Según el Banco Central Europeo, el uso de tarjetas de pago en la eurozona sigue una trayectoria ascendente constante. A mediados de 2025, había un total de 879,3 millones de tarjetas en circulación, un aumento del 12,2 % respecto al año anterior. Eso supone una media de 2,5 tarjetas por residente de la UE. En Alemania, con algo menos de 207 millones de tarjetas emitidas, la cifra por residente es similar.

Las empresas en Alemania también están emitiendo cada vez más tarjetas de empresa a sus empleados como forma de gestionar los gastos de forma eficiente y transparente. Sin embargo, su uso suele estar asociado a preguntas sin respuesta.

En este artículo, descubrirás qué es una tarjeta de empresa, cuándo tiene sentido utilizarla y qué ventajas ofrece frente a la elaboración de informes de gastos tradicional. También explicaremos los requisitos de documentación y los impuestos en Alemania, te mostraremos qué gastos se pueden pagar con una tarjeta de empresa y destacaremos los errores más comunes que cometen los empleados al utilizar estas tarjetas.

De un vistazo

• Las tarjetas de empresa están vinculadas a una cuenta de empresa y permiten una clara separación entre los gastos personales y los de la empresa.
  
• Las tarjetas de empresa simplifican la administración al registrar las transacciones en una ubicación central, establecer límites de gasto y crear una mayor transparencia en torno a los gastos de la empresa.
  
• Con las tarjetas de empresa, los empleados no incurren en costes iniciales por sus compras empresariales, mientras que las empresas disfrutan de una menor carga de trabajo administrativa y un proceso de cobro acelerado.
  
• En comparación con una tarjeta de empresa centralizada, las tarjetas de empleado individuales ofrecen una mayor flexibilidad y un seguimiento claro de los gastos.
  
• El uso de tarjetas de empresa está sujeto a normativas fiscales claras, especialmente en lo que respecta a la documentación y la conservación de los recibos.
  

¿Qué es una tarjeta de empresa?

Una tarjeta de empresa es un medio de pago sin efectivo que las empresas utilizan para los gastos de la empresa. Los empleados reciben tarjetas de empresa para poder cargar los gastos de viaje, las comidas, las invitaciones a clientes o el material de oficina directamente a la empresa. A diferencia de las tarjetas de crédito personales, una tarjeta de empresa está vinculada a una cuenta de empresa, lo que garantiza que los gastos de la empresa y los personales queden claramente separados.

En la práctica, las tarjetas de empresa facilitan mucho la gestión de los gastos de la empresa. Las empresas pueden establecer límites de gasto individuales y registrar las transacciones de forma centralizada, lo que aumenta la transparencia en torno a los gastos de viaje o los gastos recurrentes. Además, muchas tarjetas ofrecen un aplazamiento del pago a corto plazo: las transacciones se agrupan y se cargan en la cuenta de la empresa en una fecha posterior.

Las tarjetas de empresa son adecuadas para empresas de cualquier tamaño, pero la mayoría requiere tener una buena calificación crediticia. Las tarjetas virtuales que se integran en los sistemas de pago por móvil están desbancando cada vez más a sus homólogas de plástico tradicionales, ya que las tarjetas virtuales permiten a las empresas hacer que sus procesos de pago sean más digitales y flexibles.

¿Cuándo tiene sentido emitir tarjetas de empresa a los empleados?

Las tarjetas de empresa para empleados merecen la pena si tu empresa tiene gastos regulares que deben pagarse de forma rápida y sencilla. Estos incluyen, en particular, los viajes de negocios que implican reservas de hotel y vuelos, así como los costes recurrentes como las suscripciones de software, las campañas publicitarias o las pequeñas compras diarias de la oficina. En tales casos, una tarjeta de empresa es un método de pago práctico que se puede utilizar en todo el mundo.

