La declaración del impuesto al valor agregado (IVA) es una parte de la gestión de una empresa unipersonal en Suecia que puede ser propensa a errores. Algunos de los mayores errores son el resultado de no saber lo que Skatteverket (la Agencia Tributaria sueca) espera o asumir que una determinada casilla, deducción o factura no es importante. A continuación, encontrarás una guía sobre cómo funciona la declaración del IVA para los propietarios únicos suecos y cómo hacerlo bien.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son las obligaciones de declaración del IVA para los propietarios individuales en Suecia?
  
• ¿Cómo preparas tu declaración de IVA como propietario único?
  
• ¿Qué casillas de IVA se aplican normalmente a los propietarios únicos?
  
• ¿Qué se considera IVA soportado deducible para un propietario único?
  

¿Cuáles son las obligaciones de declaración del IVA para los propietarios individuales en Suecia?

Si tienes una empresa unipersonal en Suecia, se requiere el registro en el IVA cuando tu volumen de ventas anual supere las 120,000 coronas suecas](https://www.skatteverket.se/servicelankar/otherlanguages/inenglishengelska/businessesandemployers/startingandrunningaswedishbusiness/registeringabusiness/registeryourbusinessforvat.4.6e1dd38d196873bc1e1376.html). Los empresarios individuales con un volumen de ventas más bajo también deben registrarse en determinadas circunstancias, por ejemplo, si venden servicios a otros países de la UE o les compran productos por más de 90,000 coronas suecas en un año.

El registro suele ser opcional por debajo del umbral de 120,000 coronas suecas. No tendrás que cobrar IVA ni presentar declaraciones de IVA, pero tampoco podrás deducir el IVA que pagas por gastos de la empresa (es decir, el IVA soportado). Muchos propietarios de pequeñas empresas se registran incluso cuando están por debajo del umbral para poder reclamar el IVA soportado y mostrar una presencia más establecida.

Una vez que te hayas registrado para el IVA, esto es lo que debes hacer:

Cobra la tasa de IVA correcta en tus ventas

La mayoría de los bienes y servicios se gravan a la tasa de IVA estándar del 25 %. Hay una tasa reducida del 12 % en ciertas ventas, incluidos alimentos, comidas en restaurantes y estadías en hoteles. Y hay una tasa del 6 % para artículos como libros, periódicos y actividades deportivas.

Las facturas deben mostrar claramente la tasa y el monto del IVA junto con tu número de registro del IVA.

Conserva los registros durante al menos siete años

Debes mantener registros precisos que realicen un seguimiento del IVA repercutido (lo que cobras a los clientes) y el IVA soportado (lo que pagas en las compras) a través de documentación como facturas, recibos y formularios de aduanas. Skatteverket espera que conserves esta documentación durante al menos siete años. La necesitarás si te realizan una auditoría en tu empresa.

Presenta las declaraciones del IVA según el cronograma correspondiente

Una vez que estés registrado, debes presentar una declaración de IVA para cada período de informe. Incluso si no emitiste una factura en un período, aún debes realizar la declaración, solo que con IVA repercutido de cero.

La frecuencia de la presentación de informes se basa en tu volumen de ventas:

• Los informes anuales están disponibles si tu volumen de ventas es menor o igual a 1 millón de coronas suecas. Si tu empresa no necesita presentar una declaración del impuesto a los ingresos o si comercia con otros países de la UE, la fecha límite es el día 26 del segundo mes después de que finalice el año fiscal. Si tu empresa presenta declaraciones del impuesto a los ingresos y no comercia con otros países de la UE, la fecha límite es el 12 de mayo del año siguiente al año fiscal.

• Los informes trimestrales están disponibles si el volumen de ventas es inferior o igual a 40 millones de coronas suecas. La fecha límite suele ser el día 12 del segundo mes después de que finalice cada trimestre.

• La presentación de informes mensuales es obligatoria si el volumen de ventas supera los 40 millones de coronas suecas. La fecha límite es el 26 del mes siguiente, excepto en diciembre, ya que las declaraciones de diciembre vencen el 27 de enero.

• Las empresas que no hayan superado el umbral de 40 millones de coronas suecas pueden optar por informes mensuales si prefieren una conciliación más frecuente. Para ellos, la fecha límite suele ser el día 12 del segundo mes después del período de referencia, a excepción de enero y agosto, que vencen el día 17.

