La gestión de tesorería implica el manejo de los pagos entrantes, las inversiones, la deuda y los riesgos financieros para cubrir facturas, mantener las operaciones y planificar el futuro. Este proceso incluye la supervisión de las cuentas bancarias, el control del flujo de caja y la planificación de factores externos como el riesgo cambiario y las variaciones en las tasas de interés.

Las empresas necesitan cada vez más buenos sistemas de gestión de tesorería para mantener sus negocios en funcionamiento, y se prevé que el mercado mundial de estos sistemas crezca de 5100 millones de dólares en 2023 a 12.600 millones de dólares en 2030. Al mejorar el uso del efectivo y la gestión del riesgo financiero, las empresas pueden mejorar su rentabilidad y estar preparadas para las oportunidades y los desafíos a medida que surgen.

A continuación, cubriremos cuál es la función de la gestión de tesorería en una empresa, cómo funciona un sistema de gestión y cómo perfeccionar los procesos internos.

¿De qué trata este artículo?

• La función de la gestión de tesorería en una empresa
  
• Cómo funciona un sistema de gestión de tesorería (TMS)
  
• Cumplimiento de la normativa en la gestión de tesorería
  
• Retos de la gestión de tesorería
  
• Mejores prácticas para la gestión de tesorería
  

Función de la gestión de tesorería en una empresa

La gestión de la tesorería mejora la forma en que una empresa maneja sus finanzas, lo que incluye el manejo del efectivo, el riesgo financiero, la financiación y las inversiones. Estas son las operaciones clave con las que ayuda este sistema de gestión.

• Efectivo y liquidez: los equipos de tesorería se aseguran de que haya suficiente efectivo disponible para las operaciones diarias sin limitar las oportunidades de obtener rendimientos en otros lugares. Esto implica administrar cuentas bancarias, predecir el flujo de efectivo y pagar las facturas a tiempo.

• Riesgo: los tesoreros identifican los riesgos financieros (por ejemplo, cambios en las tasas de interés, riesgo de crédito) que podrían afectar el negocio. Utilizan estrategias como la cobertura para gestionar estos riesgos y proteger los beneficios de la empresa.

• Financiación y capital: el endeudamiento y la emisión de bonos son algunos de los métodos que los equipos de tesorería utilizan para determinar las mejores formas de recaudar dinero para la empresa. Gestionan las relaciones con los bancos y los inversores, y encuentran el equilibrio adecuado entre la deuda y el capital con el fin de reducir los costes y aumentar la flexibilidad.

• Inversión: los equipos de tesorería deciden cómo invertir el dinero extra de la empresa, ya sea para necesidades a corto plazo o para el crecimiento a largo plazo. Se aseguran de que el dinero sobrante se destine a los objetivos estratégicos de la empresa.

• Planificación y análisis financiero: los equipos de tesorería respaldan la estrategia financiera general con el análisis de los mercados, las tendencias económicas y el rendimiento de la empresa. Facilitan la toma de decisiones sobre la estructura de capital, el endeudamiento, la gestión de riesgos y más.

• Cumplimiento de la normativa y presentación de informes: los tesoreros se aseguran de que todas las actividades financieras cumplan con las leyes locales y las normas internas. Preparan informes para la gerencia, los auditores y los reguladores para mantener a todos informados y mantener la transparencia.

Cómo funciona un sistema de gestión de tesorería (TMS)

Un sistema de gestión de tesorería (TMS) es una herramienta de software que ayuda a las empresas a gestionar sus operaciones financieras de forma más eficaz. A continuación, te explicamos cómo funciona.

• Gestión del efectivo: un TMS reúne datos de todas las cuentas bancarias de la empresa para mostrar el efectivo disponible en diferentes cuentas y divisas. Esto ayuda al equipo de tesorería a decidir rápidamente dónde mover el dinero para evitar sobregiros, aprovechar al máximo las tasas de interés y reducir los préstamos. Con funciones como la agrupación automatizada de efectivo, una empresa puede consolidar fondos para garantizar un uso eficiente del efectivo.

• Previsión de efectivo y planificación de liquidez: mediante el uso de datos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina y otros gastos, un TMS ayuda a prever el flujo de caja. Esta proyección puede ayudar al equipo de tesorería a detectar posibles brechas o excedentes de efectivo y planificar en consecuencia, ya sea asegurando financiamiento, realizando inversiones o simplemente manteniendo suficiente efectivo disponible para cubrir las facturas.

• Gestión de riesgos: un TMS controla los riesgos financieros, como las oscilaciones de las divisas y los cambios en los tipos de interés, supervisándolos e implementando estrategias para protegerse contra ellos. Esto ayuda a las empresas a protegerse de costes inesperados y mantener sus finanzas estables.

