根据欧洲中央银行的数据，欧元区支付卡的使用量正处于稳步上升的轨道上。截至 2025 年中，共有 8.793 亿张卡在流通，比前一年增加了 12.2%。这意味着每位欧盟居民平均拥有 2.5 张卡。在德国，发卡量略低于 2.07 亿张，人均数字也相差无几。

德国企业也越来越多地向员工发放支出管理卡，以此作为高效、透明地管理业务支出的一种方式。然而，支出管理卡的使用通常伴随着未解答的问题。

在本文中，您将了解什么是业务支出管理卡，何时有必要使用它，以及与传统的支出报告相比它有什么优势。我们还将解释德国的税务和文件要求，向您说明哪些支出可以使用支出管理卡支付，并重点介绍员工在使用这些卡时常犯的错误。

关键要点

• 业务支出管理卡与商家账户相关联，可以将个人支出和业务支出明确区分开来。
  
• 业务支出管理卡将交易记录在一个中心位置，设置支出限制，并提高公司支出的透明度，从而简化了管理。
  
• 借助支出管理卡，员工在购买业务用品时无需预先支付费用，同时企业也可享受减少的行政工作量和加速的结算流程。
  
• 与集中式的公司卡相比，员工个人卡可提供更大的灵活性，并能清晰地追踪支出。
  
• 业务支出管理卡的使用受明确的税务法规约束，尤其是在记录和保留收据方面。
  

什么是商家支出管理卡？

商家支出管理卡是公司用于业务支出的一种无现金支付方式。员工会获得支出管理卡，这样他们就可以将旅行、餐饮、客户端娱乐或办公用品费用直接记入公司名下。与个人信用卡不同，支出管理卡与商家账户相关联，确保业务支出和个人支出保持清晰分离。

在实践中，商家支出管理卡使管理业务支出变得容易得多。商家可以设置个人支出限制并集中记录交易，在差旅费用或经常性支出方面创造更高的透明度。此外，许多银行卡提供短期延期支付：交易被捆绑在一起，并在稍后的日期从公司账户中扣款。

公司银行卡适用于任何规模的商家，但大多数都需要良好的信用。集成到移动支付系统的虚拟卡正越来越多地取代传统的塑料实体卡，因为虚拟卡使商家能够使其支付流程更加数字化和灵活。

何时向员工发放支出管理卡有意义？

如果您的商家有定期的支出需要快速简便地支付，员工支出管理卡是非常值得的。这主要包括涉及酒店和航班预订的商务旅行，以及经常性成本，如软件订阅、广告活动或小型日常办公采购。在这种情况下，支出管理卡是一种实用的、可在全球使用的支付方式。

对您的会计团队的好处

员工支出管理卡不仅是一种实用的选项，还具有组织优势。如果没有一个中心化的卡解决方案，就会产生大量的个人收据，这些收据必须手动记录和核对。如果您的商家进行大量小额交易，这可能会给会计部门带来沉重的时间负担。另一方面，有了结构化的卡解决方案，就能自动记录交易，从而提高透明度，便于监控公司支出。此外，还可以自由调整支出限制，并可以实时批准付款。

业务支出管理卡比传统支出报告有哪些优势？

在传统的支出报告中，员工往往需要先自掏腰包垫付业务支出，然后再向公司提交收据进行报销。这个流程包括员工收集收据、填写表格以及获得主管或会计部门的批准。在下文中，您将了解到员工支出管理卡与传统支出报告相比的主要优势概述：

• 无需预付
  有了支出管理卡，员工就无需承担任何预付费用。大额支出，例如机票或住宿费用，可能会迅速给员工的个人财务带来压力。有了个人员工卡，员工直接通过商家账户结算费用，从而无需预付。

• 无等待时间
  对于支出报告，员工可能要等待数周才能获得报销。当付款直接从公司账户支付时，这种情况就不会发生。

• 减少管理工作
  员工支出管理卡不仅能减轻员工财务上的压力，还能减轻工作量。手动记录和验证支出收据非常耗时，而且容易出错。但是有了个人员工卡，所有的支出都会被自动记录下来，并直接进行对账。

• 更高的透明度
  通过自动记录交易，个人支出管理卡可提供所有消费的完整、透明的概览，简化会计任务，让您更轻松地监控公司的支出。

与单一公司银行卡相比，个人员工银行卡有哪些优势？

许多商家从全公司共用一张支出管理卡开始。然而，一旦多名员工开始产生经常性支出，这种模式就会达到其极限。对账变得耗时，并且跟踪个人交易变得混乱。在这种情况下，为所有相关员工发行他们自己的支出管理卡可能会更合理。与单一公司银行卡相比，主要优势如下：

• 无协调问题
  如果您只有一张商家支出管理卡，您的员工必须协调谁可以在何时使用该银行卡。这可能会导致延误，特别是当多名员工同时产生业务支出时。拥有个人的员工支出管理卡，就不需要这种协调。所有员工都可以立即相互独立地进行购买。

• 清晰的对账
  如果所有支出均使用同一张银行卡支付，将每笔交易与特定个人进行匹配所需的时间和精力将大幅增加。然而，如果每位员工都有自己的支出管理卡，对账就会自动进行，并且不需要任何额外的精力。每笔支出都直接关联到特定人员。这简化了会计工作，并提供了清晰的支出概览。

