Att kräva tillbaka mervärdesskatt (moms) över gränserna kan vara komplicerat för internationella företag, eftersom fler än 170 länder använder moms. Företag i USA som är verksamma utomlands måste ofta betala utländsk moms, men många kräver inte tillbaka den. Detta beror inte på att de inte är berättigade, utan snarare på att återbetalningsprocessen är fragmenterad, specifik för varje land och lätt att skjuta upp tills tidsfristerna har löpt ut.

Nedan utforskar vi hur återbetalning av moms fungerar för företag i USA, vilka utgifter som är återbetalningsbara och hur man undviker dokumentationsmisstag som förstör anspråk innan de behandlas.

Viktiga punkter

• Företag i USA kan kräva tillbaka moms som betalats för berättigade utländska utgifter såsom resor, mässor och leverantörsfakturor, men de måste ansöka separat hos varje lands skattemyndighet.

• Tidsfristerna är ofta strikta och oförlåtande, och EU-länder kräver vanligtvis anspråk senast den 30 juni året efter att utgifterna uppstod.

• Ansträngningen är mest givande för företag med betydande internationella utgifter, där återbetalningsbar moms i flera jurisdiktioner kan uppgå till en betydande summa.

Vad är momsåterkrav?

Att återkräva moms innebär att få tillbaka den moms som företag har betalat för affärsrelaterade varor och tjänster från skattemyndigheterna.

Moms är en konsumtionsskatt som tillämpas i varje steg av leveranskedjan, från produktion till distribution. Detta skiljer sig från omsättningsskatt i USA, som samlas in en gång vid försäljningstillfället. Skattesatserna varierar kraftigt mellan de mer än 170 länder som använder moms (t.ex. 20 % i Storbritannien, 27 % i Ungern).

Hur fungerar det att återkräva moms?

Varje land har sitt eget system för återkrav av moms för utländska företag, med specifika formulär, tidsfrister, dokumentationskrav och minimitrösklar för anspråk. Så här ser den allmänna processen ut:

• Samla in giltiga momsfakturor: Varje anspråk kräver en giltig momsfaktura som visar leverantörens momsregistreringsnummer, det debiterade momsbeloppet och en beskrivning av varorna eller tjänsterna. Om något av dessa fält saknas ogiltigförklaras vanligtvis anspråket.

• Skicka in till varje land separat: Ett tyskt momsanspråk går till Bundeszentralamt für Steuern, ett momsanspråk i Storbritannien går till His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) och ett franskt momsanspråk går till Direction générale des Finances publiques.

• Överskrid minimitrösklarna: Vissa länder anger ett lägsta belopp för anspråk. Tyskland har till exempel ett krav på ett årligt minimianspråk på 250 €. Andra länder har varierande tröskelvärden.

• Återkräv före tidsfristen: Många EU-länder kräver anspråk före ett specifikt datum, så kontrollera vad som gäller för de länder där du bedriver företag.

• Svara snabbt på frågor: Skattemyndigheter kan begära in ytterligare dokumentation. Du måste svara inom det angivna tidsfönstret, annars kan anspråket nekas.

Varför betalar företag i USA utländsk moms?

Företag i USA som är verksamma i andra länder måste efterleva lokala momsregler. Det här är de kategorier där företag i USA vanligtvis ackumulerar utländsk moms:

• Affärsresor: Hotell, marktransporter och inrikesflyg i momspliktiga länder är alla belagda med moms.

• Mässor och konferenser: Monteravgifter, utställningsytor och evenemangstjänster är vanligtvis skattepliktiga.

• Utländska leverantörer: Om du köper varor eller tjänster från momsregistrerade utländska företag och de levererar till dig lokalt i stället för att exportera, betalar du ofta moms på de fakturorna.

• Utrustning och material: Att köpa eller hyra utrustning utomlands, eller att köpa material till ett projekt i ett annat land, utlöser ofta moms.

• Professionella tjänster som konsumeras lokalt: Juridiska avgifter, konsulttjänster eller andra tjänster som anlitas och levereras i ett annat land kan medföra lokal moms.

Vilka utgifter kan företag i USA återkräva utländsk moms för?

Behörigheten varierar från land till land, men de breda kategorierna är konsekventa i de flesta momssystem. Utgiften måste ha ett uppenbart affärssyfte, och du behöver en giltig momsfaktura för varje radpost du gör anspråk på.

Företag kan vanligtvis få tillbaka moms för följande utgifter:

• Hotellboende: Logi för affärsresor är återvinningsbart i många jurisdiktioner, vilket gör det till en av de enklaste kategorierna att återkräva.

• Marktransport: Taxi, tåg och hyrbilar som används i affärssyfte har i allmänhet återvinningsbar moms.

• Mäss- och utställningsavgifter: Moms som betalas på monteravgifter och utställningsutrymmen i Europa är vanligtvis återvinningsbar. Så det är en av de mer värdefulla kategorierna för företag i USA som är verksamma internationellt.