Ventajas para tu equipo de contabilidad

Las tarjetas de empresa para empleados no solo son una opción práctica; también aportan ventajas organizativas. Sin una solución de tarjeta centralizada, se generan multitud de recibos individuales que deben registrarse y conciliarse manualmente. Si tu empresa realiza muchas transacciones pequeñas, esto puede suponer una importante pérdida de tiempo para el departamento de contabilidad. Con una solución de tarjeta estructurada, por el contrario, las transacciones se pueden registrar automáticamente, lo que aumenta la transparencia y facilita la supervisión de los gastos de la empresa. Además, los límites de gasto se pueden ajustar libremente y los pagos se pueden aprobar en tiempo real.

¿Cuáles son las ventajas de las tarjetas de empresa frente a la elaboración de informes de gastos tradicional?

Con la elaboración de informes de gastos tradicional, los empleados suelen tener que pagar primero los gastos de la empresa de su propio bolsillo y luego presentar los recibos a la empresa para su reembolso. El proceso consiste en que los empleados recopilen los recibos, rellenen los formularios y obtengan la aprobación de los supervisores o del departamento de contabilidad. A continuación, encontrarás un resumen de las principales ventajas de una tarjeta de empresa para empleados en comparación con la elaboración de informes de gastos tradicional:

• Sin pagos por adelantado
  Con una tarjeta de empresa, los empleados no tienen que incurrir en costes iniciales. Los grandes gastos, como los billetes de avión o el alojamiento, pueden suponer rápidamente una carga para las finanzas personales de un empleado. Con una tarjeta personal de empleado, se elimina la necesidad de pagar por adelantado, ya que los empleados liquidan sus gastos directamente a través de la cuenta de empresa.

• Sin tiempo de espera
  Con los informes de gastos, los empleados pueden estar esperando semanas para recibir el reembolso. Esto no ocurre cuando los pagos se realizan directamente desde la cuenta de la empresa.

• Menos trabajo administrativo
  Las tarjetas de empresa para empleados no solo alivian la carga de las finanzas de los empleados, sino que también alivian la carga de trabajo. Registrar y verificar manualmente los recibos de gastos lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Sin embargo, con una tarjeta de empleado personal, todos los gastos se registran automáticamente y se concilian directamente.

• Mayor transparencia
  Al registrar automáticamente las transacciones, una tarjeta de empresa personal proporciona un resumen completo y transparente de todos los gastos, lo que simplifica las tareas contables y facilita la supervisión de los gastos de tu empresa.

¿Cuáles son las ventajas de las tarjetas para particulares de los empleados frente a una sola tarjeta de empresa?

Muchas empresas comienzan con una sola tarjeta de empresa para toda la empresa. No obstante, este modelo llega a sus límites tan pronto como varios empleados comienzan a incurrir en gastos regulares. La conciliación requiere mucho tiempo y hacer un seguimiento de las transacciones individuales se vuelve confuso. En tales casos, puede que tenga sentido emitir a todos los empleados relevantes su propia tarjeta de empresa. Las principales ventajas frente a una sola tarjeta de empresa son:

• Sin problemas de coordinación
  Si tienes una sola tarjeta de empresa, tus empleados tienen que coordinar quién puede usar la tarjeta y cuándo. Esto puede provocar retrasos, sobre todo si varios empleados tienen gastos de empresa al mismo tiempo. Con las tarjetas de empresa personales para empleados, no hay necesidad de tal coordinación. Todos los empleados pueden hacer compras de forma inmediata e independiente de los demás.

• Conciliación clara
  Si todos los gastos se pagan con una sola tarjeta, hace falta mucho más tiempo y esfuerzo para asociar cada transacción a una persona concreta. Sin embargo, si cada empleado tiene su propia tarjeta de empresa, la conciliación es automática y no requiere ningún esfuerzo adicional. Cada gasto está vinculado directamente a una persona concreta. Esto simplifica la contabilidad y ofrece un resumen claro de los gastos.

