A declaração de imposto sobre valor agregado (IVA) faz parte da administração de uma empresa individual na Suécia e está sujeita a erros. Alguns dos maiores erros acontecem por falta de conhecimento do que a Skatteverket (Agência Tributária Sueca) espera ou de presumir que uma determinada caixa, dedução ou fatura não tem importância. Veja a seguir um guia sobre como fazer declarações de IVA corretas para proprietários individuais suecos.

Neste artigo:

• Quais são as obrigações de declaração de IVA para proprietários individuais na Suécia?
  
• Como preparar sua declaração de IVA como proprietário individual?
  
• Quais são as opções de IVA válidas para empresários individuais?
  
• O que conta como IVA pago a montante dedutível para um proprietário individual?
  

Quais são as obrigações de declaração de IVA para proprietários individuais na Suécia?

Se você administra uma empresa individual na Suécia, o cadastro no IVA é obrigatório se seu faturamento anual exceder 120.000 coroas suecas (SEK). Comerciantes individuais com volume de negócios menor também precisam se cadastrar em determinadas circunstâncias, inclusive se venderem serviços para outros países da UE ou comprarem mais de 90.000 SEK em um ano em produtos de outros países da UE.

O cadastro geralmente é opcional abaixo do limite de 120.000 SEK. Você não precisa cobrar IVA nem apresentar declarações de IVA, mas também não poderá deduzir o IVA pago em despesas comerciais (ou seja, IVA pago a montante). Muitos proprietários de pequenas empresas cadastram-se mesmo quando estão abaixo do limite para poder reembolsar o IVA pago e apresentar-se como empresas mais bem estabelecidas.

Depois de se cadastrar no IVA, você deve fazer o seguinte:

Cobrar a alíquota de IVA correta em suas vendas

A maioria dos bens e serviços são tributados à alíquota padrão de IVA de 25%. Algumas vendas têm uma alíquota reduzida de 12%, como alimentos, refeições em restaurantes e estadias em hotéis. E a alíquota de 6% aplica-se a produtos como livros, jornais e atividades esportivas.

As faturas devem indicar claramente a alíquota e o valor do IVA junto com seu número de cadastro no IVA.

Manter registros por pelo menos sete anos

É preciso manter registros precisos acompanhando o IVA de saída (o que você cobra dos clientes) e o IVA de entrada (o que você paga nas compras) em documentos como faturas, recibos e formulários alfandegários. A Skatteverket espera que você guarde essa documentação por pelo menos sete anos. Ela será necessária em caso de auditoria.

Apresentar as declarações de IVA no prazo

Depois de se cadastrar, você deve enviar uma declaração de IVA para cada período de declaração. Mesmo que não tenha emitido faturas em um período, a declaração ainda é feita, indicando zero IVA de saída.

A frequência de declaração depende da sua receita:

• A declaração deve ser anual se seu volume de negócios for de até 1 milhão de SEK. Se sua empresa não precisa apresentar declaração de imposto de renda ou se negocia com outros países da UE, o prazo é o dia 26 do segundo mês após o término do ano fiscal. Se sua empresa apresenta declarações de imposto de renda e não negocia com outros países da UE, o prazo é 12 de maio do ano seguinte ao ano fiscal.

• As declarações devem ser trimestrais caso o volume de negócios seja de até 40 milhões de SEK. O prazo costuma ser o dia 12 do segundo mês após o término de cada trimestre.

• Se o volume de negócios exceder 40 milhões de SEK, as declarações serão mensais. O prazo é dia 26 do mês seguinte, exceto para as declarações de dezembro, cujo prazo é 27 de janeiro.

• As empresas que não excederem o limite de 40 milhões de SEK podem optar por declarações mensais se preferirem fazer reconciliações mais frequentes. Para elas, o prazo geralmente é o dia 12 do segundo mês após o período de declaração, exceto janeiro e agosto, cujo prazo é dia 17.

Pagar o IVA ou solicitar reembolso

Para cada período de declaração, é preciso pagar o IVA devido (se o IVA de saída for maior que o IVA de entrada) ou receber um reembolso (se o IVA de entrada for maior). Você pode pagar online, pelo serviço eletrônico de IVA da Skatteverket (disponível em inglês e sueco). Você é responsável por pagar dentro dos prazos.

