Lidar com o imposto sobre valor agregado (IVA) é um desafio comum para os empresários, especialmente empresários individuais que fazem tudo sozinhos. As regras podem parecer contraintuitivas, e errar tem consequências reais. No entanto, uma vez que você entende como o IVA funciona, ele se torna apenas mais uma parte da administração de um negócio financeiramente sólido.

Abaixo, explicamos como lidar com o IVA como empresário individual na Suécia, incluindo quando se cadastrar, como cobrar o IVA, o que pode ser deduzido e como declarar corretamente.

Neste artigo:

• O que é o IVA e como ele se aplica aos empresários individuais na Suécia?
  
• Quais são os limites de cadastro de IVA para empresários individuais na Suécia?
  
• Como funciona o recolhimento e a declaração de IVA para empresários individuais?
  
• Quais alíquotas de IVA se aplicam a diferentes bens e serviços na Suécia?
  
• Como funcionam as deduções de IVA de entrada para empresários individuais?
  
• Como a Stripe lida com o IVA para empresários individuais que vendem online?
  

O que é o IVA e como ele se aplica aos empresários individuais na Suécia?

O IVA é um imposto indireto sobre a maioria dos bens e serviços na Suécia e na UE. Se você é um empresário individual, isso significa que normalmente precisa cobrar o IVA sobre suas vendas, recolhê-lo dos clientes e repassá-lo à Skatteverket (a Agência Tributária Sueca). Você também pode recuperar o IVA em compras relacionadas à empresa para que o imposto não se torne um custo para sua empresa.

Na Suécia, o IVA é chamado de Mervärdesskatt ou "moms", mas as regras são as mesmas da maioria dos países da UE. Se a sua empresa estiver registrada para o IVA, veja o que você deve fazer:

• Cobrar o IVA: Adicione a alíquota de IVA correta aos seus preços e recolha-o dos clientes.

• Deduza o IVA: Reivindique o IVA de despesas comerciais, como equipamentos, materiais e serviços.

• Declare e pague: Declare o IVA e pague a diferença entre o que recolheu e o que gastou. Se você pagou mais do que recolheu, receberá um reembolso.

Se você não se cadastrar quando necessário ou não cobrar IVA corretamente, poderá sofrer penalidades, cobranças de juros ou auditorias.

Quais são os limites de cadastro de IVA para empresários individuais na Suécia?

A Suécia tem um limite de cadastro de IVA de 120.000 coroas suecas (SEK) em faturamento anual em janeiro de 2025. Funciona assim:

• Se você estiver abaixo do limite de 120.000 SEK: você tem isenção do IVA por padrão. Não há necessidade de se cadastrar ou cobrar IVA. Não é possível recuperar IVA sobre despesas comerciais. Qualquer IVA pago em equipamentos, serviços ou suprimentos é um custo adicional.

• Se você exceder o limite de 120.000 SEK: seu cadastro no IVA é obrigatório. Você deve cobrar IVA sobre as vendas, apresentar declarações IVA periódicas e cumprir regras de relatórios.

Se você inicialmente se qualifica para a isenção para pequenas empresas, mas depois percebe que excederá SEK 120.000, cadastre-se o mais rápido possível. Atrasar o cadastro de IVA pode causar problemas de conformidade e obrigações fiscais inesperadas.

Se você fizer vendas para outros países da UE que excederem € 10.000 (99.680 SEK) em faturamento, é preciso cobrar do cliente o IVA do país de residência dele. Isso vale mesmo que o seu faturamento total seja inferior a 120.000 SEK. As empresas suecas fazem isso cadastrando-se para o IVA no país do cliente ou usando o sistema de One Stop Shop de IVA (IVA OSS) da UE.

Se você fizer negócios apenas na Suécia e ficar abaixo do limite, o cadastro no IVA é opcional. As empresas podem optar por não se cadastrar no IVA se venderem principalmente para clientes (em vez de empresas) e não precisarem recuperar IVA. Nesse cenário, a isenção de IVA pode ser uma vantagem competitiva, pois permite manter preços inferiores aos de empresas que precisam adicionar 25% de IVA. Porém, se a sua empresa tiver custos substanciais, como equipamentos, software e serviços profissionais, você pode optar por se cadastrar no IVA mesmo que não seja obrigatório para deduzir o IVA pago em suas despesas.

