Der Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung (AR) misst, wie effizient ein Unternehmen Kreditzahlungen von seinen Kundinnen und Kunden einzieht, indem er angibt, wie oft das Unternehmen im Durchschnitt ausstehende Verkäufe einzieht, die in einem bestimmten Zeitraum mit Krediten getätigt wurden.

Diese Abbildung gibt Aufschluss darüber, wie gut ein Unternehmen seine Kredit- und Inkassoprozesse verwaltet. Eine höhere Fluktuationsquote bedeutet, dass das Unternehmen Zahlungen schnell einzieht, was sich positiv auf den Cashflow auswirken kann. Eine niedrigere Quote könnte darauf hindeuten, dass die Kundinnen und Kunden nicht pünktlich zahlen oder dass die Kreditrichtlinien zu nachsichtig sind. Im Folgenden erklären wir, wie Sie den Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung berechnen, häufige Berechnungsfehler vermeiden und wie Sie die Quote Ihres Unternehmens verbessern können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie lautet die Formel für den Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung?
  
• Wie ist der Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung zu interpretieren?
  
• Was sind häufige Fehler bei der Berechnung des Umsatzes aus der Debitorenbuchhaltung?
  
• Wie können Unternehmen ihren Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung verbessern?
  

Wie lautet die Formel für den Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung?

Um den Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung zu berechnen, dividieren Sie die Nettokreditverkäufe durch die durchschnittlichen Forderungen:

Quote des Umsatzes aus der Debitorenbuchhaltung = Nettokreditverkäufe ÷ durchschnittliche Forderungen

• Nettokreditverkäufe: Der Gesamtumsatz auf Kredit abzüglich Rückgaben, Freibeträge und Rabatte

• Durchschnittliche Forderungen: Die beginnende Forderung plus die endende Forderung, geteilt durch zwei

So berechnen Sie die einzelnen Zahlen, aus denen sich die obige Formel zusammensetzt.

Nettokreditverkäufe

Nettokreditverkäufe stellen den Umsatz dar, der aus Kreditverkäufen nach Berücksichtigung etwaiger Abzüge erzielt wird. Um die Nettokreditverkäufe zu berechnen, beginnen Sie mit dem Gesamtbetrag der Kreditverkäufe und ziehen Sie alle Verkaufserträge, Wertberichtigungen und Rabatte ab.

Nettokreditverkäufe = Gesamtkreditverkäufe – Rückgaben und Preisnachlässe – Rabattaktionen

• Gesamtverkäufe von Krediten: Der Gesamtumsatz aus Verkäufen auf Kredit (d. h. nicht aus Barverkäufen)

• Rückgaben und Preisnachlässe: Die Beträge, die Kundinnen und Kunden für zurückgegebene Waren oder Preisanpassungen gutgeschrieben werden

• Rabattaktionen: Die Ermäßigungen, die Kundinnen und Kunden für vorzeitige Zahlungen oder andere Anreize angeboten werden

Durchschnittliche Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Um die durchschnittlichen Forderungen zu berechnen, addieren Sie die Anfangs- und Endzahlen der Forderungen für einen bestimmten Zeitraum. Teilen Sie diese Zahl dann in zwei Hälften, um den Durchschnitt zu erhalten. Durch die Mittelwertbildung dieser beiden Werte werden Schwankungen berücksichtigt, die während des Zeitraums auftreten können, und Ihre Berechnung des Umsatzes aus der Debitorenbuchhaltung wird genauer.

Durchschnittliche Forderungen aus Lieferungen und Leistungen = (Beginn der Forderungen + Ende der Forderungen) ÷ 2

• Beginn der Forderungen: Der Forderungssaldo zu Beginn des Zeitraums

• Ende der Forderungen: Der Forderungssaldo am Ende des Zeitraums

Wie ist der Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung zu interpretieren?

Die Umsatzquote aus der Debitorenbuchhaltung gibt an, wie oft Kundinnen und Kunden in einem bestimmten Zeitraum ihre Kreditkäufe zurückzahlen. Für Geschäftsinhaber/innen, Kreditgeber/innen oder Investorinnen und Investoren gibt der Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung Aufschluss darüber, wie gut ein Unternehmen mit seinen Schulden umgeht. Sie beantwortet zwei wichtige Fragen:

• Wie zuverlässig ist dieses Unternehmen darin, Verkäufe in Geld umzuwandeln?

