La déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est l'un des aspects de la gestion d'une entreprise individuelle en Suède qui peut être la source d'erreurs. Certaines des erreurs les plus courantes résultent d'une méconnaissance des attentes de Skatteverket (l'administration fiscale suédoise) ou de la supposition qu'une case, une déduction ou une facture n'a pas d'importance. Vous trouverez ci-dessous un guide expliquant le fonctionnement de la déclaration de TVA pour les entrepreneurs individuels suédois et comment remplir correctement vos déclarations.

Sommaire

• Quelles sont les obligations en matière de déclaration de TVA applicables en Suède aux entrepreneurs individuels ?
  
• Comment préparer votre déclaration de TVA en tant qu'entrepreneur individuel ?
  
• Quelles cases de la déclaration de TVA s’appliquent généralement aux entrepreneurs individuels ?
  
• Qu'est-ce qui est considéré comme de la TVA déductible pour un entrepreneur individuel ?
  

Quelles sont les obligations en matière de déclaration de TVA applicables en Suède aux entrepreneurs individuels ?

Si vous exploitez une entreprise individuelle en Suède, vous devez vous immatriculer à la TVA lorsque votre chiffre d’affaires annuel dépasse 120 000 couronnes suédoises (SEK). Les entrepreneurs individuels dont le chiffre d'affaires est inférieur à ce seuil doivent également s'immatriculer dans certaines circonstances, notamment s'ils vendent des services à d'autres pays de l'UE ou achètent des biens auprès de ceux-ci pour un montant supérieur à 90 000 SEK par an.

L’immatriculer est généralement facultative en dessous du seuil de 120 000 SEK. Vous n’aurez pas à facturer de TVA ni à déposer de déclarations de TVA, mais vous ne pourrez pas non plus déduire la TVA que vous payez pour vos dépenses professionnelles (c'est-à-dire la TVA déductible). De nombreux propriétaires de petites entreprises s’immatriculent même lorsqu’ils sont en dessous du seuil afin de pouvoir récupérer la TVA déductible et signaler une présence plus établie.

Une fois que vous êtes immatriculé à la TVA, voici ce que vous devez faire :

Appliquez le bon taux de TVA sur vos ventes

La plupart des biens et services sont taxés au taux de TVA standard de 25 %. Un taux réduit de 12 % s'applique à certaines ventes, notamment les denrées alimentaires, les repas au restaurant et les séjours à l'hôtel. Un taux de 6 % s'applique à des articles tels que les livres, les journaux ainsi que les activités sportives.

Vos factures doivent indiquer clairement le taux et le montant de la TVA ainsi que votre numéro d’immatriculation à la TVA.

Conservez vos documents pendant au moins sept ans

Vous devez tenir des registres précis qui permettent de suivre la TVA collectée (ce que vous facturez à vos clients) et la TVA déductible (ce que vous payez sur vos achats) à l’aide de documents tels que factures, reçus ou encore les formulaires douaniers. Skatteverket impose de conserver ces documents pendant au moins sept ans. Vous en aurez besoin en cas de contrôle fiscal.

Déposez vos déclarations de TVA dans les délais impartis

Une fois que vous êtes immatriculé, vous devez soumettre une déclaration de TVA pour chaque période de déclaration. Même si vous n’avez pas émis de facture sur une période, vous devez tout de même déposer une déclaration— avec une TVA égale à zéro.

La fréquence de vos déclarations dépend de votre chiffre d'affaire :

• • Une déclaration annuelle est possible si votre chiffre d'affaires est inférieur ou égal à 1 million de SEK. Si votre entreprise n'est pas tenue de remplir une déclaration d'impôt sur le revenu ou si elle commerce avec d'autres pays de l'UE, la date limite est fixée au 26 du deuxième mois suivant la fin de l'année fiscale. Si votre entreprise remplit une déclaration d'impôt sur le revenu et ne commerce pas avec d'autres pays de l'UE, la date limite est fixée au 12 mai de l'année suivant l'année fiscale.

• Une déclaration trimestrielle est prévue si votre chiffre d’affaires est inférieur ou égal à 40 millions SEK. La date limite est généralement le 12 du deuxième mois suivant la fin de chaque trimestre.

• Une déclaration mensuelle est obligatoire si votre chiffre d’affaires dépasse les 40 millions de SEK. La date limite est le 26 du mois suivant, sauf pour décembre, où les déclarations sont dues le 27 janvier.

• Les entreprises qui n'ont pas dépassé le seuil des 40 millions de couronnes suédoises peuvent opter pour une déclaration mensuelle si elles préfèrent un rapprochement plus fréquent. Pour elles, la date limite est généralement le 12 du deuxième mois suivant la période de déclaration, sauf pour janvier et août, où les déclarations sont dues le 17.

