El volumen de negocios de las cuentas por cobrar mide la eficiencia con la que una empresa cobra pagos a crédito de sus clientes mostrando cuántas veces, en promedio, la empresa cobra ventas pendientes que se realizaron con crédito en un período de tiempo determinado.

Esta figura proporciona una idea de la eficiencia con la que una empresa administra sus procesos de crédito y cobro. Un ratio de volumen de negocios más alto significa que la empresa cobra los pagos rápidamente, lo que puede ser bueno para el flujo de caja. Un ratio más bajo podría indicar que los clientes no están pagando a tiempo o que las políticas de crédito son demasiado indulgentes. A continuación, te explicamos cómo calcular el volumen de negocios de las cuentas por cobrar, cuáles son los errores de cálculo más comunes que debes evitar y cómo mejorar el ratio de tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuál es la fórmula para el volumen de negocios de las cuentas por cobrar?
  
• ¿Cómo se puede interpretar el volumen de negocios de las cuentas por cobrar?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de calcular el volumen de negocios de las cuentas por cobrar?
  
• ¿Cómo pueden mejorar las empresas su volumen de negocios de las cuentas por cobrar?
  

¿Cuál es la fórmula para el volumen de negocios de las cuentas por cobrar?

Para calcular el volumen de negocios de las cuentas por cobrar, divide las ventas netas a crédito por el promedio de cuentas por cobrar:

Ratio de volumen de negocios de las cuentas por cobrar = Ventas netas a crédito ÷ promedio de cuentas por cobrar

• Ventas netas a crédito: El total de ventas realizadas a crédito menos las devoluciones, las asignaciones y los descuentos

• Promedio de cuentas por cobrar: Las cuentas por cobrar iniciales más las cuentas por cobrar finales, divididas entre dos

A continuación, te explicamos cómo calcular cada una de las cifras que componen la fórmula anterior.

Ventas netas a crédito

Las ventas netas a crédito representan los ingresos obtenidos de las ventas a crédito después de contabilizar cualquier deducción. Para calcular las ventas netas a crédito, comienza con el total de ventas a crédito y resta las devoluciones, deducciones y descuentos de ventas.

Ventas netas a crédito = Total de ventas a crédito − Devoluciones y asignaciones de ventas − Descuentos por ventas

• Ventas totales a crédito: Los ingresos totales generados por las ventas realizadas a crédito (es decir, no las ventas en efectivo)

• Devoluciones y asignaciones de ventas: Los importes acreditados de nuevo a los clientes por productos devueltos o ajustes de precios

• Descuentos en ventas: Los descuentos ofrecidos a los clientes por pagos anticipados u otros incentivos

Promedio de cuentas por cobrar

Para calcular el promedio de cuentas por cobrar, suma las cifras de cuentas por cobrar iniciales y finales para un período específico. Luego, divide este número en dos para obtener el promedio. El promedio de estos dos valores se ajusta a las fluctuaciones que puedan ocurrir durante el período y hace que el cálculo del volumen de negocios de las cuentas por cobrar sea más preciso.

Cuentas por cobrar promedio = (cuentas por cobrar iniciales + cuentas por cobrar finales) ÷ 2

• Cuentas por cobrar iniciales: El saldo de cuentas por cobrar al inicio del período

• Cuentas por cobrar finales: El saldo de cuentas por cobrar al final del período

¿Cómo se puede interpretar el volumen de negocios de las cuentas por cobrar?

El volumen de negocios de las cuentas por cobrar te indica con qué frecuencia los clientes pagan sus compras a crédito en un período determinado. Para el propietario de un negocio, un prestamista o un inversor, el volumen de negocios de las cuentas por cobrar revela lo bien que una empresa está gestionando lo que se le debe y responde a dos preguntas clave:

• ¿Hasta qué punto es fiable esta empresa para convertir las ventas en efectivo?

• ¿Existe el riesgo de que esta empresa sea demasiado laxa o demasiado agresiva con el crédito?

Un ratio alto significa que el flujo de caja se está moviendo y que la empresa cuenta con un sistema eficaz para gestionar el crédito y los cobros. También significa que las operaciones pueden seguir funcionando y que los planes de crecimiento pueden mantenerse en marcha. No obstante, si la proporción es demasiado alta, podría significar que la empresa está siendo demasiado estricta con el crédito y podría estar perdiendo ventas porque los clientes consideran que las condiciones de crédito son poco flexibles.

Un ratio bajo indica ineficiencia o riesgo. Significa que el efectivo está en facturas impagadas en estar en movimiento. Un ratio bajo también podría señalar problemas mayores, como un proceso de cobro débil o que la empresa otorgue crédito con demasiada libertad a clientes que podrían no pagar en absoluto.

