Het verwerken van belasting over de toegevoegde waarde (btw) is een veelvoorkomende uitdaging voor ondernemers, met name eenmanszaken die alles zelf doen. De regels kunnen contra-intuïtief lijken. Bovendien, als je het verkeerd doet heeft het echte gevolgen. Als je eenmaal echter begrijpt hoe btw werkt, wordt het gewoon een ander onderdeel van het voeren van een financieel gezonde onderneming.

Hieronder leggen we uit hoe je btw als eenmanszaak in Zweden afhandelt, zoals wanneer je je moet registreren, hoe je btw in rekening brengt, wat er kan worden afgetrokken en hoe je op de juiste aangifte doet.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is btw en hoe is het van toepassing op eenmanszaken in Zweden?
  
• Wat zijn de btw-registratiedrempels voor eenmanszaken in Zweden?
  
• Hoe werken btw-incasso en -rapportage voor eenmanszaken?
  
• Welke btw-tarieven zijn van toepassing op verschillende goederen en diensten in Zweden?
  
• Hoe werkt aftrekken van btw op input voor eenmanszaken?
  
• Hoe gaat Stripe om met btw voor eenmanszaken die online verkopen?
  

Wat is btw en hoe is het van toepassing op eenmanszaken in Zweden?

Btw is een indirecte belasting op de meeste goederen en diensten in Zweden en de EU. Als je een eenmanszaak hebt, betekent dit dat je meestal btw over je verkopen in rekening moet brengen, deze bij klanten moet innen en deze moet doorgeven aan Skatteverket (de Zweedse belastingdienst). Je kunt ook btw terugvorderen op zakelijke aankopen, zodat de belasting geen kosten voor je onderneming wordt.

In Zweden wordt btw Mervärdesskatt of 'moeders' genoemd, maar de regels zijn hetzelfde als in de meeste EU-landen. Als je onderneming is geregistreerd voor btw, moet je het volgende doen:

• Breng btw in rekening: Voeg het juiste btw-tarief toe aan je tarieven en in dit bij je klanten.

• Trek btw af: vorder btw terug op zakelijke uitgaven zoals apparatuur, materialen en diensten.

• Rapporteer en betaal: Dien btw-aangiften in en betaal het verschil tussen wat je hebt geïnd en wat je hebt uitgegeven. Als je meer hebt betaald dan je hebt geïnd, krijg je geld terug.

Als je je niet registreert wanneer dat verplicht is of btw niet correct in rekening brengt, kun je te maken krijgen met boetes, rentelasten of audits.

Wat zijn de btw-registratiedrempels voor eenmanszaken in Zweden?

Zweden heeft sinds januari 2025 een btw-registratiedrempel van 120.000 Zweedse kronen (SEK) aan jaaromzet. Zo werkt het:

• Als je onder de drempel van 120.000 SEK zit: Je bent standaard vrijgesteld van btw. Je hoeft je niet te registreren voor btw of btw in rekening te brengen. Je kunt geen btw op zakelijke uitgaven terugvorderen. Elke btw die je betaalt voor apparatuur, diensten of benodigdheden brengt extra kosten met zich mee.

• Als je boven de drempel van 120.000 SEK zit: Btw-registratie is verplicht. Je moet btw op verkopen in rekening brengen, periodieke btw-aangiften indienen en aan de rapportageregels voldoen.

Als je in eerste instantie in aanmerking komt voor de vrijstelling voor kleine ondernemingen, maar je later realiseert dat je de 120.000 SEK overschrijdt, registreer je dan zo snel mogelijk. Het uitstellen van btw-registratie kan leiden tot complianceproblemen en onverwachte belastingverplichtingen.

Als je meer dan € 10.000 (99.680 SEK verkoopt aan andere EU-landen, moet je de klant de btw uit het land waar men woont in rekening brengen. Dit geldt zelfs als je totale omzet lager is dan 120.000 SEK. Zweedse ondernemingen doen dit door zich te registreren voor btw in het land van de klant of door gebruik te maken van het btw-OSS-systeem (btw-éénloketsysteem) van de EU.

Als je alleen zaken doet binnen Zweden en onder de drempel blijft, is btw-registratie optioneel. Ondernemingen kunnen ervoor kiezen zich niet te registreren voor btw als ze voornamelijk aan klanten verkopen (in plaats van aan bedrijven) en geen btw hoeven terug te vorderen. In dit scenario kan vrijstelling van btw een concurrentievoordeel opleveren, omdat je dan de prijzen lager kunt houden dan die van ondernemingen die 25% btw moeten toevoegen. Als je onderneming echter aanzienlijke kosten heeft, zoals apparatuur, software en professionele diensten, kun je ervoor kiezen om je te registreren voor btw, zelfs als je dat niet verplocht bent. Zo kun je de betaalde btw van je uitgaven aftrekken.