Também é preciso apresentar uma declaração nula (ou seja, quando não tiver coletado nenhum IVA durante o período) no prazo, para evitar multas.

Como preparar sua declaração de IVA como proprietário individual?

Declarar o IVA como proprietário individual exige uma manutenção cuidadosa de registros e documentação precisa de sua atividade comercial. Acompanhe todas as receitas e despesas à medida que elas acontecem:

• O IVA cobrado

• O IVA pago

• O que é tributável, o que é isento e o que se enquadra em regras especiais (como importações ou serviços da UE)

Use um software, uma planilha ou qualquer sistema que separe os itens por categoria de IVA. Essa estrutura corresponderá aos campos preenchidos na declaração.

Ao apresentar sua declaração de IVA, calcule quatro totais para cada período de IVA:

• Vendas tributáveis, excluindo IVA

• IVA de saída cobrado sobre vendas, separado por alíquota (25%, 12%, 6% ou 0% para compras com alíquota zero ou isentas)

• IVA de saída combinado

• IVA de entrada pago em compras comerciais dedutíveis

Se você usar o regime de caixa, declare as vendas e compras com base na data do pagamento. Se usar o regime de competência, a declaração segue a data das faturas. Se você comprou bens ou serviços de fora da Suécia que devem ser contabilizadas como transações de cobrança reversa, declare-os como se você fosse o cliente e o vendedor — coloque o IVA de saída e o IVA de entrada na mesma declaração.

Antes de enviar, confira tudo duas vezes:

• Os totais de IVA correspondem às suas faturas?

• Você separou o IVA de saída com as alíquotas corretas?

• Você está solicitando reembolso de IVA somente em compras qualificadas?

• Você registrou corretamente com todas as compras internacionais ou casos especiais?

Quando tiver certeza de que tudo está correto, envie a devolução. Se você deve IVA, pague até a data de vencimento. Faça a declaração mesmo que você não tenha vendas ou despesas — basta digitar “0” nos campos correspondentes. A Skatteverket cobra multas mesmo que sua empresa não tenha operado durante um período.

Você pode declarar mais cedo, garantindo mais tempo para organizar o pagamento.

Quais são as opções de IVA válidas para empresários individuais?

A declaração de IVA da Suécia é organizada em um formulário longo com seções com letras e caixas numeradas. Cada campo representa um tipo específico de venda, compra ou valor do imposto.

Veja aqui quais caixas você provavelmente usará como empresário individual e como preenchê-las:

Seção A (Vendas sujeitas ao IVA)

Caixa 05 (Vendas tributáveis não inclusas nas outras caixas abaixo)

Informe todas as vendas sujeitas ao IVA sueco (excluindo o valor do IVA) que não estejam incluídas nas outras caixas abaixo. Não importa se você cobrou 25%, 12% ou 6% de IVA. Basta inserir a receita total antes do IVA.

Seção B (IVA a jusante sobre vendas sujeitas a IVA)

Informe o IVA real que você cobrou sobre as vendas na Seção A, separado por alíquota:

• Caixa 10: IVA de saída a 25%

• Caixa 11: IVA de saída a 12%

• Caixa 12: IVA de saída a 6%

Se você cobra somente a alíquota padrão, use somente a caixa 10. Se você cobra várias alíquotas, separe os valores.

Seção C (compras com cobrança reversa)

Se você comprou bens ou serviços de outros países ou comprou determinados serviços domésticos com regras de cobrança reversa (por exemplo, construção), você precisa declarar o IVA como cliente:

• Caixa 20: bens adquiridos de outros países da UE

• Caixa 21: serviços adquiridos de outros países da UE

• Caixa 22: serviços adquiridos de fora da UE

• Caixa 24: serviços adquiridos na Suécia, com aplicação do mecanismo de cobrança reversa

Seção D (IVA de saída sobre compras com cobrança reversa)

Informe a alíquota de IVA de saída aplicada às compras com cobrança reversa:

