Het terugvorderen van belasting toegevoegde waarde (btw) over de grenzen heen kan ingewikkeld zijn voor internationale ondernemingen, aangezien meer dan 170 landen btw gebruiken. Ondernemingen in de VS die in het buitenland actief zijn, moeten vaak buitenlandse btw betalen, maar velen vorderen deze niet terug. Dit is niet omdat ze hiervoor niet in aanmerking komen, maar eerder omdat de terugvorderingsprocedure gefragmenteerd is, per land verschilt en gemakkelijk kan worden uitgesteld totdat de deadlines zijn verstreken.

Hieronder bekijken we hoe het terugvorderen van btw werkt voor ondernemingen in de VS, welke uitgaven terugvorderbaar zijn en hoe je documentatiefouten voorkomt die claims tenietdoen voordat ze worden verwerkt.

Hoogtepunten

• Ondernemingen in de VS kunnen btw terugvorderen die is betaald over in aanmerking komende buitenlandse uitgaven, zoals reizen, vakbeurzen en leveranciersfacturen, maar ze moeten hiervoor wel afzonderlijk een aanvraag indienen bij de belastingdienst van elk land.

• Deadlines zijn vaak strikt en onverbiddelijk, waarbij EU-landen doorgaans eisen dat claims uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op het jaar waarin de uitgaven zijn gedaan, worden ingediend.

• De inspanning loont het meest voor ondernemingen met behoorlijke internationale uitgaven, waarbij terugvorderbare btw in meerdere rechtsgebieden kan oplopen tot een aanzienlijk bedrag.

Wat is btw-teruggaaf?

Btw terugvragen betekent dat je de btw die ondernemingen hebben betaald voor zakelijke goederen en diensten, terugvordert van de belastingautoriteiten.

Btw is een consumptiebelasting die in elke fase van de toeleveringsketen, van productie tot distributie, wordt toegepast. Dit verschilt van de Amerikaanse sales tax, die eenmalig wordt geïnd bij het afrekenen. De tarieven verschillen aanzienlijk in de meer dan 170 landen die btw hanteren (bijv. 20% in het Verenigd Koninkrijk, 27% in Hongarije).

Hoe werkt het terugvragen van btw?

Elk land heeft een eigen teruggaafregeling voor niet-ingezeten ondernemingen, met specifieke formulieren, deadlines, documentatievereisten en drempelbedragen voor de aanvraag. Het algemene proces ziet er als volgt uit:

• Verzamel geldige btw-facturen: Elke aanvraag vereist een geldige btw-factuur met daarop het btw-identificatienummer van de leverancier, het in rekening gebrachte btw-bedrag en een beschrijving van de goederen of diensten. Als een van deze velden ontbreekt, is de aanvraag doorgaans ongeldig.

• Dien voor elk land afzonderlijk in: Een Duitse btw-aanvraag gaat naar het Bundeszentralamt für Steuern, een Britse btw-aanvraag gaat naar His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) en een Franse btw-aanvraag gaat naar de Direction générale des Finances publiques.

• Overschrijd de minimale drempelbedragen: Sommige landen hanteren een minimumbedrag voor aanvragen. Duitsland stelt bijvoorbeeld de eis van een minimale jaarlijkse aanvraag van € 250,–. Andere landen hanteren verschillende drempelbedragen.

• Vraag terug voor de deadline: Veel EU-landen vereisen dat aanvragen voor een bepaalde datum worden ingediend, dus controleer de datum voor de landen waar je zaken doet.

• Reageer snel op vragen: Belastingautoriteiten kunnen om aanvullende documentatie vragen. Je moet binnen de vereiste termijn reageren, anders kan de aanvraag worden afgewezen.

Waarom betalen Amerikaanse ondernemingen buitenlandse btw?

Amerikaanse ondernemingen die in andere landen actief zijn, moeten voldoen aan de lokale btw-regelgeving. Dit zijn de categorieën waarin Amerikaanse ondernemingen vaak buitenlandse btw accumuleren:

• Zakenreizen: Voor hotels, vervoer over land en binnenlandse vluchten in landen die btw in rekening brengen, wordt btw geheven.

• Beurzen en conferenties: Standkosten, expositieruimte en evenementendiensten zijn doorgaans belastbaar.

• Buitenlandse leveranciers: Als je goederen of diensten koopt van buitenlandse ondernemingen met een btw-registratie en zij leveren lokaal aan je in plaats van te exporteren, betaal je vaak btw op deze facturen.

• Apparatuur en materialen: Bij het in het buitenland kopen of huren van apparatuur, of het kopen van materialen voor een project in het buitenland, wordt vaak btw in rekening gebracht.

• Lokaal afgenomen zakelijke dienstverlening: Juridische kosten, consulting of andere diensten die in een vreemd land worden afgenomen en geleverd, kunnen lokale btw met zich meebrengen.

Voor welke uitgaven kunnen Amerikaanse ondernemingen buitenlandse btw terugvragen?

Of je in aanmerking komt, verschilt per land, maar de algemene categorieën zijn in de meeste btw-stelsels consistent. De uitgave moet een duidelijk zakelijk doel dienen en je hebt een geldige btw-factuur nodig voor elke factuurregel die je wilt terugvragen.

Ondernemingen kunnen btw doorgaans terugvorderen voor de volgende uitgaven:

• Hotelovernachtingen: In veel rechtsgebieden kunnen de verblijfskosten van een zakenreis worden teruggevorderd, waardoor dit een van de meest eenvoudige categorieën is.

