欧州中央銀行によると、ユーロ圏における決済カードの利用は着実に増加傾向にあります。2025 年半ば時点で合計 8 億 7,930 万枚のカードが流通しており、前年比で 12.2% 増加しています。これは、EU 居住者 1 人当たり平均 2.5 枚のカードにあたります。発行枚数が 2 億 700 万枚弱のドイツでも、居住者 1 人当たりの数字は同等です。

ドイツの企業でも、ビジネスの経費を効率的かつ透明性をもって管理する方法として、従業員に経費用カードを発行するケースが増えています。しかし、その利用には未解決の疑問が伴うことがよくあります。

この記事では、ビジネス経費用カードとは何か、どのような場合に使用するのが妥当か、従来の経費報告と比べてどのような利点があるかについて説明します。また、ドイツにおける税務や書類の要件について説明し、経費用カードを使用して支払うことができる経費を示し、従業員がこれらのカードを使用する際によくある間違いを取り上げます。

この記事でわかること

• ビジネス経費用カードはビジネスアカウントにリンクされており、個人的な支出とビジネスの経費を明確に分離できます。
  
• ビジネス経費用カードは、取引を一元的に記録し、利用枠を設定し、会社の経費に関する透明性を高めることで管理を簡素化します。
  
• 経費用カードを使用すると、従業員はビジネスでの購入時に前払い費用を負担する必要がなくなり、企業は管理業務の負担が軽減され、精算プロセスが迅速化されます。
  
• 一元化された法人カードと比較して、個々の従業員用カードは柔軟性が高く、経費を明確に追跡できます。
  
• ビジネス経費用カードの使用には、特に記録や領収書の保管に関して、明確な税務規制が適用されます。
  

経費用ビジネスカードとは？

経費用ビジネスカードは、企業が事業経費に使用するキャッシュレスの支払い手段です。従業員には経費カードが支給され、出張、食事、顧客の接待、オフィス用品などの費用を直接会社に請求できます。個人用のクレジットカードとは異なり、経費カードはビジネスアカウントに紐付けられているため、事業経費と個人的な支出を明確に区別できます。

実際、経費用ビジネスカードを導入すると、事業経費の管理が大幅に簡単になります。企業は個別の利用限度額を設定し、取引を一元的に記録できるため、出張費用や継続的な支出の透明性が高まります。さらに、多くのカードは短期的な支払い猶予を提供しています。取引は一括で処理され、後日会社の口座から引き落とされます。

法人カードはあらゆる規模の企業に適していますが、その多くは良好なクレジットスコアを必要とします。モバイル決済システムと連携するバーチャルカードは、支払いプロセスをよりデジタルかつ柔軟にできるため、従来のプラスチックカードに代わって徐々に普及しています。

従業員に経費用カードを発行するのはどのような場合ですか？

従業員用経費用カードは、企業に迅速かつ簡単に支払う必要のある定期的な経費がある場合に役立ちます。これには特に、ホテルや航空券の予約を伴う出張や、ソフトウェアのサブスクリプション、広告キャンペーン、日常の小規模なオフィスの購入などの定期的な費用が含まれます。このような場合、経費用カードは世界中で使用できる実用的な決済手段です。

経理チームのメリット

従業員用経費用カードは実用的な選択肢であるだけでなく、組織的なメリットもあります。一元化されたカードソリューションがないと、手動で記録して照合する必要がある多数の個別の領収書が生成されます。ビジネスで多数の小規模な取引を行っている場合、これにより経理部門の時間の負担が大幅に増加する可能性があります。一方、構造化されたカードソリューションを使用すると、取引を自動的に記録できるため、透明性が高まり、会社の経費をより簡単に監視できます。さらに、利用枠を自由に調整でき、支払いをリアルタイムで承認できます。

従来の経費報告と比べたビジネス経費用カードの利点は何ですか？

従来の経費報告では、従業員は多くの場合、ビジネスの経費をまず自己資金で支払い、その後、会社に領収書を提出して払い戻しを受ける必要があります。そのため、このプロセスでは従業員が領収書を集め、フォームに記入し、上司や経理部門から承認を得る必要があります。以下に、従来の経費報告と比較した従業員用経費用カードの主な利点の概要を示します。

• 前払いなし
  経費用カードを使用すると、従業員は前払い費用を負担する必要がありません。航空運賃や宿泊費などの高額な出費は、従業員の個人の家計をすぐに圧迫する可能性があります。従業員個人のカードを使用すると、従業員はビジネスアカウントを通じて直接経費を精算するため、前払いの必要がなくなります。