Como se cadastrar no IVA na Suécia

O cadastro no IVA é um processo simples administrado pela Skatteverket. Funciona assim:

• Faça a solicitação online pelo site da Skatteverket (geralmente feito em conjunto com o cadastro fiscal F para impostos de autônomos).

• Forneça detalhes sobre sua empresa e o volume de negócios esperado.

Após a aprovação, você receberá um número de IVA com o prefixo "SE" e 12 dígitos (por exemplo, SE123456789999) e precisará começar a cobrar, recolher e declarar IVA.

Como funciona o recolhimento e a declaração de IVA para empresários individuais?

Depois de se cadastrar no IVA, você precisa cobrar IVA sobre vendas tributáveis e manter registros, acompanhar IVA pagos em despesas comerciais e entregar as declarações no prazo à Skatteverket. Em seguida, você pagará ou recuperará a diferença de IVA com base no que foi recolhido versus gasto. Veja como funciona.

Recolhimento de IVA dos clientes

Para cada venda tributável, você deve adicionar IVA ao preço, exibi-lo claramente na fatura e recolher o imposto do seu cliente. As faturas de IVA devem incluir:

• Uma descrição dos bens ou serviços fornecidos

• O preço líquido (antes do IVA)

• A alíquota e o valor do IVA (por exemplo, 25% de IVA sobre um serviço de 1.000 SEK = 250 SEK de IVA)

• O preço total, incluindo o IVA

• O seu número de cadastro no IVA

• Seu endereço e o endereço do cliente

• Um número de fatura único e a data de emissão

Se você vende para clientes, os preços anunciados devem incluir o IVA, pois eles esperam ver o valor final. Se você vende para empresas, as faturas devem mostrar o IVA separadamente para que as empresas possam recuperá-lo. Qualquer IVA que você recolher é dinheiro de impostos que você mantém temporariamente antes de repassá-lo à Skatteverket. Esse dinheiro não é seu para ficar.

Relatório e pagamento de IVA

As declarações de IVA são enviadas pelo sistema online da Skatteverket. Mesmo que você não tenha tido vendas ou compras durante o período, ainda é necessário enviar uma declaração. As declarações de IVA resumem sua atividade de IVA para um determinado período, incluindo o seguinte:

• IVA de saída: esse é o IVA que você coletou dos clientes.

• IVA de entrada: esse é o IVA que você pagou sobre despesas relacionadas à empresa

• Saldo: se você arrecadou mais IVA do que pagou, deve a diferença. Se você pagou mais do que recebeu, pode solicitar um reembolso.

Seu cronograma de relatórios de IVA depende do seu faturamento anual esperado:

• Mais de 40 milhões SEK: declarações mensais de IVA

• 1 milhão a 40 milhões SEK: declarações trimestrais ou mensais de IVA

• Menos de 1 milhão SEK: declarações mensais, trimestrais ou anuais de IVA

Muitos empresários individuais optam por declarar trimestralmente para equilibrar a carga de trabalho administrativo e o fluxo de caixa. Aqueles que optarem pela declaração anual devem se preparar para um pagamento fixo maior no final do ano.

Prazos de declaração de IVA

• Declarantes mensais: as declarações devem ser feitas até o dia 26 do mês seguinte (exceto dezembro, quando a declaração vence no dia 27).

• Declarantes trimestrais: as declarações geralmente devem ser feitas até o dia 12 do segundo mês após o fim do trimestre. Por exemplo, a declaração do T1 vence em 12 de maio.

• Declarantes anuais: as declarações devem ser feitas até o dia 26 do segundo mês após o período de tributação. Para declarantes que trabalham em um ano-calendário, o vencimento é 26 de fevereiro.

Os prazos podem mudar um pouco dependendo do calendário, por isso é sempre uma boa ideia verificar o calendário fiscal da Skatteverket. A Suécia impõe conformidade rigorosa com IVA, e penalidades se aplicam se você perder prazos:

• A declaração de IVA atrasada resulta em uma penalidade fixa de entre 500 e 1.000 SEK por declaração.

• Pagamentos de IVA atrasados incorrem em taxas de juros. A taxa de juros é a taxa básica do Banco Nacional Sueco, acrescida de 15% ao ano. Por exemplo, se a taxa básica for de 3%, isso significa uma cobrança anual de juros de 18%.

