Segundo o Banco Central Europeu, o uso de cartões de pagamento na zona do euro está em uma trajetória constante de crescimento. Um total de 879,3 milhões de cartões estava em circulação em meados de 2025, um aumento de 12,2% em relação ao ano anterior. Isso representa uma média de 2,5 cartões por residente da UE. Na Alemanha, com pouco menos de 207 milhões de cartões emitidos, o número por residente é comparável.

As empresas na Alemanha também estão emitindo cada vez mais cartões de despesas para funcionários como uma forma de gerenciar as despesas da empresa de maneira eficiente e transparente. No entanto, o uso desses cartões é frequentemente associado a perguntas sem resposta.

Neste artigo, você aprenderá o que é um cartão de despesas empresariais, quando faz sentido usar um e quais vantagens ele oferece em relação aos relatórios de despesas tradicionais. Também explicaremos os requisitos de impostos e documentação na Alemanha, mostraremos quais despesas podem ser pagas usando um cartão de despesas e destacaremos os erros comuns que os funcionários cometem ao usar esses cartões.

Principais conclusões

• Cartões de despesas empresariais estão vinculados a uma conta empresarial e permitem uma separação clara entre despesas pessoais e da empresa.
  
• Cartões de despesas empresariais simplificam a administração registrando transações em um local central, definindo limites de gastos e criando maior transparência em torno das despesas da empresa.
  
• Com os cartões de despesas, os funcionários não têm custos iniciais com suas compras da empresa, enquanto as empresas desfrutam de uma carga de trabalho administrativa reduzida e um processo de liquidação de fundos acelerado.
  
• Em comparação a um cartão corporativo centralizado, os cartões individuais de funcionários oferecem maior flexibilidade e rastreamento claro de despesas.
  
• O uso de cartões de despesas empresariais está sujeito a regulamentações de impostos claras, principalmente no que diz respeito à documentação e à retenção de recibos.
  

O que é um cartão de despesas empresariais?

Um cartão de despesas empresariais é um meio de pagamento sem uso de dinheiro que as empresas utilizam para despesas da empresa. Os funcionários recebem cartões de despesas para poder cobrar viagens, refeições, entretenimento de clientes ou material de escritório diretamente à empresa. Diferentemente de cartões de crédito pessoais, o cartão de despesas está associado a uma conta empresarial, garantindo que as despesas da empresa e pessoais fiquem claramente separadas.

Na prática, os cartões de despesas empresariais facilitam muito o gerenciamento das despesas da empresa. As empresas podem definir limites de gastos individuais e registrar as transações de forma centralizada, gerando maior transparência em relação a custos com viagens ou despesas recorrentes. Além disso, muitos cartões oferecem um adiamento de pagamento em curto prazo: as transações são agrupadas e cobradas da conta da empresa em uma data posterior.

Os cartões corporativos são adequados para empresas de qualquer tamanho, mas a maioria requer bom crédito. Os cartões virtuais que se integram a sistemas de pagamento para dispositivos móveis estão assumindo o lugar de sua versão física tradicional, pois os cartões virtuais permitem que as empresas tornem os processos de pagamento mais digitais e flexíveis.

Quando faz sentido emitir cartões de despesas para funcionários?

Cartões de despesas para funcionários valem a pena se a sua empresa tiver despesas regulares que precisem ser pagas de forma rápida e fácil. Isso inclui, em particular, viagens de negócios envolvendo reservas de hotel e voos, bem como custos recorrentes, como assinaturas de software, campanhas publicitárias ou pequenas compras diárias de escritório. Nesses casos, um cartão de despesas é uma forma de pagamento prática que pode ser usada em todo o mundo.

Benefícios para sua equipe de contabilidade

Os cartões de despesas para funcionários não são apenas uma opção prática, mas também trazem benefícios organizacionais. Sem uma solução de cartão centralizada, é gerada uma infinidade de recibos individuais que devem ser registrados e reconciliados manualmente. Se a sua empresa fizer diversas transações pequenas, isso pode resultar em uma perda de tempo significativa para o departamento de contabilidade. Com uma solução de cartão estruturada, por outro lado, as transações podem ser registradas automaticamente, aumentando a transparência e facilitando o monitoramento das despesas da empresa. Além disso, os limites de gastos podem ser ajustados livremente e os pagamentos podem ser aprovados em tempo real.

Quais são as vantagens dos cartões de despesas empresariais em relação aos relatórios de despesas tradicionais?

Com relatórios de despesas tradicionais, os funcionários geralmente precisam pagar as despesas empresariais do próprio bolso primeiro e, em seguida, enviar recibos à empresa para reembolso. O processo, então, envolve funcionários coletando recibos, preenchendo formulários e obtendo aprovação de supervisores ou do departamento de contabilidade. Abaixo, você encontrará uma visão geral dos principais benefícios de um cartão de despesas para funcionários em comparação aos relatórios de despesas tradicionais:

• Sem pagamentos adiantados.
  Com um cartão de despesas, os funcionários não precisam incorrer em custos iniciais. Grandes despesas, como passagens aéreas ou acomodações, podem sobrecarregar rapidamente as finanças pessoais de um funcionário. Com um cartão de funcionário pessoal, a necessidade de pagamento adiantado é eliminada, pois os funcionários pagam suas despesas diretamente por meio da conta empresarial.

