การหมุนเวียนของลูกหนี้การค้า(AR) จะวัดผลว่าธุรกิจเรียกเก็บเงินบัตรเครดิตจากลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากแค่ไหน โดยแสดงจํานวนครั้งโดยเฉลี่ยที่ธุรกิจเรียกเก็บจากยอดขายที่ค้างชําระซึ่งเป็นการขายโดยใช้เครดิตในช่วงเวลาที่กําหนด

ตัวเลขนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกว่าธุรกิจบริหารจัดการกระบวนการเครดิตและการจัดเก็บได้ดีเพียงใด อัตราการหมุนเวียนที่สูงขึ้นหมายความว่าบริษัทเรียกเก็บเงินได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจเป็นผลดีต่อกระแสเงินสด อัตราส่วนที่ต่ำลงอาจเป็นสัญญาณว่าลูกค้าไม่ชำระเงินตรงเวลา หรือว่านโยบายด้านเครดิตมีความผ่อนปรนเกินไป ด้านล่างเราจะอธิบายวิธีคํานวณอัตราการหมุนเวียนของ AR, ข้อผิดพลาดในการคํานวณที่พบบ่อย เพื่อหลีกเลี่ยงและวิธีปรับปรุงอัตราส่วนของธุรกิจคุณ

มีอะไรในบทความนี้บ้าง

• สูตรในการคำนวณการหมุนเวียนของลูกหนี้การค้าคืออะไร
  
• คุณจะตีความการหมุนเวียนของ AR อย่างไร
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อคํานวณการหมุนเวียน AR มีอะไรบ้าง
  
• ธุรกิจจะปรับปรุงการหมุนเวียน AR ของตนได้อย่างไร
  

สูตรในการคำนวณการหมุนเวียนของลูกหนี้การค้าคืออะไร

ในการคํานวณการหมุนเวียน AR ให้หารยอดขายเครดิตสุทธิด้วยลูกหนี้การค้าเฉลี่ย:

อัตราการหมุนเวียนของลูกหนี้การค้า = ยอดขายสุทธิของเครดิต÷ลูกหนี้การค้าเฉลี่ย

• ยอดขายเครดิตสุทธิ: ยอดขายรวมที่ทำได้ผ่านผลตอบแทนเครดิตลบ ค่าเผื่อ และส่วนลด

• หนี้การค้าเฉลี่ย: ลูกหนี้การค้าเริ่มต้นบวกลูกหนี้การค้าสิ้นสุด โดยหารด้วย 2

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณจะคํานวณตัวเลขแต่ละตัวที่ประกอบเป็นสูตรข้างต้น

ยอดขายเครดิตสุทธิ:

ยอดขายเครดิตสุทธิหมายถึงรายได้ที่ได้รับจากการขายแบบเครดิตหลังจากหักค่าหักลดต่างๆ แล้ว ในการคำนวณยอดขายเครดิตสุทธิ ให้เริ่มต้นด้วยยอดขายเครดิตทั้งหมด และลบด้วยผลตอบแทนจากการขาย ค่าเผื่อ และส่วนลด

การขายเครดิตสุทธิ = การขายเครดิตรวม − การคืนสินค้าและการเผื่อยอด − ส่วนลดการขาย

• ยอดขายเครดิตรวม: รายรับทั้งหมดที่ได้จากการขายแบบเครดิต (เช่น ไม่ใช่ยอดขายเงินสด)

• กำไรการขายและค่าเผื่อ: ยอดเงินที่เครดิตกลับคืนให้กับลูกค้าสำหรับสินค้าที่ส่งคืนหรือการปรับราคา

• ส่วนลดสําหรับการขาย: การลดที่เสนอให้กับลูกค้าสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนดหรือรางวัลจูงใจอื่นๆ

หนี้การค้าเฉลี่ย:

ในการคำนวณหนี้การค้าเฉลี่ย ให้บวกตัวเลขหนี้การค้าเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับระยะเวลาที่กำหนด จากนั้น หารครึ่งตัวเลขนี้เพื่อให้ได้ค่าเฉลี่ย การหาค่าเฉลี่ยสองค่านี้จะช่วยปรับความผันผวนที่อาจเกิดขึ้นในช่วงเวลาดังกล่าว และจะทำให้การคำนวณอัตราหมุนเวียน AR ของคุณแม่นยำยิ่งขึ้น

