La rendicontazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) rientra nelle attività di gestione di una ditta individuale in Svezia e può essere soggetta a errori. Alcuni dei più grandi errori derivano dalla mancata conoscenza dei requisiti di Skatteverket (l'Agenzia delle entrate svedese) o dall'assumere che una determinata casella, detrazione o fattura non abbia importanza. Di seguito troverai una guida su come funziona la rendicontazione IVA per i titolari di ditte individuali svedesi e come procedere correttamente.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono gli obblighi di rendicontazione IVA per i titolari di ditte individuali in Svezia?
  
• Come si prepara la dichiarazione IVA come titolare di una ditta individuale?
  
• Quali caselle IVA si applicano tipicamente ai titolari di ditte individuali?
  
• Cosa si può considerare come IVA a credito detraibile per una ditta individuale?
  

Quali sono gli obblighi di rendicontazione IVA per i titolari di ditte individuali in Svezia?

Se gestisci una ditta individuale in Svezia, occorre procedere alla registrazione ai fini IVA se il tuo fatturato annuo supera le 120.000 corone svedesi (SEK). Anche i liberi professionisti con fatturati inferiori devono registrarsi in determinate circostanze, incluso quando vendono servizi ad altri Paesi dell'UE o acquistano beni da essi per più di 90.000 SEK in un anno.

La registrazione è solitamente facoltativa al di sotto della soglia di 120.000 SEK. Non dovrai addebitare IVA o presentare dichiarazioni IVA, ma non potrai nemmeno detrarre l'IVA che paghi per le spese aziendali (cioè, l'IVA a credito). Molti piccoli imprenditori si registrano anche quando non raggiungono la soglia per poter recuperare l'IVA a credito e segnalare una presenza più consolidata.

Una volta effettuata la registrazione per l'IVA, ecco cosa dovrai fare:

Addebita l'aliquota IVA corretta sulle tue vendite

La maggior parte dei beni e servizi è tassata all'aliquota IVA standard del 25%. Esiste un'aliquota ridotta del 12% su alcune vendite, tra cui cibo, pasti al ristorante e soggiorni in hotel, oltre a un'aliquota del 6% per articoli come libri, giornali e le attività sportive.

Le fatture devono mostrare chiaramente l'aliquota IVA e l'importo insieme al tuo numero di registrazione IVA.

Conserva la documentazione per almeno sette anni

Devi mantenere registri accurati per tracciare l'IVA a debito (l'importo che addebiti ai clienti) e l'IVA a credito (l'importo che paghi sugli acquisti) attraverso documentazione come fatture, ricevute e moduli doganali. Skatteverket si aspetta che tu conservi questa documentazione per almeno sette anni. Ne avrai bisogno in caso di audit.

Rispetta le tempistiche di dichiarazione IVA

Una volta effettuata la registrazione, devi presentare una dichiarazione IVA per ogni periodo di rendicontazione. Anche se non hai emesso fatture in un determinato periodo, devi comunque presentare la dichiarazione, semplicemente con IVA a debito pari a zero.

La frequenza di rendicontazione si basa sul tuo fatturato:

• La rendicontazione può essere annuale se il tuo fatturato è inferiore o uguale a 1 milione di SEK. Se la tua attività non deve presentare la dichiarazione dei redditi o se commercia con altri Paesi dell'UE, la scadenza è il 26 del secondo mese dopo la fine dell'anno fiscale. Se la tua attività presenta le dichiarazioni dei redditi e non commercia con altri Paesi dell'UE, la scadenza è il 12 maggio dell'anno successivo all'anno fiscale.

• La rendicontazione può essere trimestrale se il fatturato è inferiore o uguale a 40 milioni di SEK. In genere la scadenza è il 12 del secondo mese dopo la fine di ogni trimestre.

• La rendicontazione mensile è obbligatoria se il fatturato supera i 40 milioni di SEK. La scadenza è il 26 del mese successivo, tranne per dicembre (le dichiarazioni di dicembre sono da presentare il 27 gennaio).

• Le attività che non superano la soglia di 40 milioni di SEK possono optare per la rendicontazione mensile se preferiscono una riconciliazione più frequente. Per loro, la scadenza è solitamente il 12 del secondo mese dopo il periodo di rendicontazione, tranne per gennaio e agosto, in cui le dichiarazioni devono essere presentate il 17.

Paga l'IVA o richiedi un rimborso

Per ogni periodo di rendicontazione, dovrai pagare l'IVA che devi (se la tua IVA a debito è maggiore dell'IVA a credito) o ottenere un rimborso (se l'IVA a credito è maggiore). Puoi pagare online attraverso il servizio elettronico per l'IVA di Skatteverket (disponibile in inglese e svedese). I pagamenti devono essere puntuali.