• Mayor flexibilidad
  Con una sola tarjeta de empresa, los empleados suelen tener que obtener la aprobación previa de su supervisor o del equipo de contabilidad para los gastos de la empresa. Esto provoca retrasos y puede complicar innecesariamente las compras espontáneas o los gastos imprevistos. Las tarjetas para empleados ofrecen mayor flexibilidad. La mayoría tienen límites de gasto individuales, lo que permite a los empleados hacer compras hasta un importe designado sin necesidad de aprobación.

Requisitos fiscales y de documentación de las tarjetas de empresa

En Alemania, las tarjetas de empresa deben utilizarse de acuerdo con la normativa fiscal y de documentación legal. Por consiguiente, las empresas deben configurar sus procesos internos de forma que los recibos, las facturas y las transacciones con tarjeta estén claramente documentados y se puedan rastrear.

Tratamiento fiscal de los gastos

Las empresas de Alemania deben asegurarse de que los gastos que se pagan con las tarjetas de empresa se gestionan de forma correcta según la normativa fiscal. Los gastos de la empresa en los que se incurre en el curso de la actividad empresarial ordinaria suelen ser fiscalmente deducibles. Entre los gastos habituales se incluyen los de viajes e invitaciones a clientes, así como los de material de oficina. No obstante, es importante que estos gastos se puedan demostrar claramente como gastos de la empresa, ya que, de lo contrario, no se considerarán fiscalmente deducibles.

Impuesto sobre el valor añadido (IVA) y deducción fiscal

Cuando las empresas utilizan tarjetas de empresa para los gastos de la empresa, es importante que gestionen correctamente el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Un extracto de la tarjeta por sí solo no suele constituir una prueba suficiente para deducir el IVA soportado. Por lo general, se requiere una factura correcta de acuerdo con la normativa del IVA. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que disponen de facturas completas que puedan asociarse claramente a las transacciones con tarjeta correspondientes, sobre todo en el caso de las compras digitales.

Requisitos de conservación de registros y documentación

Las empresas de Alemania están obligadas a conservar los documentos contables durante ocho años. El período de conservación comienza a finales del año natural en que se recibió o creó el documento. Esta obligación se aplica a todos los gastos de la empresa que se carguen en la tarjeta de empresa. Los procesos digitales también están sujetos a los principios de gestión y almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD), según los cuales los documentos deben archivarse en su totalidad y de forma que sean rastreables y a prueba de manipulaciones. A partir del 1 de enero de 2025, las empresas que realicen transacciones B2B en Alemania también estarán obligadas a integrar los requisitos de facturación electrónica en sus procesos.

Personales o de la empresa: ¿qué gastos están permitidos?

Las empresas en Alemania que emiten tarjetas de empresa a sus empleados deben asegurarse de que estas tarjetas se utilicen únicamente para gastos de la empresa, es decir, gastos que estén directamente relacionados con las actividades de la empresa. Esta estricta separación entre los gastos personales y los de la empresa es necesaria porque solo los gastos de la empresa son deducibles de impuestos.

Gastos de empresa

Los gastos de la empresa incluyen los correspondientes a:

• Viajes: Costes de vuelos, hoteles, comidas y transporte incurridos en relación con viajes de negocios.
  
• Reuniones con clientes y entretenimiento: Gastos de comidas de negocios que sean deducibles de impuestos según la normativa fiscal.
  
• Material de oficina e informática: Gastos de material de oficina necesario, suscripciones de software o equipos necesarios para llevar a cabo el trabajo.
  
• Formación y educación: Costes de desarrollo profesional y formación de los empleados necesarios para el desempeño de su trabajo.
  

Gastos personales

Los gastos personales incluyen los correspondientes a:

• Compras personales: Gastos de bienes de consumo personales, ropa o dispositivos electrónicos que no se utilicen con fines empresariales.
  
• Viajes de vacaciones: Costes de viajes que se realicen a título privado, no con fines empresariales.
  
• Cenas personales: Comidas con familiares o amigos que no tengan ninguna finalidad empresarial.
  

