Gestionar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un desafío común para los dueños de empresas, especialmente para los dueños de empresas unipersonales que se encargan de todo ellos mismos. Las normativas pueden parecer contradictorias y equivocarse tiene consecuencias reales. Pero una vez que entiendes cómo funciona el IVA, se convierte en una parte más de la gestión de una empresa financieramente sólida.

A continuación, explicamos cómo gestionar el IVA como dueño de una empresa unipersonal en Suecia: cuándo registrarse, cómo cobrar el IVA, qué se puede deducir y cómo presentarlo correctamente.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el IVA y cómo se aplica a los dueños de empresas unipersonales en Suecia?
  
• ¿Cuáles son los umbrales de registro del IVA para los dueños de empresas unipersonales en Suecia?
  
• ¿Cómo funcionan el cobro y declaración del IVA para los dueños de empresas unipersonales?
  
• ¿Qué tipos de IVA se aplican a los diferentes bienes y servicios en Suecia?
  
• ¿Cómo funcionan las deducciones del IVA soportado para los dueños de empresas unipersonales?
  
• ¿Cómo gestiona Stripe el IVA para los dueños de empresas unipersonales que venden en línea?
  

¿Qué es el IVA y cómo se aplica a los dueños de empresas unipersonales en Suecia?

El IVA es un impuesto indirecto sobre la mayoría de los bienes y servicios en Suecia y la UE. Si eres dueño de una empresa unipersonal, eso significa que normalmente tienes que cobrar el IVA en tus ventas a los clientes y transferirlo a Skatteverket (la agencia tributaria sueca). También puedes desgravar el IVA de las compras relacionadas con la empresa para que el impuesto no se convierta en un coste para tu empresa.

En Suecia, el IVA se llama Mervärdesskatt o «moms», pero las normativas son las mismas que en la mayoría de los países de la UE. Si tu empresa está registrada a efectos del IVA, esto es lo que debes hacer:

• Cobrar el IVA: añade el tipo de IVA correcto a tus precios y cóbralo a los clientes.

• Deducir el IVA: reclama la devolución del IVA sobre los gastos de la empresa, como equipos, materiales y servicios.

• Declarar y pagar: presenta las declaraciones del IVA y paga la diferencia entre lo que has cobrado y lo que has gastado. Si pagaste más de lo que cobraste, recibes un reembolso.

Si no te registras cuando se te exige o no cobras el IVA correctamente, podrías enfrentarte a sanciones, cargos por intereses o auditorías.

¿Cuáles son los umbrales de registro del IVA para los dueños de empresas unipersonales en Suecia?

Suecia tiene un umbral de registro IVA de 120.000 coronas suecas (SEK) en volumen de negocios anual desde enero de 2025. A continuación explicamos cómo funciona:

• Si estás por debajo del umbral de 120.000 SEK: estás exento del IVA de forma predeterminada. No es necesario registrarse ni cobrar el IVA. No puedes reclamar el IVA de los gastos de la empresa. Cualquier IVA que pagues por equipos, servicios o suministros es un coste añadido.

• Si superas el umbral de 120.000 SEK: el registro del IVA es obligatorio. Debes cobrar el IVA sobre las ventas, presentar declaraciones periódicas del IVA y cumplir con las normativas de declaración.

Si inicialmente cumples los requisitos para la exención por pequeña empresa, pero luego te das cuenta de que superarás las 120.000 SEK, regístrate lo antes posible. Retrasar el registro del IVA puede dar lugar a problemas de cumplimiento de la normativa y responsabilidades fiscales inesperadas.

Si realizas ventas a otros países de la UE que superen los 10.000 € (99.680 SEK) de facturación, estás obligado a cobrar al cliente el IVA de su país de residencia. Esto es cierto incluso si tu facturación total es inferior a 120.000 SEK. Para ello, las empresas suecas se registran para obtener IVA en el país del cliente o utilizan el sistema de ventanilla única IVA (IVA OSS) de la UE.

Si haces negocios solo dentro de Suecia y te mantienes por debajo del umbral, el registro del IVA es opcional. Las empresas pueden optar por no registrarse a efectos del IVA si venden principalmente a clientes (en lugar de a empresas) y no necesitan reclamar el IVA. En esta situación, estar exento del IVA puede ser una ventaja competitiva, ya que te permite mantener los precios más bajos que los de las empresas que tienen que sumar un 25 % de IVA. Pero si tu empresa tiene costes considerables, como equipos, software y servicios para profesionales, puedes optar por registrarte a efectos del IVA aunque no estés obligado a hacerlo para poder deducir el IVA que se paga por tus gastos.