• Automatización de pagos: el TMS automatiza los pagos mediante la conexión directa con los bancos y las redes de pago. La automatización puede reducir los errores, acelerar el procesamiento y mantener el cumplimiento de las normativas financieras.

• Gestión y conciliación de cuentas: un TMS centraliza la gestión de cuentas y automatiza el proceso de conciliación. Puede hacer coincidir los extractos bancarios con los registros internos, detectar rápidamente cualquier discrepancia y reducir el tiempo dedicado a las comprobaciones manuales.

• Deuda e inversiones: un TMS realiza un seguimiento de la deuda y las posiciones de inversión de una empresa para gestionar préstamos, realizar un seguimiento de los pagos de intereses y cumplir con los contratos financieros. Gestiona las inversiones mediante la supervisión de los vencimientos y de los rendimientos y la asignación del efectivo sobrante para obtener los máximos rendimientos.

• Informes financieros y cumplimiento de la normativa: un TMS genera informes detallados con información precisa y oportuna para los equipos internos, los auditores y los reguladores. Estos informes pueden incluir resúmenes de la tesorería, exposiciones al riesgo y rendimientos de las inversiones.

• Integración de sistemas: un TMS se integra con plataformas financieras como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y software de contabilidad para facilitar el flujo de información. Esto puede reducir los silos, crear un conjunto de datos centralizado y permitir decisiones más inteligentes y basadas en datos.

Cumplimiento de la normativa en la gestión de tesorería

El cumplimiento de la normativa es una parte clave de la gestión de tesorería. Las regulaciones financieras previenen el blanqueo de capitales, protegen la privacidad de los datos y crean transparencia. Su incumplimiento conlleva el riesgo de multas, daños a la reputación e interrupciones operativas. Esto es lo que las empresas deben tener en cuenta con respecto al cumplimiento de la normativa en la gestión de tesorería.

• Prevención del blanqueo de capitales (AML) y conocimiento del cliente (KYC): los equipos de tesorería deben cumplir con las leyes de AML y las reglas de KYC para prevenir actividades ilegales como el blanqueo de capitales. Esto significa que la empresa debe verificar las identidades de los clientes y observar las transacciones en busca de cualquier cosa sospechosa. Unos controles internos sólidos, comprobaciones periódicas del cumplimiento de la normativa y un TMS que automatice la supervisión de las transacciones pueden ayudar a gestionar grandes cantidades de datos e identificar de forma proactiva las señales de advertencia.

• Protección de datos y privacidad: las tesorerías deben mantener un control estricto sobre cómo se almacenan, procesan y comparten los datos financieros confidenciales. Esto ayuda a cumplir con leyes como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Un TMS con un cifrado de datos sólido, controles de acceso y con formación periódica del personal sobre la privacidad de los datos puede ayudar a que estos procesos cumplan con las normas.

• Cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX): la ley SOX requiere controles internos sólidos e informes precisos para prevenir el fraude en las empresas estadounidenses que cotizan en bolsa. Los equipos de tesorería deben mantener una documentación detallada, registros de auditoría claros y las aprobaciones adecuadas para todas las transacciones. Un TMS puede ayudar a automatizar los procesos de generación de informes que cumplen con la normativa para evitar ralentizaciones.

• Regulaciones sobre el cambio de divisas y de derivados: los equipos de tesorería deben gestionar los cambios y los derivados de acuerdo con normas como la Ley Dodd-Frank de los EE. UU. o el Reglamento Europeo de Infraestructuras de Mercado (EMIR). Esto significa que deben informar de las operaciones, seguir las reglas de margen y cumplir con los requisitos de compensación. Un buen TMS puede automatizar muchos de estos procesos para obtener informes más fácilmente y con mayor precisión.

• Normas contables: los tesoreros deben cumplir con los estándares globales de información financiera, tales como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Estas normas dictan cómo manejar las coberturas, los flujos de caja, los instrumentos financieros y más. Los requisitos también difieren según la región. El uso de un TMS que admita diferentes marcos contables y automatice los informes que cumplen con las normativas puede simplificar este proceso y mantener la precisión de las finanzas.

• Cumplimiento de sanciones y embargo: para cumplir con las normas de los organismos gubernamentales, como la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) de los EE. UU., los equipos de tesorería deben seguir las cambiantes listas de sanciones para asegurarse de que no estén realizando transacciones con entidades o países sancionados. Un TMS que integra la revisión de sanciones y las alertas automatizadas ayuda a los equipos a cumplir con estos requisitos sin realizar comprobaciones manuales que requieren mucha mano de obra.

