Att hantera mervärdesskatt (moms) är en vanlig utmaning för företagare, särskilt enskilda näringsidkare som gör allt själva. Reglerna kan verka kontraintuitiva, och om de blir fel får det verkliga konsekvenser. Men när du väl förstår hur moms fungerar blir det bara ytterligare en del av att driva ett ekonomiskt sunt företag.

Nedan förklarar vi hur du ska hantera moms som enskild företagare i Sverige, inklusive när du ska registrera dig, hur du tar ut moms, vad som kan dras av och hur du deklarerar på rätt sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är moms och hur tillämpas den på enskilda näringsidkare i Sverige?
  
• Vilka är trösklarna för momsregistrering för enskilda företagare i Sverige?
  
• Hur fungerar uppbörd och redovisning av moms för enskilda företagare?
  
• Vilka momssatser gäller för olika varor och tjänster i Sverige?
  
• Hur fungerar avdrag för ingående moms för enskilda företagare?
  
• Hur hanterar Stripe moms för enskilda företagare som säljer online?
  

Vad är moms och hur gäller den för enskilda företagare i Sverige?

Moms är en indirekt skatt på de flesta varor och tjänster i Sverige och EU. Om du är enskild företagare innebär det att du vanligtvis registrera moms på din försäljning, ta ut den från kunderna och skicka den vidare till Skatteverket. Du kan också få tillbaka moms på företagsrelaterade inköp så att skatten inte blir en kostnad för ditt företag.

I Sverige kallas moms också för mervärdesskatt och reglerna är desamma som i de flesta EU-länder. Om ditt företag är registrerat för moms behöver du göra följande:

• Ta ut moms: Räkna ut rätt moms på dina priser och debitera den av kunderna.

• Dra av moms: Återkräv moms på företagsutgifter som utrustning, material och tjänster.

• Rapportera och betala: Deklarera moms och betala mellanskillnaden mellan vad du fick in och vad du betalat. Om du har betalat mer än vad du tog ut får du en återbetalning.

Om du inte registrerar dig när det krävs eller inte tar ut moms på rätt sätt kan du drabbas av straffavgifter, räntekostnader eller revisioner.

Vilka är trösklarna för moms för enskilda företagare i Sverige?

Sverige har en momsregistreringströskel på 120 000 svenska kronor (SEK) i årlig omsättning från och med januari 2025. Så funkar det:

• Den som ligger under tröskelvärdet på 120 000 kronor: är normalt befriad från moms. Du behöver inte registrera dig för eller debitera moms. Du kan inte begära tillbaka moms på företagskostnader. All moms du betalar på utrustning, tjänster eller tillbehör är en extra kostnad.

• Om du överskrider gränsen på 120 000 kronor: är moms obligatoriskt. Du måste debitera moms på försäljning, lämna in periodiska momsdeklarationer och följa rapporteringsreglerna.

Om du initialt kvalificerar dig för småföretagsundantaget men senare inser att du kommer att överskrida 120 000 kr bör du registrera dig så fort som möjligt. Att skjuta upp registreringen av moms kan leda till efterlevnadsproblem och oväntade skatteskulder.

Om du har en försäljning till andra EU-länder som överstiger 10 000 euro (99 680 kr) i omsättning måste du debitera kunden moms från det land där de är bosatta. Det gäller även om din totala årliga omsättning är under 120 000 kr. Svenska företag gör detta genom att antingen registrera sig för moms i kundens land eller använda EU:s VAT One Stop Shop-system (moms OSS).

Om du bara bedriver verksamhet inom Sverige och håller dig under tröskeln är det frivilligt att registrera sig för moms. Företag kan välja att inte registrera sig för moms om de främst säljer till kunder (snarare än företag) och inte behöver begära återbetalning av moms. I det här scenariot kan det vara en konkurrensfördel att vara befriad från moms, eftersom det gör att du kan hålla priserna lägre jämfört med företag som måste lägga till 25 % moms. Men om ditt företag har betydande kostnader som utrustning, programvara och professionella tjänster kan du välja att registrera dig för moms även om du inte är skyldig att göra det, så att du kan dra av den moms som betalats på dina utgifter.