Paga el IVA o reclama un reembolso

Por cada período del informe, pagarás el IVA que adeudes (si tu IVA repercutido es mayor que el IVA soportado) o recibirás un reembolso (si el IVA soportado es mayor). Puedes pagar en línea a través del servicio electrónico de IVA de Skatteverket (disponible en inglés y sueco). Eres responsable de pagar a tiempo.

De todos modos, debes presentar una declaración de cero (es decir, cuando no has cobrado IVA durante el período) a tiempo para evitar sanciones.

¿Cómo preparas tu declaración de IVA como propietario único?

La presentación de IVA como propietario único requiere un mantenimiento cuidadoso de registros y una documentación precisa de tu actividad empresarial. Realiza un seguimiento de todos los ingresos y gastos a medida que ocurren, incluidos:

• El IVA que cobras

• El IVA que pagas

• Lo que está sujeto a impuestos, lo que está exento y lo que está sujeto a reglas especiales (por ejemplo, importaciones, servicios de la UE)

Usa un software, una hoja de cálculo o cualquier sistema que pueda desglosar las cosas por categoría de IVA. Esa estructura coincidirá con los campos que debes completar en la declaración.

Cuando presentes tu declaración de IVA, calcula cuatro totales para cada período de IVA:

• Ventas sujetas a impuestos, excluido el IVA

• IVA repercutido sobre las ventas, separado por la tasa del IVA (25 %, 12 %, 6 % o 0 % para compras con tasa cero o exentas)

• IVA repercutido combinado

• IVA soportado pagado en compras de empresas deducibles

Si utilizas el método de contabilidad de caja, informa las ventas y compras en tu declaración de IVA según la fecha de pago. Si utilizas la contabilidad de ejercicio, infórmalas según la fecha de la factura. Si has comprado bienes o servicios fuera de Suecia que cuentan como operaciones de inversión del sujeto pasivo, decláralos como si fueras el cliente y el vendedor: pon el IVA repercutido y el IVA soportado en la misma declaración.

Antes de enviarla, verifica todo dos veces:

• ¿Tus totales de IVA coinciden con tus facturas?

• ¿Desglosaste el IVA repercutido con la tasa correcta?

• ¿Estás reclamando el IVA soportado solo en compras que califican?

• ¿Manejaste correctamente todas las compras transfronterizas o de casos especiales?

Una vez que estés seguro de que todo está correcto, envía la declaración. Si adeudas IVA, págalo antes de la fecha de vencimiento. Realiza tu presentación incluso si no tuviste ventas ni gastos; simplemente ingresa "0" donde corresponda. Skatteverket no renuncia a las multas solo porque tu empresa estuvo tranquila durante un período.

Puedes presentar la solicitud con anticipación. Esto te da más tiempo para organizar el pago si adeudas IVA.

¿Qué casillas de IVA se aplican normalmente a los propietarios únicos?

La declaración de IVA de Suecia está organizada en un formulario extenso con secciones con letras y casillas numeradas. Cada campo representa un tipo específico de venta, compra o importe de impuesto.

A continuación te presentamos las casillas con las que probablemente interactuarás como comerciante individual y cómo completarlas:

Sección A (Ventas sujetas al IVA)

Casilla 05 (Ventas imponibles no incluidas en otras casillas a continuación)

Declara todas las ventas sujetas al IVA sueco (excluido el importe del IVA) que no estén incluidas en las casillas que aparecen a continuación. No importa si cobraste un 25 %, 12 % o 6 % de IVA. Sólo tienes que introducir el total de ingresos antes del IVA.

Sección B (IVA repercutido sobre las ventas sujetas al IVA)

Informa el IVA real que has cobrado por las ventas en la Sección A, desglosado por tasa:

• Casilla 10: IVA repercutido al 25 %

• Casilla 11: IVA repercutido al 12 %

• Casilla 12: IVA repercutido al 6 %

Si solo cobras la tarifa estándar, solo usarás la casilla 10. Si cobras a diferentes tasas, separa el importe en consecuencia.

