La récupération transfrontalière de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) peut être complexe pour les entreprises internationales, car plus de 170 pays utilisent la TVA. Les entreprises américaines qui exercent leurs activités à l’étranger doivent souvent payer de la TVA étrangère, mais beaucoup ne la récupèrent pas. Ce n’est pas parce qu’elles n’y sont pas éligibles, mais parce que le processus de récupération est fragmenté, propre à chaque pays et facilement reporté jusqu’à expiration des délais.

Ci-dessous, nous expliquons comment fonctionne la récupération de la TVA pour les entreprises américaines, quelles dépenses sont récupérables et comment éviter les erreurs de documentation qui font échouer les demandes avant même leur traitement.

Points clés

• Les entreprises américaines peuvent récupérer la TVA payée sur des dépenses étrangères éligibles, comme les déplacements, les salons professionnels et les factures de fournisseurs, mais elles doivent déposer une demande distincte auprès de l’administration fiscale de chaque pays.

• Les délais sont souvent stricts et sans marge d’erreur, les pays de l’UE exigeant généralement que les demandes soient déposées avant le 30 juin de l’année suivant celle où les dépenses ont été engagées.

• L’effort est surtout rentable pour les entreprises qui dépensent suffisamment à l’international, lorsque la TVA récupérable dans plusieurs juridictions peut représenter un montant important.

Qu’est-ce que la récupération de la TVA ?

La récupération de la TVA consiste, pour les entreprises, à obtenir auprès des autorités fiscales le remboursement de la TVA payée sur des biens et services liés à leur activité.

La TVA est une taxe sur la consommation appliquée à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement, de la production à la distribution. Elle diffère de la taxe sur les ventes américaine, qui est collectée une seule fois au point de vente. Les taux varient fortement dans les plus de 170 pays qui utilisent la TVA (par ex. 20 % au Royaume-Uni et 27 % en Hongrie).

Comment fonctionne la récupération de la TVA ?

Chaque pays dispose de son propre régime de récupération de la TVA pour les entreprises non résidentes, avec ses formulaires, ses délais, ses justificatifs requis et ses seuils minimums de demande. Voici les grandes étapes du processus :

• Rassemblez des factures de TVA valides : chaque demande nécessite une facture de TVA valide indiquant le numéro d’immatriculation à la TVA du fournisseur, le montant de TVA facturé et une description des biens ou services. L’absence de l’un de ces éléments suffit généralement à rendre la demande non valide.

• Soumettez une demande distincte dans chaque pays : une demande de remboursement de TVA allemande doit être adressée au Bundeszentralamt für Steuern, une demande britannique à His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), et une demande française à la Direction générale des Finances publiques.

• Respectez les seuils minimums : certains pays imposent un montant minimum de demande. L’Allemagne, par exemple, exige une demande annuelle minimale de 250 €. D’autres pays appliquent des seuils différents.

• Demandez la récupération avant la date limite : de nombreux pays de l’UE exigent que les demandes soient déposées avant une date précise. Vérifiez donc la date applicable dans les pays où vous exercez vos activités.

• Répondez rapidement aux demandes d’informations : les autorités fiscales peuvent demander des justificatifs supplémentaires. Vous devez répondre dans le délai imparti, sans quoi la demande peut être refusée.

Pourquoi les entreprises américaines paient-elles de la TVA étrangère ?

Les entreprises américaines qui exercent leurs activités dans d’autres pays doivent respecter les réglementations locales en matière de TVA. Voici les catégories dans lesquelles elles accumulent le plus souvent de la TVA étrangère :

• Déplacements professionnels : les hôtels, les transports terrestres et les vols intérieurs dans les pays où la TVA s’applique sont tous soumis à la TVA.

• Salons professionnels et conférences : les frais de stand, les espaces d’exposition et les services événementiels sont généralement taxables.

• Fournisseurs étrangers : si vous achetez des biens ou services auprès d’entreprises étrangères immatriculées à la TVA et qu’elles vous les fournissent localement plutôt qu’à l’exportation, vous paierez souvent la TVA sur ces factures.

• Équipements et matériaux : l’achat ou la location d’équipements à l’étranger, ou l’achat de matériaux pour un projet dans un pays étranger, entraîne souvent l’application de la TVA.

• Services aux entreprises utilisés localement : des frais juridiques, de conseil ou d’autres services engagés et fournis dans un pays étranger peuvent être soumis à la TVA locale.

Sur quelles dépenses les entreprises américaines peuvent-elles récupérer la TVA étrangère ?

L’éligibilité varie selon les pays, mais les grandes catégories restent les mêmes dans la plupart des régimes de TVA. La dépense doit avoir une finalité professionnelle claire, et vous devez disposer d’une facture de TVA valide pour chaque poste demandé.

Les entreprises peuvent généralement récupérer la TVA sur les dépenses suivantes :

• Hébergement hôtelier : les hébergements liés aux déplacements professionnels sont récupérables dans de nombreuses juridictions, ce qui en fait l’une des catégories les plus simples à déclarer.