Så här registrerar man sig för moms i Sverige

Momsregistrering är en enkel process som hanteras av Skatteverket. Så funkar det:

• Ansök online via Skatteverkets webbplats (görs ofta tillsammans med F-skatteregistrering för egenföretagare).

• Ange information om ditt företag och förväntad omsättning.

När du har godkänts får du ett momsnummer som består av prefixet "SE" och 12 siffror (t.ex. SE123456789999) och måste börja debitera, samla in och rapportera moms.

Hur fungerar uppbörd och redovisning av moms för enskilda företagare?

När du väl har registrerat dig för moms måste du debitera moms på skattepliktig försäljning och föra räkenskaper, spåra moms som betalats på företagsutgifter och lämna in deklarationer i tid till Skatteverket. Därefter betalar eller återkräver du mellanskillnaden för moms baserat på uppbörden och vad du har betalat. Så här fungerar det i praktiken.

Ta ut moms från kunder

För varje skattepliktig försäljning måste du lägga till moms på priset, visa det tydligt på fakturan och ta ut skatten från din kund. Momsfakturor ska innehålla:

• En beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahållits

• Nettopriset (före moms)

• Moms och belopp (t.ex. 25 % moms på en tjänst på 1 000 kr = 250 kr i moms)

• Det totala priset, inklusive moms

• Ditt momsregistreringsnummer

• Din adress och kundens adress

• Ett unikt fakturanummer och utfärdandedatum

Om du säljer till kunder bör de annonserade priserna inkludera moms eftersom kunderna förväntar sig att se det slutliga beloppet. Om du säljer till företag ska moms visas separat på fakturor så att företag kan göra anspråk på den. Den moms du tar ut är skattepengar som du tillfälligt behåller innan du för över den till Skatteverket – du får inte behålla den.

Rapportera och betala moms

Momsdeklarationer görs via Skatteverkets e-system. Även om du inte har haft några försäljningar eller inköp under perioden måste du ändå lämna in en deklaration. Momsdeklarationer sammanfattar din momsaktivitet under en viss period, inklusive följande:

• Utgående moms: Det här är den moms som du har tagit ut från kunderna.

• Ingående moms: Den moms du har betalat på företagsrelaterade utgifter.

• Saldot: Om du har tagit ut mer moms än du har betalat är du skyldig att betala mellanskillnaden. Om du har betalat mer än du fick betalt kan du begära återbetalning.

Rapporteringsschemat för moms beror på din förväntade årsomsättning:

• Över 40 miljoner kronor: Månatliga momsdeklarationer

• 1 miljon–40 miljoner kronor: Kvartalsvisa eller månatliga momsdeklarationer

• Under 1 miljon kronor: Månads-, kvartals- eller årliga momsdeklarationer

Många enskilda företagare väljer att deklarera kvartalsvis för att balansera administrativ börda och kassaflöde. De som väljer årsredovisning bör förbereda sig på en större engångsbetalning i slutet av året.

Tidsfrister för inlämning av moms

• Månatliga deklarationer: Deklarationer ska lämnas in senast den 26:e följande månad (utom december för vilken deklarationen ska lämnas in den 27:e).

• Kvartalsvisa deklarationer: Returer ska vanligtvis lämnas in senast den 12:e i den andra månaden efter kvartalets slut. Till exempel ska deklarationen för kvartal 1 lämnas in senast den 12 maj.

• Årliga deklarationer: Deklarationen ska lämnas in senast den 26:e i den andra månaden efter skatteperioden. För deklarationer som gäller ett kalenderår ska dessa vara inlämnade senast den 26 februari.

Tidsfristerna kan ändras något beroende på kalendern, så det är alltid en bra idé att kontrollera Skatteverkets skattekalender. Sverige tillämpar strikt momsefterlevnad och straffavgifter tillämpas om du missar tidsfrister:

• Försenad deklaration med moms resulterar i en fast straffavgift på mellan 500 och 1 000 kr per deklaration.

• Försenade momsbetalningar medför räntekostnader. Räntan är Riksbankens basränta plus 15 % per år. Om basräntan till exempel är 3 % innebär det en årlig räntekostnad på 18 %.

• Felaktig redovisning kan leda till en straffavgift på 20 % av den felaktigt redovisade momsen.