• 更大的灵活性
  使用单一的公司银行卡时，员工通常必须事先就业务支出获得其主管或会计团队的批准。这会导致延误，并且可能会不必要地使自发购买或意外支出变得复杂。员工银行卡提供了更大的灵活性。大多数银行卡都有个人支出限制，允许员工在指定金额内进行购买，而无需获得批准。

商家支出管理卡的税务和文件记录要求

在德国，必须根据法定的税务和文件记录法规使用商家支出管理卡。因此，商家应以收据、账单和银行卡交易得到清晰记录和追踪的方式建立其内部流程。

支出的税务处理

德国的商家必须确保根据税务法规正确处理使用公司银行卡支付的支出。在日常业务过程中产生的业务支出通常符合应税所得减免条件。典型的支出包括差旅和客户端娱乐费用，以及办公用品。然而，重要的是这些支出能够清楚地被证明是业务支出，否则它们将不会被视为符合应税所得减免条件。

增值税 (VAT) 和应税所得减免能力

当商家使用公司银行卡进行业务支出时，正确处理增值税 (VAT)非常重要。仅凭银行卡对账单通常不足以作为扣除进项增值税的充分证据。一般来说，需要一份符合增值税规定的正规账单。因此，商家应确保拥有完整的账单，能够与相应的银行卡交易明确匹配，尤其是在数字购买的情况下。

记录保存要求和文件记录

德国的商家有义务将全套会计文件保留八年。保留期从收到或创建该文件的日历年年末开始计算。此义务适用于记入公司银行卡的所有业务支出。数字化流程同样受到电子形式账簿、记录和文件适当管理及存储原则 (GoBD) 的约束，根据该原则，文件必须完整存档，并确保存档方式具有可追溯性且防篡改。自 2025 年 1 月 1 日起，在德国境内从事 B2B 业务的公司也有义务将电子账单要求集成到其流程中。

个人还是业务——允许哪些支出？

在德国向员工发放支出管理卡的企业必须确保这些卡仅用于业务支出——即与商家活动直接相关的支出。之所以必须将个人消费和业务支出严格区分开来，是因为只有业务支出才能抵税。

企业费用

业务支出包括以下支出：

• 差旅：与商务旅行相关的航班、酒店、餐饮和交通费用
  
• 客户会面与招待：根据税务规定可抵税的商务餐饮支出
  
• 办公用品和 IT：必要的办公用品、软件订阅或工作所需设备的支出
  
• 培训和教育：员工履行工作所需的专业发展和培训费用
  

个人支出

个人支出包括以下支出：

• 个人购物：用于非业务用途的个人消费品、服装或电子设备的支出
  
• 度假旅行：以私人身份而非商务目的进行的旅行费用
  
• 个人餐饮：与业务无关的与家人或朋友的聚餐
  

与业务支出管理卡相关的常见错误

虽然员工使用公司卡有其优势，但也存在一定的风险。下面列举了与业务支出管理卡相关的一些最常见错误。

业务支出管理卡上的个人支出

一个常见的错误是将个人支出和业务支出混在一起。为了避免额外的税收评估并确保能正确抵扣进项税，必须将这些支出明确分开。员工支出管理卡只能专门用于业务过程中的支出。

记录不完善

收据缺失或不完整同样会带来问题。要正确抵扣增值税，每笔银行卡付款都必须记录在案。这包括拥有包含所有法定细节的有效收据。未正确记录其支出管理卡付款的企业可能会面临不予抵扣进项税的风险，从而导致经济损失。

缺乏协调和监管

向员工发放支出管理卡的公司应制定明确的用卡规则。这包括允许进行哪些支出以及适用哪些支出限制。最好定期审查交易，以免出现错误和滥用情况。

缺乏清晰的支出归属

多名员工使用同一张支出管理卡可能会导致无法弄清谁花了什么钱。有必要将每笔交易明确分配给特定人员或部门，以确保准确进行会计核算和税务申报。

Stripe 如何帮助您使用商家支出管理卡

Stripe Issuing 允许德国的商家发行和管理个人支出管理卡。众多集成功能可帮助您优化员工银行卡的使用，同时确保您始终符合所有税务和监管合规要求。

发行个人银行卡

无论是实体卡、虚拟卡还是基于令牌的银行卡，借助 Stripe Issuing，您都可以为您的员工发行完全符合您商家需求的定制支出管理卡——这对于定义特定角色或部门的消费限制尤其有用。通过预定义的规则和限制，您可以确保这些银行卡仅用于业务目的，从而帮助您遵守税务法规。

提升运营效率

公司银行卡很快就会变得难以管理，尤其是在多名员工经常使用银行卡的情况下。借助 Issuing，您可以自动完成创建、发行和管理银行卡的整个流程。这减少了您的管理工作量，并允许您将银行卡无缝集成到您现有的会计和财务系统中。

实现支出的透明度和控制

借助 Issuing，您可以获得所有交易的全面概览。Stripe 提供的 API 允许您实时监控银行卡用量并根据需要立即进行调整，以便您确切地了解谁在什么方面花了多少钱。如果需要，还可以冻结银行卡，并可以调整支出规则。

增加收入机会

Stripe Issuing 允许您通过银行卡计划实现变现，例如通过收取收入分成或提供额外福利。因此，您不仅可以优化您的商家支出管理卡管理，还可以产生新的收入流。

有关商家支出管理卡的常见问题解答

在下方，您将找到有关使用员工支出管理卡的最相关问题的解答。