Recuperar el impuesto al valor agregado (IVA) a través de las fronteras puede ser complicado para las empresas internacionales, ya que más de 170 países usan el IVA. Las empresas de EE. UU. que operan en el extranjero a menudo tienen que pagar el IVA extranjero, pero muchas no lo reclaman. Esto no se debe a que no cumplan con los requisitos, sino más bien a que el proceso de recuperación está fragmentado, es específico de cada país y es fácil de postergar hasta que hayan vencido los plazos.

A continuación, exploraremos cómo funciona la recuperación del IVA para las empresas de EE. UU., qué gastos son recuperables y cómo evitar los errores de documentación que anulan los reclamos antes de que se procesen.

Aspectos destacados

• Las empresas de EE. UU. pueden recuperar el IVA pagado por gastos elegibles en el extranjero, como viajes, ferias comerciales y facturas de proveedores, pero deben presentar la solicitud por separado a la autoridad de impuestos de cada país.

• Los plazos suelen ser estrictos e implacables, y los países de la UE normalmente exigen que los reclamos se presenten antes del 30 de junio del año siguiente a aquel en que se incurrió en los gastos.

• El esfuerzo vale más la pena para las empresas con un gasto internacional considerable, donde el IVA recuperable en múltiples jurisdicciones puede sumar una cantidad sustancial.

¿Qué es la recuperación de IVA?

Recuperar el IVA significa que las autoridades fiscales te devuelven el IVA que las empresas han pagado por los bienes y servicios relacionados con la empresa.

El IVA es un impuesto al consumo que se aplica a cada etapa de la cadena de suministro, desde la producción hasta la distribución. Esto difiere del impuesto sobre las ventas de EE. UU., que se cobra solo una vez en el punto de venta. Las tasas varían de forma considerable en los más de 170 países que utilizan el IVA (p. ej., el 20 % en el Reino Unido y el 27 % en Hungría).

¿Cómo funciona el proceso de recuperación del IVA?

Cada país tiene su propio plan de recuperación del IVA para empresas no residentes, con formularios específicos, plazos, requisitos de documentación y umbrales mínimos de reclamo. Así es el proceso general:

• Recopilar facturas con IVA válidas: todo reclamo necesita una factura con IVA válida que muestre el número de registro a efectos del IVA del proveedor, el monto del IVA cobrado y una descripción de los bienes o servicios. La falta de cualquiera de estos campos suele anular el reclamo.

• Enviar a cada país por separado: un reclamo de IVA en Alemania se envía al Bundeszentralamt für Steuern, un reclamo de IVA en el Reino Unido se envía al His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), y un reclamo de IVA en Francia se envía a la Direction générale des Finances publiques.

• Superar los umbrales mínimos: algunos países establecen un monto de reclamo mínimo. Por ejemplo, Alemania exige un reclamo anual mínimo de €250. Otros países tienen umbrales diferentes.

• Recuperar el IVA antes del plazo: muchos países de la UE exigen los reclamos antes de una fecha específica, por lo que te recomendamos consultar las fechas límite de los países donde operas tu empresa.

• Responder rápidamente a las consultas: las autoridades fiscales pueden solicitar documentación adicional. Debes responder dentro del período requerido o el reclamo se denegará.

¿Por qué las empresas de EE. UU. pagan IVA extranjero?

Las empresas de EE. UU. que operan en otros países deben cumplir con las regulaciones de IVA locales. A continuación, se incluyen las categorías en las que las empresas de EE. UU. suelen acumular IVA extranjero:

• Viajes de negocios: en los países con cobro de IVA, a los hoteles, transportes terrestres y vuelos de cabotaje se les aplica el IVA.

• Ferias comerciales y conferencias: las tarifas de estands, espacio de exposiciones y servicios de eventos suelen estar sujetos a impuestos.

• Proveedores en el extranjero: si compras bienes o servicios de empresas extranjeras registradas a efectos del IVA, y la entrega se realiza a nivel local en lugar de exportarla, se suele cobrar el IVA en esas facturas.

• Equipos y materiales: las compras o alquileres de equipos en el extranjero, o las compras de materiales para un proyecto en un país extranjero, suelen estar sujetos al IVA.

• Servicios profesionales consumidos de forma local: los honorarios legales, de consultoría y demás servicios entregados en un país extranjero pueden estar sujetos al IVA local.

¿De cuáles gastos pueden recuperar el IVA extranjero las empresas de EE. UU.?

La elegibilidad varía en función del país, pero las categorías generales son coherentes entre la mayoría de los regímenes de IVA. El gasto debe tener un fin comercial claro, y necesitas una factura con IVA válida por cada partida que reclames.

Por lo general, las empresas pueden recuperar el IVA en los siguientes gastos:

• Alojamiento en hoteles: el hospedaje para viajes de negocios es recuperable en muchas jurisdicciones, por lo que es una de las categorías más simples de recuperar.