Devi comunque presentare una dichiarazione nulla (cioè, quando non hai riscosso alcuna IVA durante il periodo) in tempo per evitare sanzioni.

Come si prepara la dichiarazione IVA come titolare di una ditta individuale?

Per dichiarare l'IVA come titolare di una ditta individuale è necessario tenere registri accurati e una documentazione precisa della propria attività commerciale. Tieni traccia di tutti gli utili e delle spese man mano che si verificano, tra cui:

• L'IVA che addebiti

• L'IVA che paghi

• Cosa è tassabile, cosa è esente e cosa rientra in regole speciali (ad es., importazioni, servizi dell'UE)

Utilizza un software, un foglio di calcolo o qualsiasi sistema che possa suddividere le voci per categoria IVA. Tale struttura corrisponderà ai campi che devi compilare nella dichiarazione.

Quando presenti la tua dichiarazione IVA, calcola quattro totali per ogni periodo IVA:

• Vendite tassabili, IVA esclusa

• IVA a debito sulle vendite, separata per aliquota IVA (25%, 12%, 6% o 0% per acquisti esenti o ad aliquota zero)

• IVA a debito combinata

• IVA a credito pagata su acquisti aziendali detraibili

Se utilizzi il metodo della contabilità per cassa, riporta vendite e acquisti nella tua dichiarazione IVA in base alla data di pagamento. Se utilizzi la contabilità per competenza, riportali in base alla data della fattura. Se hai acquistato beni o servizi al di fuori della Svezia che contano come transazioni di inversione contabile, dichiarali come se fossi il cliente e il venditore, inserendo l'IVA a debito e l'IVA a credito nella stessa dichiarazione.

Prima dell'invio, fai un ulteriore controllo:

• I tuoi totali IVA corrispondono alle tue fatture?

• Hai suddiviso l'IVA a debito in base all'aliquota corretta?

• Stai richiedendo l'IVA a credito solo sugli acquisti idonei?

• Hai gestito correttamente tutti gli acquisti transfrontalieri o i casi speciali?

Una volta verificata la correttezza di tutti i dati, invia la dichiarazione. Se devi dell'IVA, pagala entro la scadenza. La dichiarazione va fatta anche se non hai avuto vendite o spese, inserisci semplicemente "0" dove applicabile. Skatteverket non annulla le sanzioni solo perché la tua attività non ha registrato operazioni durante un determinato periodo.

Puoi presentare la dichiarazione in anticipo, in modo da avere più tempo per organizzare il pagamento dell'IVA, qualora dovessi farlo.

Quali caselle IVA si applicano tipicamente ai titolari di ditte individuali?

La dichiarazione IVA della Svezia è organizzata in un modulo lungo con sezioni contrassegnate da lettere e caselle numerate. Ogni campo rappresenta un tipo specifico di vendita, acquisto o importo fiscale.

Ecco le caselle che probabilmente ti interesseranno in qualità di titolare di una ditta individuale e come compilarle:

Sezione A (Vendite soggette a IVA)

Casella 05 (Vendite tassabili non incluse in altre caselle che seguono)

Riporta tutte le vendite soggette a IVA svedese (escludendo l'importo IVA) che non sono incluse in altre caselle che seguono. Non importa se hai addebitato il 25%, il 12% o il 6% di IVA. Inserisci semplicemente il totale dei ricavi al netto dell'IVA.

Sezione B (IVA a debito sulle vendite soggette a IVA)

Riporta l'IVA effettivamente addebitata sulle vendite nella Sezione A, suddivisa per aliquota:

• Casella 10: IVA a debito al 25%

• Casella 11: IVA a debito al 12%

• Casella 12: IVA a debito al 6%

Se addebiti solo l'aliquota standard, ti servirà solo la casella 10. Se usi più aliquote, separa l'importo di conseguenza.

