Btw-aangifte is onderdeel van het runnen van een eenmanszaak in Zweden en dit kan foutgevoelig zijn. De grootste fouten zijn vaak het gevolg van het feit dat je niet weet wat Skatteverket (de Zweedse belastingdienst) verwacht, of dat je aanneemt dat een bepaald vak, bepaalde aftrek of factuur er niet toe doet. Hieronder lees je hoe btw-aangifte werkt voor Zweedse eenmanszaken en hoe je dit op de juiste manier aanpakt.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke verplichtingen gelden voor eenmanszaken in Zweden met betrekking tot btw-aangifte?
  
• Hoe bereid je als eenmanszaak je btw-aangifte voor?
  
• Welke vakken in de btw-aangifte zijn doorgaans van toepassing op eenmanszaken?
  
• Wat geldt als aftrekbare betaalde btw voor een eenmanszaak?
  

Welke verplichtingen gelden voor eenmanszaken in Zweden met betrekking tot btw-aangifte?

Eenmanszaken in Zweden moeten een btw-registratie hebben wanneer de jaaromzet hoger is dan 120.000 Zweedse kronen (SEK). Eenmanszaken met een lagere omzet moeten zich ook in bepaalde omstandigheden registreren, bijvoorbeeld als ze diensten verkopen aan andere EU-landen of goederen van hen kopen voor meer dan SEK 90.000 in één jaar.

Onder de drempelwaarde van SEK 120.000 is registratie meestal optioneel. Je hoeft dan geen btw in rekening te brengen of btw-aangifte te doen, maar het is ook niet mogelijk om de btw af te trekken die je betaalt over zakelijke onkosten (betaalde btw). Veel eigenaren van kleine bedrijven registreren zich zelfs als ze onder de drempel zitten, zodat ze betaalde btw kunnen terugvorderen en ook om een signaal af te geven dat ze een gevestigde onderneming zijn.

Nadat je bent geregistreerd voor de btw, wordt het volgende van je verwacht:

Breng het juiste btw-tarief in rekening over je verkopen

Voor de meeste goederen en diensten geldt het standaard btw-tarief van 25%. Er geldt een verlaagd tarief van 12% over sommige verkopen, waaronder eten, maaltijden in restaurants en hotelovernachtingen. En er geldt een tarief van 6% voor bijvoorbeeld boeken, kranten en sporten.

Op facturen moeten het btw-tarief en -bedrag duidelijk worden vermeld, en ook je btw-registratienummer.

Bewaar gegevens gedurende ten minste zeven jaar

Je moet nauwkeurig bijhouden hoeveel btw je berekent (wat je aan klanten in rekening brengt) en hoeveel btw je hebt betaald (wat jij betaalt bij aankopen). Houd hiervoor documentatie bij, zoals facturen, kwitanties en douaneformulieren. Skatteverket verwacht dat je deze documentatie ten minste zeven jaar bewaart. Je hebt deze documentatie nodig als je wordt gecontroleerd.

Dien btw-aangiften volgens het juiste schema in

Zodra je bent geregistreerd, moet je elk tijdvak btw-aangifte doen. Zelfs als je in een bepaald tijdvak geen factuur hebt uitgegeven, moet je nog steeds aangifte doen, alleen dan met nul berekende btw.

De aangiftefrequentie hangt af van je omzet:

• Jaarlijkse aangifte is mogelijk als je omzet lager is dan of gelijk is aan 1 miljoen SEK. Als je onderneming geen aangifte inkomstenbelasting hoeft te doen of zakendoet met andere EU-landen, is de deadline de 26e van de tweede maand na het einde van het belastingjaar. Als je onderneming aangifte inkomstenbelasting doet en geen zakendoet met andere EU-landen, is de deadline 12 mei van het jaar volgend op het belastingjaar.

• Kwartaalaangifte is mogelijk als de omzet lager is dan of gelijk is aan 40 miljoen SEK. De deadline is doorgaans de 12e van de tweede maand na het einde van elk kwartaal.

• Maandaangifte is verplicht als de omzet hoger is dan 40 miljoen SEK. De deadline is de 26e van de volgende maand, behalve voor de aangifte van december; die moet op 27 januari worden ingediend.

• Ondernemingen die de drempel van 40 miljoen SEK niet hebben overschreden, kunnen kiezen voor maandaangifte als ze de voorkeur geven aan een frequentere reconciliatie. Voor hen is de deadline meestal de 12e van de tweede maand na het aangiftetijdvak, behalve in januari en augustus. Deze aangiften moeten op de 17e van de maand worden ingediend.

Betaal btw of vorder btw terug

Voor elk aangiftetijdvak betaal je de btw die je verschuldigd bent (als de berekende btw hoger is dan de betaalde btw) of krijg je een terugbetaling (als de betaalde hoger is). Je kunt online betalen via de e-service voor btw van Skatteverket (beschikbaar in het Engels en het Zweeds). Jij bent verantwoordelijk voor tijdige betaling.

