跨境要求退还增值税 (VAT) 对于跨国企业而言可能很复杂，因为超过 170 个国家使用增值税。在海外运营的美国企业通常必须缴纳外国的 增值税，但许多企业并未去要求退还。这并不是因为它们不符合条件，而是因为退回流程较为碎片化、因国家而异，并且很容易被拖延直至错过最后期限。
在下文中，我们将探讨美国企业要求退还增值税的运作方式，哪些费用可以退回，以及如何避免在退税申请被处理之前就导致其遭到拒绝的文书错误。
要点
美国企业可以要求退还符合条件的海外支出（如差旅、展会和供应商账单）所缴纳的增值税，但它们必须分别向每个国家的税务机关提出申请。
截止日期通常严格且没有商量余地，欧盟国家通常要求在费用发生次年的 6 月 30 日之前提交申请。
对于有一定规模国际支出的企业来说，这项工作最值得去做，因为在多个司法管辖区可退回的增值税加起来可能是一笔可观的数目。
什么是申请退还增值税？
申请退还增值税是指从税务机关收回商家就与业务相关的商品和服务所缴纳的增值税。
增值税是一种消费税，在从生产到分销的供应链的每个阶段都会征收。这与美国销售税不同，后者在销售点一次性收取。在使用增值税的 170 多个国家/地区，税率差异很大（例如，英国为 20%，匈牙利为 27%）。
申请退还增值税的流程是怎样的？
每个国家/地区都有自己针对非居民商家的增值税退税计划，具有特定的表格、截止日期、文件要求和最低申领门槛。一般流程如下：
收集有效的增值税账单：每项申领都需要一份有效的增值税账单，其中显示供应商的增值税登记号、收取的增值税金额以及商品或服务的描述。如果缺少其中任何字段，申领通常会失效。
向每个国家/地区单独提交：德国的增值税申领需提交至联邦中央税务局 (Bundeszentralamt für Steuern)，英国的增值税申领需提交至英国税务海关总署 (HMRC)，法国的增值税申领需提交至公共财政总局 (Direction générale des Finances publiques)。
超过最低门槛：有些国家/地区会设定最低申领金额。例如，德国规定年度最低申领金额为 250 欧元。其他国家/地区则设定了不同的门槛。
在截止日期前申领：许多欧盟国家/地区要求在特定日期前提出申领，因此请查看您开展业务的国家/地区的截止日期。
及时回复查询：税务机关可能会要求提供其他文件。您必须在规定的时间窗口内回复，否则申领可能会被拒绝。
为什么美国商家要缴纳外国增值税？
在其他国家/地区运营的美国商家必须遵守当地的增值税法规。以下是美国商家通常累积外国增值税的类别：
商务旅行：酒店、地面交通和收取增值税的国家/地区内的国内航班均需缴纳增值税。
贸易展览会和会议：展位费、展览空间和活动服务通常应纳税。
海外供应商：如果您向已注册增值税的外国商家购买商品或服务，并且他们在当地向您交付而不是出口，您通常需要为这些账单缴纳增值税。
设备和材料：在国外购买或租用设备，或在国外为项目购买材料，通常会触发增值税。
当地消费的专业服务：在国外参与和提供的法律费用、咨询或其他服务可能附带当地增值税。
美国商家可以申请退还哪些费用的外国增值税？
资格因国家/地区而异，但在大多数增值税制度中，大类是一致的。该费用必须具有明确的商业目的，并且您申领的每个行项目都需要一份有效的增值税账单。
商家通常可以收回以下费用的增值税：
酒店住宿：在许多司法管辖区，商务旅行住宿是可以退回的，因此它是最容易申领的类别之一。
地面交通：出于商业目的使用的出租车、火车和汽车租赁通常带有可退回的增值税。
贸易展和展览费：在欧洲支付的展位费和展览空间的增值税通常可退回。因此，对于在国际上运营的美国商家来说，这是价值较高的类别之一。
会议注册费：商业会议费通常包含增值税，并且在有明确商业目的的情况下可以退回。
燃料：用于商业目的的租赁车辆的燃料在许多司法管辖区都是可退回的，尽管个人使用可能会使申领复杂化。
通常不可退回以下费用的增值税：
客户招待：增值税制度通常特别禁止从招待第三方中收回成本。
个人支出：任何混入商务旅行的个人支出都不可退回。
乘用车：司法管辖区通常禁止购买车辆的增值税，对于汽车贸易或汽车租赁行业的商家有一些狭窄的例外情况。
美国商家最早可追溯到何时申请退还外国增值税？
截止日期因国家/地区而异，但许多欧盟国家的标准窗口期一直延伸到产生增值税之日后的次年前六个月。详细情况如下：
欧盟成员国：这些截止日期通常遵循日历年制，各国之间略有不同。这意味着在特定年份的 1 月 1 日至 12 月 31 日期间产生的增值税必须在明年 6 月 30 日之前申领。
英国：HMRC 的截止日期是支付费用所在日历年之后的 6 月 30 日。
瑞士和挪威：两国都在欧盟框架之外实施计划。虽然瑞士有自己的系统，但截止日期也是 6 月 30 日。在挪威，外国商家的退税申请必须在次年的 9 月 30 日之前提交。
对于一直没有进行申领的商家，在注销历史金额之前，值得检查一下上一年的任何申领是否仍在窗口期内。验证每个国家/地区的具体规则以执行此操作。
申请退还外国增值税的风险和常见错误是什么？
在没有专家支持的情况下尝试申请退还外国增值税的公司往往会犯以下错误：
提交无效或不完整的账单：外国供应商的账单如果遗漏了其增值税登记号、显示了错误的实体名称或缺乏简单的服务描述，可能会被拒绝。
错过截止日期：当公司将申请退还增值税视为年终任务而不是将其纳入常规费用管理流程时，他们会错过截止日期。当有人最终在 7 月处理它时，上一年的申领就不符合资格了。
犯货币和门槛错误：以错误货币提交或兑换后低于最低门槛的申领通常会被拒绝。如果您当年的德国增值税总额为 245 欧元，最低金额为 250 欧元，则您无法申请退还。
假设各国的一致性：世界各地的表格、文件要求、响应时间表和上诉流程各不相同。
对您的商家而言，申请退还外国增值税值得吗？
无论申领规模多大，申请退还外国增值税的行政成本基本固定，因此很容易计算。
一家派员工参加欧洲贸易展览会、向德国和荷兰供应商采购并在英国设有销售办事处的美国公司，每年可能在收取增值税的国家/地区花费 200 万美元，其中增值税为 40 万美元。在这种规模下，建立增值税退税流程是值得的。
对于一家内部处理退税流程且可退回的外国增值税不多的公司（例如 1.5 万美元）来说，这可能不值得。商家可以与退税机构合作来消除前期成本，但退税机构通常会从追回的金额中抽取一定比例的佣金。对于没有精力管理跨司法管辖区提交申请的公司来说，这种折衷方案可能是有意义的，但他们也应该权衡潜在的收益与所涉及的工作量。
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