De omzet van debiteuren (AR) meet hoe efficiënt een bedrijf kredietbetalingen van zijn klanten int door aan te geven hoe vaak het bedrijf in een bepaalde periode gemiddeld nog openstaande verkopen incasseert die met krediet zijn gedaan.

Dit cijfer geeft inzicht in hoe goed een bedrijf zijn krediet- en incassoprocessen beheert. Een hogere omzetratio betekent dat het bedrijf betalingen snel incasseert, wat goed kan zijn voor de cashflow. Een lagere ratio kan erop wijzen dat klanten niet op tijd betalen of dat het kredietbeleid te soepel is. Hieronder leggen we uit hoe je de omzet van AR kunt berekenen, veelvoorkomende rekenfouten die ke moet vermijden en hoe je de ratio van je bedrijf kunt verbeteren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de formule voor de omzet van debiteuren?
  
• Hoe kun je de omzet van AR interpreteren?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten bij het berekenen van de omzet van AR ?
  
• Hoe kunnen bedrijven hun omzet van AR verbeteren?
  

Wat is de formule voor de omzet van debiteuren?

Om de omzet van AR te berekenen, deel je de nettoverkoop op krediet door de gemiddelde debiteuren:

Ratio omzet debiteuren = nettoverkoop op krediet ÷ gemiddelde debiteuren

• Nettoverkoop op krediet: De totale verkoop op krediet , minus retouren, vergoedingen en kortingen

• Gemiddelde debiteuren: de begindebiteuren plus de einddebiteuren, gedeeld door twee.

Hier lees je hoe je elk van de cijfers berekent die deel uitmaken van de bovenstaande formule.

Nettoverkoop op krediet

De nettoverkoop op krediet vertegenwoordigt de inkomsten uit de verkoop op krediet, rekening houdend met eventuele aftrekkingen. Om de nettoverkoop op krediet te berekenen, begin je met de totale verkoop op krediet en trek je eventuele verkoopopbrengsten, vergoedingen en kortingen af.

Nettoverkoop op krediet = totale verkoop op krediet - verkoopretouren en vergoedingen - verkoopkortingen

• Totale verkoop op krediet: de totale inkomsten die zijn gegenereerd uit verkoop op krediet (dus geen contante verkopen).

• Verkoopopbrengsten en vergoedingen: de bedragen die aan klanten zijn gecrediteerd voor geretourneerde goederen of prijsaanpassingen.

• Verkoopkortingen: de kortingen die klanten krijgen voor vroegtijdige betalingen of andere stimulansen.

Gemiddelde debiteuren

Om de gemiddelde debiteuren te berekenen, moet je de begindebiteuren en het einde voor een specifieke periode bij elkaar optellen. Deel dit getal vervolgens door de helft om het gemiddelde te krijgen. Door het gemiddelde van deze twee waarden te nemen, wordt gecorrigeerd voor fluctuaties die zich tijdens de periode kunnen voordoen en word je berekening van de omzet van AR nauwkeuriger.

Gemiddelde AR = (begindebiteuren + einddebiteuren) ÷ 2

• Begindebiteuren: het AR-saldo aan het begin van de periode.

• Einddebiteuren: het AR-saldo aan het einde van de periode.

Hoe kun je de omzet van AR interpreteren?

De ratio van de omzet van AR geeft aan hoe vaak klanten in een bepaalde periode hun aankopen op krediet betalen. Voor een bedrijfseigenaar, een kredietverstrekker of een investeerder laat omzet van AR zien hoe goed een bedrijf beheert wat het verschuldigd is en beantwoordt het twee belangrijke vragen:

• Hoe betrouwbaar is dit bedrijf in het omzetten van verkopen in geld?

• Is er een risico dat dit bedrijf te laks of te agressief is met krediet?

Een hoge ratio betekent dat de cashflow in beweging is en dat het bedrijf een effectief systeem heeft voor het beheer van krediet en incasso's. Het betekent ook dat de activiteiten kunnen blijven doorgaan en dat de groeiplannen op schema kunnen blijven. Maar als de ratio te hoog is, kan dit betekenen dat het bedrijf te streng is met krediet en dat het bedrijf verkopen misloopt omdat klanten de kredietvoorwaarden inflexibel vinden.

Een lage ratio duidt op inefficiëntie of risico. Het betekent dat geld in onbetaalde facturen vast blijft zitten in plaats van aan het werk te worden gezet. Een lage ratio kan ook wijzen op grotere problemen, zoals een zwak incassoproces of dat het bedrijf te vrijelijk krediet verstrekt aan klanten die misschien helemaal niet betalen.