• Transports terrestres : les taxis, trains et locations de voitures utilisés à des fins professionnelles sont généralement soumis à une TVA récupérable.

• Frais de salons professionnels et d’exposition : la TVA payée sur les frais de stand et les espaces d’exposition en Europe est généralement récupérable. Il s’agit donc de l’une des catégories à plus forte valeur pour les entreprises américaines présentes à l’international.

• Frais d’inscription à des conférences : les frais de conférences professionnelles sont généralement soumis à la TVA et récupérables lorsqu’une finalité professionnelle claire existe.

• Carburant : le carburant des véhicules de location utilisés à des fins professionnelles est récupérable dans de nombreuses juridictions, même si l’usage personnel peut compliquer les demandes.

La TVA n’est généralement pas récupérable sur les dépenses suivantes :

• Divertissement de clients : les régimes de TVA interdisent souvent expressément la récupération des coûts liés au divertissement de tiers.

• Dépenses personnelles : toute dépense personnelle intégrée à un déplacement professionnel n’est pas récupérable.

• Véhicules de tourisme : les juridictions interdisent souvent la récupération de la TVA sur l’achat de véhicules, avec de rares exceptions pour les entreprises du secteur automobile ou de la location de véhicules.

Jusqu’à quand les entreprises américaines peuvent-elles récupérer la TVA étrangère ?

Les délais varient selon les pays, mais, dans de nombreux pays de l’UE, la période standard s’étend jusqu’aux six premiers mois de l’année suivant celle au cours de laquelle la TVA a été payée. Voici quelques précisions :

• États membres de l’UE : ces délais suivent généralement l’année civile, avec de légères différences d’un pays à l’autre. Cela signifie que la TVA payée entre le 1er janvier et le 31 décembre d’une année donnée doit être demandée avant le 30 juin de l’année suivante.

• Royaume-Uni : la date limite fixée par HMRC est le 30 juin suivant l’année civile au cours de laquelle la dépense a été payée.

• Suisse et Norvège : ces deux pays disposent de régimes en dehors du cadre de l’UE. La Suisse applique son propre système, mais la date limite est également fixée au 30 juin. En Norvège, les demandes de remboursement des entreprises étrangères doivent être déposées avant le 30 septembre de l’année suivante.

Pour les entreprises qui n’ont jamais demandé de récupération, il est utile de vérifier si certaines demandes de l’année précédente sont encore recevables avant de renoncer aux montants historiques. Pour cela, vérifiez les règles propres à chaque pays.

Quels sont les risques et les erreurs fréquentes dans la récupération de la TVA étrangère ?

Les entreprises qui tentent de récupérer la TVA étrangère sans accompagnement spécialisé commettent souvent les erreurs suivantes :

• Soumettre des factures non valides ou incomplètes : une facture de fournisseur étranger qui omet son numéro d’immatriculation à la TVA, indique une dénomination sociale erronée ou ne comporte pas de description claire des services sera probablement rejetée.

• Manquer les dates limites : les entreprises dépassent souvent la date limite lorsqu’elles traitent la récupération de la TVA comme une tâche de fin d’année, au lieu de l’intégrer à leurs processus réguliers de gestion des dépenses. Si quelqu’un s’en occupe finalement en juillet, les demandes de l’année précédente ne sont plus recevables.

• Faire des erreurs de devise ou de seuil : les demandes envoyées dans la mauvaise devise ou qui passent sous le seuil minimum après conversion sont généralement rejetées. Si votre TVA allemande totale de l’année s’élève à 245 € et que le minimum est de 250 €, vous ne pouvez pas la récupérer.

• Supposer que les règles sont les mêmes partout : les formulaires, les justificatifs demandés, les délais de réponse et les procédures de recours varient d’un pays à l’autre.

La récupération de la TVA étrangère vaut-elle l’effort pour votre entreprise ?

Le coût administratif de la récupération de la TVA étrangère reste globalement fixe, quel que soit le montant demandé. Le calcul est donc assez simple.

Une entreprise américaine qui envoie du personnel à des salons professionnels en Europe, achète auprès de fournisseurs allemands et néerlandais, et exploite un bureau commercial au Royaume-Uni peut dépenser 2 millions de dollars par an dans des pays où la TVA s’applique, dont 400 000 dollars de TVA. À cette échelle, il est pertinent de mettre en place un processus de récupération de la TVA.

Pour une entreprise dont la TVA étrangère récupérable est modeste (par exemple 15 000 dollars) et qui gère le processus en interne, l’opération n’est probablement pas rentable. Les entreprises peuvent faire appel à une agence de récupération pour supprimer le coût initial, mais celle-ci prélève généralement un pourcentage des montants récupérés. Ce compromis peut être intéressant pour les entreprises qui n’ont pas la capacité de gérer des demandes dans plusieurs juridictions, mais elles doivent tout de même comparer le gain potentiel au travail nécessaire.

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