Die grenzüberschreitende Rückerstattung der Mehrwertsteuer (VAT) kann für internationale Unternehmen kompliziert sein, da mehr als 170 Länder die Mehrwertsteuer anwenden. Unternehmen aus den USA, die im Ausland tätig sind, müssen oft ausländische Mehrwertsteuer zahlen, aber viele fordern sie nicht zurück. Das liegt nicht daran, dass sie nicht berechtigt wären, sondern vielmehr daran, dass der Rückerstattungsprozess fragmentiert und länderspezifisch ist und leicht hinausgezögert werden kann, bis die Fristen verstrichen sind.

Im Folgenden untersuchen wir, wie die Rückerstattung der Mehrwertsteuer für Unternehmen aus den USA funktioniert, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und wie man Dokumentationsfehler vermeidet, die dazu führen, dass Anträge scheitern, bevor sie abgewickelt werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Unternehmen aus den USA können die Mehrwertsteuer zurückfordern, die auf erstattungsfähige Ausgaben im Ausland wie Reisen, Messen und Lieferantenrechnungen gezahlt wurde, müssen jedoch separate Anträge bei der Steuerbehörde jedes Landes stellen.

• Fristen sind oft streng und unerbittlich, wobei EU-Länder in der Regel verlangen, dass Anträge bis zum 30. Juni des auf die Ausgaben folgenden Jahres eingereicht werden.

• Der Aufwand lohnt sich am meisten für Unternehmen mit beträchtlichen internationalen Ausgaben, bei denen sich die erstattungsfähige Mehrwertsteuer über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg zu einer erheblichen Summe summieren kann.

Was ist die Rückerstattung der Mehrwertsteuer?

Die Rückerstattung der Mehrwertsteuer bedeutet, dass Unternehmen die Mehrwertsteuer, die sie für geschäftsbezogene Waren und Dienstleistungen an Steuerbehörden gezahlt haben, zurückfordern.

Die Mehrwertsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf jeder Stufe der Lieferkette von der Produktion bis zum Vertrieb anfällt. Dies unterscheidet sich von der Sales Tax (US-Umsatzsteuer), die einmalig am Point of Sale erhoben wird. Die Sätze variieren erheblich in den mehr als 170 Ländern, die eine Mehrwertsteuer erheben (z. B. 20 % im Vereinigten Königreich, 27 % in Ungarn).

Wie funktioniert die Rückerstattung der Mehrwertsteuer?

Jedes Land verfügt über ein eigenes System zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer für gebietsfremde Unternehmen mit spezifischen Formularen, Fristen, Dokumentationsanforderungen und Mindestbeträgen für die Rückerstattung. So sieht das allgemeine Verfahren aus:

• Sammeln Sie gültige Mehrwertsteuerrechnungen: Für jeden Antrag auf Rückerstattung ist eine gültige Mehrwertsteuerrechnung erforderlich, auf der die Mehrwertsteuernummer des Lieferanten, der in Rechnung gestellte Mehrwertsteuerbetrag und eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen angegeben sind. Fehlt eines dieser Felder, ist der Antrag in der Regel ungültig.

• Reichen Sie Anträge für jedes Land separat ein: Ein Antrag auf Rückerstattung der deutschen Mehrwertsteuer geht an das Bundeszentralamt für Steuern, ein Antrag auf Rückerstattung der britischen Mehrwertsteuer geht an His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) und ein Antrag auf Rückerstattung der französischen Mehrwertsteuer geht an die Direction générale des Finances publiques.

• Überschreiten Sie die Mindestbeträge: Einige Länder legen einen Mindestbetrag für die Rückerstattung fest. In Deutschland gilt beispielsweise ein Mindestbetrag von 250 € für jährliche Anträge. Andere Länder legen abweichende Schwellenwerte fest.

• Stellen Sie den Antrag auf Rückerstattung vor Ablauf der Frist: In vielen EU-Ländern müssen Anträge bis zu einem bestimmten Datum eingereicht werden. Informieren Sie sich daher über die Fristen in den Ländern, in denen Sie geschäftlich tätig sind.