AR เฉลี่ย = (ลูกหนี้การค้าเริ่มต้น + ลุกหนี้การค้าสิ้นสุด) ÷ 2

• ลูกหนี้การค้าเริ่มต้น: ยอดคงเหลือ AR เมื่อเริ่มรอบการชําระเงิน

• ลูกหนี้การค้าสิ้นสุด: ยอดคงเหลือ AR เมื่อสิ้นสุดรอบการชําระเงิน

คุณจะตีความการหมุนเวียนของ AR อย่างไร

อัตราส่วนการหมุนเวียน AR จะบอกคุณว่าลูกค้าชําระเงินซื้อสินค้าหรือบริการบ่อยเพียงใดในระยะเวลาที่กําหนด สําหรับเจ้าของธุรกิจ ผู้ให้กู้ หรือนักลงทุน การหมุนเวียนของ AR เผยว่าบริษัทบริหารจัดการหนี้ที่ต้องได้รับการชำระได้ดีเพียงใด และตอบคำถามสำคัญสองข้อ:

• ธุรกิจนี้เปลี่ยนยอดขายให้เป็นเงินสดได้อย่างน่าเชื่อถือเพียงใด

• มีความเสี่ยงที่บริษัทนี้จะผ่อนปรนหรือเข้มงวดกับสินเชื่อมากเกินไปหรือไม่

อัตราส่วนที่สูงหมายความว่ากระแสเงินสดมีการหมุนเวียน และธุรกิจมีระบบมีประสิทธิภาพในการบริหารเครดิตและการเรียกเก็บเงิน ซึ่งหมายความว่าการดำเนินงานต่างๆ ยังสามารถดำเนินต่อไปได้ และแผนการเติบโตยังคงเป็นไปตามแผน แต่หากอัตราส่วนสูงเกินไป อาจหมายความว่าบริษัทเข้มงวดกับสินเชื่อมากเกินไป และธุรกิจอาจพลาดการขาย เนื่องจากลูกค้ามองว่าเงื่อนไขเครดิตไม่ยืดหยุ่น

อัตราส่วนที่ต่ำบ่งชี้ถึงความไม่มีประสิทธิภาพหรือความเสี่ยง หมายความว่าเงินสดค้างอยู่ในใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับการชำระแทนที่จะถูกนำไปใช้งาน อัตราส่วนที่ต่ำอาจชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่ใหญ่กว่า เช่น กระบวนการเรียกเก็บเงินที่อ่อนแอ หรือธุรกิจให้เครดิตแก่ลูกค้ามากเกินไป ซึ่งอาจเป็นลูกค้าที่ไม่ยอมจ่ายเงินเลยก็ได้

อัตราการหมุนเวียน AR ที่อยู่ในระดับที่ดีหมายความว่าคุณได้สร้างสมดุลระหว่างการรักษาเงินสดให้หมุนเวียนและการทำให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจ ในการพิจารณาอัตราส่วนการหมุนเวียน AR ที่ "ดี" สําหรับธุรกิจของคุณ โปรดพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้

• บรรทัดฐานของอุตสาหกรรม: โดยทั่วไปร้านขายของชำจะมีอัตราการหมุนเวียนสูงกว่าบริษัทเฟอร์นิเจอร์ เนื่องจากลูกค้าชำระเงินค่าของชำทันทีหรือภายในไม่กี่วัน ในขณะที่สินค้าราคาแพงอย่างเช่นเฟอร์นิเจอร์ มักจะซื้อโดยใช้เงื่อนไขการชำระแบบเครดิตที่ขยายเวลาออกไป

• แนวโน้มในช่วงเวลาต่างๆ: หากอัตราส่วนของคุณเริ่มลดลงนั่นอาจเป็นสัญญาณเตือน บางทีลูกค้าของคุณอาจกำลังประสบปัญหาทางการเงิน หรือกระบวนการเรียกเก็บเงินของคุณอาจกำลังล้มเหลว หากอัตราส่วนของคุณดีขึ้น นั่นอาจหมายความว่าความพยายามเพื่อให้ได้รับการชำระเงินเร็วขึ้นได้ผล