• Besteht das Risiko, dass dieses Unternehmen zu lasch oder zu aggressiv mit Krediten umgeht?

Eine hohe Quote bedeutet, dass sich der Cashflow bewegt und das Unternehmen über ein effektives System für die Verwaltung von Krediten und Inkasso verfügt. Es bedeutet auch, dass der Betrieb weiterlaufen kann und Pläne für das Wachstum nicht gefährdet werden. Wenn die Quote jedoch zu hoch ist, kann dies bedeuten, dass das Unternehmen zu streng mit Krediten umgeht und dem Unternehmen möglicherweise Verkäufe entgehen, weil die Kundinnen und Kunden die Kreditbedingungen als unflexibel empfinden.

Ein niedriges Verhältnis signalisiert Ineffizienz oder Risiko. Das bedeutet, dass Geld in unbezahlten Rechnungen steckt, anstatt eingesetzt zu werden. Eine niedrige Quote kann auch auf größere Probleme hinweisen, wie z. B. einen schwachen Inkassoprozess oder dass das Unternehmen Kundinnen und Kunden, die möglicherweise gar nicht zahlen, zu großzügig Kredite gewährt.

Ein gesunder Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung bedeutet, dass Sie ein Gleichgewicht zwischen der Aufrechterhaltung des Geldflusses und der Zufriedenheit Ihrer Kundinnen und Kunden gefunden haben. Bei der Bestimmung einer „guten“ Umsatzquote aus der Debitorenbuchhaltung für Ihr Unternehmen sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Branchenstandards: Ein Lebensmittelgeschäft hat in der Regel einen höheren Umsatz als ein Möbelunternehmen, da die Kundinnen und Kunden Lebensmittel sofort oder innerhalb weniger Tage bezahlen, während teure Artikel wie Möbel oft mit verlängerten Kreditlaufzeiten gekauft werden.

• Trends im Zeitverlauf: Wenn Ihre Quote zu sinken beginnt, kann das ein Warnsignal sein. Vielleicht haben Ihre Kundinnen und Kunden finanzielle Probleme oder Ihr Inkassoprozess gerät ins Rutschen. Wenn sich Ihre Quote verbessert, könnten Ihre Bemühungen, schneller bezahlt zu werden, funktionieren.

• Saisonale Muster: Unternehmen, die auf Verkaufszyklen angewiesen sind, wie z. B. Bekleidungseinzelhändler rund um die Feiertage, können in der Hochsaison einen Forderungsanstieg verzeichnen. Die Analyse des Verhältnisses während dieser Spitzenzeiten liefert möglicherweise nicht das vollständige Bild.

Was sind häufige Fehler bei der Berechnung des Umsatzes aus der Debitorenbuchhaltung?

Kleine Fehler bei der Berechnung des Umsatzes aus der Debitorenbuchhaltung, wie z. B. das Vergessen von Retouren oder die Verwendung nicht übereinstimmender Zeiträume, können ein verzerrtes Bild davon vermitteln, wie gut ein Unternehmen seine Forderungen eintreibt. Bei Entscheidungen, die auf diesen Zahlen basieren – sei es für die Cashflow-Planung, die Anpassung der Kreditvergaberichtlinien oder den Aufbau von Vertrauen der Anleger/innen – ist Genauigkeit wichtig.

Im Folgenden finden Sie einige häufige Fehler, die Sie bei diesen Berechnungen vermeiden sollten.

• Inklusive Barverkäufen: Die Quote des Umsatzes aus der Debitorenbuchhaltung bezieht sich auf Kreditverkäufe, nicht auf den Gesamtumsatz. Durch die Einbeziehung von Barverkäufen wird der Nettokreditumsatz aufgebläht und die Umsatzquote höher erscheinen lassen, als sie tatsächlich ist.

• Keine Berücksichtigung von Rückgaben oder Rabatten: Wenn Sie vergessen, Rückgaben, Gutschriften und Rabatte von Kreditverkäufen abzuziehen, geben Sie einen zu hohen Betrag an, den Kundinnen und Kunden schulden, und lassen den Umsatz künstlich hoch erscheinen.

