La rotación de las cuentas por cobrar (AR) mide la eficacia con la que una empresa cobra los pagos a crédito de sus clientes, mostrando cuántas veces, en promedio, la empresa cobra las ventas pendientes que se realizaron a crédito en un período de tiempo determinado.

Esta cifra proporciona una idea de qué tan bien una empresa está administrando sus procesos de crédito y cobranza. Un índice de rotación más alto significa que la empresa cobra los pagos rápidamente, lo que puede ser bueno para el flujo de caja. Un índice más bajo podría indicar que los clientes no están pagando a tiempo o que las políticas de crédito son demasiado indulgentes. A continuación, te explicaremos cómo calcular la facturación de cuentas por cobrar, los errores de cálculo más comunes que debes evitar y cómo mejorar el índice de tu negocio.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Cuál es la fórmula para la rotación de cuentas por cobrar?
  
• ¿Cómo se puede interpretar la rotación de AR?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes al calcular la rotación de AR?
  
• ¿Cómo pueden las empresas mejorar su facturación de AR?
  

¿Cuál es la fórmula para la rotación de cuentas por cobrar?

Para calcular la rotación de cuentas por cobrar, divide las ventas netas a crédito por el promedio de las cuentas por cobrar:

Índice de rotación de cuentas por cobrar = ventas netas de crédito ÷ promedio de cuentas por cobrar

• Ventas netas a crédito: el total de ventas realizadas a crédito menos las devoluciones, las bonificaciones y los descuentos

• Promedio de cuentas por cobrar: las cuentas por cobrar iniciales cuentas por cobrar más las cuentas por cobrar finales, divididas por dos

Así es como se calcula cada una de las cifras que componen la fórmula anterior.

Ventas netas a crédito

Las ventas netas a crédito representan los ingresos obtenidos de las ventas a crédito después de contabilizar las deducciones. Para calcular las ventas netas a crédito, comienza con el total de ventas a crédito y reste las devoluciones, bonificaciones y descuentos de ventas.

Ventas netas a crédito = Ventas totales a crédito − Devoluciones y bonificaciones de ventas − Descuentos por ventas

• Ventas totales a crédito: los ingresos totales generados por las ventas realizadas a crédito (es decir, ventas que no se realizaron en efectivo)

• Devoluciones de ventas y bonificaciones: los importes abonados a los clientes por las devoluciones de mercancías o los ajustes de precios

• Descuentos en ventas: las reducciones ofrecidas a los clientes por pagos adelantados u otros incentivos

Promedio de cuentas por cobrar

Para calcular el promedio de cuentas por cobrar, suma las cifras iniciales y finales de las cuentas por cobrar para un período específico. Luego, divide este número por la mitad para obtener el promedio. El promedio de estos dos valores se ajusta a las fluctuaciones que pueden ocurrir durante el período y hace que el cálculo de la rotación de cuentas por cobrar sea más preciso.

AR promedio = (cuentas por cobrar iniciales + cuentas por cobrar finales) ÷ 2

• Cuentas por cobrar iniciales: el saldo de cuentas por cobrar al inicio del período

• Cuentas por cobrar finales: el saldo de cuentas por cobrar al final del período

¿Cómo se puede interpretar la rotación de AR?

El índice de rotación de cuentas por cobrar indica la frecuencia con la que, en un período determinado, los clientes pagan sus compras a crédito. Para el titular de una empresa, un prestamista o un inversionista, la rotación de AR revela qué tan bien una empresa está administrando lo que se le debe y responde a dos preguntas clave:

• ¿Qué tan confiable es esta empresa para convertir las ventas en efectivo?

• ¿Existe el riesgo de que esta empresa sea demasiado laxa o demasiado agresiva con el crédito?

Un índice alto significa que el flujo de efectivo se está moviendo y que la empresa cuenta con un sistema eficaz para gestionar el crédito y los cobros. También significa que las operaciones pueden seguir funcionando y que los planes de crecimiento pueden mantenerse en marcha. Pero si el índice es demasiado alto, podría significar que la empresa está siendo demasiado estricta con el crédito, y podría estar perdiendo ventas porque los clientes consideran que las condiciones de crédito son inflexibles.

Un índice bajo indica ineficiencia o riesgo. Significa que el dinero en efectivo está en facturas no pagadas en lugar de trabajando. Un índice bajo también podría apuntar a problemas mayores, como un proceso de cobro débil o que la empresa otorgue crédito con demasiada libertad a clientes que podrían no pagar en absoluto.