• รูปแบบตามฤดูกาล: ธุรกิจที่ต้องพึ่งพาวงจรการขาย เช่น ร้านค้าปลีกเสื้อผ้าช่วงวันหยุด อาจเห็นอัตราการเติบโต AR สูงขึ้นในช่วงฤดูที่ยุ่งวุ่นวาย การวิเคราะห์อัตราส่วนในช่วงที่มีจุดสูงสุดอาจไม่สามารถให้ภาพรวมที่ครบถ้วนได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อคํานวณการหมุนเวียน AR มีอะไรบ้าง

ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ในการคำนวณการหมุนเวียนลูกหนี้การค้า เช่น การลืมการส่งคืนสินค้า หรือการใช้ระยะเวลาที่ไม่ตรงกัน สามารถให้ภาพรวมที่บิดเบือนว่าธุรกิจเรียกเก็บเงินได้ดีแค่ไหน เมื่อต้องตัดสินใจโดยอาศัยตัวเลขเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนกระแสเงินสด การปรับนโยบายเครดิต หรือการสร้างความเชื่อมั่นให้กับนักลงทุน ความแม่นยำถือเป็นสิ่งสำคัญ

ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อทําการคํานวณเหล่านี้

• รวมยอดขายเงินสด: อัตราการหมุนเวียนของลูกหนี้การค้าเกี่ยวข้องกับการขายเครดิต ไม่ใช่ยอดขายรวม การรวมยอดขายเงินสดจะเพิ่มยอดขายเครดิตสุทธิและทําให้อัตราการหมุนเวียนสูงกว่าที่เป็นจริง

• ไม่ได้ทําบัญชีสําหรับการคืนสินค้าหรือส่วนลด: หากคุณลืมหักการคืนสินค้า ค่าเผื่อ และส่วนลดจากการขายแบบเครดิต คุณจะระบุจำนวนเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้เกินจริงและทำให้การหมุนเวียนดูสูงเกินจริง

• การใช้ตัวเลข AR ที่ไม่ถูกต้อง: ข้อผิดพลาดหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นคือใช้ยอดคงเหลือ AR สุดท้ายแทนการคํานวณลูกหนี้การค้าโดยเฉลี่ย สิ่งนี้สามารถบิดเบือนอัตราส่วนได้ โดยเฉพาะถ้าลูกหนี้มีการเพิ่มขึ้นหรือลดลงผิดปกติใกล้สิ้นรอบ การหาค่าเฉลี่ยจะทำให้ความผันผวนราบรื่นขึ้น และทำให้เห็นประสิทธิภาพของระบบได้สมจริงยิ่งขึ้น

• ลืมจับคู่ช่วงเวลา: ยอดขายเครดิตที่คุณใช้คํานวณยอดหมุนเวียน AR ต้องมาจากกรอบเวลาเดียวกันกับลูกหนี้การค้าที่คุณกําลังวิเคราะห์ ตัวอย่างเช่น หากคุณกําลังใช้ยอดขายเครดิตสุทธิรายปี คุณจําเป็นต้องใช้ AR โดยเฉลี่ยในระยะเวลา 12 เดือนเดียวกัน การใช้ช่วงเวลาที่ไม่ตรงกันอาจทําให้อัตราส่วนของคุณบิดเบือนอย่างมาก

• การมองข้ามการตัดจำหน่าย: เมื่อบัญชีถูกมองว่าไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้และถูกตัดจำหน่าย บัญชีเหล่านั้นจะไม่ควรนำไปรวมไว้ใน AR อีกต่อไป หากคุณไม่กำจัดหนี้เสียเหล่านี้ AR เฉลี่ยของคุณก็จะเพิ่มขึ้น ส่งผลให้อัตราการหมุนเวียนลดลง การตัดจำหน่ายเหล่านี้อาจบ่งชี้ถึงปัญหาที่ใหญ่กว่าได้ด้วย นั่นคือ คุณกำลังขยายเครดิตให้กับลูกค้าที่ผิดหรือไม่

