A recuperação internacional do imposto sobre valor agregado (IVA) pode ser complexa para empresas que operam globalmente, já que mais de 170 países utilizam IVA. Empresas dos EUA que atuam no exterior frequentemente pagam IVA estrangeiro, mas muitas não solicitam sua recuperação. Isso geralmente não ocorre por falta de elegibilidade, mas porque o processo de recuperação é fragmentado, específico para cada país e fácil de ser adiado até que os prazos expirem.

A seguir, explicaremos como funciona a recuperação de IVA para empresas dos EUA, quais despesas são elegíveis para recuperação e como evitar erros de documentação que costumam inviabilizar solicitações antes mesmo de serem analisadas.

Destaques

• Empresas dos EUA podem recuperar o IVA pago sobre despesas elegíveis realizadas no exterior, como viagens, feiras comerciais e faturas de fornecedores, mas precisam apresentar solicitações separadas a cada autoridade tributária nacional.

• Os prazos costumam ser rigorosos e pouco flexíveis. Nos países da UE, normalmente é necessário apresentar a solicitação até 30 de junho do ano seguinte àquele em que as despesas foram incorridas.

• O processo tende a valer mais a pena para empresas com gastos internacionais significativos, nas quais o IVA recuperável acumulado em várias jurisdições pode representar um valor substancial.

O que é recuperação de IVA?

Recuperação de IVA é o processo de reaver junto às autoridades tributárias o IVA pago por empresas sobre bens e serviços relacionados às suas atividades empresariais.

O IVA é um imposto sobre o consumo aplicado em cada etapa da cadeia de fornecimento, da produção à distribuição. Isso difere do imposto sobre vendas dos EUA, que é cobrado apenas uma vez no ponto de venda. As alíquotas variam consideravelmente entre os mais de 170 países que utilizam IVA, como 20% no Reino Unido e 27% na Hungria.

Como funciona a recuperação de IVA?

Cada país possui seu próprio regime de recuperação de IVA para empresas não residentes, com formulários, prazos, requisitos documentais e valores mínimos de solicitação específicos. Veja como esse processo geralmente funciona:

• Reúna faturas de IVA válidas: toda solicitação exige uma fatura de IVA válida que apresente o número de cadastro de IVA do fornecedor, o valor do IVA cobrado e uma descrição dos bens ou serviços. A ausência de qualquer um desses elementos normalmente invalida a solicitação.

• Envie a solicitação separadamente para cada país: uma solicitação de recuperação de IVA na Alemanha é enviada ao Bundeszentralamt für Steuern; uma solicitação no Reino Unido é enviada ao His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC); e uma solicitação na França é enviada à Direction générale des Finances publiques.

• Ultrapasse os limites mínimos exigidos: alguns países estabelecem um valor mínimo para solicitações. A Alemanha, por exemplo, exige um valor mínimo anual de recuperação de € 250. Outros países adotam limites diferentes.

• Solicite a recuperação antes do prazo: muitos países da UE exigem que as solicitações sejam apresentadas até uma data específica. Verifique os prazos aplicáveis nos países onde sua empresa opera.

• Responda prontamente às solicitações de informações: as autoridades tributárias podem solicitar documentação adicional. É necessário responder dentro do prazo estipulado; caso contrário, a solicitação poderá ser negada.

Por que empresas dos EUA pagam IVA no exterior?

Empresas dos EUA que operam em outros países precisam cumprir as regulamentações locais de IVA. Estas são as situações em que elas costumam acumular IVA pago no exterior:

• Viagens de negócios: hotéis, transporte terrestre e voos domésticos em países que cobram IVA incluem esse imposto.

• Feiras e conferências: taxas de estandes, espaços de exposição e serviços relacionados a eventos geralmente estão sujeitos ao IVA.

• Fornecedores internacionais: se você compra bens ou serviços de empresas estrangeiras registradas para fins de IVA e elas realizam a entrega localmente, em vez de exportar, geralmente haverá incidência de IVA nessas faturas.

• Equipamentos e materiais: a compra ou locação de equipamentos no exterior, bem como a aquisição de materiais para projetos realizados em outro país, costuma gerar IVA.

• Serviços profissionais consumidos localmente: honorários advocatícios, consultoria e outros serviços contratados e prestados em um país estrangeiro podem incluir IVA local.

Quais despesas permitem que empresas dos EUA recuperem IVA pago no exterior?

Os critérios de elegibilidade variam de país para país, mas as categorias gerais são semelhantes na maioria dos regimes de IVA. A despesa deve ter uma finalidade empresarial clara, e é necessário possuir uma fatura de IVA válida para cada item de linha solicitado.

Normalmente, as empresas podem recuperar IVA sobre as seguintes despesas:

• Hospedagem em hotéis: despesas de hospedagem em viagens de negócios são recuperáveis em muitas jurisdições, tornando essa uma das categorias mais simples para solicitar recuperação.