Cómo registrarse a efectos del IVA en Suecia

El registro del IVA es un proceso sencillo gestionado por Skatteverket. A continuación explicamos cómo funciona:

• Presenta la solicitud en línea a través del sitio web de Skatteverket (a menudo se hace junto con el registro de impuestos F para el impuesto sobre trabajadores por cuenta propia).

• Proporciona detalles sobre tu negocio y la facturación esperada.

Una vez aprobado, recibirás un número de IVA que consta del prefijo «SE» y 12 dígitos (por ejemplo, SE123456789999) y deberás empezar a cargar, cobrar y declarar el IVA.

¿Cómo funcionan el cobro y declaración del IVA para los dueños de empresas unipersonales?

Una vez que te hayas registrado a efectos del IVA, debes cobrar el IVA sobre las ventas sujetas a impuestos y mantener registros, hacer un seguimiento del IVA pagado por los gastos de la empresa y presentar las declaraciones a tiempo en Skatteverket. Luego, pagarás o reclamarás la diferencia del IVA en función de lo que hayas cobrado frente a lo que hayas gastado. A continuación, te explicamos cómo funciona.

Cobro del IVA a los clientes

Para cada venta sujeta a impuestos, debes añadir el IVA al precio, mostrarlo claramente en la factura y cobrar el impuesto a tu cliente. Las facturas con IVA deben incluir lo siguiente:

• Una descripción de los bienes o servicios proporcionados

• El precio neto (antes del IVA)

• El tipo y el importe del IVA (p. ej., 25 % de IVA en un servicio de 1000 SEK, 250 SEK de IVA)

• El precio total, incluido el IVA

• Tu número de registro a efectos del IVA

• Tu dirección y la dirección del cliente

• Un número de factura único y la fecha de emisión

Si vendes a clientes, los precios anunciados deben incluir el IVA, ya que los clientes esperan ver el monto final. Si vendes a empresas, las facturas deben mostrar el IVA por separado para que las empresas puedan reclamarlo. El IVA que cobres es dinero de impuestos que retienes temporalmente antes de transferirlo a Skatteverket; no te corresponde a ti.

Declaración y pago del IVA

Las declaraciones del IVA se presentan a través del sistema en línea de Skatteverket. Estás obligado a presentar una declaración incluso si no tuviste ventas ni compras durante el período. Las declaraciones del IVA resumen la actividad del IVA durante un período determinado, e incluyen lo siguiente:

• IVA repercutido: el IVA que has cobrado a los clientes.

• IVA soportado: el IVA que pagaste por los gastos relacionados con la empresa.

• Saldo: si has cobrado más IVA del que has pagado, debes la diferencia. Si pagaste más de lo que cobraste, puedes reclamar un reembolso.

El calendario de declaración del IVA depende de la facturación anual prevista:

• Más de 40 millones de coronas suecas: declaraciones mensuales del IVA

• De 1 millón a 40 millones de coronas suecas: declaraciones trimestrales o mensuales del IVA

• Menos de 1 millón de coronas suecas: declaraciones de IVA mensuales, trimestrales o anuales

Muchos empresarios individuales optan por presentar sus declaraciones trimestralmente para equilibrar la carga de trabajo administrativo y el flujo de caja. Quienes opten por la presentación de informes anuales deben prepararse para recibir un pago único mayor al final del año.

Plazos para la presentación del IVA

• Declarantes mensuales: las devoluciones vencen antes del 26 del mes siguiente (excepto en diciembre, donde la declaración vence el 27).

• Declarantes trimestrales: por lo general, las devoluciones vencen el día 12 del segundo mes después del final del trimestre. Por ejemplo, la devoluciones del primer trimestre vence el 12 de mayo.

• Declarantes anuales: las devoluciones vencen el 26 del segundo mes posterior al período impositivo. Para los contribuyentes que trabajan en función de un año calendario, vencen el 26 de febrero.

Los plazos pueden cambiar ligeramente dependiendo del calendario, por lo que siempre es una buena idea consultar el calendario fiscal de Skatteverket. Suecia aplica un estricto cumplimiento de la normativa del IVA y se aplican sanciones si no se cumplen los plazos:

• La presentación tardía de la devolución del IVA da lugar a una multa fija de entre 500 y 1000 SEK por devolución.

• Los pagos atrasados del IVA conllevan intereses. El tipo de interés es el tipo básico del Banco Nacional Sueco más el 15 % anual. Por ejemplo, si la tasa base es del 3 %, esto significa un cargo anual por intereses del 18 %.