Sezione C (Acquisti con inversione contabile)

Se hai acquistato beni o servizi da altri Paesi o hai acquistato determinati servizi nazionali secondo le regole dell'inversione contabile (ad es., settore dell'edilizia), devi auto-registrare l'IVA come cliente:

• Casella 20: beni acquistati da altri Paesi dell'UE

• Casella 21: servizi acquistati da altri Paesi dell'UE

• Casella 22: servizi acquistati da Paesi al di fuori dell'UE

• Casella 24: servizi acquistati in Svezia dove si applica il meccanismo di inversione contabile

Sezione D (IVA a debito sugli acquisti con inversione contabile)

Riporta l'aliquota dell'IVA a debito sugli acquisti con inversione contabile:

• Casella 30: IVA a debito al 25%

• Casella 31: IVA a debito al 12%

• Casella 32: IVA a debito al 6%

Sezione E (Vendite esenti da IVA)

Riporta eventuali vendite esenti da IVA. Queste sono le caselle comunemente usate dai titolari di ditte individuali:

• Casella 35: merci vendute ad attività dell'UE

• Casella 36: merci esportate al di fuori dell'UE

• Casella 39: servizi venduti ad attività dell'UE

Sezione F (IVA a credito)

Casella 48 (IVA a credito da detrarre)

Somma tutta l'IVA detraibile dai tuoi acquisti aziendali, tra cui:

• IVA pagata per spese nazionali

• IVA pagata per beni o servizi acquistati da Paesi dell'UE

Includi solo gli acquisti detraibili. Non tutto ciò a cui viene applicata l'IVA è idoneo.

Sezione G (IVA da pagare o rimborsare)

Casella 49 (IVA da versare o recuperare)

Questo è il totale degli importi indicati nelle caselle 10, 11, 12, 30, 31, 32, 60, 61 e 62 meno l'importo della casella 48. Puoi utilizzare software di contabilità per ottenere automaticamente i totali corretti, ma fai attenzione a non omettere o duplicare le transazioni. Un risultato positivo indica ciò che devi a Skatteverket mentre un risultato negativo indica il rimborso che ti spetta.

Cosa si può considerare come IVA a credito detraibile per una ditta individuale?

Quando acquisti beni o servizi per la tua attività e paghi l'IVA su di essi, di solito puoi detrarre quell'IVA nella tua dichiarazione. L'IVA a credito compensa l'IVA che addebiti sulle vendite. Ma non tutto ciò su cui si applica l'IVA è detraibile. Alcune spese sono completamente idonee, mentre altre non lo sono.

Spese detraibili

Puoi recuperare l'IVA sugli acquisti che sono:

• Direttamente correlati alle tue attività aziendali soggette a IVA

• Documentati con fatture valide

• Utilizzati per la tua attività (non a uso privato)

Questi acquisti spesso includono:

• Inventario, materie prime e forniture

• Attrezzature aziendali (ad es., computer, strumenti, telefoni)

• Software, abbonamenti e licenze

• Servizi pubblicitari e di marketing

• Servizi professionali (ad es., contabili, spese legali, consulenti)

Detrai l'IVA a credito nello stesso periodo in cui ricevi la fattura (se utilizzi la contabilità per competenza) o quando la paghi (se utilizzi la contabilità per cassa). Non è necessario attendere fino a quando l'oggetto viene utilizzato o consegnato.

Spese non detraibili

Secondo le normative IVA svedesi, non è possibile detrarre l'IVA a credito per le spese personali. Se un elemento è parzialmente a uso personale (ad es., il tuo telefono, Internet), devi stimare quale parte è una spesa aziendale e ripartirla. Se non puoi indicare chiaramente questa suddivisione, l'IVA non può essere detratta.

Ecco alcune spese non detraibili o parzialmente detraibili:

• Autovetture: non puoi detrarre l'IVA sull'acquisto di un'autovettura, anche se la usi per attività aziendali. Solo i tassisti, gli istruttori di guida e i concessionari di auto possono detrarre l'IVA sulle auto.

• Intrattenimento e regali ai clienti: le spese aziendali per attività di intrattenimento (ad es., cene aziendali, regali costosi) non sono detraibili nelle dichiarazioni IVA o nelle dichiarazioni dei redditi. I regali aziendali sono parzialmente detraibili ma solo fino a 300 SEK per persona (IVA esclusa). Spese come biglietti per il teatro e per l'ingresso a golf club sono parzialmente detraibili, fino a 180 SEK a persona per occasione (IVA esclusa).

Skatteverket si aspetta prove dettagliate per ogni detrazione. Conserva le fatture con l'indicazione del numero di partita IVA del fornitore, dell'importo addebitato e di cosa hai acquistato, così come le ricevute che elencano chiaramente l'IVA e note o annotazioni che spiegano come ogni articolo viene utilizzato nella tua attività. Conserva i calcoli della quota di utilizzo aziendale per eventuali acquisti a uso misto. In caso di audit, devi dimostrare che ogni detrazione IVA elencata nella tua dichiarazione è basata su un reale utilizzo aziendale tracciabile.