Recuperar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) a través de las fronteras puede resultar complicado para las empresas internacionales, ya que más de 170 países utilizan el IVA. Las empresas de EE. UU. que operan en el extranjero a menudo tienen que pagar IVA extranjero, pero muchas no lo reclaman. Esto no se debe a que no cumplan los requisitos, sino a que el proceso de recuperación está fragmentado, es específico de cada país y es fácil de posponer hasta que expiren los plazos.

A continuación, analizaremos cómo funciona la recuperación del IVA para las empresas de EE. UU., qué gastos son recuperables y cómo evitar los errores de documentación que echan por tierra las reclamaciones antes de que se procesen.

Destacados

• Las empresas de EE. UU. pueden reclamar el IVA pagado en gastos elegibles en el extranjero, como viajes, ferias comerciales y facturas de proveedores, pero deben presentar la solicitud por separado a la autoridad fiscal de cada país.

• Los plazos suelen ser estrictos e inflexibles; de hecho, los países de la UE suelen exigir que las reclamaciones se presenten antes del 30 de junio del año siguiente a aquel en el que se produjeron los gastos.

• El esfuerzo merece la pena sobre todo para las empresas con un volumen considerable de gastos internacionales, donde el IVA recuperable en varias jurisdicciones puede llegar a sumar una cantidad importante.

¿Qué es la reclamación del IVA?

Reclamar el IVA significa recuperar de las autoridades fiscales el IVA que las empresas han pagado por los bienes y servicios relacionados con el negocio.

El IVA es un impuesto sobre el consumo que se aplica en cada etapa de la cadena de suministro, desde la producción hasta la distribución. Esto difiere del impuesto sobre las ventas de EE. UU., que se recauda una vez en el punto de venta. Los tipos varían considerablemente en los más de 170 países que utilizan el IVA (p. ej., el 20 % en el Reino Unido, el 27 % en Hungría).

¿Cómo funciona la reclamación del IVA?

Cada país gestiona su propio plan de reclamación del IVA para empresas no residentes, con formularios específicos, plazos, requisitos de documentación y umbrales mínimos de reclamación. Así es como suele ser el proceso general:

• Recopilar facturas con IVA válidas: Toda reclamación necesita una factura con IVA válida que muestre el número de registro a efectos del IVA del proveedor, el importe del IVA cobrado y una descripción de los bienes o servicios. Si falta alguno de estos campos, la reclamación suele ser invalidada.

• Enviar a cada país por separado: Una reclamación del IVA alemán se envía a la Bundeszentralamt für Steuern, una reclamación del IVA del Reino Unido se envía a His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), y una reclamación del IVA francés se envía a la Direction générale des Finances publiques.

• Superar los umbrales mínimos: Algunos países establecerán un importe mínimo de reclamación. Alemania, por ejemplo, establece el requisito de una reclamación anual mínima de 250 €. Otros países establecen umbrales diferentes.

• Reclamar antes del plazo: Muchos países de la UE exigen que las reclamaciones se presenten antes de una fecha determinada, por lo que debes comprobar cuál es para los países en los que haces negocios.

• Responder rápidamente a las consultas: Las autoridades fiscales pueden solicitar documentación adicional. Debes responder dentro del plazo estipulado o la reclamación podría denegarse.

¿Por qué las empresas de EE. UU. pagan el IVA extranjero?

Las empresas de EE. UU. que operan en otros países deben cumplir con las normativas locales del IVA. Estas son las categorías en las que las empresas de EE. UU. suelen acumular el IVA extranjero:

• Viajes de negocios: Los hoteles, el transporte terrestre y los vuelos nacionales en países que cobran el IVA, incluyen el IVA.

• Ferias comerciales y conferencias: Las tarifas de los stands, el espacio de exposición y los servicios para eventos suelen estar sujetos a impuestos.

• Proveedores en el extranjero: Si compras bienes o servicios a empresas extranjeras registradas a efectos del IVA y te los entregan a nivel local en lugar de exportarlos, a menudo pagarás el IVA en esas facturas.

• Equipos y materiales: Comprar o alquilar equipos en el extranjero, o comprar materiales para un proyecto en un país extranjero, suele conllevar el pago del IVA.

• Servicios para profesionales que se consumen de forma local: Los honorarios jurídicos, de consultoría u otros servicios contratados y prestados en un país extranjero pueden conllevar el pago del IVA local.

¿En qué gastos pueden las empresas de EE. UU. reclamar el IVA extranjero?

La elegibilidad varía según el país, pero las categorías generales son coherentes en la mayoría de los regímenes del IVA. El gasto debe tener una finalidad comercial obvia y necesitas una factura con IVA válida para cada partida individual que vayas a reclamar.

Por lo general, las empresas pueden recuperar el IVA de los siguientes gastos:

• Alojamiento en hoteles: El alojamiento por viajes de negocios se puede recuperar en muchas jurisdicciones, lo que lo convierte en una de las categorías más sencillas de reclamar.