• Las devoluciones inexactas pueden dar lugar a una sanción del 20 % del IVA declarado incorrectamente.

Para evitar problemas, muchos propietarios de empresas reservan el IVA que cobran en una cuenta separada.

¿Qué tipos de IVA se aplican a los diferentes bienes y servicios en Suecia?

El IVA en Suecia varía en función de lo que vendas. Si te equivocas, podrías cobrar de más a los clientes, pagar menos impuestos o enfrentar sanciones. La Skatteverket proporciona clasificaciones detalladas del IVA para ayudar a las empresas a gestionar el IVA. Si no lo tienes claro, fíjate dos veces antes de facturar o utiliza herramientas automatizadas que calculen el tipo de IVA correcto para cada venta.

A continuación, te explicamos cómo se aplican los tipos de IVA de Suecia a determinadas categorías.

Tipo estándar de IVA: 25 %

El tipo de IVA predeterminado se aplica a la mayoría de los bienes y servicios. Si tu empresa no vende algo que reúna los requisitos para beneficiarse de una tasa reducida o una exención, asume que se aplica la tasa predeterminada. Las compras con tipo de IVA estándar incluyen lo siguiente:

• Servicios para profesionales

• Bienes de consumo

• Productos digitales

Si no estás seguro de un producto o servicio, consulta las clasificaciones oficiales de IVA de Skatteverket.

Tipo reducido de IVA: 12 %

Este tipo más bajo se aplica principalmente a los alimentos, la hostelería y algunos servicios personales. Estas son algunas compras que cobran un 12 % de IVA:

• Alimentos y bebidas no alcohólicas

• Servicios de restaurante y catering

• Alojamiento en hoteles

• Servicios de reparaciones menores

Si tienes una cafetería, una tienda de comestibles o un bed and breakfast, es probable que cobres un 12 % de IVA en las ventas.

Tipo reducido de IVA: 6 %

Este tipo se aplica a los medios de comunicación, la cultura y el transporte público, sectores que Suecia apoya activamente con tipos impositivos más bajas. Estas son algunas compras que cobran un 6 % de IVA:

• Libros, periódicos y publicaciones digitales

• Transporte de pasajeros

• Entradas a eventos (p. ej., conciertos, musicales, deportes)

• Derechos sobre obras artísticas

Si eres un artista trabajador autónomo que vende cuadros o cobra por la entrada a un evento, usarás este tipo de IVA.

Tipo cero (0 %) o exención del IVA

Algunos sectores y transacciones están totalmente exentos del IVA y otros están gravados al 0 %. Hay una gran diferencia entre los dos:

• Si vendes bienes y servicios con tipo cero (0 % de IVA), no cobras IVA sobre las ventas. Sin embargo, puedes deducir el IVA en los gastos de la empresa.

• Si vendes bienes y servicios exentos, no cobras IVA y no puedes reclamar el IVA de las compras relacionadas.

Las compras con tipo cero incluyen medicamentos suministrados con receta médica o vendidos a hospitales. Las compras exentas incluyen los servicios financieros, los seguros y la atención médica.

Los tipos de IVA se mantienen constantes para la mayoría de las empresas unipersonales dentro de sus sectores, por lo que probablemente no tendrás que hacer un seguimiento de los diferentes tipos. Sin embargo, saber qué tipo se aplica a tu empresa protege tus márgenes y hace que tus presentaciones de impuestos sean precisas.

¿Cómo funcionan las deducciones del IVA soportado para los dueños de empresas unipersonales?

Cuando compras bienes o servicios para tu empresa, normalmente pagas el IVA al vendedor. Si el vendedor está registrado a efectos del IVA, ese IVA, conocido como IVA soportado, se puede deducir del IVA que cobras por las ventas. Por ejemplo, si compras un portátil por 10.000 SEK y pagas un 25 % de IVA (2500 SEK) además, puedes deducir 2500 SEK del IVA que debes a la Skatteverket por ese período. Esta deducción se conoce como deducción del IVA soportado.

Recuperar el IVA es una forma directa de reducir los costes de tu empresa. Como propietario único, comprender cómo funcionan las deducciones del IVA soportado puede ahorrarte dinero y mantener la eficiencia fiscal de tu empresa. Para deducir el IVA soportado, haz siempre lo siguiente:

• Un seguimiento del IVA de las compras. Revisa detenidamente los tipos de IVA y confirma exactamente lo que se cobró.

• Compara las facturas con las reclamaciones del IVA y conserva copias de las facturas. Si no tienes una factura en regla y te auditan, la Skatteverket puede negarte la deducción del IVA.