Registreren voor btw in Zweden

Btw-registratie is een eenvoudig proces dat wordt afgehandeld door Skatteverket. Zo werkt het:

• Meld je online aan via de website van Skatteverket (vaak samen met de F-belastingregistratie voor zelfstandigenbelasting).

• Verstrek gegevens over je onderneming en de verwachte omzet.

Na goedkeuring krijg je een btw-nummer dat bestaat uit het voorvoegsel 'SE' en 12 cijfers (bijvoorbeeld SE123456789999) en moet je beginnen met het in rekening brengen, innen en rapporteren van btw.

Hoe werken btw-incasso en -rapportage voor eenmanszaken?

Zodra je bent geregistreerd voor btw, moet je btw in rekening brengen over belastbare verkopen en een registratie bijhouden, bijhouden hoeveel btw je voor zakelijke uitgaven hebt betaald en op tijd aangifte doen bij Skatteverket. Vervolgens betaal of vorder je het verschil aan btw terug op basis van wat er is geïnd en uitgegeven. Dit is hoe het werkt.

Btw bij klanten innen

Voor elke belastbare verkoop moet je btw aan het tarief toevoegen, deze duidelijk op de factuur weergeven en de belasting bij je klant innen. Btw-facturen moeten het volgende bevatten:

• Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten

• De nettoprijs (exclusief btw)

• Het btw-tarief en -bedrag (bijvoorbeeld 25% btw op een dienst van 1.000 SEK, 250 SEK btw)

• De totaalprijs, inclusief btw

• Je btw-nummer

• Je adres en het adres van de klant

• Een uniek factuurnummer en de uitgiftedatum

Als je aan klanten verkoopt, moeten de geadverteerde prijzen inclusief btw zijn, aangezien klanten het eindbedrag verwachten. Als je aan ondernemingen verkoopt, moet de btw afzonderlijk worden vermeld op facturen, zodat ondernemingen deze kunnen terugvorderen. Elk btw dat je int, is belastinggeld dat je tijdelijk vasthoudt voordat je het doorgeeft aan Skatteverket. Je mag het niet zelf houden.

Rapportage en betaling van btw

Btw-aangiften worden ingediend via het online systeem van Skatteverket. Zelfs als je in de periode geen verkopen of aankopen hebt gehad, ben je nog steeds verplicht om aangifte te doen. Btw-aangiften zijn een overzicht van je btw-activiteit voor een bepaalde periode, waaronder het volgende:

• Btw op output: dit is de btw die je bij klanten hebt geïnd.

• Btw op input: dit is het btw dat je hebt betaald voor zakelijke uitgaven.

• Het saldo: Als je meer btw hebt geïnd dan je hebt betaald, ben je het verschil verschuldigd. Als je meer hebt betaald dan je hebt geïnd, kun je een terugbetaling vorderen.

Je btw-rapportageschema is afhankelijk van je verwachte jaaromzet:

• Meer dan 40 miljoen SEK: maandelijks btw-aangiften

• 1 miljoen - 40 miljoen SEK: driemaandelijkse of maandelijkse btw-aangiften

• Minder dan 1 miljoen SEK: maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse btw-aangiften

Veel eenmanszaken kiezen ervoor om elk kwartaal aangifte te doen om de administratieve werklast en cashflow in balans te houden. Degenen die kiezen voor jaarlijkse rapportage, moeten zich voorbereiden op een grotere eenmalige betaling aan het einde van het jaar.

Btw-indieningstermijnen

• Maandelijkse indieners: de aangifte moet uiterlijk op de 26e van de volgende maand worden ingediend (behalve in december, waarvoor de aangifte op de 27e moet worden ingediend).

• Driemaandelijkse indieners: Aangiften moeten doorgaans op de 12e van de tweede maand na het einde van het kwartaal worden ingediend. De aangifte voor het eerste kwartaal moet bijvoorbeeld uiterlijk op 12 mei worden ingediend.

• Jaarlijkse indieners: De aangiften moeten uiterlijk op de 26e van de tweede maand na het belastingtijdvak worden ingediend. Voor indieners die met een kalenderjaar werken, zijn ze verschuldigd op 26 februari.

Termijnen kunnen enigszins verschuiven, afhankelijk van de kalende. Het is dus altijd een goed idee om de belastingkalender van Skatteverket te raadplegen. Zweden handhaaft strikte compliance van btw. Er worden boetes opgelegd als je termijnen mist:

• Het te laat indienen van een btw-aangifte resulteert in een vaste boete van tussen 500 en 1.000 SEK per aangifte.

• Voor te late betalingen van btw worden rentekosten in rekening gebracht. De rente is de basisrente van de Zweedse Nationale Bank plus 15% per jaar. Als de basisrente bijvoorbeeld 3% is, betekent dit een jaarlijkse rentelast van 18%.