• Transporte terrestre: a los taxis, trenes y alquileres de automóviles que se usan con fines comerciales se les aplica el IVA que puede recuperarse.

• Tarifas de ferias comerciales y exposiciones: el IVA que se paga en las tarifas de estands y el espacio de exposiciones en Europa suele recuperarse. Por este motivo, es una de las categorías de mayor valor para las empresas de EE. UU. que operan a nivel internacional.

• Tarifas de inscripción a conferencias: las tarifas de las conferencias comerciales suelen estar sujetas al IVA, y pueden recuperarse en los casos en que existe un fin comercial claro.

• Combustible: en muchas jurisdicciones, el combustible para los vehículos de alquiler de uso comercial puede recuperarse, aunque los reclamos se dificultan en caso de uso personal.

Por lo general, no se puede recuperar el IVA en los siguientes gastos:

• Entretenimiento para clientes: los regímenes de IVA suelen bloquear específicamente el reclamo de los costos de entretenimiento a terceros.

• Gastos personales: ningún gasto personal de un viaje de negocios es recuperable.

• Vehículos para pasajeros: por lo general, las jurisdicciones prohíben la recuperación de IVA en compras de vehículos, con excepciones estrictas para las empresas del sector automotriz o alquileres de vehículos.

¿Hasta cuándo pueden las empresas de EE. UU. recuperar el IVA extranjero?

Los plazos varían según el país, pero la fecha límite normal de muchos países de la UE se extiende hasta los primeros seis meses del año siguiente a la fecha de pago del IVA. Obtén más información aquí:

• Estados miembro de la UE: estas fechas límite suelen basarse en el año calendario, con algunas diferencias entre los países. Esto significa que el IVA pagado entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de un año en particular debe reclamarse antes del 30 de junio del año siguiente.

• Reino Unido: la fecha límite del HMRC es el 30 de junio siguiente al año calendario del pago del gasto.

• Suiza y Noruega: ambos países cuentan con planes fuera del marco de la UE. Si bien Suiza tiene su propio sistema, la fecha límite también es el 30 de junio. En Noruega, las solicitudes de reembolso para empresas extranjeras deben enviarse antes del 30 de septiembre del año siguiente.

Para las empresas que todavía no hayan hecho ningún reclamo, vale la pena corroborar si hay algún reclamo del año anterior que todavía se pueda hacer antes de cancelar los montos históricos. Verifica las normas específicas de cada país para hacerlo.

¿Cuáles son los riesgos y los errores más comunes de la recuperación de IVA extranjero?

Las empresas que intenten recuperar IVA extranjero sin asistencia especializada suelen cometer los siguientes errores:

• Presentar facturas incompletas o no válidas: lo más probable es que se rechace la factura de un proveedor extranjero que no incluye el número de registro a efectos del IVA, muestra el nombre de la entidad incorrecto o le falte una descripción directa de los servicios.

• No cumplir con los plazos: las empresas se exceden de las fechas límite cuando consideran que la recuperación del IVA es una tarea de fin de año en lugar de agregarla a sus procesos de administración de gastos habitual. Si alguien hace el trámite en julio, no se aceptarán los reclamos del año anterior.

• Cometer errores en las divisas y los umbrales: los reclamos presentados en la moneda incorrecta, o que se encuentren por debajo del umbral mínimo luego de la conversión, suelen rechazarse. Si el IVA de Alemania de todo el año es de €245 y el mínimo es de €250, no puedes recuperarlo.

• Suponer que las normas son coherentes en todos los países: los formularios, los requisitos de documentación, los plazos de respuesta y los procesos de apelaciones difieren en el mundo.

¿Vale la pena el esfuerzo de recuperar el IVA extranjero para tu empresa?

El costo administrativo de recuperar el IVA extranjero es aproximadamente fijo independientemente del tamaño del reclamo, lo que simplifica el cálculo.

Una empresa de EE. UU. que envíe empleados a ferias comerciales en Europa, compre a proveedores holandeses y administre una oficina de ventas en el Reino Unido puede gastar USD 2 millones al año en países con cobro de IVA, de los cuales USD 400,000 corresponden al IVA. A esa escala, vale la pena desarrollar un proceso para recuperar el IVA.

Para una empresa con un IVA extranjero modesto recuperable (p. ej., USD 15,000) que realiza el proceso de forma interna, tal vez no valga la pena. Las empresas pueden colaborar con una agencia de recuperación para eliminar el costo inicial, pero la agencia suele cobrar un porcentaje de lo que recupere. Esa compensación puede tener sentido para las empresas que no cuenten con el ancho de banda para administrar presentaciones de múltiples jurisdicciones, pero deben considerar las ventajas frente al trabajo implicado.

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