Il recupero dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) oltre confine può essere complicato per le attività internazionali, poiché più di 170 Paesi utilizzano l'IVA. Le attività degli Stati Uniti che operano all'estero spesso devono pagare l'IVA estera, ma molte non la recuperano. Questo non accade perché non ne hanno diritto, ma piuttosto perché la procedura di recupero è frammentata, specifica per ogni Paese e facile da posticipare fino alla scadenza dei termini.

Di seguito, esamineremo come funziona il recupero dell'IVA per le attività degli Stati Uniti, quali spese sono recuperabili e come evitare gli errori di documentazione che annullano le richieste prima che vengano elaborate.

In evidenza

• Le attività degli Stati Uniti possono recuperare l'IVA pagata sulle spese all'estero idonee, come viaggi, fiere e fatture dei fornitori, ma devono presentare richiesta separatamente all'autorità fiscale di ciascun Paese.

• Le scadenze sono spesso rigide e inflessibili: in genere, i Paesi dell'UE richiedono la presentazione delle richieste entro il 30 giugno dell'anno successivo a quello in cui sono state sostenute le spese.

• Lo sforzo è più vantaggioso per le attività con una spesa internazionale considerevole, in cui l'IVA recuperabile in più giurisdizioni può raggiungere una somma sostanziale.

Che cos'è il recupero dell'IVA?

Il recupero dell'IVA riguarda il ripristino dell'IVA che le aziende hanno pagato alle autorità fiscali su beni e servizi relativi all'attività.

L'IVA è una tassa sui consumi applicata in ogni fase della catena logistica, dalla produzione alla distribuzione. Questa è diversa dall'imposta sulle vendite per gli Stati Uniti, che viene incassata in un'unica operazione al point of sale. Le aliquote variano notevolmente negli oltre 170 Paesi che usano l'IVA (ad es. 20% nel Regno Unito e 27% in Ungheria).

Come funziona il recupero dell'IVA?

Ogni Paese gestisce il proprio schema di recupero dell'IVA per le aziende non residenti, con moduli, scadenze, requisiti per i documenti e soglie di richiesta minime specifici. Ecco l'aspetto del processo generale:

• Raccogli fatture con IVA valide: Ogni richiesta richiede una fattura con IVA valida che mostri il numero di partita IVA del fornitore, l'importo dell'IVA addebitato e una descrizione dei beni o servizi. L'assenza di uno qualsiasi di questi campi in genere annulla la richiesta.

• Invia a ogni Paese separatamente: Una richiesta per l'IVA tedesca va al Bundeszentralamt für Steuern, una richiesta per l'IVA nel Regno Unito va al fisco britannico (HMRC) e una richiesta per l'IVA francese va alla Direction générale des Finances publiques.

• Supera le soglie minime: Alcuni Paesi impostano un importo minimo per la richiesta. La Germania, ad esempio, imposta un requisito per una richiesta annuale minima di 250 €. Altri Paesi impostano soglie diverse.

• Recupera prima della scadenza: Molti Paesi dell'Unione europea richiedono l'invio delle richieste entro una data specifica, quindi controlla qual è per i Paesi in cui operi.

• Rispondi tempestivamente alle domande: Le autorità fiscali potrebbero richiedere ulteriore documentazione. Devi rispondere entro la finestra di tempo richiesta, altrimenti la richiesta potrebbe essere respinta.

Perché le aziende statunitensi pagano l'IVA estera?

Le aziende statunitensi che operano in altri Paesi devono essere conformi alle normative locali per l'IVA. Di seguito trovi le categorie in cui le aziende statunitensi accumulano più di frequente IVA estera:

• Viaggi di lavoro: gli alberghi, i trasporti a terra e i voli nazionali all'interno di Paesi che addebitano l'IVA includono tutti l'IVA.

• Fiere commerciali e conferenze: le tariffe per gli stand, per gli spazi per mostre e per i servizi degli eventi sono in genere imponibili.

• Fornitori esteri: Se acquisti beni o servizi da aziende estere provviste di partita IVA e te li consegnano a livello locale, anziché esportarli, spesso pagherai l'IVA su quelle fatture.

• Apparecchiature e materiali: in genere si genera l'IVA in caso di acquisto o noleggio di apparecchiature all'estero, oppure di acquisto di materiali per un progetto in un Paese estero.

• Servizi professionali utilizzati in loco: spese legali, di consulenza o di altro genere attivate e fornite in un Paese estero possono includere l'IVA locale.

Su quali spese le aziende statunitensi possono recuperare l'IVA estera?

L'idoneità varia in base al Paese, ma le ampie categorie sono simili in quasi tutti i regimi per l'IVA. La spesa deve avere uno scopo palese a livello di attività e devi possedere una fattura con IVA valida per ogni voce riga che stai richiedendo.

In genere le aziende possono recuperare l'IVA sulle seguenti spese:

• Sistemazioni alberghiere: L'alloggio dei viaggi di lavoro è recuperabile in molte giurisdizioni. Ecco perché rientra in una delle categorie più semplici da recuperare.

