Gestionar el impuesto al valor agregado (IVA) suele ser un desafío habitual para los propietarios de empresas, especialmente para las empresas unipersonales que hacen todo por su cuenta. Las reglas pueden parecer ilógicas, y equivocarse tiene consecuencias reales. Pero una vez que entiendes cómo funciona el IVA, se convierte en solo otra parte de llevar un negocio con finanzas sólidas.

A continuación, te explicamos cómo gestionar el IVA si tienes una empresa unipersonal en Suecia: cuándo registrarte, cómo cobrarlo, qué deducciones puedes hacer y cómo presentarlo correctamente.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el IVA y cómo se aplica a las empresas unipersonales en Suecia?
  
• ¿Cuáles son los umbrales de registro del IVA para las empresas unipersonales en Suecia?
  
• ¿Cómo funcionan la recaudación y la declaración del IVA para las empresas unipersonales?
  
• ¿Qué tipos de IVA se aplican a los diferentes bienes y servicios en Suecia?
  
• ¿Cómo funcionan las deducciones del IVA soportado para las empresas unipersonales?
  
• ¿Cómo gestiona Stripe el IVA para los propietarios únicos que venden en línea?
  

¿Qué es el IVA y cómo se aplica a las empresas unipersonales en Suecia?

El IVA es un impuesto indirecto que grava la mayoría de los bienes y servicios en Suecia y la UE. Si tienes una empresa unipersonal, normalmente debes cobrar el IVA en tus ventas, recaudarlo de tus clientes y transferirlo a Skatteverket (la Agencia Tributaria sueca). También puedes solicitar el IVA de las compras relacionadas con la empresa para que el impuesto no se convierta en un costo para ti.

En Suecia, el IVA se llama Mervärdesskatt o «moms», pero las reglas son las mismas que en la mayoría de los países de la UE. Si tu empresa está registrada a efectos del IVA, esto es lo que debes hacer:

• Cobrar el IVA: Agrega el tipo de IVA correspondiente a tus precios y cóbraselo a los clientes.

• Deducir el IVA: Reclama la devolución del IVA en los gastos de la empresa, como equipos, materiales y servicios.

• Declarar y pagar: Presenta declaraciones del IVA y paga la diferencia entre lo que recaudaste y lo que gastaste. Si pagaste más de lo que cobraste, recibirás un reembolso.

Si no te registras cuando sea necesario o no cobras el IVA correctamente, podrías enfrentarte a sanciones, cargos por intereses o auditorías.

¿Cuáles son los umbrales de registro del IVA para empresas unipersonales en Suecia?

Suecia tiene un umbral de registro del IVA de 120,000 coronas suecas (SEK) de facturación anual desde de enero de 2025. Así es como funciona:

• Si estás por debajo del umbral de 120,000 SEK: Estás exento del IVA por defecto. No es necesario registrarse ni cobrar el IVA. No puedes reclamar el IVA por los gastos de la empresa. Cualquier IVA que pagues por equipos, servicios o suministros implica un costo adicional.

• Si superas el umbral de 120,000 SEK: El registro a efectos del IVA es obligatorio. Debes cobrar el IVA sobre las ventas, presentar declaraciones periódicas del IVA y cumplir con las normas de presentación de informes.

Si inicialmente cumples los requisitos para la exención para pequeñas empresas, pero luego te das cuenta de que superarás las 120,000 coronas suecas, regístrate lo antes posible. Retrasar el registro del IVA puede dar lugar a problemas de cumplimiento de la normativa y a responsabilidades fiscales inesperadas.

Si realizas ventas en otros países de la UE que excedan los €10,000 (99,680 SEK) de facturación, tendrás la obligación de cobrar al cliente el IVA de su país de residencia. Debes hacerlo incluso si tu facturación total es inferior a 120,000 SEK. Para ello, las empresas suecas se registran a efectos del IVA en el país del cliente o utilizan el sistema de ventanilla única del IVA (IVA OSS) de la UE.

Si haces negocios únicamente dentro de Suecia y te mantienes por debajo del umbral, no es obligatorio que te registres a efectos del IVA. Las empresas pueden optar por no registrarse a efectos del IVA si venden principalmente a clientes (en lugar de a empresas) y no necesitan reclamar el IVA. En este escenario, estar exento de IVA puede ser una ventaja competitiva, ya que te permite mantener precios más bajos que los de las empresas que tienen que añadir el 25 % del IVA. Pero si tu empresa tiene gastos importantes, como equipos, software o servicios profesionales, puedes registrarte voluntariamente para deducir el IVA de esos costos.

