Redovisning av mervärdesskatt (moms) är en del av att driva enskild firma i Sverige och det kan vara lätt att göra fel. Några av de största misstagen beror på att man inte vet vad Skatteverket förväntar sig eller att man antar att ett visst fält, ett visst avdrag eller en viss faktura inte spelar någon roll. Nedan hittar du en guide till hur momsredovisningen fungerar för svenska enskilda näringsidkare och hur du gör rätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka skyldigheter att redovisa moms har enskilda näringsidkare i Sverige?
  
• Hur fyller du i din momsdeklaration som enskild näringsidkare?
  
• Vilka momsfält gäller vanligtvis för enskilda firmor?
  
• Vad räknas som avdragsgill ingående moms för en enskild näringsidkare?
  

Vilka skyldigheter att redovisa moms har enskilda näringsidkare i Sverige?

Om du driver enskild firma i Sverige krävs registrering för moms om din årsomsättning överstiger 120 000 svenska kronor. Enskilda näringsidkare med lägre omsättning måste också registrera sig under vissa omständigheter, bland annat om de säljer tjänster till andra EU-länder eller köper varor från dem för mer än 90 000 kronor under ett år.

Registrering är vanligtvis frivillig under tröskelvärdet på 120 000 SEK. Du behöver inte ta ut moms eller lämna in momsdeklarationer, men du kan inte heller dra av den moms du betalar för affärsutgifter (dvs. ingående moms). Många småföretagare registrerar sig även om de ligger under tröskelvärdet för att kunna få tillbaka ingående moms och signalera att de har en etablerad verksamhet.

När du har registrerat dig för moms ska du göra följande:

Ta ut rätt momssats på din försäljning

De flesta varor och tjänster beskattas med 25 % moms och är standard. Det finns en reducerad skattesats på 12 % på viss försäljning, inklusive livsmedel, restaurangmåltider och hotellvistelser. Och det finns en skattesats på 6 % för saker som böcker, tidningar och sportaktiviteter.

Fakturorna måste tydligt visa momssatsen och momsbeloppet samt ditt momsregistreringsnummer.

Spara uppgifterna i minst sju år

Du måste föra korrekta register som spårar utgående moms (vad du debiterar kunder) och ingående moms (vad du betalar på inköp) genom dokumentation som fakturor, kvitton och tullformulär. Skatteverket förväntar sig att du behåller denna dokumentation i minst sju år. Du behöver den om du blir granskad.

Lämna in momsdeklarationer på rätt datum

När du är registrerad måste du lämna in en momsdeklaration för varje redovisningsperiod. Även om du inte har ställt ut någon faktura under en period måste du ändå lämna in en momsdeklaration, men med noll utgående moms.

Din redovisningsfrekvens baseras på din omsättning:

• Årlig redovisning är tillgänglig om din omsättning är mindre än eller lika med 1 miljon kronor. Om ditt företag inte behöver lämna in en inkomstdeklaration eller om det handlar med andra EU-länder är tidsfristen den 26:e i den andra månaden efter utgången av beskattningsåret. Om ditt företag lämnar in inkomstdeklarationer och inte handlar med andra EU-länder är sista inlämningsdag den 12 maj året efter beskattningsårets utgång.

• Kvartalsvis redovisning är möjlig om omsättningen är mindre än eller lika med 40 miljoner kronor. Deadline är vanligtvis den 12:e i den andra månaden efter varje kvartalsslut.

• Månadsredovisning är obligatorisk om omsättningen överstiger 40 miljoner kronor. Sista inlämningsdag är den 26:e i nästkommande månad, med undantag för december - redovisningen för december ska lämnas in den 27 januari.

• Företag som inte har överskridit tröskelvärdet på 40 miljoner kronor kan välja att redovisa momsen månadsvis om de föredrar tätare avstämningar. För dem är deadline vanligtvis den 12:e i den andra månaden efter rapporteringsperioden, med undantag för januari och augusti - då ska deklarationerna lämnas in den 17:e.

Betala och få tillbaka moms

För varje redovisningsperiod ska du betala den moms som du är skyldig (om din utgående moms är högre än ingående moms) eller få tillbaka moms (om den ingående momsen är högre). Du kan betala online via Skatteverkets e-tjänst för moms (finns på svenska och engelska). Du är ansvarig för att betala i tid.