• Declarações imprecisas podem resultar em uma multa de 20% dos IVA informados incorretamente.

Para evitar problemas, muitos empresários reservam o IVA que recolhem em uma conta separada.

Quais alíquotas de IVA se aplicam a diferentes bens e serviços na Suécia?

O IVA na Suécia varia dependendo do que você vende. Se você errar, pode cobrar a mais dos clientes, pagar impostos a menos ou sofrer penalidades. A Skatteverket fornece classificações de IVA detalhadas para ajudar as empresas a gerenciar o IVA. Se não tiver certeza, verifique antes de faturar ou use ferramentas automatizadas que calculem a alíquota de IVA correta para cada venda.

Veja como as tarifas de IVA da Suécia se aplicam a determinadas categorias.

Alíquota padrão de IVA: 25%

A alíquota IVA padrão se aplica à maioria dos bens e serviços. Se sua empresa não vender algo que se qualifique para uma alíquota reduzida ou isenção, suponha que a alíquota padrão se aplique. As compras com tarifa IVA padrão incluem:

• Serviços profissionais

• Bens de consumo

• Produtos digitais

Se não tiver certeza sobre um produto ou serviço, confira as classificações oficiais de IVA da Skatteverket.

Alíquota reduzida de IVA: 12%

Essa alíquota mais baixa se aplica principalmente a alimentação, hospitalidade e alguns serviços pessoais. Veja algumas compras que cobram 12% de IVA:

• Alimentos e bebidas não alcoólicas

• Serviços de restaurante e catering

• Acomodações em hotéis

• Serviços de pequenos reparos

Se você administra um café, mercearia ou pousada, provavelmente cobrará 12% de IVA sobre as vendas.

Alíquota reduzida de IVA: 6%

Essa alíquota se aplica à mídia, à cultura e aos transportes públicos, setores que a Suécia apoia ativamente com alíquotas mais baixas. Veja algumas compras que cobram 6% de IVA:

• Livros, jornais e publicações digitais

• Transporte de passageiros

• Entrada para eventos (por exemplo, shows, musicais, esportes)

• Direitos para obras artísticas

Se você for um artista freelance que vende pinturas ou cobra pela entrada em um evento, use essa alíquota de IVA.

Alíquota zero (0%) ou isenção de IVA

Alguns setores e transações são totalmente isentos de IVA, e outros são tributados a 0%. Há uma grande diferença entre os dois:

• Se você vende bens e serviços com alíquota zero (0% de IVA), não cobra IVA sobre as vendas. Mas você ainda pode deduzir o IVA nas despesas comerciais.

• Se você vende produtos e serviços isentos, não cobra o IVA e não pode recuperá-lo em compras relacionadas.

As compras com alíquota zero incluem medicamentos fornecidos mediante receita médica ou vendidos a hospitais. As compras isentas incluem serviços financeiros, seguros e saúde.

As alíquotas de IVA permanecem consistentes para a maioria dos empresários individuais dentro de seus setores, então você provavelmente não precisará acompanhar as diferentes alíquotas. No entanto, saber qual alíquota se aplica à sua empresa protege suas margens e mantém suas declarações fiscais precisas.

Como funcionam as deduções de IVA de entrada para empresários individuais?

Quando você compra bens ou serviços para sua empresa, geralmente paga IVA ao vendedor. Se o vendedor estiver cadastrado no IVA, esse IVA – conhecido como IVA de entrada – pode ser deduzido do IVA que você recolhe sobre as vendas. Por exemplo, se você comprar um laptop por 10.000 SEK e pagar 25% de IVA (2.500 SEK) em cima, poderá deduzir 2.500 SEK do IVA que deve à Skatteverket por esse período. Essa dedução é conhecida como dedução do IVA de entrada.

Recuperar o IVA é uma forma direta de reduzir os custos do seu negócio. Como empresário individual, entender como funcionam as deduções de IVA de entrada pode economizar dinheiro e manter sua empresa eficiente em termos fiscais. Para deduzir o IVA de entrada, faça sempre o seguinte:

• Acompanhe o IVA nas compras. Verifique as alíquotas de IVA com cuidado e confirme exatamente o que foi cobrado.

• Associe faturas a reivindicações de IVA e guarde cópias das faturas. Se você não tiver uma fatura adequada e for auditado, a Skatteverket poderá negar sua dedução de IVA.