Payez votre TVA ou demandez un remboursement

Pour chaque période de déclaration, vous payez la TVA que vous devez (si votre TVA collectée est supérieure à votre TVA déductible) ou obtenez un remboursement (si votre TVA déductible est supérieure). Vous pouvez payer en ligne via le service électronique de la TVA de Skatteverket (disponible en anglais et en suédois). Il vous êtes tenu de payer dans les délais.

Vous devez tout de même déposer une déclaration nulle (c'est-à-dire lorsque vous n'avez pas collecté de TVA au cours de la période) dans les délais afin d'éviter des pénalités.

Comment préparer votre déclaration de TVA en tant qu'entrepreneur individuel ?

Le dépôt de vos déclarations de TVA en tant qu’entrepreneur individuel nécessite une tenue rigoureuse de vos comptes et une documentation précise de votre activité. Consignez toutes vos recettes et dépenses au fur et à mesure, notamment :

• La TVA que vous facturez

• La TVA que vous payez

• Ce qui est taxable, ce qui est exonéré et ce qui relève de règles spéciales (par exemple, les importations, les services intracommunautaires)

Utilisez un logiciel, un tableur ou tout autre système permettant de ventiler les données par catégorie de TVA. Cette structure correspondra aux champs que vous devrez renseigner dans la déclaration.

Lorsque vous remplissez votre déclaration de TVA, calculez quatre totaux pour chaque période de TVA :

• Chiffre d'affaires imposable, hors TVA

• TVA collectée sur les ventes, ventilée par taux de TVA (25 %, 12 %, 6 % ou 0 % pour les achats exonérés ou à taux zéro)

• TVA collectée combinée

• TVA déductible payée sur les achats professionnels déductibles

Si vous utilisez une comptabilité de caisse, déclarez vos ventes et achats dans votre déclaration de TVA en fonction de la date de paiement. Si vous utilisez une comptabilité d’exercice, déclarez-les en fonction de la date de facturation. Si vous avez acheté des biens ou des services hors de Suède qui sont considérés comme des transactions avec autoliquidation, déclarez-les comme si vous étiez le client et le vendeur : inscrivez la TVA collectée et la TVA déductible sur la même déclaration.

Avant de soumettre votre déclaration, vérifiez tout deux fois :

• Les totaux de TVA correspondent-ils à vos factures ?

• Avez-vous ventilé votre TVA collectée selon le taux correct ?

• Réclamez-vous la TVA déductible uniquement sur des achats éligibles ?

• Avez-vous traité correctement tous les achats transfrontières ou les cas particuliers ?

Une fois que vous êtes certain que tout est correct, envoyez votre déclaration. Si vous devez de la TVA, payez-la à l'échéance. Déclarez même si vous n'avez eu ni ventes ni dépenses : indiquez simplement « 0 » dans les cases appropriées. Skatteverket ne renonce pas aux pénalités simplement parce que votre activité a été faible pendant un exercice.

Vous pouvez déclarer plus tôt. Cela vous laisse plus de temps pour organiser le paiement si vous devez de la TVA.

Quelles cases de la déclaration de TVA s’appliquent généralement aux entrepreneurs individuels ?

La déclaration de TVA en Suède prend la forme d'un long formulaire comportant des sections lettrées et des cases numérotées. Chaque champ correspond à un type spécifique de vente, d'achat ou de montant d'impôt.

Voici les cases qu’il vous faudra sans doute remplir en tant qu'entrepreneur individuel et la manière de les remplir :

Section A (Ventes assujetties à la TVA)

Case 05 (Ventes taxables non incluses dans les autres cases ci-dessous)

Déclarez toutes vos ventes soumises à la TVA suédoise (hors TVA) qui ne relèvent pas des autres cases ci-dessous. Peu importe que vous ayez facturé une TVA de 25 %, 12 % ou 6 %, indiquez simplement votre chiffre d'affaires total hors TVA.

Section B (TVA collectée sur les ventes assujetties à la TVA)

Déclarez la TVA réelle que vous avez facturée sur les ventes de la section A, ventilée par taux :

• Case 10 : TVA collectée à 25 %

• Case11 : TVA collectée à 12 %

• Case12 : TVA collectée à 6 %

Si vous appliquez uniquement le taux standard, n'utilisez que la case 10. Si vous appliquez plusieurs taux, ventilez le montant en conséquence.

