Die Meldung der Umsatzsteuer (USt.) ist ein Teil der Leitung eines Einzelunternehmens in Schweden, der fehleranfällig sein kann. Einige der größten Fehler entstehen dadurch, dass nicht bekannt ist, was Skatteverket (die schwedische Steuerbehörde) erwartet, oder durch die Annahme, dass ein bestimmtes Feld, ein Abzug oder eine bestimmte Rechnung keine Rolle spielt. Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden dazu, wie die USt.-Erklärung für schwedische Einzelunternehmen funktioniert und wie Sie sie richtig machen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind die USt.-Meldepflichten für Einzelunternehmer/innen in Schweden?
  
• Wie erstellen Sie als Einzelunternehmer/in Ihre USt.-Erklärung?
  
• Welche USt.-Felder gelten in der Regel für Einzelunternehmer/innen?
  
• Was gilt als abzugsfähige Vorsteuer für Einzelunternehmer/innen?
  

Was sind die USt.-Meldepflichten für Einzelunternehmer/innen in Schweden?

Wenn Sie ein/e Einzelunternehmer/in in Schweden sind, ist eine USt.-Registrierung erforderlich, wenn Ihr Jahresumsatz 120.000 Schwedische Kronen (SEK) übersteigt. Einzelhändler/innen mit geringerem Umsatz müssen sich unter bestimmten Umständen ebenfalls registrieren, z. B. wenn sie Dienstleistungen in andere EU-Länder verkaufen oder Waren für mehr als 90.000 SEK in einem Jahr bei ihnen kaufen.

Unter einem Schwellenwert von 120.000 SEK ist die Registrierung in der Regel optional. Sie müssen keine USt. in Rechnung stellen oder USt.-Erklärungen abgeben, können aber auch die für Geschäftsausgaben gezahlte USt. (d. h. die Vorsteuer) nicht abziehen. Viele Kleinunternehmer/innen lassen sich registrieren, auch wenn sie unter dem Schwellenwert liegen, damit sie die Vorsteuer zurückfordern können und um eine etabliertere Präsenz signalisieren.

Sobald Sie für die USt. registriert sind, müssen Sie Folgendes tun:

Den korrekten USt.-Satze auf Ihre Verkäufe berechnen

Die meisten Waren und Dienstleistungen werden mit dem Standard-USt.-Satz von 25 % besteuert. Auf bestimmte Verkäufe, darunter Speisen, Restaurants und Hotelaufenthalte, gilt der ermäßigte Satz von 12 %. Und für Dinge wie Bücher, Zeitungen und Sportaktivitäten gibt es einen Satz von 6 %.

Auf den Rechnungen müssen der USt.-Satz und der USt.-Betrag zusammen mit Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eindeutig angegeben sein.

Aufzeichnungen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren

Sie müssen genaue Aufzeichnungen führen, in denen Sie die Ausgangsumsatzsteuer (der Betrag, den Sie Ihren Kundinnen/Kunden in Rechnung stellen) und die Vorsteuer (der Betrag, den Sie auf Einkäufe zahlen) anhand von Unterlagen wie Rechnungen, Belegen und Zollformularen nachweisen. Skatteverket erwartet, dass Sie diese Unterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren. Sie benötigen sie, wenn Sie geprüft werden.

USt.-Erklärungen nach dem richtigen Zeitplan einreichen

Sobald Sie registriert sind, müssen Sie für jeden Berichtszeitraum eine USt.-Erklärung einreichen. Auch wenn Sie in einem Zeitraum keine Rechnung ausgestellt haben, reichen Sie diese trotzdem ein – nur ohne USt.

Ihre Meldehäufigkeit richtet sich nach Ihrem Umsatz:

• Eine jährliche Meldung kann abgegeben werden, wenn Ihr Umsatz 1 Million SEK oder weniger beträgt. Wenn Ihr Unternehmen keine Einkommenssteuererklärung abgeben muss oder mit anderen EU-Ländern Handel treibt, ist die Frist der 26. des zweiten Monats nach dem Ende des Steuerjahres. Wenn Ihr Unternehmen Einkommensssteuererklärungen abgibt und keinen Handel mit anderen EU-Ländern betreibt, ist die Frist der 12. Mai des Jahres, das auf das Steuerjahr folgt.