Retos de la gestión de la tesorería

Los tesoreros deben ajustar el flujo de caja de la empresa, manejar los riesgos financieros, cumplir con regulaciones complejas y asegurarse de que la empresa esté utilizando la última tecnología, todo mientras mantienen los costes bajo control y las oportunidades abiertas. Estos son algunos de los principales desafíos a los que se enfrentan los equipos de tesorería y las formas prácticas de abordarlos.

• Mantenimiento de la liquidez: los tesoreros deben asegurarse de que haya suficiente efectivo disponible para las necesidades de la empresa sin que esté demasiado tiempo inactivo. Esto significa que deben administrar cuidadosamente el flujo de efectivo y planificar cualquier déficit o superávit de efectivo. Un TMS puede ayudar al brindar una vista en tiempo real del efectivo en todas las cuentas y pronosticar las necesidades futuras. La automatización de procesos como la mancomunación de efectivo y el barrido de caja también puede ayudar a mantener el efectivo donde más se necesita y reducir los costes de endeudamiento.

• Equilibrio de los riesgos financieros: los equipos de tesorería deben gestionar los riesgos, incluidos los cambios en las tasas de interés, las fluctuaciones de las divisas y los riesgos crediticios, que pueden afectar las ganancias de la empresa. Contar con planes sólidos de gestión de riesgos puede ayudar a identificar dónde están los riesgos, establecer límites y utilizar estrategias como la cobertura para reducir la exposición. Un TMS fiable puede simplificar estas tareas mediante la automatización de la supervisión de riesgos y la proporción de datos en tiempo real para fundamentar las decisiones.

• Al día con el cumplimiento de la normativa: las regulaciones financieras siempre están cambiando, y mantenerse al día con ellas es un desafío constante para los tesoreros. Las normas relativas a la lucha contra el blanqueo de capitales (AML), la privacidad de los datos, los derivados y la contabilidad pueden variar según la región y suelen son complejas. Una desactualización puede dar lugar a fuertes multas o dañar la reputación de la empresa. Cumplir con la normativa significa revisar continuamente las regulaciones, realizar auditorías y utilizar un TMS que pueda automatizar la elaboración de informes y realizar un seguimiento de los requisitos de cumplimiento.

• Integración de tecnología y gestión de datos: las funciones modernas de tesorería se basan en una combinación de sistemas, desde plataformas de ERP hasta sistemas comerciales e interfaces bancarias. Las empresas deben garantizar la coherencia de los datos y el perfeccionamiento del flujo de trabajo en todos los sistemas para que todo funcione sin problemas. Invertir en el TMS adecuado puede ayudar: la integración con otros sistemas crea una única fuente de información, las soluciones basadas en la nube añaden flexibilidad y el análisis de datos en tiempo real proporciona al equipo de tesorería información valiosa para la toma de decisiones.

• Protección contra las amenazas de ciberseguridad: con el aumento en la digitalización de las operaciones de tesorería, los ciberataques son una preocupación creciente. Los tesoreros deben proteger los datos financieros y las transacciones contra el fraude y la piratería informática con medidas de seguridad sólidas, como la autenticación multifactor, el cifrado de datos y las comprobaciones de seguridad periódicas. También deben mantener el software y los sistemas actualizados con las últimas funciones de seguridad.

• Manejo de la incertidumbre del mercado: las fluctuaciones de las tasas de interés y las condiciones impredecibles del mercado pueden afectar tanto los costes de endeudamiento como los rendimientos de la inversión. Los equipos de tesorería deben monitorear los mercados y estar listos para ajustar sus estrategias según sea necesario. Esto podría implicar un cambio en la combinación de deuda con tasas de interés fijas en lugar de tasas de interés flotantes, el uso de swaps de tasas de interés o un ajuste en las tácticas de inversión. La planificación periódica de situaciones y las pruebas de estrés pueden ayudar a las empresas a prepararse para diferentes situaciones económicas.

• Cierre de las brechas de talento y habilidades: a medida que el trabajo de tesorería se vuelve más complejo, existe una creciente necesidad de profesionales que conozcan tanto las finanzas como la tecnología moderna. No siempre es fácil encontrar y retener a personas con las habilidades adecuadas. Las empresas pueden invertir en la formación continua de sus equipos de tesorería para que mejoren tanto sus habilidades técnicas (por ejemplo, la gestión de riesgos, el análisis de datos) como sus habilidades blandas (por ejemplo, el pensamiento estratégico, la comunicación), lo que ayuda a cerrar esta brecha.