• Antworten Sie umgehend auf Rückfragen: Steuerbehörden fordern möglicherweise zusätzliche Dokumente an. Sie müssen innerhalb des erforderlichen Zeitfensters antworten, da der Antrag andernfalls möglicherweise abgelehnt wird.

Warum zahlen US-Unternehmen ausländische Mehrwertsteuer?

US-Unternehmen, die in anderen Ländern tätig sind, müssen die lokalen Mehrwertsteuervorschriften einhalten. In diesen Kategorien fällt für US-Unternehmen häufig ausländische Mehrwertsteuer an:

• Geschäftsreisen: Auf Hotels, Bodentransporte und Inlandsflüge in mehrwertsteuerpflichtigen Ländern fällt Mehrwertsteuer an.

• Fachmessen und Konferenzen: Standgebühren, Ausstellungsflächen und Veranstaltungsdienste sind in der Regel steuerpflichtig.

• Ausländische Lieferanten: Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen von mehrwertsteuerlich registrierten ausländischen Unternehmen kaufen und diese lokal an Sie geliefert und nicht exportiert werden, zahlen Sie häufig Mehrwertsteuer auf diese Rechnungen.

• Ausrüstung und Materialien: Beim Kauf oder der Miete von Ausrüstung im Ausland oder beim Kauf von Materialien für ein Projekt im Ausland fällt häufig Mehrwertsteuer an.

• Lokal genutzte Fachdienstleistungen: Auf Anwaltskosten, Beratung oder andere Dienstleistungen, die im Ausland beauftragt und erbracht werden, kann lokale Mehrwertsteuer anfallen.

Für welche Ausgaben können US-Unternehmen ausländische Mehrwertsteuer zurückfordern?

Die Kriterien variieren je nach Land, aber die groben Kategorien sind in den meisten Mehrwertsteuersystemen einheitlich. Die Ausgabe muss einen offensichtlichen geschäftlichen Zweck haben und Sie benötigen für jeden Posten, den Sie geltend machen, eine gültige Mehrwertsteuerrechnung.

Unternehmen können in der Regel die Mehrwertsteuer auf folgende Ausgaben zurückfordern:

• Hotelübernachtungen: Die Kosten für die Unterbringung bei Geschäftsreisen können in vielen Ländern zurückgefordert werden, was diese Kategorie zu einer der unkompliziertesten macht.

• Bodentransporte: Für Taxis, Züge und Mietwagen, die für geschäftliche Zwecke genutzt werden, fällt in der Regel erstattungsfähige Mehrwertsteuer an.

• Fachmessen und Ausstellungsgebühren: Die in Europa auf Standgebühren und Ausstellungsflächen gezahlte Mehrwertsteuer kann in der Regel zurückgefordert werden. Daher ist dies eine der wertvollsten Kategorien für international tätige US-Unternehmen.

• Konferenzregistrierungsgebühren: Auf Gebühren für Geschäftskonferenzen fällt in der Regel Mehrwertsteuer an. Sie können zurückgefordert werden, wenn ein eindeutiger geschäftlicher Zweck vorliegt.

• Kraftstoff: Kraftstoff für geschäftlich genutzte Mietfahrzeuge kann in vielen Ländern zurückgefordert werden. Die private Nutzung kann Rückerstattungsanträge jedoch verkomplizieren.

Die Mehrwertsteuer kann in der Regel nicht für folgende Ausgaben zurückgefordert werden:

• Bewirtung von Kundinnen und Kunden: Mehrwertsteuersysteme schließen häufig die Rückerstattung von Kosten für die Bewirtung von Dritten explizit aus.

• Private Ausgaben: Private Ausgaben, die während einer Geschäftsreise anfallen, können nicht zurückgefordert werden.

• Personenkraftwagen: Länder schließen häufig die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf den Kauf von Fahrzeugen aus, wobei es enge Ausnahmen für Unternehmen im Kfz-Gewerbe oder in der Autovermietung gibt.

Wie weit rückwirkend können US-Unternehmen ausländische Mehrwertsteuer zurückfordern?