• Vervoer over land: Taxi's, treinen en huurauto's die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, zijn doorgaans belast met terugvorderbare btw.

• Beurs- en expositiekosten: De btw die wordt betaald voor standhuur en expositieruimte in Europa, kan doorgaans worden teruggevorderd. Dit is dus een van de categorieën met een hogere waarde voor internationaal actieve Amerikaanse ondernemingen.

• Registratiekosten voor conferenties: Over de kosten voor zakelijke conferenties wordt doorgaans btw geheven. Deze kan worden teruggevorderd als er een duidelijk zakelijk doel is.

• Brandstof: Brandstof voor zakelijke huurauto's kan in veel rechtsgebieden worden teruggevorderd, hoewel privégebruik de aanvraag kan compliceren.

Voor de volgende uitgaven is btw doorgaans niet terugvorderbaar:

• Representatie: Btw-stelsels sluiten de teruggave van kosten voor het vermaken van derden vaak specifiek uit.

• Persoonlijke uitgaven: Persoonlijke uitgaven die worden gemengd in een zakenreis, kunnen niet worden teruggevorderd.

• Personenauto's: Rechtsgebieden sluiten de terugvordering van btw bij de aankoop van voertuigen vaak uit, met beperkte uitzonderingen voor ondernemingen in de autohandel of autoverhuur.

Hoe ver terug kunnen Amerikaanse ondernemingen buitenlandse btw terugvragen?

De deadlines variëren per land, maar de standaardtermijn in veel EU-landen loopt tot en met de eerste zes maanden van het jaar dat volgt op de datum waarop de btw in rekening werd gebracht. Een nadere blik:

• EU-lidstaten: Deze deadlines volgen over het algemeen het kalenderjaar, met kleine verschillen tussen landen. Dit betekent dat btw die tussen 1 januari en 31 december van een bepaald jaar in rekening is gebracht, uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende jaar moet worden teruggevraagd.

• Verenigd Koninkrijk: De deadline van de HMRC is 30 juni van het jaar dat volgt op het kalenderjaar waarin de uitgave is betaald.

• Zwitserland en Noorwegen: Beide hanteren regelingen buiten het kader van de EU. Zwitserland heeft een eigen systeem, maar ook hier is de deadline 30 juni. In Noorwegen moeten teruggaveverzoeken van buitenlandse ondernemingen uiterlijk op 30 september van het daaropvolgende jaar worden ingediend.

Voor ondernemingen die nog niet eerder btw hebben teruggevraagd, loont het de moeite te controleren of aanvragen van het voorgaande jaar nog binnen de termijn vallen voordat je de historische bedragen afschrijft. Controleer de specifieke regels van elk land hiervoor.

Wat zijn de risico's en veelgemaakte fouten bij het terugvragen van buitenlandse btw?

Ondernemingen die zonder de hulp van een specialist buitenlandse btw proberen terug te vragen, maken vaak de volgende fouten:

• Indienen van ongeldige of onvolledige facturen: Een factuur van een buitenlandse leverancier waarop het btw-nummer ontbreekt, waarop een verkeerde bedrijfsnaam staat of waarop een duidelijke omschrijving van de diensten ontbreekt, wordt waarschijnlijk afgewezen.

• Deadlines missen: Bedrijven missen de deadline wanneer ze de btw-teruggaaf zien als een taak voor het einde van het jaar in plaats van deze op te nemen in hun reguliere uitgavenbeheer. Wanneer de aanvraag pas in juli wordt verwerkt, komen de claims van het voorgaande jaar niet meer in aanmerking.

• Fouten met valuta en drempelbedragen: Aanvragen die in de verkeerde valuta zijn ingediend of na omrekening onder het minimale drempelbedrag vallen, worden over het algemeen afgewezen. Als de totale Duitse btw voor het jaar € 245,– bedraagt en het minimum € 250,– is, kun je deze niet terugvragen.

• Uitgaan van consistentie tussen landen: De formulieren, documentatievereisten, reactietermijnen en beroepsprocedures verschillen wereldwijd.

Is het terugvragen van buitenlandse btw de moeite waard voor jouw onderneming?

De administratieve kosten voor het terugvragen van buitenlandse btw zijn min of meer vast, ongeacht de grootte van de aanvraag, wat de berekening eenvoudig maakt.

Een Amerikaanse onderneming die werknemers naar Europese beurzen stuurt, bij Duitse en Nederlandse leveranciers koopt en een verkoopkantoor in het Verenigd Koninkrijk heeft, kan jaarlijks 2 miljoen dollar uitgeven in btw-plichtige landen, met $ 400.000,– aan btw. Op die schaal is het de moeite waard om een proces op te zetten voor het terugvragen van btw.

Voor een bedrijf met een bescheiden terugvorderbare buitenlandse btw (bijv. $ 15.000,–) dat het proces intern uitvoert, is het waarschijnlijk niet de moeite waard. Ondernemingen kunnen samenwerken met een terugvorderingsbureau om de kosten vooraf weg te nemen, maar het bureau neemt doorgaans een percentage van wat het terugvordert. Die afweging kan zinvol zijn voor bedrijven zonder de capaciteit om inzendingen in meerdere rechtsgebieden te beheren, maar ook zij moeten de potentiële voordelen afwegen tegen de vereiste inspanning.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het makkelijker om aan belastingregels te voldoen, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en geeft een seintje als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor belastingregistratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax kan je helpen:

• Te begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Je te registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.