• Gestión de operaciones globales: las empresas que operan en varios países pueden tener dificultades para gestionar el efectivo, las inversiones y los riesgos en diferentes divisas. Los cambios en los tipos de cambio pueden afectar las ganancias y la liquidez. El uso de un TMS que maneje transacciones multidivisa y proporcione informes en tiempo real sobre las exposiciones cambiarias puede ayudar a gestionar esto. El establecimiento de operaciones de tesorería centralizadas o un banco interno puede simplificar aún más el proceso y mejorar la gestión de la caja.

Mejores prácticas para la gestión de tesorería

Una gestión de tesorería refinada implica la creación de una configuración inteligente y eficiente que te permita controlar el efectivo, las inversiones, los riesgos y el cumplimiento de la normativa sin necesidad de engorrosos procesos manuales ni de tecnología obsoleta. A continuación, te indicamos algunas de las mejores prácticas para crear una configuración de tesorería eficaz.

• Evalúa tu posición financiera: comprende los patrones de flujo de caja, las necesidades de liquidez, las deudas pendientes, las tenencias de inversión y las exposiciones al riesgo de tu empresa. Busca a las personas adecuadas de finanzas, operaciones y TI para trazar un mapa de la situación actual.

• Establece objetivos prácticos: define los criterios de éxito de tu equipo de tesorería y desarrolla un conjunto de políticas prácticas que reflejen las necesidades de tu empresa, por ejemplo, directrices sobre cuánto efectivo debe haber disponible, qué tipos de inversiones son aceptables y cuándo hay que protegerse contra el riesgo cambiario. Asegúrate de que estos objetivos sean realistas y factibles.

• Elige el TMS adecuado: el TMS adecuado te brinda información en tiempo real sobre tus posiciones de efectivo y liquidez, automatiza las tareas repetitivas y administra el riesgo mientras se integra con tus sistemas financieros existentes. Evalúa las opciones de TMS en función de tus necesidades específicas y busca funciones como la previsión de efectivo, los paneles de gestión de riesgos y las capacidades de integración con tu ERP y plataformas bancarias.

• Centraliza el efectivo: puede ser difícil rastrear y usar el efectivo cuando está repartido en diferentes cuentas y subsidiarias. Implementa acuerdos de mancomunación de efectivo y barrido de caja para que el efectivo se transfiera automáticamente a una cuenta central cuando sea posible. Esto puede facilitar la gestión de la liquidez y reducir el endeudamiento innecesario.

• Protégete contra los riesgos financieros: utiliza tu TMS para comprobar la exposición al riesgo y automatizar la mayor parte posible del proceso de supervisión. Ten una estrategia clara sobre cuándo y cómo cubrir los riesgos, ya sean riesgos cambiarios, riesgos de tasas de interés o riesgos crediticios. Utiliza herramientas como los derivados cuando sea necesario para mantener las cosas equilibradas.

• Automatiza pagos y cobros: el procesamiento de pagos manual es lento, propenso a errores y, a menudo, no está actualizado. Incorpora aprobaciones y procesamiento de pagos automatizados directamente dentro de tu TMS para crear procesos más rápidos y precisos y mejorar el flujo de efectivo. Para los cobros, simplifica la facturación y establece recordatorios o seguimientos automáticos para acortar los ciclos de pago.

• Planifica el cumplimiento de la normativa: utiliza el TMS para la supervisión automatizada del cumplimiento de la normativa y la generación de informes para asegurarte de que pueda manejar diferentes regulaciones en las regiones en las que operas. Haz que el sistema marque automáticamente las excepciones para que puedas gestionarlas de forma proactiva.

• Gestiona deudas e inversiones: usa tu TMS para realizar un seguimiento de todos los cronogramas de deudas y verificar el cumplimiento de los contratos. En cuanto a las inversiones, elabora una estrategia que equilibre los riesgos y los rendimientos en función de las necesidades de tu empresa. Utiliza el TMS para supervisar el rendimiento y ajustarlo según sea necesario.

• Integra sistemas internos: asegúrate de que tu TMS se integre con tu ERP, software de contabilidad y otras plataformas financieras. Implementa transferencias de datos automatizadas para mantener todo sincronizado sin intervención manual. Esto puede reducir el riesgo de errores, ahorrar tiempo y hacer que todos trabajen con los mismos datos.

• Construye un equipo que tenga formación: asegúrate de que tu equipo de tesorería no solo tenga formación en finanzas tradicionales, sino también en el uso de herramientas modernas y que se adapte a nuevos desafíos. Concéntrate en contratar y desarrollar talentos que entiendan tanto las finanzas como la tecnología, e invierte en formación sobre los nuevos sistemas y tendencias del mercado. Esto puede ayudar a crear una cultura en la que el equipo siempre busque mejorar e innovar.