• 待ち時間なし
  経費報告書を使用すると、従業員は払い戻しを受けるまでに何週間も待たされる可能性があります。支払いが会社の口座から直接行われる場合、このようなことは起こりません。

• 管理業務の軽減
  従業員用経費用カードは、従業員の経済的な負担を軽減するだけでなく、作業の負担も軽減します。経費の領収書を手動で記録して確認するのは時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。しかし、従業員個人のカードを使用すると、すべての支出が自動的に記録され、直接照合されます。

• 透明性の向上
  取引を自動的に記録することにより、個人の経費用カードはすべての支出の完全かつ透明な概要を提供し、会計業務を簡素化し、会社の経費をより簡単に監視できるようにします。

単一の法人カードよりも個人用の従業員カードを利用するメリットとは？

多くの企業は、会社全体で 1 枚の経費カードから始めます。しかし、複数の従業員が定期的に経費を負担し始めると、このモデルは限界に達します。照合に時間がかかり、個々の取引の追跡が複雑になります。このような場合、関連するすべての従業員に専用の経費カードを発行する方が理にかなっている可能性があります。単一の法人カードと比較した場合の主なメリットは次のとおりです。

• 調整の問題がない
  経費用ビジネスカードが 1 枚しかない場合、従業員は誰がいつカードを使用するかを調整しなければなりません。特に複数の従業員に事業経費が同時に発生した場合、これが遅れにつながる可能性があります。従業員向けの個人用経費カードがあれば、このような調整は必要ありません。すべての従業員が互いに独立してすぐに買い物をすることができます。

• 明確な照合
  すべての経費を 1 枚のカードで支払う場合、各取引を特定の個人に紐付けるには、大幅に多くの時間と労力がかかります。しかし、従業員それぞれが専用の経費カードを持っていれば、照合は自動で行われ、余分な労力はかかりません。各経費は特定の人に直接紐付けられます。これにより会計が簡素化され、経費の明確な概要を把握できます。

• 柔軟性の向上
  単一の法人カードの場合、従業員は事業経費について上司または経理チームから事前承認を得る必要があることがよくあります。これにより遅れが生じ、突発的な購入や予期しない支出が不必要に複雑になる可能性があります。従業員カードを利用すると、柔軟性が高まります。ほとんどのカードには個別の利用限度額があり、従業員は承認なしで指定額まで購入できます。

経費用ビジネスカードの税務および書類要件

ドイツでは、経費用ビジネスカードは法定の税金および書類規制に従って使用する必要があります。したがって、企業は、領収書、請求書、およびカード取引が明確に文書化され、追跡可能になるように社内プロセスを設定する必要があります。

経費の税務処理

ドイツの企業は、法人カードで支払われた経費が税務規制の下で正しく処理されていることを確認する必要があります。通常の事業の過程で発生した事業経費は、通常は課税控除の対象となります。一般的な経費には、出張費、顧客の接待費、オフィス用品などがあります。ただし、これらの経費が事業経費であることを明確に証明できることが重要です。証明できない場合は、課税控除の対象と見なされません。

付加価値税 (VAT) と課税控除

企業が法人カードを事業経費に使用する場合、付加価値税 (VAT) を正しく処理することが重要です。通常、カードの明細書だけでは、仮払 VAT を控除するための十分な反証資料にはなりません。一般的に、VAT 規制に準拠した適切な請求書が必要です。したがって企業は、特にデジタル購入の場合、それぞれのカード取引に明確に紐付けることができる完全な請求書を確保する必要があります。

記録保持の要件と書類

ドイツの企業は、会計書類を 8 年間保管する義務があります。保存期間は、書類を受け取ったか、または作成した暦年の終わりに始まります。この義務は、法人カードに請求されたすべての事業経費に適用されます。デジタルプロセスにも、電子形式の帳簿、記録、書類の適切な管理と保管に関する原則 (GoBD) が適用されます。これによれば、書類は完全に、かつ追跡可能で改ざんできない方法でアーカイブされる必要があります。2025 年 1 月 1 日の時点で、ドイツ国内で B2B ビジネスに従事する企業は、プロセスに電子請求書の要件を組み込むことも義務付けられています。