• Die vierteljährliche Berichterstattung ist möglich, wenn der Umsatz kleiner oder gleich 40 Mio. SEK ist. Die Frist ist in der Regel der 12. des zweiten Monats nach jedem Quartalsende.

• Die monatliche Berichterstattung ist verpflichtend, wenn der Umsatz 40 Mio. SEK übersteigt. Die Frist ist der 26. des Folgemonats, mit Ausnahme von Dezember – Erklärungen für Dezember sind am 27. Januar fällig.

• Unternehmen, die den Schwellenwert von 40 Mio. SEK nicht überschritten haben, können sich für die monatliche Anmeldung entscheiden, wenn sie einen häufigeren Abgleich bevorzugen. Für sie ist die Frist in der Regel der 12. des zweiten Monats nach dem Berichtszeitraum, mit Ausnahme von Januar und August – diese Erklärungen sind am 17. fällig.

USt. zahlen oder eine Erstattung verlangen

Für jeden Berichtszeitraum müssen Sie die von Ihnen geschuldete USt. zahlen (wenn Ihre Ausgangs-USt. höher ist als die Vorsteuer) oder Sie erhalten eine Erstattung (wenn die Vorsteuer höher ist). Sie können online über den USt.-E-Service von Skatteverket bezahlen. Sie sind für die pünktliche Zahlung verantwortlich.

Sie müssen dennoch rechtzeitig eine Nullerklärung abgeben (d. h. wenn Sie während des Zeitraums keine USt. erhoben haben), um Strafen zu vermeiden.

Wie erstellen Sie als Einzelunternehmer/in Ihre USt.-Erklärung?

Die Einreichung der USt.-Erklärung als Einzelunternehmer/in erfordert eine sorgfältige Buchführung und genaue Dokumentation der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens. Verfolgen Sie alle laufenden Einnahmen und Ausgaben, darunter:

• Die USt., die Sie berechnen

• Die USt., die Sie zahlen

• Was steuerpflichtig ist, was steuerbefreit ist und was unter Sonderregelungen fällt (z. B. Importe, EU-Dienstleistungen)

Verwenden Sie Software, eine Tabelle oder ein System, das Dinge nach USt. aufschlüsseln kann. Diese Struktur entspricht den Feldern, die Sie in der Erklärung ausfüllen müssen.

Wenn Sie Ihre USt.-Erklärung einreichen, berechnen Sie vier Summen pro USt.-Zeitraum:

• Steuerpflichtige Verkäufe, ohne USt.

• Auf Verkäufe erhobene Ausgangs-USt., aufgeteilt nach USt.-Satz (25 %, 12 %, 6 % oder 0 % für Käufe zum Nullsatz oder steuerbefreite Käufe)

• Kombinierte Ausgangs-USt.

• Auf abzugsfähige Geschäftskäufe gezahlte Vorsteuer

Wenn Sie die Methode der Kassenbuchhaltung anwenden, melden Sie Verkäufe und Käufe in Ihrer USt.-Erklärung basierend auf dem Zahlungsdatum. Wenn Sie die Methode der Periodenrechnung verwenden, melden Sie sie basierend auf dem Rechnungsdatum. Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen außerhalb von Schweden gekauft haben, die als Reverse-Charge-Transaktionen gelten, erklären Sie sie so, als wären Sie Kunde/Kundin und Verkäufer/in. Geben Sie die Ausgangsumsatzsteuer und die Vorsteuer in der gleichen Erklärung an.

Prüfen Sie vor der Einreichung der Erklärung alles zweimal:

• Stimmen Ihre USt.-Beträge mit Ihren Rechnungen überein?

• Haben Sie Ihre Ausgangs-USt. nach dem korrekten Satz aufgeschlüsselt?

• Beanspruchen Sie die Vorsteuer nur auf dafür berechtigte Käufe?

• Haben Sie alle grenzüberschreitenden oder Sonderkäufe korrekt abgewickelt?

Sobald Sie sicher sind, dass alles korrekt ist, reichen Sie die Erklärung ein. Wenn Sie USt. schulden, zahlen Sie sie bis zum Fälligkeitsdatum. Reichen Sie die Erklärung ein, auch wenn Sie keine Verkäufe oder Ausgaben hatten – geben Sie gegebenenfalls einfach „0“ ein. Skatteverket verzichtet nicht auf Strafen, nur weil Ihr Unternehmen während eines Zeitraums keine Einnahmen oder Ausgaben hatte.