Un volumen de negocios saludable de las cuentas por cobrar significa que has logrado un equilibrio entre mantener el efectivo en movimiento y mantener contentos a tus clientes. A la hora de determinar cuál es un «buen» ratio de volumen de negocios de las cuentas por cobrar para tu empresa, ten en cuenta los siguientes factores:

• Normas del sector: Un supermercado suele tener un mayor volumen de negocios que una empresa de muebles, porque los clientes pagan los productos de inmediato o en cuestión de días, mientras que los artículos caros, como los muebles, a menudo se compran con plazos de crédito extendidos.

• Tendencias a lo largo del tiempo: Si tu ratio comienza a disminuir, eso puede ser una señal de advertencia. Tal vez tus clientes tengan problemas financieros o tu proceso de cobro se esté retrasando. Si tu ratio está mejorando, es posible que tus esfuerzos por cobrar más rápido estén funcionando.

• Patrones estacionales: Las empresas que dependen de los ciclos de rebajas, como las tiendas de ropa tras las navidades, pueden experimentar un aumento de las cuentas por cobrar durante las temporadas altas. Es posible que el análisis del ratio durante esos días de máxima afluencia no proporcione una imagen completa.

¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de calcular el volumen de negocios de las cuentas por cobrar?

Los pequeños errores al calcular el volumen de negocios de las cuentas por cobrar, como olvidar las devoluciones o usar períodos no coincidentes, pueden dar una imagen sesgada de la eficacia con la que una empresa cobra dinero. Al tomar decisiones basadas en esos números, ya sea para planificar el flujo de efectivo, ajustar las políticas crediticias o generar confianza en los inversores, la precisión es importante.

Estos son algunos errores comunes que debes evitar al hacer estos cálculos.

• Incluir las ventas en efectivo: El ratio del volumen de negocios de las cuentas por cobrar se refiere a las ventas a crédito, no a las ventas totales. Incluir las ventas en efectivo infla las ventas netas a crédito y hace que el ratio del volumen de negocios parezca más alto de lo que realmente es.

• No tener en cuenta las devoluciones ni los descuentos: Si olvidas restar las devoluciones, asignaciones y descuentos de las ventas a crédito, exagerarás la cantidad de dinero que los clientes deben y harás que la facturación parezca mucho más alta de forma artificial.

• Usar un número incorrecto de cuentas por cobrar: Un posible error es utilizar solo el saldo final de las cuentas por cobrar en lugar de calcular el promedio de las mismas. Esto puede distorsionar el ratio, especialmente si las cuentas por cobrar experimentaron un pico o una caída inusuales cerca del final del período. El promedio suaviza las fluctuaciones y proporciona una visión más realista del rendimiento.

• Olvidarse de hacer coincidir los períodos: Las ventas a crédito que utilices para calcular el volumen de negocios de las cuentas por cobrar deben ser del mismo período de tiempo que las cuentas por cobrar que estás analizando. Por ejemplo, si utilizas ventas de crédito netas anuales, debes utilizar las cuentas por cobrar medias para el mismo período de 12 meses. El uso de períodos no coincidentes puede distorsionar significativamente tu ratio.

• Pasar por alto las cancelaciones: Cuando las cuentas se consideran incobrables y se cancelan, ya no deben incluirse en las cuentas por cobrar. Si no eliminas estas deudas incobrables, tu promedio de cuentas por cobrar se inflará, lo que reducirá el ratio del volumen de negocios. Estas cancelaciones también pueden indicar un problema mayor: ¿estás concediendo crédito a los clientes equivocados?

• No ajustar por estacionalidad: Si tu negocio tiene ventas estacionales, tomar los números al pie de la letra puede ser engañoso. Un saldo masivo de cuentas por cobrar al final del año no significa necesariamente que tus cobros tengan defectos graves; podría reflejar simplemente el repunte de la temporada. Para evitar este escollo, utiliza promedios finales o analiza el volumen de negocios durante períodos más cortos (por ejemplo, trimestrales) para tener en cuenta esas tendencias estacionales.

• Ignorar los puntos de referencia del sector: Un ratio de volumen de negocios que parece bajo sobre el papel puede ser normal en determinados sectores. Por ejemplo, una empresa constructora puede tardar más en cobrar porque los proyectos implican hitos y plazos extendidos. Por el contrario, un proveedor mayorista podría tener ciclos de cobro más rápidos debido a las condiciones de crédito ajustadas a corto plazo. Compara tu ratio con los estándares del sector o de empresas similares para tener el contexto adecuado.