Een gezonde omzet van AR betekent dat je een balans hebt gevonden tussen het in beweging houden van geld en het tevreden houden van je klanten. Wanneer je bepaalt wat een "goede" ratio voor de omzet van AR is voor je bedrijf, moet je rekening houden met de volgende factoren:

• Branchenormen: Een supermarkt heeft doorgaans een hogere omzet dan een meubelbedrijf, omdat klanten onmiddellijk of binnen enkele dagen betalen voor boodschappen. Terwijl duurderre artikelen, zoals meubels, vaak worden gekocht met verlengde krediettermijnen.

• Trends in de tijd: Als je ratio begint te dalen, kan dat een waarschuwingssignaal zijn. Misschien hebben je klanten het financieel moeilijk of loopt je incassoproces vast. Als je ratio verbetert, werken je inspanningen om sneller betaald te worden mogelijk.

• Seizoensgebonden patronen: Bedrijven die afhankelijk zijn van verkoopcycli, zoals kledingwinkels rond de feestdagen, kunnen tijdens drukke seizoenen te maken krijgen met een AR-piek. Het analyseren van de ratio tijdens die piekmomenten geeft mogelijk niet het volledige beeld.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het berekenen van de omzet van AR ?

Kleine fouten bij het berekenen van de omzet van debiteuren, zoals het vergeten van aangiften of het gebruik van niet-overeenkomende perioden, kunnen een vertekend beeld geven van de mate waarin een bedrijf zijn geld incasseert. Bij het nemen van beslissingen op basis van die cijfers, of het nu gaat om cashflowplanning, het aanpassen van het kredietbeleid of het opbouwen van vertrouwen van investeerders, is nauwkeurigheid belangrijk.

Hier zijn enkele veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het maken van deze berekeningen.

• Contante verkopen opnemen: De ratio van de omzet van debiteuren gaat over de verkoop op krediet, niet over de totale omzet. Door contante verkopen op te nemen, wordt de nettoverkoop op krediet opgeblazen en lijkt de omzetratio hoger dan deze in werkelijkheid is.

• Geen rekening houdend met retouren of kortingen: als je vergeet retouren, vergoedingen en kortingen af te trekken van verkopen op krediet, overschat je de hoeveelheid geld die klanten verschuldigd zijn en laat je de omzet kunstmatig hoog lijken.

• Het verkeerde AR-cijfer gebruiken: Een mogelijke fout is om alleen het eindsaldo van de debiteuren te gebruiken in plaats van de gemiddelde debiteuren te berekenen. Dit kan de ratio verstoren, vooral als de debiteuren tegen het einde van de periode een ongebruikelijke piek of dip vertoonden. Door het gemiddelde te nemen, worden fluctuaties afgevlakt en krijg je een realistischer beeld van de prestaties.

• Vergeten om periodes te matchen: De verkoop op krediet die je gebruikt om de omzet van AR te berekenen, moeten uit hetzelfde tijdsbestek komen als de debiteuren die je analyseert. Als je bijvoorbeeld gebruikmaakt van jaarlijkse nettoverkoop op krediet, moet je de gemiddelde AR voor dezelfde periode van 12 maanden gebruiken. Het gebruik van niet-overeenkomende perioden kan je ratio aanzienlijk verstoren.

• Afschrijvingen over het hoofd zien: Wanneer rekeningen als onincasseerbaar worden beschouwd en worden afgeschreven, moeten ze niet langer in de AR worden opgenomen. Als je deze oninbare vorderingen niet verwijdert, word je gemiddelde AR opgeblazen, wat de omzetratio omlaag haalt. Deze afschrijvingen kunnen ook wijzen op een groter probleem. Verleen je krediet aan de verkeerde klanten?

• Niet aanpassen aan seizoensinvloeden: Als je bedrijf seizoensgebonden verkopen heeft, kan het misleidend zijn om je cijfers op het eerste gezicht te nemen. Een enorm AR-saldo aan het einde van het jaar betekent niet noodzakelijk dat je incasso's helemala niet werken, het zou zomaar een weerspiegeling kunnen zijn van de piek van het seizoen. Om deze valkuil te vermijden, gebruik je achterblijvende gemiddelden of analyseer je de omzet over kortere perioden (bijvoorbeeld elk kwartaal) om rekening te houden met die seizoenstrends.

• Branchebenchmarks negeren: Een omzetratio die op papier laag lijkt, kan in bepaalde branches normaal zijn. Een bouwbedrijf kan er bijvoorbeeld langer over doen om te verzamelen omdat projecten mijlpalen en langere looptijden met zich meebrengen. Ondertussen kan een groothandelsleverancier te maken krijgen met snellere incassocycli vanwege strakke, kortlopende krediettermijnen. Vergelijk je ratio met branchestandaarden of vergelijkbare bedrijven zodat je over de juiste context beschikt.