Sie können Ihre Steuererklärung frühzeitig einreichen. So haben Sie mehr Zeit, die Zahlung zu veranlassen, wenn Sie USt. schulden.

Welche USt.-Felder gelten in der Regel für Einzelunternehmer/innen?

Bei der schwedischen USt.-Erklärung handelt es sich um ein langes Formular, dessen Abschnitte mit Buchstaben und Felder mit Nummern versehen sind. Jedes Feld stellt eine bestimmte Art von Verkauf, Kauf oder Steuerbetrag dar.

Hier sind die Felder, die Sie wahrscheinlich als Einzelhändler/in nutzen werden, und Informationen dazu, wie Sie sie ausfüllen:

Abschnitt A (Umsatzsteuerpflichtige Verkäufe)

Feld 05 (Steuerpflichtige Verkäufe, die in den anderen Feldern unten nicht enthalten sind)

Melden Sie alle Verkäufe, die der schwedischen USt. unterliegen (ohne den USt.-Betrag), die nicht in den folgenden Feldern enthalten sind. Es spielt keine Rolle, ob Sie 25 %, 12 % oder 6 % USt. berechnet haben. Geben Sie einfach den gesamten Umsatz vor USt. ein.

Abschnitt B (Ausgangsumsatzsteuer auf umsatzsteuerpflichtige Verkäufe)

Melden Sie in Abschnitt A die tatsächliche USt., die Sie auf die Verkäufe erhoben haben, aufgeschlüsselt nach Steuersatz:

• Feld 10: Ausgangs-USt. bei 25 %

• Feld 11: Ausgangs-USt. bei 12 %

• Feld 12: Ausgangs-USt. bei 6 %

Wenn Sie nur den Standardsatz berechnen, verwenden Sie nur Feld 10. Wenn Sie mehrere Steuersätze haben, teilen Sie den Betrag entsprechend auf.

Abschnitt C (Käufe mit Umkehrung der Steuerschuld)

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen im Ausland oder bestimmte inländische Dienstleistungen mit Reverse-Charge-Regelungen gekauft haben (z. B. Baugewerbe), müssen Sie die USt. als Kunde/Kundin selbst abrechnen:

• Feld 20: In anderen EU-Ländern gekaufte Waren

• Feld 21: In anderen EU-Ländern erworbene Dienstleistungen

• Feld 22: Außerhalb der EU gekaufte Dienstleistungen

• Feld 24: In Schweden erworbene Dienstleistungen, bei denen die Umkehrung der Steuerschuld gilt

Abschnitt D (Ausgangsumsatzsteuer auf Käufe mit Umkehrung der Steuerschuld)

Angabe des Ausgangsumsatzsteuersatzes für Käufe mit Umkehrung der Steuerschuld:

• Feld 30: Ausgangs-USt. bei 25 %

• Feld 31: Ausgangs-USt. bei 12 %

• Feld 32: Ausgangs-USt. bei 6 %

Abschnitt E (USt.-befreite Verkäufe)

Melden Sie alle Verkäufe, die von der USt. befreit waren. Dies sind die gängigen Felder für Einzelunternehmer/innen:

• Feld 35: An EU-Unternehmen verkaufte Waren

• Feld 36: In Länder außerhalb der EU exportierte Waren

• Feld 39: An EU-Unternehmen verkaufte Dienstleistungen

Abschnitt F (Vorsteuer)

Feld 48 (Abzugsfähige Vorsteuer)

Addieren Sie sämtliche abzugsfähige USt. auf die Einkäufe Ihres Unternehmens, einschließlich:

• USt, die für Ausgaben im Inland gezahlt wurde

• USt. für Waren oder Dienstleistungen, die in EU-Ländern gekauft wurden

Fügen Sie nur Käufe hinzu, die abzugsfähig sind. Nicht alles, auf das USt. berechnet wird, ist qualifiziert.

Abschnitt G (zu zahlende oder zu erstattende USt.)

Feld 49 (zu zahlende oder zu erstattende USt.)

