Récupérer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) à l'étranger peut s'avérer complexe pour les entreprises internationales, car plus de 170 pays utilisent la TVA. Les entreprises des États-Unis qui exercent des activités à l'étranger doivent souvent payer la TVA étrangère, mais beaucoup ne la récupèrent pas. Ce n'est pas parce qu'elles n'y sont pas admissibles, mais plutôt parce que le processus de recouvrement est fragmenté, propre à chaque pays, et facile à retarder jusqu'à ce que les échéances soient passées.

Ci-dessous, nous examinerons comment le recouvrement de la TVA fonctionne pour les entreprises des États-Unis, quelles dépenses sont récupérables, et comment éviter les erreurs de documentation qui font échouer les réclamations avant qu'elles ne soient traitées.

Points clés

• Les entreprises des États-Unis peuvent récupérer la TVA payée sur les dépenses admissibles à l'étranger, telles que les voyages, les salons professionnels et les factures de fournisseurs, mais elles doivent faire une demande distincte auprès de l'autorité fiscale de chaque pays.

• Les échéances sont souvent strictes et implacables, les pays de l'UE exigeant généralement que les réclamations soient présentées au plus tard le 30 juin de l'année suivant celle où les dépenses ont été engagées.

• L'effort en vaut la peine surtout pour les entreprises ayant des dépenses internationales considérables, où la TVA récupérable dans plusieurs juridictions peut représenter une somme substantielle.

Qu'est-ce que la récupération de la TVA ?

La récupération de la TVA signifie la récupération auprès des autorités fiscales de la TVA que les entreprises ont payée sur les biens et services liés à l'entreprise.

La TVA est une taxe à la consommation qui s'applique à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement, de la production à la distribution. Cela diffère de la taxe de vente aux États-Unis, qui est perçue une seule fois au point de vente. Les taux varient considérablement dans les plus de 170 pays qui utilisent la TVA (par exemple, 20 % au Royaume-Uni, 27 % en Hongrie).

Comment fonctionne la récupération de la TVA ?

Chaque pays possède son propre régime de récupération de la TVA pour les entreprises non résidentes, avec des formulaires, des échéances, des exigences en matière de documentation et des seuils minimaux de demande spécifiques. Voici à quoi ressemble le processus général :

• Rassembler des factures de TVA valides : Chaque demande doit être accompagnée d'une facture de TVA valide qui indique le numéro d'inscription à la TVA du fournisseur, le montant de la TVA facturé et une description des biens ou des services. L'absence de l'un de ces champs annule généralement la demande.

• Soumettre la demande à chaque pays séparément : Une demande de TVA allemande doit être envoyée au Bundeszentralamt für Steuern, une demande de TVA pour le Royaume-Uni doit être envoyée au His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), et une demande de TVA française doit être envoyée à la Direction générale des Finances publiques.

• Dépasser les seuils minimaux : Certains pays fixent un montant minimal de demande. L'Allemagne, par exemple, exige une demande annuelle minimale de 250 €. D'autres pays fixent des seuils variables.

• Récupérer avant l'échéance : De nombreux pays de l'Union européenne exigent que les demandes soient soumises avant une date précise, vérifiez donc quelle est cette date pour les pays où vous faites des affaires.

• Répondre rapidement aux requêtes : Les autorités fiscales pourraient demander des documents supplémentaires. Vous devez répondre dans le délai imparti, sinon la demande pourrait être refusée.

Pourquoi les entreprises américaines paient-elles la TVA étrangère ?

Les entreprises américaines qui exercent leurs activités dans d'autres pays doivent se conformer aux réglementations locales en matière de TVA. Voici les catégories où les entreprises américaines accumulent couramment de la TVA étrangère :

• Voyages d'affaires : Les hôtels, le transport terrestre et les vols intérieurs dans les pays qui perçoivent la TVA sont tous assujettis à la TVA.

• Salons professionnels et conférences : Les frais de kiosque, d'espace d'exposition et de services événementiels sont généralement taxables.

• Fournisseurs étrangers : Si vous achetez des biens ou des services à des entreprises étrangères inscrites à la TVA et qu'elles vous les livrent localement plutôt que de les exporter, vous paierez souvent la TVA sur ces factures.

• Équipement et matériaux : L'achat ou la location d'équipement à l'étranger, ou l'achat de matériaux pour un projet dans un pays étranger, déclenche souvent la TVA.

• Services professionnels consommés localement : Les frais juridiques, les services de consultation ou les autres services engagés et fournis dans un pays étranger peuvent être assujettis à la TVA locale.

Sur quelles dépenses les entreprises américaines peuvent-elles récupérer la TVA étrangère ?

L'admissibilité varie selon le pays, mais les grandes catégories sont cohérentes dans la plupart des régimes de TVA. La dépense doit avoir un objectif commercial évident, et vous devez fournir une facture de TVA valide pour chaque poste de facture réclamé.

Les entreprises peuvent généralement récupérer la TVA sur les dépenses suivantes :

• Hébergement à l'hôtel : L'hébergement pour les voyages d'affaires est récupérable dans de nombreuses juridictions, ce qui en fait l'une des catégories les plus simples à récupérer.