Una rotación saludable de cuentas por cobrar significa que lograste un equilibrio entre mantener el efectivo en movimiento y mantener contentos a tus clientes. A la hora de determinar cuál es un «buen» índice de rotación de cuentas por cobrar para tu empresa, ten en cuenta los siguientes factores:

• Normas del sector: una tienda de comestibles suele tener una rotación más alta que una empresa de muebles, porque los clientes pagan los comestibles de inmediato o en el transcurso de días, mientras que los artículos caros, como los muebles, a menudo se compran con plazos de crédito extendidos.

• Tendencias a lo largo del tiempo: si el índice comienza a disminuir, eso puede ser una señal de advertencia. Tal vez tus clientes tengan dificultades financieras o tu proceso de cobro esté fallando. Si tu índice está mejorando, es posible que tus esfuerzos por recibir pagos más rápido estén funcionando.

• Patrones estacionales: las empresas que dependen de los ciclos de ventas, como los minoristas de ropa durante las fiestas, pueden experimentar un aumento de las AR durante las temporadas altas. Es posible que el análisis del índice durante esas temporadas pico no proporcione la imagen completa.

¿Cuáles son los errores más comunes al calcular la rotación de AR?

Los pequeños errores en el cálculo de la rotación de cuentas por cobrar, como olvidar las devoluciones o utilizar períodos que no coinciden, pueden dar una imagen sesgada de lo bien que una empresa está recaudando su dinero. A la hora de tomar decisiones basadas en esas cifras, ya sea para la planificación del flujo de caja, el ajuste de las políticas crediticias o el fomento de la confianza de los inversores, la precisión es importante.

Estos son algunos errores comunes que se deben evitar al realizar estos cálculos.

• Incluir las ventas en efectivo: el índice de rotación de cuentas por cobrar se refiere a las ventas a crédito, no a las ventas totales. Incluir ventas en efectivo infla las ventas netas a crédito y hace que el índice de rotación parezca más alto de lo que realmente es.

• No tener en cuenta las devoluciones o descuentos: si te olvidas de restar las devoluciones, las bonificaciones y los descuentos de las ventas a crédito, exagerarás el monto de dinero que los clientes deben y harás que la facturación parezca artificialmente alta.

• Usar la figura de AR incorrecta: un posible error es utilizar únicamente el saldo final de cuentas por cobrar en lugar de calcular el promedio de las cuentas por cobrar. Esto puede distorsionar el índice, especialmente si las cuentas por cobrar experimentaron un pico o una caída inusuales cerca del final del período. El promedio suaviza las fluctuaciones y proporciona una visión más realista del rendimiento.

• Olvidarse de hacer coincidir los períodos: las ventas a crédito que utilices para calcular la facturación de cuentas por cobrar deben proceder del mismo período de tiempo que las cuentas por cobrar que estás analizando. Por ejemplo, si usas las ventas netas de crédito anuales, debes usar las AR promedio para el mismo período de 12 meses. El uso de períodos no coincidentes puede distorsionar significativamente tu índice.

• Pasar por alto las cancelaciones: cuando las cuentas se consideran incobrables y se cancelan, ya no deben incluirse en las AR. Si no eliminas estas deudas incobrables, tu AR promedio se inflará, lo que arrastrará hacia abajo el índice de rotación. Estas cancelaciones también pueden indicar un problema mayor: ¿estás otorgando crédito a los clientes equivocados?

• No ajustar por estacionalidad: si tu empresa tiene ventas estacionales, tomar tus números al pie de la letra puede ser engañoso. Un saldo masivo de AR al final del año no significa necesariamente que tus cobros sean fatalmente defectuosas; podría reflejar el repunte de la temporada. Para evitar este escollo, utiliza promedios finales o analiza la rotación durante períodos más cortos (por ejemplo, trimestralmente) para tener en cuenta esas tendencias estacionales.

• Ignorar los puntos de referencia del sector: un índice de rotación que parece bajo sobre el papel puede ser normal en ciertos sectores. Por ejemplo, una empresa constructora puede tardar más en cobrar porque los proyectos implican hitos y plazos extendidos; Mientras tanto, un proveedor mayorista podría ver ciclos de cobro más rápidos debido a las estrictas condiciones de crédito a corto plazo. Compara tu proporción con los estándares del sector o empresas similares para tener el contexto adecuado.