• Onnauwkeurige aangiften kunnen leiden tot een boete van 20% van de onjuist gerapporteerde btw.

Om problemen te voorkomen, zetten veel ondernemers de btw die ze innen opzij op een aparte rekening.

Welke btw-tarieven zijn van toepassing op verschillende goederen en diensten in Zweden?

Btw in Zweden hangt af van wat je verkoopt. Als je het fout doet, kun je klanten te veel in rekening brengen, te weinig belasting betalen of boetes krijgen. Skatteverket biedt gedetailleerde btw-classificaties om ondernemingen te helpen bij het beheren van btw. Als je het niet zeker weet, controleer dit dan voordat je gaat factureren of gebruik geautomatiseerde tools die het juiste btw-tarief voor elke verkoop berekenen.

De Zweedse btw-tarieven zijn als volgt van toepassing op bepaalde categorieën.

Standaard btw-tarief: 25%

Het standaard btw-tarief is van toepassing op de meeste goederen en diensten. Als je onderneming niet iets verkoopt dat in aanmerking komt voor een verlaagd tarief of vrijstelling, ga er dan van uit dat het standaardtarief van toepassing is. Aankopen met een standaard btw-tarief zijn onder andere:

• Professionele dienstverleners

• Consumptiegoederen

• Digitale producten

Als je twijfelt over een product of dienst, controleer dan de officiële btw-classificaties van Skatteverket.

Gereduceerd btw-tarief: 12%

Dit lagere tarief is van toepassing vooral voor eten, horeca en sommige persoonlijke diensten. Dit zijn enkele aankopen waarvoor 12% btw in rekening wordt gebracht:

• Boodschappen en niet-alcoholische dranken

• Restaurant- en cateringdiensten

• Hotelaccommodaties

• Kleine reparatiediensten

Als je een café, supermarkt of bed & breakfast runt, breng je waarschijnlijk 12% btw in rekening op verkopen.

Gereduceerd btw-tarief: 6%

Dit tarief is van toepassing op de media, cultuur en het openbaar vervoer, branches die Zweden actief ondersteunt met lagere belastingtarieven. Dit zijn enkele aankopen waarvoor 6% btw in rekening wordt gebracht:

• Boeken, kranten en digitale publicaties

• Personenvervoer

• Toegang tot evenementen (bijvoorbeeld concerten, musicals, sport)

• Rechten voor artistieke werken

Als je een freelance kunstenaar bent die schilderijen verkoopt of kosten in rekening brengt voor toegang tot een evenement, gebruik je dit btw-tarief.

Nultarief (0%) of vrijstelling van btw

Sommige branches en transacties zijn volledig vrijgesteld van btw en sommige worden belast tegen 0%. Er is een groot verschil tussen de twee:

• Als je goederen en diensten met een nultarief (0% btw) verkoopt, breng je geen btw in rekening over de verkoop. Je kunt echter nog steeds btw aftrekken op zakelijke uitgaven.

• Als je vrijgestelde goederen en diensten verkoopt, breng je geen btw in rekening en kun je geen btw terugvorderen voor gerelateerde aankopen.

Aankopen waarvoor een nultarief geldt, zijn onder andere geneesmiddelen die op recept worden verstrekt of aan ziekenhuizen worden verkocht. Vrijgestelde aankopen zijn onder andere financiële diensten, verzekeringen en gezondheidszorg.

Btw-tarieven blijven consistent voor de meeste eenmanszaken binnen hun branche, dus je hoeft waarschijnlijk geen rekening te houden met verschillende tarieven. Als je echter weet welk tarief op je onderneming van toepassing is, bescherm je je marges en blijven je belastingaangiften accuraat.

Hoe werkt aftrekken van btw op input voor eenmanszaken?

Wanneer je goederen of diensten voor je onderneming koopt, betaal je meestal btw aan de verkoper. Als de verkoper is geregistreerd voor btw, kan die btw, ook wel btw op input genoemd, worden afgetrokken van de btw die je int over verkopen. Als je bijvoorbeeld een laptop koopt voor 10.000 SEK en daar 25% btw (2.500 SEK) bovenop betaalt, kun je 2.500 SEK aftrekken van de btw die je over die periode aan Skatteverket verschuldigd bent. Deze aftrek staat bekend als een aftrek van btw op input.

Het terugvorderen van btw is een directe manier om je zakelijke kosten te verlagen. Als eenmanszaak kun je geld besparen en je onderneming fiscaal efficiënt houden als je begrijpt hoe aftekken van btw op input werkt. Ga altijd als volgende te werk om btw op input af te trekken:

• Houd btw voor aankopen bij. Controleer btw-tarieven zorgvuldig en bevestig precies wat er in rekening is gebracht.