Du måste fortfarande lämna in en nolldeklaration (dvs. när du inte har tagit ut någon moms under perioden) i tid för att undvika påföljder.

Hur fyller du i din momsdeklaration som enskild näringsidkare?

Deklaration Moms som enskild näringsidkare kräver noggrann bokföring och korrekt dokumentation av ditt företags verksamhet. Kategorisera alla inkomster och utgifter när de inträffar, inklusive:

• Den moms du tar ut

• Den moms du betalar

• Vad som är skattepliktigt, vad som är undantaget och vad som omfattas av särskilda regler (t.ex. import, EU-tjänster)

Använd en programvara, ett kalkylblad eller något annat system som kan dela upp artiklar efter momskategori. Den strukturen kommer att matcha de fält som du behöver fylla i på deklarationen.

När du lämnar in din momsdeklaration ska du beräkna fyra totalsummor för varje momsperiod:

• Momspliktig försäljning, exklusive moms

• Utgående moms som debiteras på försäljningen, uppdelad efter momssats (25 %, 12 %, 6 % eller 0 % för momsfria eller undantagna inköp)

• Totalt utgående moms

• Ingående moms som du betalat på avdragsgilla inköp till verksamheten

Om du använder kontantmetoden ska du redovisa försäljning och inköp i din momsdeklaration baserat på betalningsdatumet. Om du tillämpar periodiserad redovisning ska du redovisa dem på fakturadatumet. Om du köpt varor eller tjänster från utlandet och omvänd betalningsskyldighet gäller ska du redovisa dem som om du vore både kund och säljare - redovisa utgående moms och ingående moms i samma deklaration.

Dubbelkolla allt innan du skickar in:

• Stämmer summan av din moms med dina fakturor?

• Har du delat upp din utgående moms efter rätt skattesats?

• Drar du av endast av ingående moms på inköp som är avdragsgilla?

• Har du hanterat alla gränsöverskridande eller speciella inköp korrekt?

När du är säker på att allt är korrekt skickar du in deklarationen. Om du är skyldig moms ska du betala den senast på förfallodagen. Lämna in även om du inte haft någon försäljning eller några kostnader - ange bara "0" där det är tillämpligt. Skatteverket avstår inte från att utfärda påföljder bara för att du inte bedrivit någon verksamhet under en period.

Du kan lämna deklarationen tidigt. Det ger dig mer tid att ordna med betalning om du är skyldig moms.

Vilka momsfält gäller vanligtvis för enskilda firmor?

Sveriges momsdeklaration är uppbyggd som ett långt formulär med bokstavsindelade block och numrerade fält. Varje fält representerar en viss typ av försäljning, inköp eller skattebelopp.

Här är de fält som du sannolikt kommer att interagera med som enskild näringsidkare och hur du fyller i dem:

Block A (Momspliktig försäljning)

Fält 05 (Momspliktig försäljning som inte ingår i andra fält nedan)

Redovisa all svensk momspliktig försäljning (exklusive momsbeloppet) som inte ingår i andra fält nedan. Det spelar ingen roll om du har debiterat 25 %, 12 % eller 6 % moms. Ange bara den totala intäkten före moms.

Block B (Utgående moms på momspliktig försäljning)

Redovisa den faktiska moms som du debiterat på försäljningen i block A, uppdelad per momssats:

• Fält 10: Utgående moms 25 %

• Fält 11: Utgående moms 12 %

• Fält 12: Utgående moms 6 %

Om du bara tar ut standardsatsen använder du bara fält 10. Om du tar ut flera momssatser, separera beloppet i enlighet med detta.

Block C (Inköp med omvänd betalningsskyldighet)

Om du har köpt varor eller tjänster från andra länder eller köpt vissa inhemska tjänster där omvänd betalningsskyldighet gäller (t.ex. byggtjänster) måste du själv redovisa moms som kund:

• Fält 20: Inköp av varor från annat EU-land

• Fält 21: Inköp av tjänster från ett annat EU-land

• Fält 22: Inköp av tjänster från länder utanför EU

• Fält 24: Inköp av varor i Sverige som köparen är betalningsskyldig för

Block D (Utgående moms på inköp med omvänd betalningsskyldighet)