• Descuidar políticas inconsistentes: si las políticas crediticias de tu empresa cambiaron durante el año (por ejemplo, plazos de pago más largos), esto podría complicar los resultados. Es posible que veas un índice de rotación más bajo, pero eso podría reflejar las nuevas políticas en lugar de empeorar las condiciones.

¿Cómo pueden las empresas mejorar su facturación de AR?

Para mejorar tu índice, tendrás que animar a los clientes a pagar más rápido sin alejarlos. Es un acto de equilibrio: quieres que el flujo de efectivo se mueva, pero también quieres mantener la confianza y que sigan llegando nuevas ventas. Estas son algunas formas prácticas en las que las empresas pueden mejorar tu rotación de AR.

• Establecer condiciones de pago claras: si los clientes no están seguros de cuándo deben pagar, o si tus condiciones son demasiado relajadas, los pagos se retrasarán. Detalla las condiciones de pago por adelantado y asegúrate de que los clientes entiendan exactamente cuándo vence el pago.

• Facilita el pago: elimina los obstáculos ofreciendo múltiples opciones de pago, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y pagos móviles. Utiliza herramientas que envíen facturas y recordatorios automáticos. Quieres que tu cliente sienta que pagarte es tan fácil como hacer clic en un botón.

• Facturar con prontitud: cuanto antes envíes las facturas, antes recibirás los pagos. Esperar una o dos semanas para facturar a un cliente retrasa todo el proceso. Automatiza tu facturación para poder enviar facturas inmediatamente después de entregar el producto o servicio. Además, incluye una fecha de vencimiento en tus facturas en lugar de solo un término como «30 netos».

• Incentivar el pago anticipado: recompensa a los clientes por pagar antes de tiempo. Ofrecer un pequeño descuento, como un 2 % de descuento si se paga en el transcurso de 10 días, puede ser suficiente para que las facturas se liquiden rápidamente.

• Ser firme con respecto a los pagos atrasados: perseguir pagos puede ser tedioso, pero los clientes deben saber que tomas en serio el cobro. Establece un proceso para los pagos atrasados, como el envío de recordatorios amables unos días antes y después de la fecha de vencimiento y la introducción de cargos por pagos atrasados para facturas vencidas. Asegúrate de que los clientes estén al tanto de tu proceso, para que no haya sorpresas. En el caso de las cuentas vencidas desde hace mucho tiempo, considera la posibilidad de suspender el trabajo o de los pedidos futuros hasta que se realice el pago.

• Evaluar a los clientes antes de ofrecerles crédito: antes de otorgar un crédito, verifica el historial de pagos, el puntaje de crédito o las referencias de un cliente potencial. Empieza poco a poco si es un cliente nuevo o tiene un historial crediticio limitado. Es mejor rechazar una venta a un cliente de mayor riesgo que perder si no paga.

• Hacer un seguimiento, pero automatizar el trabajo pesado: los cobros llevan tiempo, y es fácil descuidar los seguimientos cuando estás ocupado. Utiliza un software de contabilidad que envíe recordatorios automáticos antes, durante y después de la fecha de vencimiento y haz un seguimiento personal de las facturas que sean particularmente grandes o estén muy atrasadas. Un simple recordatorio por correo electrónico o un llamado telefónico pueden incomodar a los clientes que olvidaron o pasaron por alto su pago.

• Monitorear y analizar tus AR con regularidad: revisa tu informe de antigüedad de AR continuamente para monitorear las facturas vencidas y buscar patrones. ¿Hay clientes que siempre pagan tarde? ¿Algunos sectores o temporadas a menudo conducen a retrasos en los pagos? Usa esta información para ajustar tus condiciones crediticias, marcar cuentas riesgosas o aumentar los esfuerzos de cobro cuando sea necesario.

• Considerar la posibilidad de factorizar cuentas por cobrar: si el efectivo disponible es una preocupación apremiante, puedes vender tus facturas no pagadas a una empresa de factoraje con un descuento. La empresa de factoraje te dará dinero en efectivo por adelantado y se hará cargo de los cobros. Pierdes un porcentaje de la factura y podrías correr el riesgo de condenar al ostracismo a tus clientes al cederlos, pero puede ser un salvavidas si necesitas efectivo para seguir operando.