• Verwendung der falschen Zahl für die Debitorenbuchhaltung: Ein möglicher Fehler besteht darin, einfach den Endsaldo der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu verwenden, anstatt den Durchschnitt der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu berechnen. Dies kann das Verhältnis verzerren, insbesondere wenn die Forderungen gegen Ende des Zeitraums einen ungewöhnlichen Anstieg oder Rückgang verzeichnen. Durch die Mittelwertbildung werden Schwankungen ausgeglichen und es wird ein realistischeres Bild der Leistung vermittelt.

• Vergessen, die Zeiträume abzustimmen: Die Kreditverkäufe, die Sie zur Berechnung des Umsatzes aus der Debitorenbuchhaltung verwenden, müssen aus demselben Zeitraum stammen wie die Forderungen, die Sie analysieren. Wenn Sie beispielsweise jährliche Nettokreditverkäufe verwenden, müssen Sie die durchschnittlichen Forderungen für denselben Zeitraum von 12 Monaten verwenden. Die Verwendung nicht übereinstimmender Zeiträume kann Ihr Verhältnis erheblich verzerren.

• Übersehen von Abschreibungen: Wenn Konten als uneinbringlich erachtet und abgeschrieben werden, sollten sie nicht mehr in der Debitorenbuchhaltung enthalten sein. Wenn Sie diese Forderungsausfälle nicht entfernen, wird Ihre durchschnittlichen Forderungen überhöht, was sich negativ auf die Umsatzquote auswirkt. Diese Abschreibungen können auch auf ein größeres Problem hinweisen – vergeben Sie Kredite an die falschen Kundinnen und Kunden?

• Keine Berücksichtigung der Saisonalität: Wenn Ihr Unternehmen saisonale Verkäufe tätigt, kann es irreführend sein, Ihre Zahlen für bare Münze zu nehmen. Ein massiver Forderungssaldo am Ende des Jahres bedeutet nicht unbedingt, dass Ihre Sammlungen schwerwiegende Mängel aufweisen; es könnte auch einfach den Anstieg der Saison widerspiegeln. Um diese Gefahr zu vermeiden, verwenden Sie gleitende Durchschnitte oder analysieren Sie die Fluktuation über kürzere Zeiträume (z. B. vierteljährlich), um diese saisonalen Trends zu berücksichtigen.

• Branchenstandards ignorieren: Eine Umsatzquote, die auf dem Papier niedrig aussieht, kann in bestimmten Branchen normal sein. Ein Bauunternehmen könnte beispielsweise längere Forderungslaufzeiten haben, da Projekte Meilensteine und verlängerte Laufzeiten beinhalten. Ein Großhandelslieferant könnte hingegen aufgrund enger, kurzfristiger Kreditbedingungen schnellere Forderungslaufzeiten haben. Vergleichen Sie Ihr Verhältnis mit Branchenstandards oder ähnlichen Unternehmen, um den entsprechenden Kontext zu erhalten.

• Vernachlässigung inkonsistenter Richtlinien: Wenn sich die Kreditvergaberichtlinien Ihres Unternehmens im Laufe des Jahres ändern (z. B. längere Zahlungsziele), kann dies die Ergebnisse verkomplizieren. Möglicherweise sehen Sie eine niedrigere Umsatzquote, aber das könnte auf die neuen Richtlinien und nicht auf eine Verschlechterung der Bedingungen zurückzuführen sein.

Wie können Unternehmen ihren Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung verbessern?

Um Ihre Quote zu verbessern, sollten Sie die Kundinnen und Kunden ermutigen, schneller zu zahlen, ohne sie abzustoßen. Es ist ein Balanceakt: Sie möchten, dass der Geldfluss in Gang kommt, aber Sie möchten auch das Vertrauen aufrechterhalten und dafür sorgen, dass neue Verkäufe eingehen. Hier sind einige praktische Möglichkeiten, wie Unternehmen ihren Umsatz aus der Debitorenbuchhaltung verbessern können.

• Legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest: Wenn Kundinnen und Kunden nicht sicher sind, wann sie zahlen sollen, oder wenn Ihre Bedingungen zu locker sind, verzögert sich die Zahlung. Legen Sie die Zahlungsbedingungen von vornherein fest und stellen Sie sicher, dass Ihre Kundinnen und Kunden genau wissen, wann die Zahlung fällig ist.