• Descuidar políticas inconsistentes: Si las políticas crediticias de tu empresa han cambiado durante el año (por ejemplo, con plazos de pago más largos), los resultados podrían complicarse. Es posible que vea un ratio de volumen de negocios más bajo, pero eso podría reflejar las nuevas políticas en lugar del empeoramiento de las condiciones.

¿Cómo pueden mejorar las empresas su volumen de negocios de las cuentas por cobrar?

Para mejorar tu ratio, tendrás que animar a los clientes a pagar más rápido sin alejarlos. Es un acto de equilibrio: quieres que el flujo de caja se mueva, pero también quieres mantener la confianza y que sigan llegando nuevas ventas. Estas son algunas formas prácticas en las que las empresas pueden mejorar su volumen de negocios de las cuentas por cobrar.

• Establece condiciones de pago claras: Si los clientes no están seguros de cuándo deben pagar o si tus condiciones son demasiado flexibles, los pagos se retrasarán. Especifica las condiciones de pago por adelantado y asegúrate de que los clientes entiendan exactamente cuándo vence el pago.

• Facilita el pago: Elimina los obstáculos ofreciendo distintas opciones de pago, incluyendo tarjetas de crédito, transferencias bancarias y pagos con dispositivos móviles. Utiliza herramientas que envíen facturas y recordatorios automáticos. Tu cliente debe sentir que pagarte es tan sencillo como hacer clic en un botón.

• Factura con prontitud: Cuanto antes envíes las facturas, antes recibirás los pagos. Esperar una o dos semanas para facturarle a un cliente retrasa todo el proceso. Automatiza tu facturación para poder enviar facturas inmediatamente después de la entrega del producto o servicio. Además, incluye una fecha de vencimiento en tus facturas en lugar de solo la expresión «pago en 30 días» o similar.

• Incentiva el pago anticipado: Recompensa a los clientes por pagar con antelación. Ofrecer un pequeño descuento, como un 2 % si se paga en un plazo de 10 días, puede ser suficiente para que las facturas se liquiden rápidamente.

• Sé firme con respecto a los pagos atrasados: Perseguir los pagos puede ser tedioso, pero los clientes deben saber que te tomas en serio el cobro. Establece un proceso para los pagos atrasados, como enviar recordatorios amables unos días antes y después de la fecha de vencimiento e introducir comisiones por pago atrasado para facturas vencidas. Asegúrate de que los clientes conozcan tu proceso, para que no haya sorpresas. En el caso de las cuentas atrasadas desde hace mucho tiempo, considera la posibilidad de detener el trabajo o poner los pedidos futuros en espera hasta que se reciba el pago.

• Evalúa a los clientes antes de ofrecerles crédito: Antes de otorgar el crédito, verifica el historial de pagos, la puntuación crediticia o las referencias de un cliente potencial. Empieza poco a poco si es un cliente nuevo o tiene un historial crediticio limitado. Es mejor rechazar una venta a un cliente de mayor riesgo que salir perdiendo si no paga.

• Haz un seguimiento, pero automatiza el trabajo pesado: Los cobros llevan tiempo y es fácil descuidar los procesos de seguimiento cuando estás ocupado. Utiliza un software de contabilidad que envíe recordatorios automáticos antes, durante y después de la fecha de vencimiento y haz un seguimiento personal de las facturas que sean particularmente grandes o estén atrasadas. Un simple recordatorio por correo electrónico o una llamada telefónica pueden influir en los clientes que olvidaron o pasaron por alto su pago.

• Supervisa y analiza tu cuentas por cobrar con regularidad: Revisa continuamente tu informe de vencimiento de cuentas por cobrar para controlar las facturas vencidas y buscar patrones. ¿Hay clientes que siempre pagan tarde? ¿Hay algunos sectores o temporadas que suelen provocar retrasos en los pagos? Utiliza esta información para ajustar tus condiciones de crédito, marcar las cuentas de riesgo o aumentar los esfuerzos de cobro cuando sea necesario.

• Considera la posibilidad de factorizar cuentas por cobrar: Si el efectivo disponible es una preocupación apremiante, puedes vender tus facturas impagadas a una empresa de factoraje con un descuento. La empresa de factoring te dará dinero en efectivo por adelantado y se hará cargo de tus cobros. Pierdes un porcentaje de la factura y podrías correr el riesgo de condenar al ostracismo a tus clientes al entregarlas, pero puede ser un salvavidas si necesitas efectivo para seguir operando.