• Trasporto a terra: In genere i taxi, i treni e i noleggi di automobili usati per scopi legati all'attività comportano IVA recuperabile.

• Tariffe di fiere e mostre: L'IVA pagata per le tariffe per gli stand e gli spazi delle mostre in Europa è di solito recuperabile. Quindi è una delle categorie dal valore maggiore per le aziende statunitensi che operano a livello internazionale.

• Tariffe per la registrazione a conferenze: In genere le tariffe per conferenze di lavoro includono l'IVA e sono recuperabili nei casi in cui esiste un chiaro scopo per l'attività.

• Carburante: Il carburante per i veicoli a noleggio usati per l'attività è recuperabile in molte giurisdizioni, anche se l'utilizzo per scopi personali può complicare le richieste.

L'IVA solitamente non è recuperabile sulle spese seguenti:

• Intrattenimento per il cliente: I regimi IVA bloccano spesso il recupero di costi per intrattenere terze parti.

• Spese personali: Le spese personali unite a un viaggio di lavoro non sono recuperabili.

• Veicoli per passeggeri: Spesso le giurisdizioni bloccano il recupero dell'IVA sull'acquisto di veicoli, con rare eccezioni per le attività del settore automobilistico e del noleggio auto.

A quanto tempo prima le aziende statunitensi possono risalire per recuperare l'IVA estera?

Le scadenze variano per Paese, ma la finestra standard per numerosi Paesi dell'UE arriva fino ai primi sei mesi dell'anno successivo alla data di pagamento dell'IVA. Diamo uno sguardo più da vicino:

• Stati membri dell'UE: Queste scadenze seguono in genere una base da anno di calendario, con lievi differenze per ogni Paese. In pratica, per l'IVA spesa tra l'1 gennaio e il 31 dicembre di un determinato anno bisogna effettuare la richiesta il 30 giugno dell'anno successivo.

• Regno Unito: La scadenza del fisco britannico (HMRC) è il 30 giugno dopo l'anno di calendario in cui è stata pagata la spesa.

• Svizzera e Norvegia: Entrambe gestiscono schemi al di fuori del quadro normativo dell'UE. La Svizzera dispone del proprio sistema, ma la scadenza è comunque il 30 giugno. In Norvegia, occorre inviare le richieste di rimborso delle aziende estere entro il 30 settembre dell'anno seguente.

Alle aziende che non hanno mai avviato una richiesta di recupero, si consiglia di controllare se vi sono richieste dell'anno precedente in rientrano nella finestra prima di depennare gli importi passati. Per farlo, controlla i requisiti specifici di ogni Paese.

Quali sono i rischi e gli errori comuni nel recupero dell'IVA estera?

Le aziende che tentano di recuperare l'IVA estera senza un'assistenza specializzata tendono a incorrere nei seguenti errori:

• Invio di fatture non valide o incomplete: Con probabilità sarà respinta la fattura del fornitore che omette la propria registrazione IVA, il nome dell'entità o non include una semplice descrizione dei servizi.

• Mancato rispetto delle scadenze: Le aziende mancano la scadenza quando trattano il recupero dell'IVA come un'attività di fine anno e non lo inseriscono come processo di gestione delle spese regolare. Quando ci pensano, nel mese di luglio, la richiesta per l'anno precedente non sarà ammissibile.

• Errori con le valute o con le soglie: In genere vengono respinte le richieste inviate per la valuta errata o che non raggiungono la soglia minima dopo la conversione. Se la tua IVA tedesca complessiva per l'anno è 245 € e la soglia minima è 250 €, non puoi recuperarla.

• Presunzione della coerenza per i Paesi: I moduli, i requisiti di documentazione, i tempi di risposta e le procedure per i ricorsi sono diversi per tutto il mondo.

Il recupero dell'IVA estera vale lo sforzo per la tua attività?

Il costo amministrativo per il recupero dell'IVA estera è approssimativamente fisso, a prescindere dalle dimensioni della richiesta. In questo modo il calcolo risulta semplice.

Un'azienda statunitense che manda i propri dipendenti a fiere commerciali in Europa, acquista da fornitori tedeschi e olandesi e gestisce un ufficio vendite nel Regno Unito potrebbe spendere 2.000.000 $ all'anno nei Paesi che addebitano l'IVA, con 400.000 $ in IVA. Su questa scala, vale la pena creare un processo per recuperare l'IVA.

Per un'azienda con un modesto importo recuperabile di IVA estera (ad es. 15.000 $) che gestisce il processo internamente, probabilmente non vale la pena. Le aziende possono collaborare con un'agenzia di recupero per azzerare il costo iniziale, ma l'agenzia tratterrà in genere una percentuale del recupero. Tale compromesso potrebbe avere senso per le aziende sprovviste di risorse per gestire richieste in più giurisdizioni ma, ancora una volta, devono soppesare i potenziali vantaggi e il lavoro in gioco.

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