In Zweden is het betalen van facturen opmerkelijk efficiënt, als bedrijven weten hoe ze met het systeem moeten omgaan. Particuliere Zweedse klanten (waaronder bedrijven) betaalden in 2022 ongeveer 160,1 miljoen e-facturen via hun bankplatformen. Of ze nu gebruik maken van de gevestigde systemen Bankgirot en PlusGirot, mobiele betalingen via Swish of platformen zoals Stripe, Zweedse bedrijven hebben toegang tot tools waarmee facturen snel en gemakkelijk betaald kunnen worden.

In deze gids leggen we uit hoe je facturen betaalt in Zweden, van het lezen van een standaard factuur tot het kiezen van de juiste tool voor de klus. Dit is wat bedrijven moeten weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de veelgebruikte methoden in Zweden voor het betalen van facturen?
  
• Welke gegevens hebben bedrijven in Zweden nodig om een factuur te betalen?
  
• Betalen met Stripe Invoicing in Zweden
  
• Een factuur betalen in Zweden via een bankoverschrijving
  
• Hoe kan Stripe betalingen van terugkerende facturen vereenvoudigen voor bedrijven in Zweden?
  

Welke betaalmethoden zijn in Zweden beschikbaar om facturen te betalen?

Zweedse bedrijven beschikken over verschillende betaalmethoden voor het betalen van facturen. Hier is een overzicht:

Stripe Invoicing

Met Stripe kunnen gebruikers online facturen betalen met verschillende betaalmethoden. Deze omvatten creditcards en debitcards, digitale wallets zoals Apple Pay en 'koop nu, betaal later'-oplossingen (BNPL) zoals Klarna.

Bankoverschrijvingen (Bankgirot en PlusGirot)

Bankgirot en PlusGirot zijn standaardsystemen voor factuurbetalingen in Zweden. De factuur bevat het Bankgiro- of PlusGiro-nummer van de begunstigde dat betalers invoeren om te betalen met een voor online bankapp of mobiele bankapp.

Swish

Dit is een populaire mobiele betaaldienst die directe overschrijvingen met het telefoonnummer van een gebruiker mogelijk maakt. Veel begunstigden vermelden hun Swish-nummer op facturen voor eenvoudig betalen.

Autogiro (automatische incasso)

Bij automatische incasso's kunnen schuldeisers op de vervaldatum van de factuur rechtstreeks geld van de bankrekening van de betaler afschrijven. Autogiro wordt veel gebruikt voor terugkerende betalingen.

Kaartbetalingen

Sommige facturen, met name van e-commerce- of kleinere bedrijven, kunnen worden betaald met een creditcard of debitcard via beveiligde online links die op de factuur zijn opgenomen.

Externe betaalplatformen

Sommige bedrijven waarderen de mogelijkheid om facturen te betalen via alternatieve methoden zoals PayPal of Klarna, met name bij e-commercetransacties of internationale betalingen.

Welke gegevens hebben bedrijven in Zweden nodig om een factuur te betalen?

Bedrijven in Zweden hebben een aantal gegevens nodig om een factuur te betalen:

Wie ze betalen

Elke factuur bevat de bankgegevens van de ontvanger. In Zweden is dit meestal een Bankgiro- of PlusGiro-nummer, dat de rekening van de ontvanger identificeert. Als het een internationale betaling is, krijgen betalers mogelijk een internationaal bankrekeningnummer (IBAN) en een SWIFT/BIC-code te zien.

Hoeveel de betaler verschuldigd is

Op de factuur staat het exacte bedrag dat de betaler moet betalen. De meeste betalingen in Zweden zijn in Zweedse kroon (SEK), maar betalers moeten controleren of het niet in een andere valuta is.

Referentienummer

Begunstigden vermelden vaak een OCR-nummer (Optical Character Recognition) op de factuur. Als er geen OCR-nummer is, kunnen betalers het factuurnummer of een korte memo (zoals 'factuur 12345') ter referentie opnemen in de betaalmethode van hun keuze.

Vervaldatum van de betaling

Betalers moeten de vervaldatum van de factuur noteren. Door op tijd te betalen, worden kosten voor te late betaling voorkomen en verloopt alles soepel.

Betaalinstructies

De meeste facturen bevatten betaalinstructies. Veelgebruikte betaalopties in Zweden zijn Bankgirot, Autogiro en Swish.

Betalen met Stripe Invoicing in Zweden

Als je bedrijf in Zweden gebruikmaakt van Stripe Invoicing, kan het betalen van een factuur nog eenvoudiger. Dit is hoe het werkt.