Zelfs bij een bedrag van nul (bijvoorbeeld wanneer je tijdens het tijdvak geen btw hebt geïnd) moet je nog steeds op tijd aangifte doen, anders kun je een boete krijgen.

Hoe bereid je als eenmanszaak je btw-aangifte voor?

Voor de aangifte van btw als eenmanszaak zijn een zorgvuldige administratie en nauwkeurige documentatie van je bedrijfsactiviteiten vereist. Houd alle inkomsten en uitgaven bij op het moment dat ze zich voordoen, waaronder:

• De btw die je in rekening brengt

• De btw die je betaalt

• Wat is belastbaar, wat is vrijgesteld en wat valt onder speciale regels (bijv. invoer, EU-diensten)

Gebruik software, een spreadsheet of een ander systeem waarmee je posten kunt opsplitsen per btw-categorie. Die structuur komt overeen met de velden die je bij de aangifte moet invullen.

Wanneer je je btw-aangifte doet, bereken dan vier totalen voor elk btw-tijdvak:

• Belastbare verkopen, exclusief btw

• Btw die is berekend over verkopen, opgesplitst per btw-tarief (25%, 12%, 6% of 0% voor aankopen met een nultarief of vrijgestelde aankopen)

• Berekende btw gecombineerd

• Betaalde btw op aftrekbare zakelijke aankopen

Als je werkt met boekhouding op kasbasis, dan vermeld je verkopen en aankopen op je btw-aangifte op basis van de betalingsdatum. Als je werkt met een boekhouding op transactiebasis, ga je uit van de factuurdatum. Als je goederen of diensten van buiten Zweden hebt gekocht die onder de verleggingsregeling vallen, doe dan aangifte alsof jij zowel zowel de klant als de verkoper bent. Neem de verschuldigde btw en betaalde btw in dezelfde aangifte op.

Loop alles nog eens grondig na voordat je de aangifte indient:

• Komen de btw-totalen overeen met je facturen?

• Heb je de berekende btw uitgesplitst naar het juiste tarief?

• Vorder je alleen betaalde btw terug op aankopen die daarvoor in aanmerking komen?

• Heb je alle internationale aankopen of speciale aankopen correct afgehandeld?

Als je zeker weet dat alles klopt, dien je de aangifte in. Als je btw bent verschuldigd, moet je deze op de vervaldatum betalen. Sla het bestand op, zelfs als je geen verkopen of uitgaven had. Voer gewoon "0" in, waar van toepassing. Skatteverket ziet niet af van boetes alleen omdat het in je onderneming gedurende een bepaalde periode stil was.

Je kunt vroeg aangifte doen. Zo heb je meer tijd om de betaling te regelen als je btw bent verschuldigd.

Welke vakken in de btw-aangifte zijn doorgaans van toepassing op eenmanszaken?

Voor de btw-aangifte in Zweden wordt gebruikgemaakt van een lang formulier met rubrieken met een letter en vakken met een nummer. Elk vak vertegenwoordigt een specifiek type verkoop-, aankoop- of belastingbedrag.

Hieronder vind je de vakken waarmee je als eenmanszaak waarschijnlijk te maken krijgt en lees je hoe je ze moet invullen:

Sectie A (btw-plichtige verkopen)

Vak 05 (belastbare verkopen zijn niet inbegrepen in andere vakken hieronder)

Vermeld alle verkopen die btw-plichtig zijn in Zweden (exclusief het btw-bedrag) die niet zijn opgenomen in andere vakken hieronder. Het maakt niet uit of je 25%, 12% of 6% btw in rekening hebt gebracht. Voer gewoon de totale inkomsten vóór btw in.

Sectie B (berekende belasting over btw-plichtige verkopen)

Vermeld de werkelijke btw die je in rekening hebt gebracht op de verkopen in sectie A, uitgesplitst naar tarief:

• Vak 10: Berekende btw van 25%

• Vak 11: Berekende btw van 12%

• Vak 12: Berekende btw van 6%

Als je alleen het standaardtarief in rekening brengt, gebruik je alleen vak 10. Als je meerdere tarieven in rekening brengt, moet je het bedrag dienovereenkomstig splitsen.

Sectie C (aankopen met verleggingsregeling)

Als je goederen of diensten in andere landen hebt gekocht of bepaalde binnenlandse diensten hebt afgenomen waarop de verleggingsregeling van toepassing is (bijvoorbeeld in de bouw), moet jij als klant zelf de btw afdragen:

• Vak 20: Goederen gekocht in andere EU-landen

• Vak 21: Diensten gekocht in andere EU-landen

• Vak 22: Diensten gekocht van buiten de EU

• Vak 24: Diensten gekocht in Zweden waarop de verleggingsregeling van toepassing is

Sectie D (berekende btw op aankopen waarop de verleggingsregeling van toepassing is)

Vermeld het berekende btw-tarief dat in rekening is gebracht op aankopen waarop de verleggingsregeling van toepassing is:

