A rotatividade de contas a receber (AR) mede a eficiência com que uma empresa coleta pagamentos de crédito de seus clientes, mostrando quantas vezes, em média, a empresa coleta vendas pendentes que foram feitas usando crédito em um determinado período.

Esse valor fornece informações sobre em que medida uma empresa está gerenciando bem seus processos de crédito e cobrança. Um índice de volume mais alto significa que a empresa coleta pagamentos rapidamente, o que pode ser bom para o fluxo de caixa. Um índice mais baixo pode indicar que os clientes não estão pagando em dia ou que as políticas de crédito são muito brandas. Abaixo, explicaremos como calcular o volume de contas a receber, os erros de cálculo comuns a serem evitados e como melhorar o índice do seu negócio.

O que há neste artigo?

• Qual a fórmula para o volume de contas a receber?
  
• Como interpretar o volume de contas a receber?
  
• Quais são os erros comuns no cálculo do volume de contas a receber?
  
• Como as empresas podem melhorar seu volume de contas a receber?
  

Qual é a fórmula para o volume de contas a receber?

Para calcular o volume de contas a receber, divida as vendas líquidas de crédito pela média de contas a receber:

Índice de volume de contas a receber = vendas líquidas de crédito ÷ média de contas a receber

• Vendas líquidas de crédito: o total de vendas feitas a crédito menos devoluções, abonos e descontos

• Média de contas a receber: as contas a receber iniciais mais as contas a receber finais, divididas por duas

Veja como você calcula cada um dos números que compõem a fórmula acima.

Vendas líquidas a crédito

As vendas líquidas a crédito representam a receita obtida com as vendas de crédito após a contabilização de quaisquer deduções. Para calcular as vendas líquidas a crédito, comece com o total de vendas a crédito e subtraia as devoluções, os abonos e os descontos das vendas.

Vendas líquidas a crédito = Total de vendas a crédito − Devoluções e abonos − Descontos nas vendas

• Total de vendas a crédito: a receita total gerada de vendas a crédito (ou seja, vendas não em dinheiro)

• Devoluções de vendas e abonos: os valores creditados de volta aos clientes por mercadorias devolvidas ou ajustes de preço

• Descontos de vendas: as reduções oferecidas aos clientes para pagamentos antecipados ou outros incentivos

Média de contas a receber

Para calcular a média de contas a receber, adicione os valores inicial e final de contas a receber para um período específico. Em seguida, divida esse número ao meio para obter a média. A média desses dois valores se ajusta às flutuações que podem ocorrer durante o período e torna seu cálculo de volume de contas a receber mais preciso.

Média de contas a receber = (Contas a receber iniciais + contas a receber finais) ÷ 2

• Início de contas a receber: o saldo a receber no início do período

• Contas a receber finais: o saldo a receber no final do período

Como você pode interpretar o volume de contas a receber?

O índice de volume de contas a receber informa com que frequência, em um determinado período, os clientes pagam suas compras a crédito. Para um proprietário de empresa, um credor ou um investidor, o volume de contas a receber revela em que medida uma empresa está gerenciando bem o que deve e responde a duas perguntas principais:

• Quão confiável é esse negócio em transformar vendas em dinheiro?

• Existe o risco de essa empresa ser muito frouxa ou muito agressiva com o crédito?

Um índice alto significa que o fluxo de caixa está se movendo e a empresa tem um sistema eficaz para gerenciar crédito e cobranças. Isso também significa que as operações podem continuar funcionando e os planos de crescimento podem permanecer no caminho certo. Entretanto, se o índice for muito alto, isso pode significar que a empresa está sendo muito rigorosa com o crédito e o negócio pode estar perdendo vendas porque os clientes acham as condições de crédito inflexíveis.

Um índice baixo sinaliza ineficiência ou risco. Isso significa que o dinheiro está parado em faturas não pagas em vez de ser colocado para trabalhar. Um índice baixo também pode apontar para problemas maiores, como um processo de cobrança fraco ou a empresa concedendo crédito muito livremente a clientes que podem não pagar.