個人的な支出かビジネスの経費か—許可される経費はどれですか？

ドイツで従業員に経費用カードを発行する企業は、これらのカードがビジネスの経費 (つまり、ビジネスの活動に直接関連する経費) にのみ使用されるようにする必要があります。個人的な支出とビジネスの経費を厳密に分離する必要があるのは、ビジネスの経費のみが税控除の対象となるためです。

事業経費

ビジネスの経費には以下が含まれます。

• 出張: 出張に関連して発生する航空券、ホテル、食事、交通機関の費用
  
• クライアントとの会議と接待: 税務規制に基づいて税控除の対象となるビジネスの食事の費用
  
• 事務用品と IT: 業務の遂行に必要な事務用品、ソフトウェアのサブスクリプション、または機器の費用
  
• トレーニングと教育: 従業員が業務を遂行するために必要な専門能力の開発とトレーニングの費用
  

個人的な支出

個人的な支出には以下が含まれます。

• 個人的な購入: ビジネス目的で使用されない個人の消費財、衣類、または電子機器の費用
  
• 休暇旅行: ビジネス目的ではなく、私的な立場で実施される旅行の費用
  
• 個人的な食事: ビジネス目的を持たない家族や友人との食事
  

ビジネス経費用カードに関連するよくある間違い

従業員が法人カードを使用することには利点がありますが、一定のリスクもあります。以下に、ビジネス経費用カードに関連する最も一般的な間違いをいくつか示します。

ビジネス経費用カードでの個人的な支出

よくある間違いは、個人的な支出とビジネスの経費を混同することです。追加の課税を回避し、仕入税を正しく控除できるようにするためには、これらの経費を明確に分離する必要があります。従業員用経費用カードは、ビジネスの過程で発生した経費にのみ使用する必要があります。

不適切な記録

領収書の紛失や不備も同様に問題です。VAT を正しく控除するためには、すべてのカード決済を適切に記録する必要があります。これには、法的に義務付けられているすべての詳細が記載された有効な領収書を保管することが含まれます。経費用カードで行われた支払いを適切に記録していない企業は、仕入税額控除が認められないリスクがあり、経済的な不利益を被る可能性があります。

調整と監督の欠如

従業員に経費用カードを発行する企業は、これらのカードの使用について明確なルールを定義する必要があります。これには、どのような経費が許可されるか、およびどのような利用枠が適用されるかが含まれます。エラーや誤用を避けるために、取引を定期的に見直すことをお勧めします。

明確な経費の帰属の欠如

複数の従業員が同じ経費用カードを使用すると、誰が何にいくら費やしたかについて混乱が生じる可能性があります。正確な会計と税務申告を確実に行うためには、各取引を特定の個人または部門に明確に割り当てる必要があります。

Stripe で経費用ビジネスカードを導入するメリット

ドイツの企業は Stripe Issuing を使用して、個人用の経費用カードを発行、管理できます。統合された多数の機能によって、従業員カードの利用を最適化しつつ、税務や法規制の要件を確実に順守できます。

個人用カードの発行

Stripe Issuing では、物理カード、バーチャルカード、トークンベースのカードを問わず、自社のニーズに合わせてカスタマイズされた経費用カードを従業員向けに発行できます。これは、役職や部門ごとに利用限度額を設定する場合に特に便利です。事前定義されたルールと限度額を設定することで、カードがビジネス目的にのみ使用されるようにし、税規制を順守しやすくなります。

業務効率の向上

法人カードの管理は、特に複数の従業員が定期的にカードを利用している場合、すぐに複雑になる可能性があります。Issuing を使用すると、カードの作成、発行、管理のプロセス全体を自動化できます。これにより、管理上の負担が軽減され、カードを既存の会計システムや財務システムにシームレスに組み込むことができます。

支出の透明性とコントロールを実現

Issuing を使用すると、すべての取引の概要を把握できます。Stripe は、カードの使用状況をリアルタイムで監視し、必要に応じてすぐに調整できる API を提供しているため、誰が何にいくら費やしたかを正確に確認できます。必要に応じてカードをブロックしたり、支出ルールを調整したりすることもできます。

収益機会の拡大

Stripe Issuing では、レベニューシェアを徴収したり追加特典を提供したりするなどして、カードプログラムを収益化できます。経費用ビジネスカードの管理を最適化できるだけでなく、新たな収益源を生み出すことも可能です。

経費用ビジネスカードに関するよくあるご質問

以下に、従業員向け経費用カードの利用に関するよくあるご質問への回答を記載します。