• Vak 30: Berekende btw van 25%

• Vak 31: Berekende btw van 12%

• Vak 32: Berekende btw van 6%

Sectie E (verkopen die zijn vrijgesteld van btw)

Vermeld alle verkopen die zijn vrijgesteld van btw. Hieronder noemen we de vakken die gebruikelijk zijn voor eenmanszaken:

• Vak 35: Goederen verkocht aan ondernemingen in de EU

• Vak 36: Goederen buiten de EU geëxporteerd

• Vak 39: Diensten verkocht aan ondernemingen in de EU

Sectie F (betaalde btw)

Vak48 (betaalde btw die moet worden afgetrokken)

Tel alle aftrekbare btw op je zakelijke aankopen bij elkaar op, waaronder:

• Btw betaald over binnenlandse uitgaven

• Btw betaald over goederen of diensten die zijn gekocht in EU-landen

Neem alleen aankopen op die aftrekbaar zijn. Niet alles waarop btw staat, komt in aanmerking.

Sectie G (btw moet worden betaald of terugbetaald)

Vak 49 (te betalen of terug te vorderen btw)

Dit is het totaal van de bedragen in de vakken 10, 11, 12, 30, 31, 32, 60, 61 en 62 minus het bedrag in vak 48. Met boekhoudsoftware kun je automatisch de juiste totalen berekenen, maar pas op dat je geen transacties dupliceert of weglaat. Als het resultaat positief is, ben je dat bedrag aan Skatteverket verschuldigd. Als het resultaat negatief is, krijg je dat bedrag terug.

Wat geldt als aftrekbare betaalde btw voor een eenmanszaak?

Wanneer je goederen of diensten koopt voor je onderneming en daarover btw betaalt, kun je die btw meestal aftrekken in je aangifte. De betaalde btw wordt weggestreept tegen de btw die je in rekening brengt bij verkopen. Maar niet alles waarop btw staat is aftrekbaar. Sommige kosten komen volledig in aanmerking, andere niet.

Aftrekbare kosten

Je kunt btw terugvorderen voor aankopen die aan de volgende vereisten voldoen:

• Ze zijn rechtstreeks gerelateerd aan je btw-plichtige bedrijfsactiviteiten

• Ze zijn gedocumenteerd met geldige facturen

• Ze zijn gebruikt voor je onderneming (niet voor privégebruik)

Bij deze aankopen gaat het meestal om:

• Voorraad, grondstoffen en benodigdheden

• Bedrijfsapparatuur (bijv. computers, gereedschap, telefoons)

• Software, abonnementen en licenties

• Diensten op het gebied van reclame en marketing

• Professionele diensten (bijv. accountants, juridische kosten, consultants)

Trek de betaalde btw af in hetzelfde tijdvak waarin je de factuur ontvangt (als je werkt met een boekhouding op transactiebasis) of betaalt (als je werkt met een boekhouding op kasbasis). Je hoeft niet te wachten totdat het artikel is gebruikt of geleverd.

Niet-aftrekbare kosten

Volgens de Zweedse btw-regelgeving mag je geen betaalde btw aftrekken voor persoonlijke kosten. Als een item gedeeltelijk is bestemd voor persoonlijk gebruik (bijvoorbeeld je telefoon, internet), moet je inschatten welk deel zakelijke kosten zijn en dit naar rato verdelen. Als je geen duidelijke onderbouwing van deze verdeling kunt laten zien, kun je de btw niet aftrekken.

Hieronder noemen we enkele niet-aftrekbare of gedeeltelijk aftrekbare kosten:

• Personenauto's: Je kunt geen btw aftrekken over de aankoop van een personenauto, zelfs niet als deze wordt gebruikt voor de bedrijfsvoering. Alleen taxichauffeurs, rijinstructeurs en autodealers kunnen btw over auto's aftrekken.

• Entertainment en geschenken voor klanten: Kosten voor zakelijk entertainment (bijv. zakendiners, dure geschenken) zijn niet aftrekbaar op btw-aangiften of aangiften inkomstenbelasting. Relatiegeschenken zijn gedeeltelijk aftrekbaar, maar tot een maximum van SEK 300 per persoon (exclusief btw). Kosten zoals theaterkaartjes en kosten voor golf zijn gedeeltelijk aftrekbaar, tot SEK 180 per persoon per gelegenheid (exclusief btw).

Skatteverket verwacht gedetailleerde bewijzen voor elke aftrek. Bewaar facturen met het btw-nummer van de leverancier, het in rekening gebrachte bedrag en wat je hebt gekocht, evenals kwitanties waarop duidelijk de btw staat vermeld, en notities of aantekeningen waarin wordt uitgelegd hoe elk item in je onderneming wordt gebruikt. Houd berekeningen bij van het zakelijke gebruiksdeel voor alle aankopen voor gemengd gebruik. Bij een controle moet je aantonen dat elke btw-aftrek op je aangifte gebaseerd is op een reëel, traceerbaar zakelijk gebruik.