• Transporte terrestre: Los taxis, los trenes y los coches de alquiler que se utilizan para fines de negocios suelen conllevar un IVA recuperable.

• Tarifas de ferias comerciales y exposiciones: El IVA pagado por las tarifas de los stands y el espacio de exposición en Europa es normalmente recuperable. Por tanto, es una de las categorías de mayor valor para las empresas de EE. UU. que operan a nivel internacional.

• Tarifas de registro en conferencias: Las tarifas de las conferencias de negocios suelen conllevar el pago del IVA y son recuperables si existe un propósito de negocio claro.

• Combustible: El combustible de los vehículos de alquiler que se utilizan para negocios es recuperable en muchas jurisdicciones, aunque el uso personal puede complicar las reclamaciones.

El IVA no suele ser recuperable en los siguientes gastos:

• Entretenimiento para clientes: Los regímenes del IVA a menudo bloquean específicamente la reclamación de los costes de entretenimiento a terceros.

• Gastos personales: Cualquier gasto personal que se mezcle en un viaje de negocios no es recuperable.

• Vehículos de pasajeros: Las jurisdicciones a menudo bloquean la recuperación del IVA en las compras de vehículos, con pequeñas excepciones para las empresas del sector del motor o el alquiler de vehículos.

¿Con cuánta antelación pueden las empresas de EE. UU. reclamar el IVA extranjero?

Los plazos varían en función del país, pero el margen de tiempo estándar en muchos países de la UE se extiende durante los primeros seis meses del año posterior a la fecha en que se incurrió en el IVA. A continuación, se detalla:

• Estados miembros de la UE: Estos plazos suelen seguir el año natural, con ligeras diferencias entre países. Esto significa que el IVA incurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de un año determinado debe reclamarse antes del 30 de junio del año siguiente.

• Reino Unido: El plazo del HMRC es el 30 de junio siguiente al año natural en el que se pagó el gasto.

• Suiza y Noruega: Ambos gestionan sistemas ajenos al marco de la UE. Aunque Suiza tiene su propio sistema, el plazo también es el 30 de junio. En Noruega, las solicitudes de reembolso para empresas extranjeras deben presentarse antes del 30 de septiembre del año siguiente.

En el caso de las empresas que no han estado reclamando en absoluto, vale la pena comprobar si alguna reclamación del año anterior todavía se encuentra dentro de ese margen de tiempo antes de dar por perdidos los importes históricos. Verifica las normas específicas de cada país para hacerlo.

¿Cuáles son los riesgos y los errores más habituales a la hora de reclamar el IVA extranjero?

Las empresas que intentan reclamar el IVA extranjero sin el soporte de especialistas suelen cometer los siguientes errores:

• Enviar facturas no válidas o incompletas: Una factura de un proveedor extranjero que omita su número de registro a efectos del IVA, muestre un nombre de entidad incorrecto o carezca de una descripción sencilla de los servicios probablemente será rechazada.

• Incumplir los plazos: Las empresas incumplen los plazos cuando tratan la reclamación del IVA como una tarea de final de año en lugar de integrarla en sus procesos habituales de gestión de gastos. Cuando alguien por fin se pone a ello en julio, las reclamaciones del año anterior ya no cumplen los requisitos.

• Cometer errores en las divisas y los umbrales: Las reclamaciones enviadas en la divisa incorrecta o que están por debajo del umbral mínimo después de la conversión generalmente se rechazan. Si el importe total del IVA alemán de ese año es de 245 € y el mínimo es de 250 €, no puedes reclamarlo.

• Asumir que existe uniformidad en todos los países: Los formularios, los requisitos de documentación, los plazos de respuesta y los procesos de apelación difieren en todo el mundo.

¿Vale la pena el esfuerzo de reclamar el IVA extranjero para tu empresa?

El coste administrativo de reclamar el IVA extranjero es más o menos fijo, independientemente del tamaño de la reclamación, lo que hace que el cálculo sea sencillo.

Una empresa de EE. UU. que envía a sus empleados a ferias comerciales europeas, compra a proveedores alemanes y neerlandeses, y tiene una oficina de ventas en el Reino Unido podría gastar 2 millones de $ al año en países que cobran el IVA, con 400.000 $ en IVA. A esa escala, merece la pena establecer un proceso para reclamar el IVA.

Para una empresa con un IVA extranjero recuperable modesto (p. ej., 15.000 $) que lleva a cabo el proceso internamente, probablemente no merezca la pena. Las empresas pueden colaborar con una agencia de reclamaciones para eliminar el coste inicial, pero la agencia normalmente se quedará con un porcentaje de lo que recupere. Esta contraprestación puede tener sentido para las empresas que no disponen de los medios necesarios para gestionar presentaciones en múltiples jurisdicciones, pero, de nuevo, deben sopesar las posibles ventajas con el trabajo que conlleva.

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