• Sem tempo de espera.
  Com relatórios de despesas, os funcionários podem ter que esperar semanas para serem reembolsados. Isso não acontece quando os pagamentos são feitos diretamente da conta da empresa.

• Menos trabalho administrativo.
  Cartões de despesas para funcionários não apenas aliviam a pressão sobre as finanças dos funcionários, mas também diminuem a carga de trabalho. O registro e a verificação manual de recibos de despesas são demorados e propensos a erros. Com um cartão pessoal de funcionário, no entanto, todos os gastos são registrados automaticamente e reconciliados diretamente.

• Maior transparência.
  Ao registrar transações automaticamente, um cartão de despesas pessoal fornece uma visão geral completa e transparente de todos os gastos, simplificando as tarefas contábeis e facilitando o monitoramento das despesas da sua empresa.

Quais são as vantagens de cartões para funcionários individuais em relação a um cartão corporativo único?

Muitas empresas começam com um único cartão de despesas para toda a empresa. No entanto, esse modelo alcança seu limite quando vários funcionários passam a incorrer em despesas recorrentes. A reconciliação leva tempo, e as transações individuais se tornam difíceis de rastrear. Nesses casos, pode fazer sentido emitir um cartão de despesas próprio a todos os funcionários relevantes. As principais vantagens de adotar essa prática em relação a um único cartão corporativo são:

• Sem problemas de coordenação
  Se você tem um cartão de despesas empresariais único, seus funcionários devem coordenar o uso dele. Isso pode resultar em atrasos se os funcionários apresentarem despesas na mesma época. Com cartões para funcionários próprios, não é necessário fazer qualquer tipo de coordenação. Todos os funcionários podem fazer compras independentes e sem atrasos.

• Reconciliação clara
  Se todas as despesas forem lançadas em um único cartão, vai exigir um esforço significativamente maior da parte da equipe para tentar associar a transação à pessoa que a executou. Por outro lado, caso cada funcionário tenha seu próprio cartão de despesas, a reconciliação é processada de forma automática e não demanda nenhum trabalho extra. Toda despesa é associada diretamente a uma pessoa. Isso facilita o trabalho na contabilidade e cria uma visão geral das despesas mais clara.

• Maior flexibilidade
  Quando um único cartão corporativo está sendo usado, pode ser que o funcionário tenha de solicitar aprovação de despesas de empresa a seus superiores ou à equipe de finanças com frequência. Essa etapa pode criar atrasos e complicar os processos de despesas imprevisíveis e de última hora. O cartão de despesas próprio confere mais flexibilidade ao funcionário. É comum o cartão ter um limite individual de gastos para aprovação independente de despesas de até um valor estipulado.

Requisitos fiscais e de documentação para cartões de despesas empresariais

Na Alemanha, os cartões de despesas empresariais devem ser usados de acordo com as regulamentações fiscais e de documentação exigidas por lei. Portanto, as empresas devem configurar seus processos internos de forma que recibos, faturas e transações com cartão sejam claramente documentados e rastreáveis.

Tratamento fiscal de despesas

Na Alemanha, as empresas devem se certificar de que as despesas pagas com cartões corporativos sejam processadas adequadamente de acordo com a legislação tributária. As despesas empresariais realizadas no curso normal dos negócios são, em geral, dedutíveis de impostos. Despesas típicas incluem custos de viagens e entretenimento com clientes, bem como material de escritório. Contudo, é importante que essas despesas possam ser claramente comprovadas como despesas da empresa. Caso contrário, não serão consideradas dedutíveis de impostos.

Imposto sobre valor agregado (IVA) e dedutibilidade fiscal

Quando a empresa usa um cartão corporativo para despesas da empresa, é importante processar o imposto sobre valor agregado (IVA) corretamente. A fatura do cartão, por si só, geralmente não é um comprovante adequado de dedução do IVA da entrada. Em geral, é necessária uma fatura adequada conforme as normas do IVA. As empresas devem garantir que têm faturas completas e passíveis de associação clara às transações de cada cartão, principalmente em compras digitais.

Requisitos de documentação e manutenção de registros

As empresas na Alemanha são obrigadas a reter documentos contábeis por oito anos. O prazo de retenção tem início no final do ano em que o documento foi recebido ou gerado. Essa obrigação vale para todas as despesas da empresa lançadas no cartão corporativo. Os processos digitais também se submetem aos princípios da boa administração e armazenamento de livros, registros e documentos eletrônicos (GoBD), segundo os quais os documentos devem ser arquivados na íntegra e não podem sofrer alterações. A partir de 1º de janeiro de 2025, as empresas que mantêm relacionamentos B2B na Alemanha também serão obrigadas a integrar os requisitos da fatura eletrônica aos próprios processos.

Pessoal ou empresarial: quais despesas são permitidas?