Section C (Achats soumis au mécanisme d'autoliquidation)

Si vous avez acheté des biens ou des services dans d'autres pays ou acheté certains services nationaux soumis au mécanisme d'autoliquidation (par exemple, dans la construction), vous devez déclarer vous-même la TVA en tant que client :

• Case 20 : Biens achetés dans d'autres pays de l'UE

• Case 21 : Services achetés dans d’autres pays de l’UE

• Case 22 : Services achetés en dehors de l’UE

• Case 24 : Services achetés en Suède où le mécanisme d’autoliquidation s’applique

Section D (TVA collectée sur les achats soumis au mécanisme d'autoliquidation)

Indiquez le taux de TVA collectée sur les achats soumis au mécanisme d'autoliquidation :

• Case 30 : TVA collectée à 25 %

• Case 31 : TVA collectée à 12 %

• Case 32 : TVA collectée à 6 %

Section E (ventes exonérées de TVA)

Déclarez toutes vos ventes exonérées de TVA. Voici les cases concernées pour les entrepreneurs individuels :

• Case35 : Biens vendus à des entreprises de l’UE

• Case36 : Biens exportés en dehors de l’UE

• Case39 : Services vendus à des entreprises de l’UE

Section F (TVA déductible)

Case 48 (TVA déductible)

Additionnez toute la TVA déductible de vos achats professionnels, y compris :

• TVA payée pour vos dépenses domestiques

• TVA payée pour des biens ou services achetés dans les pays de l’UE

N'incluez que les achats déductibles. Tous les achats soumis à la TVA ne sont pas éligibles.

Section G (TVA à payer ou à récupérer)

Case 49 (TVA à payer ou à récupérer)

Il s’agit du total des montants des cases 10, 11, 12, 30, 31, 32, 60, 61 et 62, moins le montant de la case 48. Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour obtenir automatiquement les totaux corrects, mais veillez à ne pas dupliquer ou omettre des transactions. Si le résultat est positif, c’est le montant que vous devez à Skatteverket. S’il est négatif, c’est le remboursement qui vous est dû.

Qu'est-ce qui est considéré comme de la TVA déductible pour un entrepreneur individuel ?

Lorsque vous achetez des biens ou des services pour votre entreprise et que vous payez de la TVA sur ces achats, vous pouvez généralement déduire cette TVA dans votre déclaration. La TVA déductible compense la TVA que vous facturez sur vos ventes. Mais tout ce qui est soumis à la TVA n'est pas déductible. Certaines dépenses sont entièrement déductibles, d'autres ne le sont pas.

Dépenses déductibles

Vous pouvez récupérer la TVA sur vos achats qui sont :

• Directement liés à vos activités commerciales soumises à la TVA

• Justifiés par des factures valides

• Utilisés pour votre entreprise (et non à des fins privées)

Ces achats comprennent souvent :

• Les stocks, les matières premières et les fournitures

• Le matériel professionnel (par exemple, les ordinateurs, les outils, les téléphones)

• Les logiciels, abonnements et licences

• Les services de publicité et de marketing

• Les services professionnels (p. ex., comptables, avocats, consultants)

Déduisez votre TVA déductible sur la même période que celle où vous recevez la facture (si vous utilisez une comptabilité d’exercice) ou lorsque vous la payez (si vous utilisez une comptabilité de caisse). Vous n’avez pas besoin d’attendre que l’article soit utilisé ou livré.

Dépenses non déductibles

En vertu de la réglementation suédoise en matière de TVA, vous ne pouvez pas déduire la TVA payée sur vos dépenses personnelles. Si un article est partiellement destiné à un usage personnel (par exemple, votre téléphone, Internet), vous devez estimer la part qui correspond à une dépense professionnelle et la répartir au prorata. Si vous ne pouvez pas fournir une ventilation claire de cette répartition, vous ne pouvez pas déduire la TVA.

Voici quelques exemples de dépenses non déductibles ou :

• Voitures particulières : vous ne pouvez pas déduire la TVA sur l'achat d'une voiture particulière, même si elle est utilisée à des fins professionnelles. Seuls les chauffeurs de taxi, les moniteurs d'auto-école et les concessionnaires automobiles peuvent déduire la TVA sur leurs voitures.

• Receptions et cadeaux à des clients : les frais de réception (par exemple, les dîners d'affaires, les cadeaux coûteux) ne sont pas déductibles dans les déclarations de TVA ou d'impôt sur le revenu. Les cadeaux d'affaires sont partiellement déductibles, mais seulement jusqu'à 300 SEK par personne (hors TVA). Les dépenses telles que les billets de théâtre et les green fees sont partiellement déductibles, jusqu'à 180 SEK par personne et par occasion (hors TVA).

Skatteverket exige des justificatifs détaillés pour chaque déduction. Conservez vos factures indiquant le numéro de TVA du fournisseur, le montant facturé et ce que vous avez acheté, ainsi que les reçus indiquant clairement la TVA et des notes ou annotations expliquant comment chaque article est utilisé dans votre entreprise. Conservez les calculs de la part d'utilisation professionnelle pour tout achat à usage mixte. En cas de contrôle, vous devrez démontrer que chaque déduction de TVA figurant sur votre déclaration est justifiée par une utilisation professionnelle réelle et traçable.