Um volume de contas a receber saudável significa que você alcançou um equilíbrio entre manter o caixa em movimento e manter seus clientes satisfeitos. Ao determinar o que é um índice de volume de contas a receber "bom" para sua empresa, considere os seguintes fatores:

• Normas do setor: uma mercearia normalmente terá um faturamento maior do que uma empresa de móveis, porque os clientes pagam por mantimentos imediatamente ou em dias, enquanto itens de grande porte, como móveis, geralmente são comprados com prazos de crédito estendidos.

• Tendências ao longo do tempo: se sua proporção começar a cair, isso pode ser um sinal de alerta. Talvez seus clientes estejam passando por dificuldades financeiras ou seu processo de cobrança esteja derrapando. Se sua proporção está melhorando, seus esforços para receber mais rápido podem estar funcionando.

• Padrões sazonais: empresas que dependem de ciclos de vendas, como varejistas de vestuário durante as festas de fim de ano, podem ver um pico de contas a receber durante temporadas movimentadas. Analisar a proporção durante esses horários de pico pode não fornecer o quadro completo.

Quais são os erros comuns no cálculo do volume de contas a receber?

Pequenos erros no cálculo do volume de negócios das contas a receber, como esquecer devoluções ou usar períodos não compatíveis, podem dar uma imagem distorcida de em que medida a empresa está cobrando bem seu dinheiro. Ao decidir com base nesses números, seja para planejar o fluxo de caixa, ajustar as políticas de crédito ou aumentar a confiança dos investidores, a precisão é importante.

Aqui estão alguns erros comuns a serem evitados ao fazer esses cálculos.

• Incluindo vendas à vista: o índice de giro de contas a receber diz respeito às vendas de crédito, não ao total de vendas. A inclusão das vendas à vista inflaciona as vendas líquidas de crédito e faz com que o índice de giro pareça maior do que realmente é.

• Não contabilizar devoluções ou descontos: se você esquecer de subtrair devoluções, abonos e descontos das vendas de crédito, superestimará a quantidade de dinheiro que os clientes devem e fará com que o faturamento pareça artificialmente alto.

• Usar os valores de contas a receber errados: um possível erro é usar apenas o saldo final de contas a receber em vez de calcular a média das contas a receber. Isso pode distorcer a relação, especialmente se os recebíveis tiverem um pico ou uma queda incomum perto do final do período. A média suaviza as flutuações e fornece uma visão mais realista do desempenho.

• Esquecimento dos períodos de correspondência: as vendas a crédito usadas para calcular o giro de contas a receber devem ser do mesmo período dos recebíveis que você está analisando. Por exemplo, se estiver usando vendas líquidas de crédito anuais, você precisará usar a média de contas a receber para o mesmo período de 12 meses. O uso de períodos incompatíveis pode distorcer significativamente sua proporção.

• Revisão de baixas: quando as contas são consideradas incobráveis e baixadas, elas não devem mais ser incluídas nas contas a receber. Se você não remover essas dívidas incobráveis, sua média de contas a receber será inflada, o que arrasta para baixo o índice de rotatividade. Essas baixas também podem indicar um problema maior: você está concedendo crédito aos clientes errados?

• Não ajustar para sazonalidade: se a sua empresa tem vendas sazonais, considerar seus números pelo valor nominal pode ser enganoso. Um enorme saldo de contas a receber no final do ano não significa necessariamente que suas cobranças sejam fatalmente falhas; pode apenas refletir o aumento da temporada. Para evitar essa armadilha, use médias contínuas ou analise o volume de negócios em períodos mais curtos (por exemplo, trimestral) para levar em conta essas tendências sazonais.

• Ignorar os benchmarks do setor: uma proporção de volume que parece baixa no papel pode ser normal em certos setores. Por exemplo, uma construtora pode demorar mais para arrecadar porque os projetos envolvem marcos e prazos estendidos; enquanto isso, um fornecedor atacadista pode ver ciclos de cobrança mais rápidos por causa dos prazos de crédito apertados e de curto prazo. Compare sua proporção com padrões do setor ou empresas similares para ter o contexto adequado.