• Transporte terrestre: táxis, trens e aluguel de veículos utilizados para fins empresariais geralmente incluem IVA recuperável.

• Taxas de feiras e exposições: o IVA pago sobre taxas de estandes e espaços de exposição na Europa normalmente pode ser recuperado. Por isso, essa costuma ser uma das categorias de maior valor para empresas dos EUA que atuam internacionalmente.

• Taxas de inscrição em conferências: inscrições em conferências empresariais normalmente incluem IVA e podem ser recuperadas quando existe uma finalidade empresarial clara.

• Combustível: combustível utilizado em veículos alugados para atividades empresariais pode ser recuperável em muitas jurisdições, embora o uso pessoal possa complicar a solicitação.

Normalmente, o IVA não pode ser recuperado sobre as seguintes despesas:

• Entretenimento de clientes: muitos regimes de IVA bloqueiam especificamente a recuperação de despesas relacionadas ao entretenimento de terceiros.

• Despesas pessoais: qualquer gasto pessoal incluído em uma viagem de negócios não é recuperável.

• Veículos de passageiros: muitas jurisdições impedem a recuperação de IVA sobre a compra de veículos, salvo exceções específicas para empresas do setor automotivo ou de locação de veículos.

Até quando empresas dos EUA podem solicitar a recuperação de IVA pago no exterior?

Os prazos variam de país para país, mas, em muitos países da UE, o período padrão se estende pelos primeiros seis meses do ano seguinte àquele em que o IVA foi pago. Veja mais detalhes:

• Estados-Membros da UE: esses prazos geralmente seguem o ano-calendário, com pequenas variações entre os países. Isso significa que o IVA pago entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de determinado ano deve ser solicitado até 30 de junho do ano seguinte.

• Reino Unido: o prazo do HMRC é 30 de junho do ano seguinte ao ano-calendário em que a despesa foi paga.

• Suíça e Noruega: ambos os países possuem regimes de recuperação fora da estrutura da UE. Embora a Suíça tenha seu próprio sistema, o prazo também é 30 de junho. Na Noruega, os pedidos de reembolso para empresas estrangeiras devem ser apresentados até 30 de setembro do ano seguinte.

Para empresas que nunca solicitaram recuperação de IVA, vale a pena verificar se ainda existem solicitações referentes ao ano anterior dentro do prazo antes de considerar esses valores como perdidos. Para isso, confirme as regras específicas de cada país.

Quais são os riscos e erros mais comuns na recuperação de IVA pago no exterior?

Empresas que tentam recuperar IVA pago no exterior sem suporte especializado tendem a cometer os seguintes erros:

• Enviar faturas inválidas ou incompletas: uma fatura emitida por um fornecedor estrangeiro que não contenha o número de cadastro de IVA, apresente o nome incorreto da entidade ou não inclua uma descrição clara dos serviços provavelmente será rejeitada.

• Perder os prazos: muitas empresas perdem os prazos porque tratam a recuperação de IVA como uma tarefa de fim de ano, em vez de incorporá-la aos processos regulares de gestão de despesas. Quando alguém finalmente inicia o processo em julho, as solicitações referentes ao ano anterior já não são elegíveis.

• Cometer erros de moeda e limites mínimos: solicitações apresentadas na moeda incorreta ou que fiquem abaixo do limite mínimo após a conversão normalmente são rejeitadas. Por exemplo, se o total de IVA pago na Alemanha durante o ano for de € 245 e o valor mínimo exigido for € 250, a recuperação não será permitida.

• Pressupor que as regras são iguais em todos os países: formulários, requisitos documentais, cronogramas de resposta e processos de recurso variam significativamente entre as jurisdições.

Vale a pena para sua empresa recuperar o IVA pago no exterior?

O custo administrativo para recuperar IVA pago no exterior é praticamente fixo, independentemente do valor solicitado. Isso torna a análise relativamente simples.

Uma empresa dos EUA que envia funcionários para feiras comerciais na Europa, compra de fornecedores alemães e holandeses e mantém um escritório de vendas no Reino Unido pode gastar US$ 2 milhões por ano em países que cobram IVA, acumulando US$ 400.000 em IVA. Nessa escala, vale a pena criar um processo para recuperar esse imposto.

Já para uma empresa com um valor recuperável de IVA mais modesto, por exemplo, US$ 15.000, e que pretende conduzir o processo internamente, o esforço provavelmente não se justifica. As empresas podem contratar uma agência especializada para eliminar o custo inicial, mas essas agências normalmente retêm uma porcentagem do valor recuperado. Essa troca pode fazer sentido para empresas que não têm capacidade para gerenciar solicitações em várias jurisdições, mas, ainda assim, é importante avaliar o benefício potencial em relação ao trabalho envolvido.

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