• Koppel facturen met btw-vorderingen en bewaar factuurkopieën. Als je geen goede factuur hebt en je wordt gecontroleerd, kan Skatteverket je btw-aftrek weigeren.

• Dien op tijd in. Als je vergeet een uitgave op te nemen, moet je mogelijk een latere aangifte aanpassen.

Welke uitgaven komen in aanmerking voor btw-aftrek?

Om in aanmerking te komen voor btw-aftrek, moeten aankopen zakelijk zijn en verband houden met belastbare activiteiten. Enkele veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Voorraad, grondstoffen en benodigdheden

• Kantoorapparatuur en software

• Marketing-- en advertentiekosten

• Professionele dienstverlening (bijvoorbeeld accountants, consultants, IT-diensten)

Als een aankoop deels voor zakelijk gebruik en deels voor privégebruik bedoeld is, mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Als je je privéauto bijvoorbeeld voor 50% zakelijk gebruikt, kun je slechts 50% van de btw aftrekken voor brandstof en onderhoud. Persoonlijke uitgaven (bijvoorbeeld boodschappen, aankopen van woningen, persoonlijke reizen) komen nooit in aanmerking voor btw-aftrek.

Wanneer je een aftrek van btw op input registreert, zorg er dan altijd voor dat je leverancier je btw in rekening heeft gebracht. Sommige kleine leveranciers brengen geen btw in rekening omdat ze onder de btw-drempel zitten. Als er geen btw op de factuur wordt vermeld, kun je niets aftrekken.

Hoe gaat Stripe om met btw voor eenmanszaken die online verkopen?

Het beheren van btw kan snel ingewikkeld worden, vooral als je online verkoopt en internationale klanten hebt. Btw-tarieven zijn afhankelijk van waar je kopers zich bevinden, wat je verkoopt en of je de registratiedrempels in verschillende rechtsgebieden hebt overschreden. Stripe automatiseert een groot deel van dit proces, zodat ondernemingen het niet handmatig hoeven af te handelen. Als je bijvoorbeeld digitale downloads verkoopt, kan Stripe Tax het volgende bepalen:

• De locatie van je klant

• Of je btw in rekening moet brengen

• Welk tarief van toepassing is

Dit maakt compliance eenvoudig, zelfs voor eenmanszaken met internationale verkoop. Als je een eenmanszaak hebt die Stripe gebruikt om online te verkopen, kun je hier lezen hoe Stripe Tax en Stripe Invoicing btw-compliance kan vereenvoudigen.

Automatische btw-berekening van verkopen

Stripe Tax berekent en past realtime het juiste btw-tarief toe op basis van:

• De locatie van je klant

• Welk type product of dienst je verkoopt

• Of je btw-registratiedrempels in dat land hebt overschreden

Als je bijvoorbeeld digitale diensten verkoopt aan een klant in Zweden, past Stripe Tax automatisch 25% btw toe. Als je volgende klant in Frankrijk is, wordt Stripe Tax aangepast aan het Franse btw-tarief, ervan uitgaande dat je aan de verplichtingen voor btw in de hele EU hebt voldaan. Dit elimineert zowel handmatige belastingberekeningen als het risico dat het verkeerde tarief in rekening wordt gebracht.

Automatische inning en facturatie van btw

Stripe zorgt ervoor dat btw goed en transparant wordt geïnd. Wanneer een betaling wordt verwerkt, wordt het btw bedrag automatisch door Stripe gescheiden, zodat het duidelijk is hoeveel belasting je hebt geïnd.

Met Stripe Invoicing kun je facturen sturen die voldoen aan de btw-regels, zoals:

• De nettoprijs (exclusief btw)

• Het btw-bedrag en -tarief

• De totaalprijs, inclusief btw

• Je btw-nummer

• Een uniek factuurnummer

Dit betekent dat je facturen niet handmatig hoeft op te maken of belastingberekeningen dubbel hoeft te controleren. Het kan ook het risico op fouten verminderen.

Btw-registratiedempels bijhouden

Stripe Tax controleert je verkoop ten opzichte van btw-registratiedrempels in verschillende landen en waarschuwt je wanneer je deze limieten nadert. Zo blijf je de compliancevereisten voor en registreer je op tijd in plaats van dat je boetes krijgt.

Btw-rapportage en -registratie

Stripe houdt elke btw-transactie die het verwerkt bij en genereert automatisch gedetailleerde rapporten. Deze rapporten vatten het volgende samen:

• Totaal geïnde btw

• De rechtsgebieden waar btw werd geheven

• Elk producttype waarop btw is geïnd

Wanneer het tijd is om je btw-aangifte in te dienen bij Skatteverket, kun je een Stripe-btw-rapport exporteren in plaats van handmatig belastinggegevens samen te stellen. Deze functie is vooral handig als je in meerdere regio's verkoopt of het btw-OSS-systeem gebruikt.