För att undvika problem lägger många företagare av den moms de tar ut på ett separat konto.

Vilka momssatser gäller för olika varor och tjänster i Sverige?

Moms i Sverige varierar beroende på vad du säljer. Om du gör fel kan du debitera kunderna för mycket, betala för lite skatt eller få straffavgifter. Skatteverket tillhandahåller detaljerade momsklassificeringar för att hjälpa företag att hantera moms. Om du är osäker, dubbelkolla innan du fakturerar eller använd automatiska verktyg som beräknar rätt moms vid varje försäljning.

Så här tillämpas svensk moms på vissa kategorier.

Standardsats för moms: 25 %

Standardskattesatsen för moms gäller för de flesta varor och tjänster. Om ditt företag inte säljer något som uppfyller kriterierna för en nedsatt skattesats eller ett undantag ska du anta att standardskattesatsen gäller. Köp av standardsatser för moms inkluderar:

• Professionella tjänster

• Konsumtionsvaror

• Digitala produkter

Om du är osäker på en vara eller tjänst kan du se Skatteverkets momsklassificeringar här.

Reducerad moms: 12 %

Denna lägre skattesats gäller främst livsmedel, hotell- och restaurangbranschen samt vissa personliga tjänster. Här är några köp som tar ut 12 % moms:

• Livsmedel och alkoholfria drycker

• Restaurang- och cateringtjänster

• Hotellboende

• Mindre reparationstjänster

Om du driver ett kafé, en livsmedelsbutik eller ett bed and breakfast kommer du sannolikt att ta ut 12 % moms på försäljningen.

Reducerad moms: 6 %

Skattesatsen gäller för media, kultur och kollektivtrafik – branscher som Sverige aktivt stödjer med lägre skattesatser. Här är några köp där 6 % moms tas ut:

• Böcker, tidningar och digitala publikationer

• Offentliga transportmedel

• Inträde till evenemang (t.ex. konserter, musikaler, sport)

• Rättigheter till konstnärliga verk

Om du är en frilansande konstnär som säljer målningar eller tar betalt för inträde till ett evenemang använder du denna momssats.

Nollskattesats (0 %) eller momsbefrielse

Vissa branscher och transaktioner är helt befriade från moms, och vissa beskattas med 0 %. Det finns en stor skillnad mellan de två:

• Om du säljer varor och tjänster med nollskattesats (0 % moms) tar du inte ut moms på försäljningen. Men du kan fortfarande dra av moms på företagskostnader.

• Om du säljer skattebefriade varor och tjänster tar du inte ut moms och kan inte återkräva moms på relaterade inköp.

Inköp med nollskattesats omfattar läkemedel som tillhandahålls på recept eller säljs till sjukhus. Undantagna köp omfattar finansiella tjänster, försäkringar och hälso- och sjukvård.

Momssatserna förblir desamma för de flesta enskilda företagare inom sina branscher, så du behöver förmodligen inte hålla reda på olika skattesatser. Men att veta vilken skattesats som gäller för ditt företag skyddar dina marginaler och gör att dina skattedeklarationer blir korrekta.

Hur fungerar avdrag för ingående moms för enskilda företagare?

När du köper varor eller tjänster till ditt företag betalar du vanligtvis moms till säljaren. Om säljaren är registrerad för moms kan den momsen, som kallas ingående moms, dras av från den moms man tar ut på försäljningen. Om du till exempel köper en bärbar dator för 10 000 kronor och betalar 25 moms (2 500 kronor), kan du dra av 2 500 kronor från den moms du är skyldig Skatteverket för den tiden. Detta avdrag kallas avdrag för ingående moms.

Att kräva tillbaka moms är ett direkt sätt att minska företagets kostnader. Om du som enskild företagare förstår hur avdrag för ingående moms fungerar kan du spara pengar och hålla ditt företag skatteeffektivt. För att dra av ingående moms gör du alltid följande:

• Spårar moms på inköp. Kontrollerar momssatserna noggrant och bekräftar exakt vad som debiterades.

• Matcha fakturor mot momsanspråk och spara fakturakopior. Om du inte har en korrekt faktura och blir granskad kan Skatteverket neka dig moms.

