayantes en prenant en charge plus de 135 devises et plusieurs moyens de paiement. De cette manière, Billing simplifie la création de devis et optimise l'ensemble de votre structure de paiement et d'administration, ce qui vous permet de gagner du temps et d'augmenter la satisfaction de vos clients.

Vous pouvez également utiliser le Dashboard de Stripe pour surveiller l'état des paiements et des offres en attente. Une alternative à Billing est Stripe Invoicing Plus, une mise à niveau de Stripe Invoicing qui vous permet également de créer des devis et offre une variété d'options de paiement et d'avantages.