• Transport terrestre : Les taxis, les trains et les voitures de location utilisés à des fins professionnelles comportent généralement de la TVA récupérable.

• Frais de salon professionnel et d'exposition : La TVA payée sur les frais de kiosque et l'espace d'exposition en Europe est généralement récupérable. C'est donc l'une des catégories à valeur plus élevée pour les entreprises américaines qui exercent des activités à l'échelle internationale.

• Frais d'inscription aux conférences : Les frais de conférence d'affaires comportent généralement de la TVA et sont récupérables lorsqu'il y a un objectif commercial clair.

• Carburant : Le carburant pour les véhicules de location utilisés à des fins professionnelles est récupérable dans de nombreuses juridictions, bien que l'utilisation personnelle puisse compliquer les demandes.

La TVA n'est généralement pas récupérable sur les dépenses suivantes :

• Divertissement des clients : Les régimes de TVA empêchent souvent de récupérer les coûts liés au divertissement de tiers.

• Dépenses personnelles : Toute dépense personnelle intégrée à un voyage d'affaires n'est pas récupérable.

• Véhicules de tourisme : Les juridictions empêchent souvent de récupérer la TVA sur les achats de véhicules, avec de rares exceptions pour les entreprises du secteur de l'automobile ou de la location de véhicules.

Jusqu'où les entreprises américaines peuvent-elles récupérer la TVA étrangère ?

Les échéances varient selon le pays, mais la période standard dans de nombreux pays de l'Union européenne s'étend sur les six premiers mois de l'année suivant la date à laquelle la TVA a été payée. Voici un aperçu :

• Pays membres de l'UE : Ces échéances suivent généralement l'année civile, avec de légères différences entre les pays. Cela signifie que la TVA engagée entre le 1er janvier et le 31 décembre d'une année donnée doit être réclamée avant le 30 juin de l'année suivante.

• Royaume-Uni : L'échéance du HMRC est le 30 juin suivant l'année civile où la dépense a été payée.

• Suisse et Norvège : Les deux gèrent des régimes en dehors du cadre de l'UE. Bien que la Suisse dispose de son propre système, l'échéance est également le 30 juin. En Norvège, les demandes de remboursement pour les entreprises étrangères doivent être soumises d'ici le 30 septembre de l'année suivante.

Pour les entreprises qui n'ont rien récupéré, il vaut la peine de vérifier si les demandes de l'année précédente sont toujours admissibles avant d'effacer les montants historiques. Assurez-vous de vérifier les règles spécifiques de chaque pays pour ce faire.

Quels sont les risques et les erreurs courantes lors de la récupération de la TVA étrangère ?

Les entreprises qui tentent de récupérer la TVA étrangère sans l'aide de spécialistes ont tendance à faire les erreurs suivantes :

• Soumission de factures non valides ou incomplètes : La facture d'un fournisseur étranger sur laquelle il manque son numéro d'inscription à la TVA, le bon nom de l'entité ou une description claire des services sera probablement refusée.

• Échéances manquées : Les entreprises manquent l'échéance lorsqu'elles traitent la récupération de la TVA comme une tâche de fin d'année plutôt que de l'intégrer à leurs processus réguliers de gestion des dépenses. Si quelqu'un s'en occupe finalement en juillet, les demandes de l'année précédente ne sont plus admissibles.

• Erreurs de devises et de seuils : Les demandes soumises dans la mauvaise devise ou qui tombent sous le seuil minimal après la conversion sont généralement refusées. Si votre TVA allemande totale pour l'année est de 245 € et que le minimum est de 250 €, vous ne pouvez pas la récupérer.

• Présomption d'une uniformité d'un pays à l'autre : Les formulaires, les exigences en matière de documentation, les délais de réponse et les processus d'appel diffèrent dans le monde entier.

La récupération de la TVA étrangère en vaut-elle la peine pour votre entreprise ?

Le coût administratif lié à la récupération de la TVA étrangère est à peu près fixe, quelle que soit la taille de la demande, ce qui rend le calcul simple.

Une entreprise américaine qui envoie des employés à des salons professionnels européens, qui s'approvisionne auprès de fournisseurs allemands et néerlandais, et qui dirige un bureau de vente au Royaume-Uni pourrait dépenser 2 millions de dollars par année dans des pays percevant la TVA, dont 400 000 $ de TVA. À cette échelle, il vaut la peine de mettre en place un processus pour récupérer la TVA.

Pour une entreprise dont la TVA étrangère récupérable est modeste (par exemple, 15 000 $) qui gère le processus à l'interne, ce n'est probablement pas rentable. Les entreprises peuvent faire appel à une agence de récupération pour éliminer les coûts initiaux, mais l'agence prendra généralement un pourcentage de ce qu'elle récupère. Ce compromis pourrait être judicieux pour les entreprises qui n'ont pas la capacité de gérer des soumissions dans plusieurs juridictions, mais encore une fois, elles devraient évaluer les avantages potentiels par rapport au travail impliqué.

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