• Declare no prazo. Se você esquecer de incluir uma despesa, talvez seja necessário ajustar em uma declaração posterior.

Quais despesas se qualificam para a dedução de IVA?

Para se qualificar para a dedução de IVA, as compras devem estar relacionadas à empresa e vinculadas a atividades tributáveis. Alguns exemplos comuns incluem:

• Estoque, matérias-primas e insumos

• Equipamento e software de escritório

• Custos de marketing e publicidade

• Serviços profissionais (por exemplo, contadores, consultores, serviços de TI)

Se uma compra se destinar em parte a uso comercial e em parte para uso pessoal, você poderá deduzir apenas a parte comercial. Por exemplo, se você usar seu carro pessoal 50% para negócios, pode deduzir apenas 50% do IVA em combustível e manutenção. Despesas pessoais (por exemplo, alimentos, compras de casa, viagens pessoais) nunca são elegíveis para dedução de IVA.

Quando registrar uma dedução de IVA de entrada, verifique sempre se o fornecedor que cobrou IVA de você. Alguns pequenos fornecedores não cobram IVA porque estão abaixo do limite de IVA. Se não houver IVA na fatura, não há nada para deduzir.

Como a Stripe lida com IVA para empresários individuais que vendem online?

Gerenciar o IVA pode se tornar complicado rapidamente, especialmente se você vende online e tem clientes internacionais. As alíquotas de IVA mudam dependendo de onde seus compradores estão, o que você vende e se ultrapassou os limites de cadastro em várias jurisdições. A Stripe automatiza grande parte desse processo para que as empresas não precisem lidar com ele manualmente. Por exemplo, se você vende downloads digitais, o Stripe Tax pode determinar:

• Onde seu cliente está localizado

• Se você precisa cobrar o IVA

• Que alíquota se aplica

Isso simplifica a conformidade, mesmo para empresários individuais com vendas internacionais. Se você é um empresário individual que usa a Stripe para vender online, veja como o Stripe Tax e o Stripe Invoicing podem simplificar a conformidade com o IVA.

Cálculo automático de IVA sobre vendas

O Stripe Tax calcula e aplica a alíquota de IVA correta em tempo real com base em:

• Onde seu cliente está localizado

• Que tipo de produto ou serviço você vende

• Se você excedeu os limites de cadastro de IVA no país

Por exemplo, se você vende serviços digitais a um cliente na Suécia, o Stripe Tax aplica automaticamente 25% de IVA. Se o seu próximo cliente estiver na França, o Stripe Tax ajustará para a alíquota de IVA francesa, considerando que você tenha cumprido as obrigações de IVA em toda a UE. Isso elimina cálculos fiscais manuais e o risco de cobrar a alíquota errada.

Cobrança e faturamento automatizados de IVA

O Stripe garante que o IVA seja coletado de forma adequada e transparente. Quando um pagamento é processado, a Stripe separa automaticamente o valor do IVA para que fique claro o valor dos impostos que você recolheu.

O Stripe Invoicing permite o envio de faturas em conformidade com o IVA que incluem:

• O preço líquido (antes do IVA)

• O valor e a alíquota de IVA

• O preço total, incluindo o IVA

• O seu número de cadastro no IVA

• Um número de fatura único

Ou seja, você não precisa formatar faturas manualmente ou verificar novamente os cálculos fiscais. Isso também pode reduzir o risco de erros.

Acompanhamento de limite de cadastro de IVA

O Stripe Tax monitora suas vendas em relação a limites de cadastro de IVA em diferentes países e alerta quando você se aproxima desses limites. Isso ajuda você a ficar à frente dos requisitos de conformidade e se cadastrar no prazo, em vez de enfrentar penalidades.

Relatórios e manutenção de registros de IVA

A Stripe rastreia todas as transações de IVA que processa e gera relatórios detalhados automaticamente. Estes relatórios resumem:

• O total de IVA recolhido

• As jurisdições onde o IVA foi aplicado

• Cada tipo de produto sobre o qual o IVA foi recolhido

Quando for a hora de enviar sua declaração de IVA à Skatteverket, você poderá exportar um relatório de IVA da Stripe em vez de compilar dados fiscais manualmente. Esse recurso é particularmente útil se você vende em várias regiões ou usa o sistema IVA OSS.