• Vereinfachen Sie die Bezahlung: Beseitigen Sie Hindernisse, indem Sie verschiedene Zahlungsoptionen anbieten, darunter Kreditkarten, Banküberweisungen und mobile Zahlungen. Nutzen Sie Tools, die automatisierte Rechnungen und Zahlungserinnerungen versenden. Sie möchten Ihren Kundinnen und Kunden das Gefühl geben, dass die Bezahlung so einfach ist wie das Klicken auf eine Schaltfläche.

• Rechnungen sofort stellen: Je früher Sie Rechnungen verschicken, desto schneller werden Sie bezahlt. Ein oder zwei Wochen mit der Rechnungsstellung zu warten, verzögert den gesamten Prozess. Automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung, damit Sie Rechnungen sofort nach Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung versenden können. Geben Sie außerdem ein Fälligkeitsdatum in Ihren Rechnungen an und nicht nur einen Begriff wie „netto 30“.

• Anreize für vorzeitige Zahlungen schaffen: Belohnen Sie Kundinnen und Kunden für frühzeitige Zahlung. Ein kleiner Rabatt, z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, kann ausreichen, um Rechnungen schnell zu begleichen.

• Seien Sie streng bei verspäteten Zahlungen: Die Nachverfolgung von Zahlungen kann mühsam sein, aber die Kundinnen und Kunden müssen wissen, dass Sie es ernst meinen mit dem Einzug. Richten Sie Verfahren für verspätete Zahlungen ein, z. B. durch höfliche Mahnungen einige Tage vor und nach Fälligkeit und durch Säumniszuschläge für überfällige Rechnungen. Stellen Sie sicher, dass die Kundinnen und Kunden über Ihren Prozess informiert sind, damit es keine Überraschungen gibt. Bei längst überfälligen Konten können Sie die Arbeit einstellen oder zukünftige Bestellungen zurückstellen, bis die Zahlung eingegangen ist.

• Prüfen Sie Kundinnen und Kunden, bevor Sie Kredite anbieten: Bevor Sie einen Kredit gewähren, überprüfen Sie den Zahlungsverlauf, die Kreditwürdigkeit oder die Referenzen potenzieller Kundinnen und Kunden. Fangen Sie klein an, wenn es sich um einen Neukunden/eine Neukundin handelt oder wenn die Bonität eingeschränkt ist. Lieber lehnen Sie einen Verkauf an einen Kunden/eine Kundin mit höherem Risiko ab, als dass Sie einen Verlust erleiden, wenn diese/r nicht zahlt.

• Fassen Sie nach, aber automatisieren Sie die Fleißarbeit: Der Einzug von Forderungen braucht Zeit und es ist leicht, Folgemaßnahmen zu vernachlässigen, wenn man viel zu tun hat. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, die vor, am und nach dem Fälligkeitsdatum automatische Erinnerungen versendet, und kümmern Sie sich persönlich um besonders hohe oder verspätete Rechnungen. Eine einfache Erinnerung per E-Mail oder ein Anruf kann Kundinnen und Kunden einen Anstoß geben, die ihre Zahlung vergessen oder übersehen haben.

• Überwachen und analysieren Sie Ihre Debitorenbuchhaltung regelmäßig: Überprüfen Sie Ihren Fälligkeitsbericht laufend, um überfällige Rechnungen zu überwachen und nach Mustern zu suchen. Zahlen bestimmte Kundinnen und Kunden immer zu spät? Kommt es in bestimmten Branchen oder Jahreszeiten häufig zu Zahlungsverzögerungen? Verwenden Sie diese Informationen, um Ihre Kreditbedingungen anzupassen, risikobehaftete Konten zu kennzeichnen oder bei Bedarf Ihren Inkassoaufwand zu erhöhen.

• Erwägen Sie die Finanzierung von Forderungen: Wenn Sie dringend Liquidität benötigen, können Sie Ihre unbezahlten Rechnungen mit einem Abschlag an ein Factoring-Unternehmen verkaufen. Das Factoring-Unternehmen leistet im Voraus die Zahlungen und übernimmt Ihre Forderungen. Sie verlieren einen Teil des Rechnungsbetrags und riskieren möglicherweise, Ihre Kundinnen und Kunden zu verprellen, indem Sie sie weiterreichen. Es kann jedoch eine Rettung sein, wenn Sie liquide Mittel benötigen, um weiterarbeiten zu können.