• Inconsistent beleid verwaarlozen: Als het kredietbeleid van je bedrijf in de loop van het jaar verandert (bijvoorbeeld langere betalingstermijnen), kan dit de resultaten bemoeilijken. Je ziet misschien een lagere omzetratio, maar dat kan het nieuwe beleid weerspiegelen in plaats van verslechterende omstandigheden.

Hoe kunnen bedrijven hun omzet van AR verbeteren?

Om je ratio te verbeteren, moet je klanten aanmoedigen om sneller te betalen zonder ze weg te jagen. Het is een balansoefening. Je wilt dat de cashflow in beweging komt, maar je wilt ook het vertrouwen behouden en ervoor zorgen dat er nieuwe verkopen binnenkomen. Hier zijn enkele praktische manieren waarop bedrijven hun omzet van AR kunnen verbeteren.

• Vermeld duidelijke betalingsvoorwaarden: Als klanten niet zeker weten wanneer ze moeten betalen of als je termijnen te soepel zijn, zullen betalingen vertraging oplopen. Beschrijf de betaaltermijnen van tevoren en zorg dat klanten precies begrijpen wanneer de betaling verschuldigd is.

• Maak het gemakkelijk om te betalen: Neem obstakels weg door meerdere betaalopties aan te bieden, waaronder creditcards, bankoverschrijvingen en mobiele betalingen. Gebruik tools die geautomatiseerde facturen en herinneringen versturen. Je wilt je klant het gevoel geven dat betalen net zo eenvoudig is als op een knop klikken.

• Factureer tijdig: Hoe eerder je facturen verstuurt, hoe eerder je betaald wordt. Een week of twee wachten om een klant te factureren vertraagt het hele proces. Automatiseer je facturatie, zodat je facturen direct na levering van het product of de dienst kunt versturen. Voeg ook een vervaldatum aan je facturen toe in plaats van alleen een term zoals 'netto 30 dagen'.

• Stimuleer vroegtijdige betaling: Beloon klanten als ze vroegtijdig betalen. Het aanbieden van een kleine korting, zoals 2% korting indien betaald binnen 10 dagen, kan voldoende zijn om facturen snel betaald te krijgen.

• Wees streng bij te late betalingen: Het najagen van betalingen kan vervelend zijn, maar klanten moeten weten dat je serieus bent over incasso's. Leg een proces vast voor te late betalingen, zoals het sturen van beleefde herinneringen een paar dagen voor en na de vervaldatum en het invoeren van kosten voor te late betaling voor achterstallige facturen. Zorg ervoor dat klanten op de hoogte zijn van je proces, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan. Als je rekeningen al lang achterstallig zijn, kun je overwegen om te stoppen met werken of toekomstige bestellingen op te schorten totdat de betaling is ontvangen.

• Screen klanten voordat je krediet aanbiedt: Controleer voordat je een krediet verstrekt de betaalgeschiedenis, kredietscore of referenties van een potentiële klant. Begin klein als het om een nieuwe klant gaat of als als de klant een beperkte kredietgeschiedenis heeft. Het is beter om een verkoop aan een klant met een hoger risico te weigeren dan geld te verliezen als deze niet betaalt.

• Volg op, maar automatiseer het zware werk: Incasso's kosten tijd en het is gemakkelijk om opvolging te verwaarlozen als je het druk hebt. Maak gebruik van boekhoudsoftware die automatische herinneringen verstuurt voor, op en na de vervaldatum en volg persoonlijk op voor facturen die bijzonder groot of te laat zijn. Een eenvoudige herinnering per e-mail of een telefoontje kan klanten die hun betaling zijn vergeten of over het hoofd hebben gezien een duwtje in de rug geven.

• Monitor en analyseer je AR regelmatig: Controleer je ouderdomsrapport over AR continu om achterstallige facturen te controleren en patronen te detecteren. Zijn bepaalde klanten altijd te laat? Leiden bepaalde branches of seizoenen vaak tot vertraagde betalingen? Gebruik deze informatie om je krediettermijnen aan te passen, risicovolle rekeningen te markeren of waar nodig meer incasso-inspanningen te doen.

• Overweeg factoring van debiteuren: Als contant geld een dringende zorg is, kun je je onbetaalde facturen met korting verkopen aan een factoringbedrijf. Het factoringbedrijf geeft je vooraf contant geld en neemt je incasso's over. Je verliest een percentage van de factuur en je loopt het risico je klanten te verjagen door ze te overhandigen, maar het kan een reddingslijn zijn als je geld nodig heeft hebt om de boel draaiende te houden.