Cómo registrarse a efectos del IVA en Suecia

El registro a efectos del IVA es un proceso sencillo gestionado por Skatteverket. Así es como funciona:

• Regístrate en línea a través del sitio web de Skatteverket (a menudo se hace junto con el registro fiscal F para el impuesto sobre trabajadores independientes).

• Proporciona detalles sobre tu negocio y el volumen de ventas previsto.

Una vez que tu solicitud se apruebe, recibirás un número de IVA que consta del prefijo «SE» y 12 dígitos (por ejemplo, SE123456789999) y deberás comenzar a cobrar, recaudar y declarar el IVA.

¿Cómo funcionan la recaudación y la declaración del IVA para las empresas unipersonales?

Una vez registrado para el IVA, debes cobrarlo en tus ventas gravadas, llevar registros, seguir el IVA de tus gastos y presentar tus declaraciones puntualmente a Skatteverket. Luego, pagarás o solicitarás el reembolso de la diferencia según el IVA que hayas cobrado frente al que hayas pagado. Así es como funciona.

Cobrar el IVA a los clientes

En cada venta sujeta a impuestos, debes añadir el IVA al precio, reflejarlo claramente en la factura y cobrarlo al cliente. Las facturas con IVA deben incluir lo siguiente:

• Una descripción de los bienes proporcionados o los servicios prestados

• El precio neto (sin IVA)

• El tipo e importe del IVA (por ejemplo, 25 % de IVA en un servicio de 1,000 SEK, 250 SEK de IVA).

• El precio total, incluyendo el IVA

• tu número de registro del IVA;

• Tu dirección y la dirección del cliente

• Un número de factura único y la fecha de emisión

Si vendes a clientes, los precios que publiques deben incluir el IVA, ya que esperan ver el importe final. Si vendes a empresas, las facturas deben desglosar el IVA para que puedan reclamarlo. Todo el IVA que cobras no te pertenece: lo retienes temporalmente antes de transferirlo a Skatteverket.

Declaración y pago del IVA

Las declaraciones de IVA se presentan a través del sistema en línea de Skatteverket. Incluso si no tuviste ventas ni compras durante el período, debes presentar una declaración. Las declaraciones de IVA resumen tu actividad durante un período determinado e incluyen los siguientes documentos:

• IVA repercutido: Este es el IVA que recaudaste de los clientes.

• IVA soportado: Este es el IVA que pagaste por los gastos relacionados con la empresa.

• El saldo: Si recaudaste más IVA del que pagaste, debes pagar la diferencia. Si pagaste más de lo que recaudaste, puedes solicitar un reembolso.

El calendario de declaraciones del IVA depende de tu facturación anual esperada:

• Más de 40 millones de coronas suecas: Declaraciones mensuales del IVA

• Entre 1 millón y 40 millones de coronas suecas: Declaraciones de IVA trimestrales o mensuales.

• Menos de 1 millón de coronas suecas: Declaraciones de IVA mensuales, trimestrales o anuales

Muchas empresas unipersonales optan por presentar la declaración de forma trimestral para equilibrar la carga de trabajo administrativo y el flujo de caja. Quienes elijan presentar declaraciones de manera anual incurrirán en un pago único mayor al final del año.

Plazos de declaración del IVA

• Contribuyentes mensuales: Las devoluciones deben presentarse antes del día 26 del mes siguiente (excepto en diciembre, para el cual la declaración vence el día 27).

• Contribuyentes trimestrales: Por lo general, las declaraciones vencen el día 12 del segundo mes posterior al final del trimestre. Por ejemplo, la declaración del primer trimestre vence el 12 de mayo.

• Contribuyentes anuales: Las declaraciones deben presentarse antes del día 26 del segundo mes después del período impositivo. Para los contribuyentes que trabajan en un año calendario, la fecha límite es el 26 de febrero.

Los plazos pueden variar ligeramente según el calendario, por lo que siempre es una buena idea consultar el calendario fiscal de Skatteverket. Suecia impone un estricto cumplimiento del IVA, y se aplican sanciones si se incumplen los plazos:

• La presentación tardía de la declaración de IVA da lugar a una multa fija de entre 500 y 1,000 SEK por declaración.

• Los retrasos en el pago del IVA generan intereses. La tasa de interés es la tasa estándar del Banco Nacional de Suecia más el 15 % anual. Por ejemplo, si la tasa estándar es del 3 %, esto implica un cargo de interés anual del 18 %.

