La declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) es una parte de la gestión de una empresa individual en Suecia que puede ser propensa a errores. Algunos de los mayores errores son el resultado de no saber lo que Skatteverket (la Agencia Tributaria sueca) espera o de asumir que una determinada casilla, deducción o factura no tendrá importancia. A continuación, encontrarás una guía sobre cómo funciona la declaración del IVA para los empresarios individuales suecos y cómo hacerlo bien.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son las obligaciones de declaración del IVA para los empresarios individuales en Suecia?
  
• ¿Cómo se prepara la declaración del IVA como empresario individual?
  
• ¿Qué casillas del IVA se aplican normalmente a los empresarios individuales?
  
• ¿Qué cuenta como IVA soportado deducible para un empresario individual?
  

¿Cuáles son las obligaciones de declaración del IVA para los empresarios individuales en Suecia?

Si diriges una empresa individual en Suecia, deberás registrarte a efectos del IVA cuando tu volumen de negocios anual supere las 120.000 coronas suecas (SEK). Los empresarios individuales con un volumen de negocios inferior también deben registrarse en determinadas circunstancias, por ejemplo, si venden servicios a otros países de la UE o les compran bienes por más de 90.000 SEK en un año.

El registro suele ser opcional por debajo del umbral de 120.000 SEK. No tendrás que repercutir el IVA ni presentar declaraciones de IVA, pero tampoco podrás deducir el IVA que pagues por los gastos de la empresa (es decir, el IVA soportado). Muchos propietarios de pequeñas empresas se registran incluso cuando están por debajo del umbral para poder reclamar el IVA soportado y señalar una presencia más consolidada.

Una vez que estés registrado a efectos del IVA, esto es lo que deberás hacer:

Cobra el tipo de IVA correcto en tus ventas

La mayoría de los bienes y servicios están gravados con el tipo normal del IVA del 25 %. Hay un tipo reducido del 12 % sobre ciertas ventas, incluidos los alimentos, las comidas en restaurantes y las estancias en hoteles. Y hay un tipo del 6 % para cosas como libros, periódicos y actividades deportivas.

Las facturas deben mostrar claramente el tipo y el importe del IVA junto con tu número de registro del IVA.

Conserva los registros durante al menos siete años

Debes mantener registros precisos que hagan un seguimiento del IVA repercutido (lo que cobras a los clientes) y del IVA soportado (lo que pagas en las compras) a través de documentación como facturas, recibos y formularios de aduanas. Skatteverket espera que conserves esta documentación durante al menos siete años. La necesitarás si te hacen una auditoría.

Presenta las declaraciones del IVA en el calendario correcto

Una vez registrado, debes presentar una declaración de IVA por cada período de declaración. Incluso si no has emitido ninguna factura en un periodo, sigue presentando la declaración; solo tendrás que marcar un IVA repercutido cero.

La frecuencia de tus declaraciones depende de tu volumen de negocio:

• La declaración anual está disponible si tu volumen de negocio es inferior o igual a 1 millón de coronas suecas. Si tu empresa no tiene que presentar declaración de la renta o si comercia con otros países de la UE, el plazo finaliza el 26 del segundo mes siguiente al cierre del ejercicio fiscal. Si tu empresa presenta declaración de la renta y no comercia con otros países de la UE, el plazo finaliza el 12 de mayo del año siguiente al ejercicio fiscal.

• Las declaraciones trimestrales están disponibles si el volumen de negocio es inferior o igual a 40 millones de coronas suecas. La fecha límite suele ser el día 12 del segundo mes después de que finalice cada trimestre.

• La declaración mensual es obligatoria si el volumen de negocio supera los 40 millones de coronas suecas. La fecha límite es el 26 del mes siguiente, excepto para las declaraciones de diciembre, que vencen el 27 de enero.

• Las empresas que no hayan superado el umbral de los 40 millones de coronas suecas pueden optar por la declaración mensual si prefieren una conciliación más frecuente. Para ellas, la fecha límite suele ser el día 12 del segundo mes posterior al periodo de declaración, excepto en enero y agosto, cuyas declaraciones vencen el día 17.

Paga el IVA o solicita su devolución

En cada periodo de declaración, pagarás el IVA que debas (si tu IVA repercutido es mayor que el IVA soportado) u obtendrás una devolución (si el IVA soportado es mayor). Puedes pagar en línea a través del servicio electrónico del IVA de Skatteverket (disponible en inglés y sueco). Tú asumes la responsabilidad de pagar a tiempo.