• ไม่ปรับตามฤดูกาล: หากธุรกิจของคุณมีการขายตามฤดูกาล การรับรู้ตัวเลขตามที่ปรากฏอาจทำให้เข้าใจผิดได้ ยอดคงเหลือ AR จำนวนมากในช่วงปลายปีไม่ได้หมายความว่าการเรียกเก็บเงินของคุณมีข้อบกพร่องร้ายแรง แต่อาจสะท้อนถึงการพุ่งสูงขึ้นของฤดูกาลก็ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นนี้ ให้ใช้ค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่หรือวิเคราะห์การหมุนเวียนในช่วงเวลาสั้นๆ (เช่น รายไตรมาส) เพื่อให้ครอบคลุมถึงแนวโน้มตามฤดูกาลเหล่านั้น

• ไม่สนใจเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม: อัตราการหมุนเวียนที่ดูต่ำในเอกสารอาจถือเป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมบางประเภท ตัวอย่างเช่น บริษัทก่อสร้างอาจใช้เวลาในการเรียกเก็บเงินนานกว่าเนื่องจากโครงการเกี่ยวข้องกับเป้ากมายสำคัญและเงื่อนไขที่ขยายออกไป ในขณะเดียวกัน ซัพพลายเออร์ขายส่งอาจต้องพบกับวงจรการเก็บหนี้ที่เร็วกว่าเนื่องจากเงื่อนไขเครดิตระยะสั้นที่เข้มงวด เปรียบเทียบอัตราส่วนของคุณกับมาตรฐานอุตสาหกรรมหรือธุรกิจที่คล้ายกันเพื่อให้คุณมีบริบทที่เหมาะสม

• นโยบายที่ไม่สอดคล้อง: หากนโยบายเครดิตของบริษัทของคุณเปลี่ยนแปลงในช่วงปีนั้น (เช่น เงื่อนไขการชำระเงินยาวนานขึ้น) อาจทำให้ผลลัพธ์มีความซับซ้อนมากขึ้น คุณอาจเห็นอัตราการหมุนเวียนลดลง แต่อาจสะท้อนถึงนโยบายใหม่ ไม่ใช่สภาพที่แย่ลง

ธุรกิจจะปรับปรุงการหมุนเวียน AR ของตนได้อย่างไร

หากต้องการปรับปรุงอัตราส่วนของคุณ คุณจะต้องกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินเร็วขึ้นโดยไม่ผลักดันพวกเขาออกไป มันคือการรักษาสมดุล กล่าวคือ คุณต้องการให้กระแสเงินสดหมุนเวียน แต่คุณยังต้องการรักษาความไว้วางใจและรักษายอดขายใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นอีกด้วย ต่อไปนี้เป็นวิธีปฏิบัติบางประการที่ธุรกิจต่างๆ สามารถปรับปรุงอัตราการหมุนเวียน AR ได้

• กําหนดระยะเวลาการชําระเงินที่ชัดเจน: หากลูกค้าไม่แน่ใจว่าจะต้องชำระเงินเมื่อใด หรือเงื่อนไขของคุณไม่เข้มงวดเกินไป การชำระเงินก็จะล่าช้า ระบุเงื่อนไขการชำระเงินอย่างชัดเจนล่วงหน้า และให้แน่ใจว่าลูกค้าเข้าใจอย่างชัดเจนว่าต้องชำระเงินเมื่อใด

• ทําให้การชําระเงินเป็นเรื่องง่าย: ขจัดอุปสรรคด้วยการนําเสนอตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงบัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร และการชําระเงินผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ ใช้เครื่องมือที่ส่งใบแจ้งหนี้และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ คุณต้องการทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าการจ่ายเงินให้คุณเป็นเรื่องง่ายเหมือนกับการคลิกปุ่ม

• ส่งใบแจ้งหนี้ทันที: ยิ่งคุณส่งใบแจ้งหนี้เร็วเพียงใด คุณก็จะได้รับการชำระเงินเร็วเท่านั้น การรอเรียกเก็บเงินจากลูกค้าหนึ่งหรือสองสัปดาห์อาจทำให้กระบวนการทั้งหมดล่าช้า ทำให้การออกใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้ทันทีหลังจากส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ นอกจากนี้ ให้ระบุวันครบกำหนดชำระในใบแจ้งหนี้ของคุณ แทนที่จะใช้เพียงเงื่อนไขเช่น "สุทธิ 30 วัน"