• Las declaraciones incorrectas pueden dar lugar a una sanción del 20 % sobre el IVA mal declarado.

Para evitar problemas, muchos empresarios almacenan el IVA que recaudan en una cuenta separada.

¿Qué tipos de IVA se aplican a los diferentes bienes y servicios en Suecia?

El IVA en Suecia varía de acuerdo con lo que vendas. Si cometes un error, podrías cobrar de más a tus clientes, pagar menos impuestos de lo debido o enfrentar sanciones. Skatteverket ofrece guías detalladas de clasificación del IVA para ayudar a las empresas a gestionarlo correctamente. Si tienes dudas, verifica antes de facturar o usa herramientas automatizadas que calculen el tipo de IVA correcto para cada venta.

Así es como se aplican los tipos de IVA de Suecia a ciertas categorías.

Tipo general de IVA: 25 %

El tipo general de IVA se aplica a la mayoría de los bienes y servicios. Si tu empresa no vende algo que cumpla con los requisitos para un tipo reducido o exención, debes asumir que se aplica el tipo estándar. Las compras con tipo general de IVA incluyen lo siguiente:

• Servicios profesionales

• Bienes de consumo

• Productos digitales

Si tienes dudas sobre un producto o servicio, consulta las clasificaciones oficiales de IVA de Skatteverket.

Tipo reducido de IVA: 12 %

Este tipo más bajo se aplica principalmente a alimentos, hospitalidad y algunos servicios personales. Estas son algunas compras en las que se aplica un IVA del 12 %:

• Comestibles y bebidas no alcohólicas

• Restaurantes y servicios de comida

• Alojamiento en hoteles

• Reparaciones menores

Si tienes una cafetería, una tienda de comestibles o un hostal, probablemente debas aplicar un 12 % de IVA a tus ventas.

Tipo superreducido de IVA: 6 %

Este tipo se aplica a medios, cultura y transporte público, sectores que Suecia apoya con tasas impositivas reducidas. Estas son algunas compras en las que se aplica un IVA del 6 %:

• Libros, periódicos y publicaciones digitales

• Transporte de pasajeros

• Entradas a eventos (p. ej., conciertos, musicales, eventos deportivos)

• Derechos sobre obras artísticas

Si eres un artista independiente que vende pinturas o cobra por la entrada a un evento, se aplicará este tipo de IVA.

Tipo cero (0 %) o exención de IVA

Algunas industrias y transacciones están totalmente exentas de IVA, y otras están gravadas al 0 %. Hay una gran diferencia entre los dos escenarios:

• Si vendes bienes y servicios de tipo cero (0 % de IVA), no cobras IVA sobre las ventas. Sin embargo, aún puedes deducir el IVA de los gastos empresariales.

• Si vendes bienes y servicios exentos, no cobras IVA y no puedes solicitar el IVA en compras relacionadas.

Las compras con tipo cero incluyen medicamentos recetados o vendidos a hospitales. Las compras exentas incluyen servicios financieros, seguros y atención médica.

Los tipos de IVA suelen ser constantes para la mayoría de las empresas unipersonales dentro de cada sector, así que probablemente no tendrás que seguir diferentes tipos. Sin embargo, conocer el tipo que se aplica a tu empresa protege tus márgenes y garantiza declaraciones fiscales precisas.

¿Cómo funcionan las deducciones del IVA soportado para las empresas unipersonales?

Cuando compras bienes o servicios para tu empresa, normalmente pagas el IVA al vendedor. Si el vendedor está registrado a efectos del IVA, ese impuesto (conocido como IVA soportado) puede deducirse del IVA que cobras en tus ventas. Por ejemplo, si compras una computadora portátil por 10,000 SEK y pagas un 25 % de IVA (2,500 SEK), puedes deducir esos 2,500 SEK del IVA que debes a Skatteverket en ese período. Esto se conoce como deducción del IVA soportado.

Recuperar el IVA es una forma directa de reducir los costos de tu empresa. Como empresa unipersonal, entender cómo funcionan las deducciones del IVA soportado puede ahorrarte dinero y mantener la eficiencia fiscal de tu negocio. Para deducir el IVA soportado, debes seguir estos pasos:

• Haz un seguimiento del IVA de las compras. Revisa con cuidado los tipos de IVA y confirma exactamente lo que se cobró.

• Compara las facturas con las solicitudes de IVA y conserva las copias de las facturas. Si no tienes una factura en regla y te hacen una auditoría, Skatteverket puede denegarte la deducción del IVA.