Sigue siendo necesario presentar a tiempo una declaración nula (es decir, cuando no has cobrado ningún IVA durante el periodo) para evitar sanciones.

¿Cómo preparas tu declaración de IVA como empresario individual?

La declaración del IVA como empresario individual requiere un cuidadoso mantenimiento de registros y una documentación precisa de tu actividad empresarial. Realiza un seguimiento de todos los ingresos y gastos a medida que se produzcan, incluyendo:

• El IVA que cobras

• El IVA que pagas

• Qué está sujeto a impuestos, qué está exento y qué entra dentro de las normas especiales (por ejemplo, importaciones, servicios de la UE)

Utiliza un programa informático, una hoja de cálculo o cualquier sistema que pueda desglosar las cosas por categorías de IVA. Esa estructura coincidirá con los campos que debes rellenar en la declaración.

Cuando presentes tu declaración de IVA, calcula cuatro totales para cada periodo de IVA:

• Ventas imponibles, sin IVA

• IVA repercutido en las ventas, separado por tipo de IVA (25 %, 12 %, 6 % o 0 % para compras con tipo cero o exentas)

• IVA repercutido combinado

• IVA soportado pagado en compras empresariales deducibles

Si utilizas el método de contabilidad de caja, declara las ventas y compras en tu declaración de IVA basándote en la fecha de pago. Si utilizas la contabilidad de ejercicio, decláralas basándote en la fecha de la factura. Si compraste bienes o servicios fuera de Suecia que cuentan como operaciones de inversión del sujeto pasivo, decláralos como si tú fueras el cliente y el vendedor: pon el IVA repercutido y el IVA soportado en la misma declaración.

Antes de enviarlo, compruébalo todo dos veces:

• ¿Coinciden tus totales de IVA con tus facturas?

• ¿Has desglosado el IVA repercutido según el tipo correcto?

• ¿Estás reclamando el IVA soportado solo en las compras que cumplen los requisitos?

• ¿Has gestionado correctamente todas las compras transfronterizas o en casos especiales?

Cuando estés seguro de que todo es correcto, presenta la declaración. Si debes IVA, págalo antes de la fecha de vencimiento. Presenta la declaración aunque no hayas tenido ventas ni gastos: introduce "0" donde corresponda. Skatteverket no condona las sanciones solo porque tu negocio haya tenido un periodo de poca actividad.

Puedes presentar la declaración antes de tiempo. Esto te da más tiempo para organizar el pago si debes IVA.

¿Qué casillas del IVA se aplican normalmente a los empresarios individuales?

La declaración del IVA de Suecia está organizada en un largo formulario con secciones rotuladas y casillas numeradas. Cada campo representa un tipo específico de venta, compra o importe del impuesto.

Te explicamos cuáles son las casillas con las que probablemente interactuarás como empresario individual y cómo rellenarlas:

Sección A (Ventas sujetas al IVA)

Casilla 05 (Ventas imponibles no incluidas en otras casillas a continuación)

Comunica todas las ventas sujetas al IVA sueco (excluido el importe del IVA) que no estén incluidas en otras casillas. No importa si has cobrado el 25 %, el 12 % o el 6 % de IVA. Solo tienes que introducir el total de ingresos antes del IVA.

Sección B (IVA repercutido sobre las ventas sujetas al IVA)

Indica en la sección A el IVA real que aplicaste a las ventas, desglosado por tipos:

• Casilla 10: IVA repercutido al 25 %

• Casilla 11: IVA repercutido al 12 %

• Casilla 12: IVA repercutido al 6 %

Si cobras solo la tarifa estándar, utilizarás solo la casilla 10. Si cobras con varias tarifas, separa el importe según corresponda.