• จูงใจให้ชําระเงินก่อนกําหนด: ให้รางวัลแก่ลูกค้าที่ชำระเงินก่อนกำหนด เสนอส่วนลดเล็กน้อย เช่น ส่วนลด 2% หากชําระเงินภายใน 10 วัน อาจเพียงพอที่จะทำให้ใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินอย่างรวดเร็ว

• มั่นคงหนักแน่นเรื่องการชำระเงินล่าช้า: การตามเก็บเงินเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย แต่ลูกค้าจําเป็นต้องรู้ว่าคุณให้ความสําคัญกับการเรียกเก็บเงินเป็นอย่างมาก กำหนดกระบวนการสำหรับการชำระเงินล่าช้า เช่น การส่งคำเตือนอย่างสุภาพสองสามวันก่อนและหลังวันครบกำหนด และการกำหนดค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด ตรวจสอบว่าลูกค้าทราบเกี่ยวกับกระบวนการของคุณ เพื่อไม่ให้มีเหตุการณ์ที่สร้างความประหลาดใจ สำหรับบัญชีที่ค้างชำระเป็นเวลานาน ควรพิจารณาหยุดให้บริการหรือพักคำสั่งซื้อในอนาคตไว้จนกว่าจะชำระเงินเสร็จ

• คัดกรองลูกค้าก่อนเสนอบริการเครดิต: ก่อนที่จะขยายเครดิต ให้ตรวจสอบประวัติการชำระเงิน คะแนนเครดิต หรือข้อมูลอ้างอิงของผู้ที่อาจเป็นลูกค้า เริ่มจากจำนวนเล็กน้อยก่อนหากพวกเขาเป็นลูกค้าใหม่หรือมีประวัติเครดิตจำกัด การปฏิเสธการขายให้ลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูง ย่อมดีกว่าการสูญเสียหากลูกค้าไม่ชําระเงิน

• ติดตามผล แต่ทําให้งานที่ต้องใช้เวลาเป็นระบบอัตโนมัติ: การเรียกเก็บเงินต้องใช้เวลา และเมื่อคุณยุ่งคุณก็อาจละเลยการติดตามผลได้ ใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชีที่ส่งคำเตือนอัตโนมัติก่อน ในวันครบกำหนด และหลังวันครบกำหนด และติดตามเรื่องใบแจ้งหนี้ที่ยอดสูงหรือล่าช้าเป็นพิเศษเป็นการส่วนตัว การเตือนทางอีเมลหรือโทรศัพท์ง่ายๆ สามารถเตือนลูกค้าที่ลืมหรือมองข้ามการชำระเงินได้

• ตรวจสอบและวิเคราะห์ AR ของคุณเป็นประจํา: ตรวจสอบรายงานอายุหนี้ AR อย่างต่อเนื่องเพื่อตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระและมองหารูปแบบต่างๆ ลูกค้าบางคนมักจะมาสายเสมอใช่หรือไม่ บางอุตสาหกรรมหรือบางฤดูกาลมักทำให้การชำระเงินล่าช้าหรือไม่ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับข้อกําหนดเครดิต รายงานบัญชีที่มีความเสี่ยง หรือเพิ่มความพยายามในการเรียกเก็บเงินหากจําเป็น

• พิจารณาใช้บริการรับซื้อหนี้การค้า: หากเงินสดในมือเป็นปัญหาเร่งด่วน คุณสามารถขายใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระให้กับบริษัทรับซื้อหนี้การค้าในราคาที่มีส่วนลดได้ บริษัทรับซื้อหนี้การค้าจะจ่ายเงินสดให้คุณล่วงหน้าและดำเนินการเก็บเงินให้กับคุณ คุณจะสูญเสียมูลค่าในใบแจ้งหนี้ไปเป็นเปอร์เซ็นต์หนึ่ง และอาจมีความเสี่ยงที่จะทำให้คุณเสียลูกค้าไป แต่เงินจำนวนนี้อาจเป็นตัวกำหนดชีวิตได้หากคุณต้องการเงินสดเพื่อดำเนินธุรกิจต่อไป