As empresas na Alemanha que emitem cartões de despesas para seus funcionários devem garantir que esses cartões sejam usados apenas para despesas empresariais, ou seja, despesas que estejam diretamente ligadas às atividades da empresa. Essa separação rigorosa entre gastos pessoais e despesas empresariais é necessária porque apenas despesas empresariais são dedutíveis de impostos.

Despesas comerciais

As despesas empresariais incluem aquelas para:

• Viagens: Custos de voos, hotéis, refeições e transporte incorridos em conexão com viagens de negócios.
  
• Reuniões com clientes e entretenimento: Despesas com refeições de negócios que são dedutíveis de impostos de acordo com as regulamentações de impostos.
  
• Material de escritório e TI: Despesas com materiais de escritório necessários, assinaturas de software ou equipamentos exigidos para realizar o trabalho.
  
• Treinamentos e educação: Custos de desenvolvimento profissional e treinamento para funcionários que sejam necessários para que eles executem seus trabalhos.
  

Despesas pessoais

As despesas pessoais incluem aquelas para:

• Compras pessoais: Despesas com bens de consumo pessoais, roupas ou dispositivos eletrônicos não usados para fins empresariais.
  
• Viagens de férias: Custos de viagens realizadas a título privado, e não para fins empresariais.
  
• Refeições pessoais: Refeições com familiares ou amigos que não têm propósito empresarial.
  

Erros comuns associados a cartões de despesas empresariais

Embora haja vantagens no uso de cartões da empresa pelos funcionários, também existem certos riscos. Abaixo, você encontrará alguns dos erros mais comuns associados aos cartões de despesas empresariais.

Gastos pessoais em cartões de despesas empresariais

Um erro comum é a mistura de despesas pessoais e empresariais. Essas despesas devem ser claramente separadas para evitar avaliações adicionais de impostos e para garantir que os impostos suportados possam ser deduzidos corretamente. Os cartões de despesas para funcionários devem ser usados exclusivamente para despesas incorridas no curso dos negócios.

Documentação inadequada

Recibos ausentes ou incompletos são igualmente problemáticos. Para deduzir o IVA corretamente, todos os pagamentos com cartão devem ser devidamente documentados. Isso inclui ter recibos válidos com todos os detalhes exigidos por lei. As empresas que não documentarem adequadamente os pagamentos feitos com seus cartões de despesas correm o risco de ter suas deduções de impostos suportados rejeitadas, o que pode resultar em desvantagens financeiras.

Falta de coordenação e supervisão

As empresas que emitem cartões de despesas para seus funcionários devem definir regras claras sobre o uso desses cartões. Isso inclui quais despesas são permitidas e quais limites de gastos se aplicam. É uma boa ideia revisar regularmente as transações para evitar erros e uso indevido.

Falta de atribuição clara de despesas

O uso do mesmo cartão de despesas por vários funcionários pode causar confusão sobre quem gastou o quê. É necessário que cada transação seja claramente alocada a uma pessoa ou a um departamento específico para garantir a precisão da contabilidade e dos relatórios de impostos.

Como a Stripe pode ajudar você com cartões de despesas empresariais

O Stripe Issuing permite que empresas na Alemanha emitam e gerenciem cartões de despesas individuais. Diversos recursos integrados ajudam a otimizar o uso de cartões para funcionários, ao mesmo tempo em que garantem a conformidade com todos os requisitos fiscais e regulatórios.

Emita cartões individuais

Físicos, virtuais ou baseados em token, com o Stripe Issuing, você pode emitir cartões de despesas personalizados para seus funcionários, adaptados exatamente às necessidades da sua empresa — o que é muito útil para definir limites de gastos específicos por função ou departamento. Com regras e limites predefinidos, você pode garantir que os cartões sejam usados exclusivamente para fins comerciais, ajudando a cumprir as regulamentações fiscais.

Aumente a eficiência operacional

A gestão de cartões corporativos pode se tornar difícil, especialmente se vários funcionários os usarem com frequência. Com o Issuing, você pode automatizar todo o processo de criação, emissão e gerenciamento de cartões. Isso reduz a carga de trabalho administrativo e permite que você integre os cartões de forma simples aos seus sistemas contábeis e financeiros existentes.

Alcance a transparência e o controle de despesas

Com o Issuing, você tem uma visão geral completa de todas as transações. A Stripe oferece APIs que permitem monitorar o uso dos cartões em tempo real e fazer ajustes imediatos, se necessário, para que você possa ver exatamente quem gastou quanto e em quê. Os cartões também podem ser bloqueados, se necessário, e as regras de gastos podem ser ajustadas.

Aumente as oportunidades de receita

O Stripe Issuing permite monetizar seus programas de cartões, por exemplo, recebendo uma participação na receita ou oferecendo benefícios adicionais. Assim, você não só pode otimizar a gestão de cartões de despesas empresariais, mas também gerar novas fontes de receita.

Perguntas frequentes sobre cartões de despesas empresariais

Abaixo, você encontrará respostas para as perguntas mais relevantes sobre o uso de cartões de despesas para funcionários.