• Presenta tus declaraciones a tiempo. Si olvidas incluir un gasto, es posible que tengas que ajustar una devolución posterior.

¿Qué gastos son aptos para la deducción del IVA?

Para tener derecho a la deducción del IVA, las compras deben estar relacionadas con el negocio y vinculadas a actividades sujetas a impuestos. Algunos ejemplos comunes incluyen los siguientes:

• Inventario, materias primas y suministros

• Equipos y software de oficina

• Costes de marketing y publicidad

• Servicios para profesionales (p. ej., contables, consultores, servicios informáticos)

Si una compra está destinada en parte para uso comercial y en parte para uso personal, puedes deducir solo la parte comercial. Por ejemplo, si utilizas tu coche personal un 50 % para tu negocio, solo puedes deducir el 50 % del IVA en combustible y mantenimiento. Los gastos personales (p. ej., comestibles, compras en el hogar, viajes personales) nunca son aptos para la deducción del IVA.

Cuando registres una deducción del IVA soportado, asegúrate siempre de que tu proveedor te haya cobrado el IVA. Algunos pequeños proveedores no cobran IVA porque están por debajo del umbral del IVA. Si no hay IVA en la factura, no hay nada que puedas deducir.

¿Cómo gestiona Stripe el IVA para los dueños de empresas unipersonales que venden en línea?

Gestionar el IVA puede complicarse rápidamente, sobre todo si vendes por Internet y tienes clientes internacionales. Los tipos de IVA varían en función de dónde estén tus compradores, de lo que vendas y de si has superado los umbrales de registro en distintas jurisdicciones. Stripe automatiza gran parte de este proceso para que las empresas no tengan que manejarlo manualmente. Por ejemplo, si vendes descargas digitales, Stripe Tax puede determinar lo siguiente:

• La ubicación de tu cliente

• Si necesitas cobrar el IVA

• ¿Qué tipo se aplica?

Esto simplifica el cumplimiento de la normativa, incluso para las empresas unipersonales con ventas transfronterizas. Si eres dueño de una empresa unipersonal que utiliza Stripe para vender por Internet, a continuación te explicamos cómo Stripe Tax y Stripe Invoicing pueden simplificar el cumplimiento de la normativa del IVA.

Cálculo automático del IVA sobre las ventas

Stripe Tax calcula y aplica el tipo de IVA correcto en tiempo real basándose en lo siguiente:

• La ubicación de tu cliente

• Qué tipo de producto o servicio vendes

• Si has superado los umbrales de registro del IVA en ese país

Por ejemplo, si vendes servicios digitales a un cliente en Suecia, Stripe Tax aplicará automáticamente un 25 % de IVA. Si tu próximo cliente está en Francia, Stripe Tax se ajustará al tipo de IVA francés, siempre y cuando hayas cumplido con las obligaciones de IVA en toda la UE. Esto elimina tanto los cálculos manuales de impuestos como el riesgo de cobrar un tipo incorrecto.

Cobro y facturación automatizados del IVA

Stripe garantiza que el IVA se recauda de forma correcta y transparente. Cuando se procesa un pago, Stripe separa automáticamente el importe del IVA para que quede claro cuántos impuestos has cobrado.

Stripe Invoicing te permite enviar facturas que cunplan con la normativa del IVA que incluyen:

• El precio neto (antes del IVA)

• El monto y el tipo del IVA

• El precio total, incluido el IVA

• Tu número de registro a efectos del IVA

• Un número de factura único

Esto significa que no tienes que dar formato a las facturas manualmente ni volver a comprobar los cálculos de impuestos. También puede reducir el riesgo de errores.

Seguimiento del umbral de registro del IVA

Stripe Tax supervisa tus ventas respecto de los umbrales de registro de IVA en diferentes países y te avisa cuando te acercas a estos límites. Esto te ayuda a adelantarte a los requisitos de cumplimiento de la normativa y a registrarte a tiempo en lugar de tener que pagar sanciones.

Declaración del IVA y mantenimiento de registros

Stripe hace un seguimiento de todas las transacciones de IVA que procesa y genera informes detallados de forma automática. Estos informes resumen:

• Total de IVA cobrado

• Jurisdicciones donde se aplicó el IVA

• Tiipos de productos sobre los que se cobró el IVA

Cuando llegue el momento de presentar la devolución del IVA en Skatteverket, podrás exportar un informe sobre el IVA de Stripe en lugar de recoger los datos fiscales de forma manual. Esta función es especialmente útil si vendes en varias regiones o usas el sistema de ventanilla única del IVA.