Sección C (Compras con cobro revertido)

Si has comprado bienes o servicios procedentes de otros países o has adquirido determinados servicios nacionales con normas de inversión del sujeto pasivo (por ejemplo, la construcción), deberás autoliquidar el IVA como cliente:

• Casilla 20: Mercancías adquiridas en otros países de la UE

• Casilla 21: Servicios adquiridos en otros países de la UE

• Casilla 22: Servicios adquiridos fuera de la UE

• Casilla 24: Servicios adquiridos en Suecia en los que se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo

Sección D (IVA repercutido en las compras con inversión del sujeto pasivo)

Indica el tipo de IVA repercutido aplicado a las compras con inversión del sujeto pasivo:

• Casilla 30: IVA repercutido al 25 %

• Casilla 31: IVA repercutido al 12 %

• Casilla 32: IVA repercutido al 6 %

Sección E (ventas exentas de IVA)

Comunica las ventas exentas de IVA. Estas son las casillas comunes para los empresarios individuales:

• Casilla 35: Mercancías vendidas a empresas de la UE

• Casilla 36: Mercancías exportadas fuera de la UE

• Casilla 39: Servicios vendidos a empresas de la UE

Sección F (IVA soportado)

Casilla 48 (IVA soportado a deducir)

Suma todo el IVA deducible de las compras de tu empresa, incluido:

• IVA pagado por gastos domésticos

• IVA pagado por bienes o servicios adquiridos en países de la UE

Incluye sólo las compras que sean deducibles. No todo lo que lleva IVA cumple los requisitos.

Sección G (IVA a pagar o reembolsar)

Casilla 49 (IVA a pagar o a recuperar)

Se trata del total de los importes de las casillas 10, 11, 12, 30, 31, 32, 60, 61 y 62 menos el importe de la casilla 48. Puedes utilizar software de contabilidad para obtener automáticamente los totales correctos, pero ten cuidado de no duplicar ni omitir transacciones. Si el resultado es positivo, eso es lo que le debes a Skatteverket. Si es negativo, es el reembolso que te deben.

¿Qué cuenta como IVA soportado deducible para un empresario individual?

Cuando compras bienes o servicios para tu empresa y pagas el IVA por ellos, normalmente puedes desgravar ese IVA en tu declaración. El IVA soportado compensa el IVA que repercute en las ventas. Pero no todo lo que lleva IVA se puede desgravar. Algunos gastos reúnen todos los requisitos, mientras que otros no.

Gastos deducibles

Puedes reclamar el IVA en las compras que:

• Estén directamente relacionadas con tus actividades empresariales sujetas al IVA

• Estén documentadas con facturas válidas

• Se hayan utilizado para tu negocio (no para uso privado)

Estas compras suelen incluir:

• Inventario, materias primas y suministros

• Equipamiento empresarial (por ejemplo, ordenadores, herramientas, teléfonos)

• Software, suscripciones y licencias

• Servicios de publicidad y marketing

• Servicios profesionales (por ejemplo, contables, honorarios legales, consultores)

Desgrava el IVA soportado en el mismo periodo en que recibas la factura (si utilizas la contabilidad de ejercicio) o cuando la pagues (si utilizas la contabilidad de caja). No es necesario esperar a que el artículo se utilice o se entregue.

Gastos no deducibles

Según la normativa sueca sobre el IVA, no puedes desgravar el IVA soportado por gastos personales. Si un artículo es parcialmente de uso personal (por ejemplo, tu teléfono, internet), debes estimar qué parte es un gasto empresarial y prorratearlo. Si no puedes mostrar un desglose claro de esta división, no podrás deducir el IVA.

He aquí algunos gastos no deducibles o parcialmente deducibles:

• Turismos: No puedes deducir el IVA de la compra de un automóvil, aunque se utilice para actividades empresariales. Solo los taxistas, los profesores de autoescuela y los concesionarios de automóviles pueden deducir el IVA de los turismos.

• Entretenimiento y regalos de clientes: Los gastos de entretenimiento empresarial (por ejemplo, cenas de negocios, regalos caros) no son deducibles en las declaraciones del IVA o del IRPF. Los regalos de empresa son parcialmente deducibles pero solo hasta 300 SEK por persona (sin IVA). Los gastos como las entradas de teatro y los "green fees" de golf son parcialmente deducibles, hasta 180 SEK por persona y ocasión (IVA excluido).

Skatteverket espera pruebas detalladas de cada desgravación. Conserva las facturas que muestren el número de IVA del proveedor, el importe cobrado y lo que has comprado, así como los recibos que indiquen claramente el IVA y las notas o anotaciones que expliquen cómo se utiliza cada artículo en tu negocio. Guarda los cálculos de la cuota de uso empresarial para cualquier compra de uso mixto. En caso de auditoría, deberás demostrar que cada deducción de IVA que figure en tu declaración se basa en un uso empresarial real y rastreable.