Dies ist die Summe der Beträge in den Feldern 10, 11, 12, 30, 31, 32, 60, 61 und 62 abzüglich des Betrags in Feld 48. Sie können Buchhaltungssoftware verwenden, um automatisch die korrekten Summen zu erhalten. Achten Sie jedoch darauf, keine Transaktion doppelt zu erfassen oder auszulassen. Wenn das Ergebnis positiv ist, ist dies der Betrag, den Sie Skatteverket schulden. Wenn er negativ ist, ist dies der Betrag, der Ihnen erstattet wird.

Was gilt als abzugsfähige Vorsteuer für Einzelunternehmer/innen?

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen kaufen und darauf USt. zahlen, können Sie diese USt. in der Regel in Ihrer Steuererklärung abziehen. Durch die Vorsteuer wird die USt. ausgeglichen, die Sie auf Verkäufe zahlen. Aber nicht alles, worauf USt. erhoben wird, ist abzugsfähig. Einige Ausgaben sind vollständig qualifiziert, andere hingegen nicht.

Absetzbare Ausgaben

Sie können USt. auf folgende Käufe zurückfordern:

• Direkter Bezug zu Ihren USt.-pflichtigen Geschäftsaktivitäten

• Dokumentiert mit gültigen Rechnungen

• Wird für Ihr Unternehmen verwendet (nicht für den privaten Gebrauch)

Diese Käufe umfassen häufig Folgendes:

• Lagerbestand, Rohstoffe und Verbrauchsmaterialien

• Geräte für Unternehmen (z. B. Computer, Tools, Telefone)

• Software, Abonnements und Lizenzen

• Werbung und Marketing-Dienstleistungen

• Fachdienstleistungen (z. B. Rechnungsprüfung, Anwaltskosten, Beratung)

Ziehen Sie die Vorsteuer in demselben Zeitraum ab, in dem Sie die Rechnung erhalten (bei Periodenrechnung) oder in dem Sie sie bezahlen (bei Kassenbuchhaltung). Sie müssen nicht warten, bis der Artikel genutzt wird oder geliefert wurde.

Nicht abzugsfähige Ausgaben

Nach den schwedischen USt.-Bestimmungen können Sie für persönliche Ausgaben keine Vorsteuer abziehen. Wenn ein Posten teilweise für den persönlichen Gebrauch bestimmt ist (z. B. Ihr Telefon, Internet), müssen Sie schätzen, welcher Anteil eine Geschäftsausgabe ist, und ihn anteilmäßig verrechnen. Wenn Sie keine klare Aufschlüsselung dieser Aufteilung nachweisen können, können Sie die USt. nicht abziehen.

Hier sind einige nicht abzugsfähige oder teilweise abzugsfähige Ausgaben:

• Pkw: Sie können die USt. auf den Kauf eines Pkws nicht abziehen, auch wenn er für geschäftliche Aktivitäten genutzt wird. Nur Taxifahrer/innen, Fahrlehrer/innen und Autohändler/innen können die USt. auf Autos abziehen.

• Bewirtung und Kundengeschenke: Aufwendungen für Bewirtung und Unterhaltung (z. B. Geschäftsessen, teure Geschenke) können weder in der USt.-Erklärung noch in der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden. Geschäftsgeschenke sind teilweise absetzbar, aber nur bis zu einem Betrag von 300 SEK pro Person (excluding VAT). Ausgaben wie Theaterkarten und Golfplatzgebühren sind teilweise absetzbar, bis zu 180 SEK pro Person und Anlass (ohne USt.).

Skatteverket erwartet für jeden Vorsteuerabzug einen detaillierten Nachweis. Bewahren Sie Rechnungen auf, aus denen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Lieferanten, der berechnete Betrag und die gekauften Waren hervorgehen, sowie Quittungen, auf denen die USt. klar ausgewiesen ist, und Notizen oder Anmerkungen, die erklären, wie die einzelnen Artikel in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Bewahren Sie die Berechnungen des Anteils der geschäftlichen Nutzung für alle gemischt genutzten Käufe auf. Im Falle einer Prüfung müssen Sie nachweisen, dass jeder in Ihrer Steuererklärung aufgeführte Vorsteuerabzug auf eine tatsächliche, nachvollziehbare geschäftliche Verwendung zurückzuführen ist.