Die Fristen variieren je nach Land, aber in vielen EU-Ländern ist dies in den ersten sechs Monaten des Jahres nach dem Datum möglich, an dem die Mehrwertsteuer angefallen ist. Hier ist ein genauerer Blick darauf:

• EU-Mitgliedstaaten: Diese Fristen orientieren sich in der Regel am Kalenderjahr, wobei es geringfügige Unterschiede zwischen den Ländern gibt. Das bedeutet, dass die zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember eines bestimmten Jahres angefallene Mehrwertsteuer bis zum 30. Juni des Folgejahres zurückgefordert werden muss.

• Vereinigtes Königreich: Die Frist der HMRC endet am 30. Juni nach dem Kalenderjahr, in dem die Ausgabe getätigt wurde.

• Schweiz und Norwegen: Beide Länder verfügen über Systeme außerhalb des EU-Rahmens. Die Schweiz verfügt über ein eigenes System, aber die Frist endet ebenfalls am 30. Juni. In Norwegen müssen Anträge auf Rückerstattung von ausländischen Unternehmen bis zum 30. September des Folgejahres eingereicht werden.

Für Unternehmen, die bisher noch keine Rückerstattung beantragt haben, lohnt es sich zu prüfen, ob Anträge aus dem Vorjahr noch innerhalb der Frist liegen, bevor sie die historischen Beträge abschreiben. Informieren Sie sich dazu über die spezifischen Regeln jedes Landes.

Was sind die Risiken und häufigsten Fehler bei der Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer?

Unternehmen, die versuchen, ausländische Mehrwertsteuer ohne spezialisierte Unterstützung zurückzufordern, machen häufig folgende Fehler:

• Einreichen ungültiger oder unvollständiger Rechnungen: Die Rechnung eines ausländischen Lieferanten, auf der die Mehrwertsteuernummer fehlt, der falsche Unternehmensname angegeben ist oder eine eindeutige Beschreibung der Dienstleistungen fehlt, wird wahrscheinlich abgelehnt.

• Verpassen von Fristen: Unternehmen verpassen die Frist, wenn sie die Rückerstattung der Mehrwertsteuer als Jahresendaufgabe behandeln, anstatt sie in ihre regulären Prozesse für das Ausgabenmanagement zu integrieren. Wenn sich im Juli endlich jemand darum kümmert, sind die Ansprüche aus dem Vorjahr bereits ungültig.

• Währungs- und Schwellenwertfehler: Anträge, die in der falschen Währung eingereicht werden oder nach der Umrechnung unter den Mindestbetrag fallen, werden in der Regel abgelehnt. Wenn Ihre deutsche Mehrwertsteuer für das Jahr insgesamt 245 € beträgt und der Mindestbetrag bei 250 € liegt, können Sie keine Rückerstattung beantragen.

• Annahme von Einheitlichkeit in allen Ländern: Die Formulare, Dokumentationsanforderungen, Antwortzeiten und Beschwerdeverfahren unterscheiden sich weltweit.

Lohnt sich der Aufwand für die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer für Ihr Unternehmen?

Die Verwaltungskosten für die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer sind unabhängig von der Höhe des Antrags in etwa gleich, was die Berechnung vereinfacht.

Ein US-Unternehmen, das Mitarbeiter/innen auf europäische Fachmessen entsendet, bei deutschen und niederländischen Lieferanten einkauft und ein britisches Vertriebsbüro unterhält, gibt möglicherweise jährlich 2 Millionen USD in mehrwertsteuerpflichtigen Ländern aus, wovon 400.000 USD auf die Mehrwertsteuer entfallen. Bei dieser Größenordnung lohnt es sich, ein Verfahren zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer einzurichten.

Für ein Unternehmen mit einer geringen Summe an erstattungsfähiger ausländischer Mehrwertsteuer (z. B. 15.000 USD), das den Prozess intern abwickelt, lohnt sich dies wahrscheinlich nicht. Unternehmen können mit einer Agentur für die Rückerstattung zusammenarbeiten, um die Vorlaufkosten zu vermeiden. Die Agentur behält jedoch in der Regel einen Prozentsatz des erstatteten Betrags ein. Dieser Kompromiss kann für Unternehmen sinnvoll sein, die nicht über die Kapazitäten verfügen, um Einreichungen in mehreren Ländern zu verwalten. Sie sollten jedoch das potenzielle Aufwärtspotenzial gegen den damit verbundenen Arbeitsaufwand abwägen.

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