Errores comunes asociados a las tarjetas de empresa

Si bien el uso de tarjetas de empresa por parte de los empleados tiene sus ventajas, también conlleva ciertos riesgos. A continuación, encontrarás algunos de los errores más comunes asociados a las tarjetas de empresa.

Gastos personales en las tarjetas de empresa

Un error muy común es mezclar los gastos personales con los de la empresa. Estos gastos deben separarse claramente para evitar liquidaciones de impuestos adicionales y garantizar que el impuesto soportado se pueda deducir correctamente. Las tarjetas de empresa para empleados deben utilizarse exclusivamente para los gastos incurridos en el curso de la actividad empresarial.

Documentación inadecuada

Los recibos que faltan o están incompletos son igualmente problemáticos. Para deducir correctamente el IVA, cada pago con tarjeta debe estar debidamente documentado. Esto incluye tener recibos válidos que contengan todos los detalles exigidos por la ley. Las empresas que no documentan adecuadamente los pagos realizados con sus tarjetas de empresa corren el riesgo de que se les rechacen las deducciones del impuesto soportado, lo que puede acarrear desventajas financieras.

Falta de coordinación y supervisión

Las empresas que emiten tarjetas de empresa a sus empleados deben definir unas normas claras sobre el uso de las mismas. Esto incluye qué gastos están permitidos y qué límites de gasto se aplican. Es buena idea revisar periódicamente las transacciones para evitar errores y usos indebidos.

Falta de una clara atribución de gastos

El hecho de que varios empleados utilicen la misma tarjeta de empresa puede dar lugar a confusión sobre quién ha gastado qué. Es necesario que cada transacción se asigne claramente a una persona o departamento específico para garantizar una contabilidad y una declaración de impuestos precisas.

Cómo puede ayudarte Stripe con las tarjetas de empresa

Stripe Issuing permite a las empresas de Alemania emitir y gestionar tarjetas de empresa para particulares. Una serie de funciones integradas te ayudan a optimizar el uso de las tarjetas de los empleados, a la vez que garantizas el cumplimiento de todos los requisitos normativos y fiscales.

Emitir tarjetas para particulares

Ya sean físicas, virtuales o basadas en tokens, con Stripe Issuing puedes emitir tarjetas de empresa personalizadas para tus empleados que se adapten con precisión a las necesidades de tu empresa, algo especialmente útil para definir límites de gasto específicos por función o departamento. Con las reglas y los límites predefinidos, puedes asegurarte de que las tarjetas se utilizan exclusivamente para fines empresariales, lo que te ayuda a cumplir la normativa fiscal.

Aumentar la eficiencia operativa

Las tarjetas de empresa pueden resultar difíciles de gestionar, sobre todo si varios empleados las utilizan de forma habitual. Con Issuing, puedes automatizar todo el proceso de creación, emisión y gestión de las tarjetas. Esto reduce tu carga de trabajo administrativo y te permite integrar las tarjetas a la perfección en tus sistemas contables y financieros existentes.

Lograr transparencia y control sobre el gasto

Con Issuing, tienes un resumen completo de todas las transacciones. Stripe ofrece API que te permiten supervisar el uso de las tarjetas en tiempo real y hacer ajustes inmediatos según sea necesario, para que puedas ver exactamente quién ha gastado cuánto y en qué. Las tarjetas también se pueden bloquear si es necesario y se pueden ajustar las reglas de gasto.

Aumentar las oportunidades de ingresos

Stripe Issuing te permite monetizar tus programas de tarjetas; por ejemplo, cobrando comisiones o compartiendo ingresos, u ofreciendo ventajas adicionales. Por tanto, no solo puedes optimizar la gestión de las tarjetas de tu empresa, sino que también puedes generar nuevas fuentes de ingresos.

Preguntas frecuentes sobre las tarjetas de empresa

A continuación, encontrarás las respuestas a las preguntas más relevantes sobre el uso de las tarjetas de empresa por parte de los empleados.