• Negligenciar políticas inconsistentes: se as políticas de crédito da sua empresa mudaram durante o ano (p. ex., prazos de pagamento mais longos), isso pode complicar os resultados. Você pode ver uma proporção de volume menor, mas isso pode refletir as novas políticas, em vez de piorar as condições.

Como as empresas podem melhorar seu volume de contas a receber?

Para melhorar seu índice, você precisa incentivar os clientes a pagarem mais rápido sem afastá-los. É um ato de equilíbrio: você quer fluxo de caixa em movimento, mas também quer manter a confiança e manter novas vendas chegando. Aqui estão algumas maneiras práticas pelas quais as empresas podem melhorar seu volume de contas a receber.

• Defina condições de pagamento claras: se os clientes não tiverem certeza de quando devem pagar ou se seus termos estiverem muito relaxados, os pagamentos ficarão atrasados. Especifique os termos de pagamento com antecedência e verifique se os clientes entendem exatamente quando o pagamento é devido.

• Facilite o pagamento: elimine os obstáculos oferecendo várias opções de pagamento, incluindo cartões de crédito, transferências bancárias e pagamentos por dispositivos móveis. Use ferramentas que enviem faturas e lembretes automatizados. Você quer fazer seu cliente sentir que pagar você é tão fácil quanto clicar em um botão.

• Faturar prontamente: quanto mais cedo você enviar faturas, mais cedo será pago. Esperar uma ou duas semanas para faturar um cliente atrasa todo o processo. Automatize o faturamento para enviar faturas imediatamente após a entrega do produto ou serviço. Além disso, inclua uma data de vencimento nas faturas em vez de apenas um termo como "líquido 30".

• Incentivar o pagamento antecipado: recompense os clientes por pagarem antecipadamente. Oferecer um pequeno desconto, como 2% de desconto se pago em até 10 dias, pode ser suficiente para agilizar a liquidação das faturas.

• Seja firme quanto aos atrasos de pagamento: Correr atrás de pagamentos pode ser tedioso, mas os clientes precisam saber que você leva a sério o processo de cobrança. Estabeleça um processo para pagamentos atrasados, como enviar lembretes educados alguns dias antes e depois da data de vencimento e introduzir tarifas por atraso para faturas vencidas. Certifique-se de que os clientes estejam cientes do seu processo, para que não haja surpresas. Para contas vencidas, considere interromper o trabalho ou suspender pedidos futuros até que o pagamento seja concluído.

• Fazer triagem nos clientes antes de oferecer crédito: antes de conceder crédito, verifique o histórico de pagamentos, a pontuação de crédito ou as referências de um cliente em potencial. Comece pequeno se o cliente for novo ou tiver um histórico de crédito limitado. É melhor recusar uma venda para um cliente de maior risco do que perder se ele não pagar.

• Acompanhe, mas automatize o trabalho pesado: as cobranças levam tempo e é fácil negligenciar os acompanhamentos quando você está ocupado. Use um software de contabilidade que envia lembretes automáticos antes, durante e depois da data de vencimento e acompanhe pessoalmente faturas particularmente grandes ou atrasadas. Um simples lembrete por e-mail ou telefonema pode "cutucar" os clientes que esqueceram ou ignoraram o pagamento.

• Monitore e analise suas contas a receber regularmente: verifique continuamente seu relatório de vencimento de contas a receber para monitorar faturas vencidas e procure padrões. Alguns clientes estão sempre atrasados? Alguns setores ou épocas costumam atrasar os pagamentos? Use essas informações para ajustar seus termos de crédito, sinalizar contas de risco ou aumentar esforços de cobrança quando necessário.

• Considere fazer factoring de recebíveis: se o dinheiro em espécie for uma preocupação urgente, você pode vender suas faturas não pagas para uma empresa de factoring com desconto. A empresa de factoring fará um adiantamento em dinheiro e assumirá suas cobranças. Você perde uma porcentagem da fatura e corre o risco de ostracizar seus clientes ao entregá-los, mas isso pode ser uma tábua de salvação se você precisar de dinheiro para continuar operando.