Rapportera den utgående momssatsen som debiterats på inköp med omvänd betalningsskyldighet:

• Fält 30: Utgående moms 25 %

• Fält 31: Utgående moms 12 %

• Fält 32: Utgående moms 6 %

Block E (Momsfri försäljning)

Rapportera all försäljning som var undantagen från moms. Detta är de vanligaste fälten för enskilda näringsidkare:

• Fält 35: Försäljning av varor till ett annat EU-land

• Fält 36: Försäljning av varor utanför EU

• Fält 39: Försäljning av tjänster till ett annat EU-land

Block F (Ingående moms)

Fält 48 (Ingående moms att dra av)

Lägg ihop all avdragsgill moms från dina företagsköp, inklusive:

• Moms som betalats på varor och tjänster du köpt inom Sverige

• Moms som betalats för varor eller tjänster som köpts från EU-länder

Ta bara med inköp som är avdragsgilla. Allt med moms är inte avdragsgillt.

Block G (Moms att betala eller få tillbaka)

Fält 49 (Moms att betala eller få tillbaka)

Detta är summan av beloppen i fälten 10, 11, 12, 30, 31, 32, 60, 61 och 62 minus beloppet i fält 48. Du kan använda bokföringsprogram för att få rätt totalsummor automatiskt, men var försiktig så att du inte dubblerar eller utelämnar transaktioner. Om resultatet är positivt är det vad du är skyldig Skatteverket. Om det är negativt är det den återbetalning du har rätt till.

Vad räknas som avdragsgill ingående moms för en enskild näringsidkare?

När du köper varor eller tjänster till ditt företag och betalar moms på dem, kan du vanligtvis dra av den momsen i din deklaration. Den ingående momsen kompenserar för den moms du tar ut på din försäljning. Men det är inte allt med moms på som är avdragsgillt. Vissa utgifter är fullt avdragsgilla, medan andra inte är det.

Avdragsgilla kostnader

Du kan få tillbaka moms på inköp som

• är direkt relaterade till din momspliktiga affärsverksamhet

• är dokumenterade med giltiga fakturor

• används för ditt företag (inte privat bruk)

Dessa inköp inkluderar ofta:

• Lager, råvaror och förnödenheter

• Företagsutrustning (t.ex. datorer, verktyg, telefoner)

• Programvara, abonnemang och licenser

• Reklam- och marknadsförings- tjänster

• Professionella tjänster (t.ex. revisorer, juridiska kostnader, konsulter)

Dra av ingående moms i samma period som du får fakturan (om du använder periodiserad redovisning) eller när du betalar den (om du använder kontantredovisning). Du behöver inte vänta tills varan används eller levereras.

Ej avdragsgilla kostnader

Enligt svenska momsregler kan du inte dra av ingående moms för personliga utgifter. Om en vara delvis är avsedd för personligt bruk (t.ex. din telefon, internet) måste du uppskatta hur stor del som är en företagskostnad och fördela den proportionellt. Om du inte kan visa en tydlig fördelning av denna uppdelning kan du inte dra av momsen.

Här är några icke avdragsgilla eller delvis avdragsgilla utgifter:

• Personbilar: Du kan inte dra av momsen på inköp av en personbil - inte ens om den används för näringsverksamhet. Endast taxichaufförer, trafiklärare och bilhandlare kan dra av momsen på bilar.

• Representation och kundgåvor: Representationskostnader (t.ex. affärsmiddagar, dyra gåvor) är inte avdragsgilla i momsdeklarationen eller inkomstdeklarationen. Representationsgåvor är delvis avdragsgilla men endast upp till 300 SEK per person (exklusive moms). Utgifter för teaterbiljetter och greenfee vid golfspel är delvis avdragsgilla, upp till 180 kr per person och tillfälle (exklusive moms).

Skatteverket förväntar sig detaljerade underlag för varje avdrag. Spara fakturor som visar leverantörens momsregistreringsnummer, debiterat belopp och vad du har köpt samt kvitton som tydligt anger moms och anteckningar eller noteringar som förklarar hur varje vara används i din verksamhet. Spara beräkningar av andelen för affärsmässig användning för alla inköp med blandad användning. Vid en eventuell revision måste du kunna visa att varje momsavdrag som anges i din deklaration har sin grund i en verklig, spårbar användning i verksamheten.