De factuur controleren

Stripe Invoicing verstuurt facturen als PDF of als link naar een door Stripe gehoste factuurpagina. De factuur moet alles bevatten wat de betaler moet betalen, waaronder het verschuldigde bedrag wanneer dat verschuldigd is, een factuurnummer en, in veel gevallen, een beveiligde betaallink om de transactie te voltooien.

Een betaalmethode kiezen

Stripe maakt het je gemakkelijk door meerdere manieren aan te bieden om rechtstreeks via de factuurlink te betalen. Deze omvatten:

• Creditcard of debitcard: betalers voeren hun betaalkaartgegevens in en Stripe handelt de rest af.
  
• BNPL-oplossingen: betalers kunnen later in termijnen betalen.
  
• Swish: Stripe-facturen bevatten duidelijke instructies om via Swish te betalen.
  

Bevestiging ontvangen

Stripe stuurt betalers direct een betalingsbevestiging per e-mail. Stripe stelt de begunstigde ook automatisch op de hoogte, zodat betalers geen betaalbewijs hoeven te sturen, tenzij daarom wordt gevraagd.

Een factuur betalen in Zweden via een bankoverschrijving

Bedrijven in Zweden betalen facturen meestal via bankoverschrijvingen. Dit is hoe het proces werkt.

Inloggen bij je zakelijke bankplatform

Nadat je de gegevens die je nodig hebt voor de factuur hebt verzameld, ga je naar je online bankplatform via je desktop- of mobiele app. De meeste Zweedse banken bieden veilige en intuïtieve interfaces voor bedrijven.

De betaling instellen

• Kies het type betaling: selecteer de optie voor Bankgirot of PlusGirot.
  
• Voer de gegevens van de ontvanger in: voer het Bankgiro- of PlusGiro-nummer van de ontvanger in het daarvoor bestemde veld in.
  
• Voer het te betalen bedrag in: voer het exacte bedrag in dat op de factuur staat.
  
• Voeg het referentienummer toe: Kopieer het OCR- of referentienummer naar het juiste veld. Dit zorgt ervoor dat de betaling correct wordt toegewezen aan de ontvanger.
  

De betaling controleren en de betaling plannen

Controleer alle gegevens om fouten te voorkomen:

• Bevestig het Bankgiro- of PlusGiro-nummer van de ontvanger.
  
• Controleer het bedrag en het referentienummer.
  
• Controleer de vervaldatum en beslis of je de betaling vooruit wilt plannen of direct wilt verwerken.
  

De overschrijving autoriseren

Zodra alles is geverifieerd, autoriseer je de betaling met behulp van het beveiligingsprotocol van je bank. In Zweden gaat het meestal om:

• Een BankID (een beveiligde elektronische ID die wordt gebruikt voor authenticatie)
  
• Een generator voor beveiligingscodes of een mobiele app van je bank
  

Je betaling bijhouden

Nadat de betaling is verwerkt, sturen de meeste banken je een bewijs of bevestiging. Bewaar dit voor je administratie, vooral als de betaling is gekoppeld aan lopende bedrijfsactiviteiten of als je deze nodig hebt voor het voorbereiden van de belastingen.

Betalingen automatiseren

Voor terugkerende facturen raden we je aan het volgende in te stellen:

• Terugkerende betalingen:Ddeze zijn ideaal voor vaste maandelijkse bedragen.
  
• Automatische incasso's (Autogiro): hiermee kan de ontvanger het bedrag rechtstreeks van je rekening afschrijven, waardoor routinematige transacties worden vereenvoudigd.
  

Hoe kan Stripe betalingen van terugkerende facturen vereenvoudigen voor bedrijven in Zweden?

Stripe kan Zweedse bedrijven helpen bij het beheer van betalingen van terugkerende facturen van hun klanten door complexe taken te automatiseren. Stripe biedt ook tools die inspelen op specifieke lokale behoeften, zoals het voldoen aan de btw-regelgeving en het aanbieden van voorkeursbetaalmethoden. Dit is hoe het werkt.

Geautomatiseerde facturatie en betalingen

Stripe vermindert het handmatige werk van het beheren van terugkerende betalingen. Zodra een plan voor abonnementen of terugkerende betalingen is ingesteld, genereert Stripe automatisch eenmalige facturen, verstuurt deze naar klanten en verwerkt betalingen als automatische facturatie is ingeschakeld. Bedrijfseigenaren hoeven zich geen zorgen te maken over ontbrekende facturen, het versturen van betalingsherinneringen of het handmatig verwerken van terugkerende transacties.