• Registreringsavgifter för konferenser: Affärskonferensavgifter medför vanligtvis moms och är återvinningsbara när det finns ett tydligt affärssyfte.

• Drivmedel: Drivmedel för hyrfordon som används i tjänsten är återvinningsbart i många jurisdiktioner, även om privat bruk kan komplicera anspråk.

Moms är vanligtvis inte återvinningsbar för följande utgifter:

• Kundrepresentation: Momssystem blockerar ofta specifikt återkrav av kostnader för representation av tredje part.

• Personliga utgifter: Alla personliga utgifter som blandas in i en affärsresa är inte återvinningsbara.

• Personbilar: Jurisdiktioner blockerar ofta momsåtervinning vid fordonsköp, med snäva undantag för företag inom motorbranschen eller fordonsuthyrning.

Hur långt tillbaka kan företag i USA återkräva utländsk moms?

Tidsfristerna varierar från land till land, men det standardiserade fönstret i många EU-länder sträcker sig över de första sex månaderna av året efter det datum då momsen uppstod. Här är en närmare titt:

• EU-medlemsstater: Dessa tidsfrister följer i allmänhet kalenderåret, med små skillnader mellan länderna. Det innebär att moms som uppstått mellan 1 januari och 31 december ett givet år måste återkrävas senast 30 juni nästa år.

• Storbritannien: HMRC:s tidsfrist är 30 juni efter det kalenderår då utgiften betalades.

• Schweiz och Norge: Båda driver system utanför EU-ramverket. Även om Schweiz har sitt eget system är tidsfristen också 30 juni. I Norge måste ansökningar om återbetalning för utländska företag skickas in senast 30 september det följande året.

För företag som inte har återkrävt alls är det värt att kontrollera om några anspråk från föregående år fortfarande är inom fönstret innan man skriver av de historiska beloppen. Verifiera varje lands specifika regler för att göra det.

Vilka är riskerna och de vanliga misstagen med att återkräva utländsk moms?

Företag som försöker återkräva utländsk moms utan specialistsupport tenderar att göra följande misstag:

• Skicka in ogiltiga eller ofullständiga fakturor: En utländsk leverantörs faktura som utelämnar deras momsregistreringsnummer, visar fel enhetsnamn eller saknar en tydlig beskrivning av tjänsterna kommer sannolikt att avvisas.

• Missa tidsfrister: Företag missar tidsfristen när de behandlar momsåterkrav som en årsskiftesuppgift istället för att bygga in det i sina vanliga kostnadshanteringsprocesser. När någon äntligen tar tag i det i juli är föregående års anspråk inte längre berättigade.

• Göra valuta- och tröskelfel: Anspråk som skickas in i fel valuta eller som hamnar under minimitröskeln efter konvertering avvisas i allmänhet. Om din totala tyska moms för året är 245 € och minimibeloppet är 250 € kan du inte återkräva den.

• Anta konsekvens mellan länder: Formulären, dokumentationskraven, svarstiderna och överklagandeprocesserna skiljer sig åt runt om i världen.

Är det värt besväret för ditt företag att återkräva utländsk moms?

Den administrativa kostnaden för att återkräva utländsk moms är i stort sett fast oavsett anspråkets storlek, vilket gör beräkningen enkel.

Ett företag i USA som skickar anställda till europeiska mässor, köper från tyska och nederländska leverantörer och driver ett försäljningskontor i Storbritannien kan spendera 2 000 000 USD årligen i momspliktiga länder, med 400 000 USD i moms. I den skalan är det värt att bygga en process för att återkräva moms.

För ett företag med blygsam återvinningsbar utländsk moms (t.ex. 15 000 USD) som hanterar processen internt är det förmodligen inte värt det. Företag kan samarbeta med en återkravsbyrå för att ta bort förskottskostnaden, men byrån tar vanligtvis en procentandel av det som återvinns. Den kompromissen kan vara vettig för företag som saknar kapacitet att hantera inlämningar i flera jurisdiktioner, men återigen bör de väga den potentiella uppsidan mot det arbete som krävs.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax gör skatteefterlevnad mindre komplicerat så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Stripe Tax hjälper dig att ha koll på dina skyldigheter och varnar dig när du går över en skatteregistreringströskel baserat på dina Stripe-transaktioner. Dessutom beräknar den och samlar automatiskt in omsättningsskatt, moms och GST på både fysiska och digitala varor och tjänster – i alla amerikanska delstater och i mer än 100 länder.

Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, klicka på en knapp i Dashboard eller använda vårt kraftfulla API (Application Programming Interface).

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatteuppbörd med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Låt Stripe hantera dina globala skatteregistreringar och du kan dra nytta av en förenklad process som fyller i ansökningsuppgifter på förhand. Det sparar tid och förenklar efterlevnaden av lokala bestämmelser.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatserna.

• Enklare deklaration: Stripe Tax integreras sömlöst med deklarationspartner så att dina globala deklarationer är korrekta och aktuella. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Läs mer om Stripe Tax, eller börja i dag.