• Presenta las declaraciones a tiempo. Si olvidas incluir un gasto, es posible que tengas que reflejar este ajuste en una declaración posterior.

¿Qué gastos son elegibles para la deducción del IVA?

Para poder deducir el IVA, las compras deben estar relacionadas con la empresa y vinculadas a actividades sujetas a impuestos. Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Inventario, materias primas e insumos

• Equipos y software de oficina

• Costos de marketing y publicidad.

• Servicios profesionales (p. ej., contadores, consultores, servicios de TI)

Si una compra está destinada en parte al uso comercial y en parte al uso personal, solo puedes deducir la parte comercial. Por ejemplo, si usas tu automóvil personal al 50 % para negocios, solo podrás deducir el 50 % del IVA sobre combustible y mantenimiento. Los gastos personales (p. ej., comestibles, compras para el hogar, viajes personales) no son elegibles para la deducción del IVA.

Cuando registres una deducción del IVA soportado, asegúrate siempre de que tu proveedor te haya cobrado el IVA. Algunos pequeños proveedores no cobran IVA porque están por debajo del umbral de facturación para el IVA. Si la factura no incluye el IVA, no hay nada que puedas deducir.

¿Cómo gestiona Stripe el IVA para las empresas unipersonales que venden en línea?

Gestionar el IVA puede ser complicado, sobre todo si vendes en línea y tienes clientes internacionales. Los tipos de IVA varían según la ubicación de tus compradores, lo que vendas y si superaste los umbrales de registro en diferentes jurisdicciones. Stripe automatiza gran parte de este proceso para que las empresas no tengan que ocuparse de ello manualmente. Por ejemplo, si vendes descargas digitales, Stripe Tax puede determinar lo siguiente:

• La ubicación de tu cliente

• Si necesitas cobrar el IVA

• Qué tipo se aplica

Esto simplifica el cumplimiento de la normativa, incluso para las empresas unipersonales con ventas transfronterizas. Si tienes una empresa unipersonal y utilizas Stripe para vender en línea, aquí te explicamos cómo Stripe Tax y Stripe Invoicing pueden simplificar el cumplimiento de la normativa del IVA.

Cálculo automático del IVA sobre las ventas

Stripe Tax calcula y aplica el tipo de IVA correcto en tiempo real basándose en lo siguiente:

• La ubicación de tu cliente

• Qué tipo de producto o servicio vendes

• Si superaste los umbrales de registro del IVA en ese país

Por ejemplo, si vendes servicios digitales a un cliente en Suecia, Stripe Tax aplicará automáticamente un 25 % de IVA. Si tu próximo cliente está en Francia, Stripe Tax aplicará el tipo de IVA utilizado en ese país, siempre que cumplas con las obligaciones de IVA en toda la UE. Esto elimina tanto los cálculos manuales de impuestos como el riesgo de cobrar un tipo incorrecto.

Cobro y facturación automatizados del IVA

Stripe garantiza que el IVA se recaude de forma adecuada y transparente. Cuando se procesa un pago, Stripe separa automáticamente el importe del IVA, dejando claro cuánto impuesto has recaudado.

Stripe Invoicing te permite enviar facturas que cumplen con la normativa del IVA e incluyen lo siguiente:

• El precio neto (sin IVA)

• El importe y el tipo del IVA

• El precio total, incluyendo el IVA

• tu número de registro del IVA;

• Un número de factura único

Esto significa que no tienes que dar formato a las facturas manualmente ni volver a verificar los cálculos de impuestos. También permite reducir el riesgo de errores.

Seguimiento del umbral de registro del IVA

Stripe Tax supervisa tus ventas en relación con los umbrales de registro del IVA en distintos países y te avisa cuando te acercas a esos límites. Esto te ayuda cumplir con los requisitos de cumplimiento y a registrarte a tiempo para evitar sanciones.

Elaboración de informes y mantenimiento de registros del IVA

Stripe realiza un seguimiento de cada transacción con IVA que procesa y genera informes detallados automáticamente. Estos informes resumen lo siguiente:

• Total de IVA recaudado

• Las jurisdicciones donde se aplicó el IVA.

• Cada tipo de producto sobre el cual se cobró el IVA

Cuando tengas que presentar tu declaración de IVA ante Skatteverket, puedes exportar un informe desde Stripe en lugar de reunir los datos fiscales manualmente. Esta función es especialmente útil si vendes en varias regiones o utilizas el sistema OSS del IVA.