Sección C (Compras con inversión del sujeto pasivo)

Si compraste bienes o servicios de otros países o adquiriste ciertos servicios nacionales con reglas de inversión del sujeto pasivo (por ejemplo, construcción), debes justificar el IVA como cliente:

• Box 20: Bienes comprados en otros países de la UE

• Box 21: Servicios adquiridos en otros países de la UE

• Box 22: Servicios adquiridos desde fuera de la UE

• Box 24: Servicios adquiridos en Suecia donde se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo

Sección D (IVA repercutido en compras por inversión del sujeto pasivo)

Informa la tasa de IVA repercutido en las compras de inversión del sujeto pasivo:

• Casilla 30: IVA repercutido al 25 %

• Casilla 31: IVA repercutido al 12 %

• Casilla 32: IVA repercutido al 6 %

Sección E (Ventas exentas de IVA)

Declara las ventas que estaban exentas de IVA. Estas son las casillas comunes para los propietarios únicos:

• Casilla 35: Bienes vendidos a empresas de la UE

• Casilla 36: Bienes exportados fuera de la UE

• Casilla 39: Servicios vendidos a empresas de la UE

Sección F (IVA soportado)

Casilla 48 (IVA soportado a deducir)

Suma todo el IVA deducible de las compras de tu empresa, incluyendo:

• IVA pagado por gastos domésticos

• IVA pagado por bienes o servicios adquiridos en países de la UE

Incluye solo las compras que son deducibles. No todo lo que contenga IVA califica.

Sección G (IVA a pagar o reembolsar)

Casilla 49 (IVA para pagar o devolver)

Es el total de los importes de las casillas 10, 11, 12, 30, 31, 32, 60, 61 y 62 menos el importe de la casilla 48. Puede usar software de contabilidad para obtener los totales correctos automáticamente, pero ten cuidado de no duplicar u omitir transacciones. Si el resultado es positivo, eso es lo que le debes a Skatteverket. Si es negativo, es el reembolso que se te debe.

¿Qué cuenta como IVA deducible para un propietario único?

Cuando compras bienes o servicios para tu empresa y pagas un IVA por ellos, normalmente puedes deducir ese IVA en tu declaración. El IVA soportado compensa el IVA que cobras en las ventas. Pero no todo lo que tiene IVA es deducible. Algunos gastos califican por completo, mientras que otros no califican.

Gastos deducibles

Puedes reclamar el IVA en las compras que:

• están directamente relacionadas con tus actividades empresariales sujetas al IVA

• están documentadas con facturas válidas

• se usan para tu empresa (no para uso privado)

Estas compras a menudo incluyen:

• Inventario, materias primas e insumos

• Equipo comercial (por ejemplo, computadoras, herramientas, teléfonos)

• Software, suscripciones y licencias

• Servicios de publicidad y marketing

• Servicios profesionales (por ejemplo, contadores, honorarios legales, consultores)

Deduce el IVA soportado en el mismo periodo en el que recibes la factura (si utilizas la contabilidad de ejercicio) o al momento de pagarla (si utilizas la contabilidad de caja). No es necesario que esperes hasta que el ítem se use o se entregue.

Gastos no deducibles

De acuerdo con la normativa sueca sobre el IVA, no se puede deducir el IVA soportado para gastos personales. Si un ítem es parcialmente para uso personal (por ejemplo, tu teléfono, Internet), debes calcular qué parte es un gasto de la empresa y prorratearlo. Si no puedes mostrar un desglose claro de esta división, no puedes deducir el IVA.

Estos son algunos gastos no deducibles o parcialmente deducibles:

• Automóviles para pasajeros: No puedes deducir IVA en la compra de un automóvil de pasajeros, incluso si se usa para actividades de la empresa. Solo los taxistas, los instructores de manejo y los concesionarios de automóviles pueden deducir el IVA de los automóviles.

• Entretenimiento y regalos de clientes: Los gastos de entretenimiento empresarial (por ejemplo, cenas de la empresa, regalos costosos) no son deducibles en las declaraciones de IVA ni en las declaraciones del impuesto a los ingresos. Los regalos de empresa son parcialmente deducibles, pero solo hasta 300 SEK por persona (excluyendo el IVA). Los gastos como las entradas para el teatro y los green fees de golf son parcialmente deducibles, hasta 180 SEK por persona por ocasión (sin incluir el IVA).

Skatteverket espera pruebas detalladas para cada deducción. Guarda las facturas que muestren el número de IVA del proveedor, el monto cobrado y lo que compraste, así como recibos que enumeren claramente el IVA y notas o anotaciones que expliquen cómo se usa cada ítem en tu empresa. Realiza los cálculos de la cuota de uso de la empresa para cualquier compra de uso mixto. En el caso de una auditoría, debes demostrar que todas las deducciones de IVA enumeradas en tu declaración se basan en un uso empresarial real y rastreable.