• Caixa 30: IVA de saída a 25%

• Caixa 31: IVA de saída a 12%

• Caixa 32: IVA de saída a 6%

Seção E (vendas isentas de IVA)

Informe todas as vendas que foram isentas de IVA. Estas são as caixas comuns para proprietários individuais:

• Caixa 35: mercadorias vendidas a empresas da UE

• Caixa 36: mercadorias exportadas para fora da UE

• Caixa 39: serviços vendidos a empresas da UE

Seção F (IVA de entrada)

Caixa 48 (IVA de entrada a deduzir)

Some todo o IVA dedutível de suas compras comerciais, incluindo:

• IVA pago por despesas domésticas

• IVA pago por bens ou serviços adquiridos em países da UE

Inclua somente compras dedutíveis. Nem todas as compras com IVA se qualificam.

Seção G (IVA a ser pago ou reembolsado)

Caixa 49 (IVA a ser pago ou reembolsado)

Esta é a soma dos valores nas caixas 10, 11, 12, 30, 31, 32, 60, 61 e 62, menos o valor da caixa 48. Você pode usar um software de contabilidade para obter os totais corretos automaticamente, mas tenha cuidado para não duplicar ou omitir transações. Se o resultado for positivo, é o valor que você deve à Skatteverket. Se for negativo, você deve receber esse valor em reembolso.

O que conta como IVA pago a montante dedutível para um proprietário individual?

Quando você compra bens ou serviços para sua empresa e paga IVA sobre eles, geralmente o valor do IVA é dedutível na declaração. O IVA de entrada compensa o IVA cobrado nas vendas. Mas nem tudo com IVA é dedutível. Algumas despesas são totalmente qualificadas, enquanto outras não se qualificam.

Despesas dedutíveis

Você pode pedir reembolso de IVA em compras:

• Diretamente relacionadas às suas atividades comerciais sujeitas ao IVA

• Documentadas com faturas válidas

• Usadas para sua empresa (não para uso privado)

Compras que geralmente estão qualificadas:

• Estoque, matérias-primas e insumos

• Equipamentos comerciais (computadores, ferramentas, telefones)

• Software, assinaturas e licenças

• Serviços de publicidade e marketing

• Serviços profissionais (contadores, honorários advocatícios, consultorias)

Deduza o IVA pago no mesmo período em que você recebe a fatura (se usar o regime de competência) ou quando a paga (se usar o regime de caixa). Você não precisa esperar até que o item seja usado ou entregue.

Despesas não dedutíveis

A regulamentação sueca do IVA não permite deduzir o IVA pago a montante sobre despesas pessoais. Se um item for parcialmente para uso pessoal (telefone, internet), você deve estimar a porcentagem de uso comercial e fazer o rateio. Se não conseguir detalhar claramente essa divisão, não poderá deduzir o IVA.

Algumas despesas não dedutíveis ou parcialmente dedutíveis:

• Carro de passeio: não é permitido deduzir o IVA sobre a compra de um carro de passeio, mesmo que ele seja usado para atividades comerciais. Somente motoristas de táxi, instrutores de direção e revendedores de automóveis podem deduzir o IVA sobre carros.

• Entretenimento e presentes para clientes: despesas de entretenimento comercial (jantares de negócios, presentes caros) não são dedutíveis nas declarações de IVA ou imposto de renda. Os presentes comerciais são parcialmente dedutíveis, mas apenas até 300 SEK por pessoa (excluindo IVA). Despesas como ingressos de teatro e taxas de campos de golfe são parcialmente dedutíveis, até 180 SEK por pessoa e por ocasião (excluindo IVA).

A Skatteverket exige comprovantes detalhados de cada dedução. Guarde faturas que mostrem o número de IVA do fornecedor, o valor cobrado e o que você comprou, bem como recibos que listem claramente o IVA e notas ou anotações que explicam como cada item é usado em sua empresa. Mantenha os cálculos da participação de uso comercial para qualquer compra de uso misto. Em caso de auditoria, você precisa mostrar que todas as deduções de IVA indicadas na declaração são baseadas em um uso comercial real e rastreável.