Bij deze automatisering draait het niet alleen om gemak, maar ook om het verlagen van de kans op fouten, zoals het versturen van onjuiste bedragen of het vergeten van vervaldatums, waardoor de klantrelatie onder druk kan komen te staan.

Meerdere lokale betaalopties

Stripe ondersteunt betaalmethoden die Zweedse bedrijven en klanten vaak gebruiken. Naast algemene opties zoals creditcards en debitcards, bieden Stripe-integraties ook mogelijkheden voor Swish-overschrijvingen en BNPL-opties, zodat klanten facturen kunnen betalen met de betaalmethode van hun voorkeur.

Transparant btw-beheer

Het beheren van btw kan vervelend zijn, vooral wanneer je verschillende tarieven of vrijstellingen voor binnenlandse en internationale klanten moet verwerken. Zo vereenvoudigt Stripe het innen van btw:

• Je kunt btw-tarieven instellen op basis van de locatie van de klant.
  
• Btw wordt automatisch berekend en toegevoegd aan facturen.
  
• Met de aangiftetools van Stripe kun je de geïnde btw bijhouden, waardoor het eenvoudiger wordt om je aangifte bij Skatteverket (de Zweedse belastingdienst) af te handelen.
  

Minder te laten betalingen en mislukte betalingen

Terugkerende betalingen kunnen een echt voordeel zijn voor de cashflow van je bedrijf als ze betrouwbaar werken. Stripe heeft ingebouwde tools om onderbrekingen te voorkomen, zoals:

• Opgeslagen betaalmethoden: klanten kunnen hun betaalgegevens veilig opslaan, zodat terugkerende betalingen automatisch plaatsvinden.
  
• Smart Retries: als een betaling mislukt (bijvoorbeeld vanwege onvoldoende saldo of een verlopen betaalkaart), probeert Stripe de betaling automatisch opnieuw, waardoor de kans op slagen toeneemt zonder dat er taken voor het bedrijf worden toegevoegd.
  
• Betalingsherinneringen: geautomatiseerde e-mails herinneren klanten aan aanstaande of achterstallige betalingen, zodat er minder handmatige opvolging nodig is.
  

Aanpasbare facturen

Terugkerende facturen moeten consistent en eenvoudig te interpreteren zijn. Bedrijven kunnen Stripe-facturen voorzien van hun logo en merkkleuren. Ze bevatten alle relevante gegevens voor Zweedse klanten, zoals:

• Een duidelijke uitsplitsing van kosten en btw
  
• Voorkeuren voor lokale talen
  
• Betaalinstructies voor de door de klant gekozen methode
  

Flexibel abonnementsbeheer

Wanneer klanten hun terugkerende diensten moeten aanpassen, zoals upgrades, downgrades of onderbrekingen, kan Stripe het proces vergemakkelijken om rekening te houden met deze wijzigingen op facturen. Met Stripe kan je bedrijf het volgende doen:

• De voorwaarden van een abonnement halverwege de cyclus op een duidelijke manier bijwerken, zonder facturen handmatig te herberekenen
  
• Kosten automatisch pro rata verdelen wanneer een abonnement halverwege een facturatiecyclus verandert
  
• Klanten bepaalde aspecten van hun rekeningen zelf laten beheren via de door Stripe gehoste portals, zoals het bijwerken van hun betaalgegevens.
  

Beveiliging en vertrouwen

Klanten moeten weten dat hun gegevens veilig zijn, vooral wanneer hun persoonlijke gegevens worden opgeslagen voor terugkerende betalingen. Stripe voldoet aan de herziene richtlijn betalingsdiensten (PSD2), dus transacties voldoen aan de EU-beveiligingsnormen. Sterke versleuteling, fraudepreventie en veilige gegevensopslag verminderen het risico voor het bedrijf en zijn klanten.

Inzichten en rapportage

Het Stripe-dashboard biedt bedrijven gedetailleerde inzichten in inkomsten uit abonnementen, betaaltrends en klantgedrag. Bijvoorbeeld:

• Bedrijven kunnen de lifetime value van een abonnementsklant zien.
  
• Stripe stelt bedrijven in staat om opzeggingen en mislukte betalingen te analyseren en verbeterpunten te identificeren.
  
• Met Stripe kunnen bedrijven rapporten genereren voor boekhouding of strategische planning, allemaal op hetzelfde platform.