• Deklarera i tid. Om du glömmer att inkludera en utgift kan du behöva justera en senare deklaration.

Vilka utgifter ger rätt till momsavdrag?

För att få rätt till momsavdrag måste inköpen vara företagsrelaterade och knutna till skattepliktig verksamhet. Några vanliga exempel är:

• Lager, råvaror och förnödenheter

• Kontorsutrustning och programvara

• Marknadsföringskostnader och reklamkostnader

• Professionella tjänster (t.ex. revisorer, konsulter, IT-tjänster)

Om ett köp är avsett delvis för yrkesmässigt bruk och delvis för personligt bruk kan du dra av endast företagsdelen. Om du till exempel använder din privata bil till 50 % i tjänsten kan du bara dra av 50 % av momsen på bränsle och underhåll. Personliga utgifter (t.ex. matvaror, inköp av bostad, privata resor) berättigar aldrig till momsavdrag.

När du bokför ett avdrag för ingående moms ska du alltid se till att leverantören har debiterat dig moms. Vissa mindre leverantörer tar inte ut moms eftersom de ligger under tröskelvärdet för moms. Om det inte finns någon moms på fakturan kan du inte dra av något.

Hur hanterar Stripe moms för enskilda företagare som säljer online?

Att hantera moms kan snabbt bli komplicerat, särskilt om du säljer online och har internationella kunder. Momssatserna varierar beroende på var dina köpare befinner sig, vad du säljer och om du har passerat tröskelvärden för registrering i olika jurisdiktioner. Stripe automatiserar en stor del av denna process så att företag inte behöver hantera den manuellt. Om du till exempel säljer digitala nedladdningar kan Stripe Tax avgöra:

• Var din kund finns

• Om du behöver debitera moms

• Vilken skattesats som gäller

Detta gör efterlevnaden enkel, även för enskilda företagare med gränsöverskridande försäljning. Om du är en enskild företagare som använder Stripe för att sälja online kan Stripe Tax och Stripe Invoicing förenkla momsefterlevnaden på följande sätt.

Automatisk beräkning av moms på försäljning

Stripe Tax beräknar och tillämpar rätt moms i realtid baserat på:

• Var din kund finns

• Vilken typ av produkt eller tjänst du säljer

• Om du har överskridit momströskelvärdena för registrering i landet i fråga

Om du till exempel säljer digitala tjänster till en kund i Sverige tillämpar Stripe Tax automatiskt 25 % moms. Om din nästa kund finns i Frankrike kommer Stripe Tax att justeras till den franska momssatsen, förutsatt att du har uppfyllt EU-kraven för moms. Detta eliminerar både manuella skatteberäkningar och risken att ta ut fel skattesats.

Automatisk uppbörd och fakturering av moms

Stripe ser till att moms tas ut på ett korrekt och transparent sätt. När en betalning behandlas separerar Stripe automatiskt momsbeloppet så att det blir tydligt hur mycket skatt du har tagit ut.

Stripe Invoicing gör det möjligt för dig att skicka fakturor som efterlever momskraven och som innehåller:

• Nettopriset (före moms)

• Beloppet och satsen för moms

• Det totala priset, inklusive moms

• Ditt momsregistreringsnummer

• Ett unikt fakturanummer

Det betyder att du inte behöver formatera fakturor manuellt eller dubbelkolla skatteberäkningar. Det kan också minska risken för fel.

Övervakning av tröskelvärden för momsregistrering

Stripe Tax kontrollerar din försäljning mot tröskelvärden för momsregistrering i olika länder och varnar dig när du närmar dig dessa gränser. Det hjälper dig att ligga steget före efterlevnadskraven och registrera dig i tid utan att drabbas av påföljder.

Momsrapportering och -registrering

Stripe spårar varje momstransaktion som behandlas och genererar automatiskt detaljerade rapporter. Dessa rapporter sammanfattar:

• Total uppburen moms

• De jurisdiktioner där moms tillämpades

• Varje produkttyp moms uppburits på

När det är dags att deklarera moms hos Skatteverket kan du exportera en Stripe-momsrapport istället för att sammanställa skatteunderlag manuellt. Den här funktionen är särskilt användbar om du säljer i flera regioner eller använder OSS-systemet för moms.