La gestione della tesoreria aziendale comporta la gestione dei pagamenti in entrata, degli investimenti, del debito e dei rischi finanziari per pagare le fatture, mantenere le operazioni e pianificare il futuro. Questa procedura include la supervisione dei conti bancari, il monitoraggio del flusso di cassa e la pianificazione di fattori esterni come il rischio valutario e le variazioni dei tassi di interesse.

Le aziende hanno sempre più bisogno di sistemi di gestione della tesoreria validi per garantire l'operatività. Si prevede che il mercato globale di questi sistemi crescerà da 5,1 miliardi di dollari nel 2023 a 12,6 miliardi di dollari entro il 2030. Migliorando l'uso della liquidità e la gestione del rischio finanziario, le aziende possono migliorare la redditività e prepararsi a cogliere le opportunità e affrontare le sfide man mano che si presentano.

Di seguito spieghiamo cosa fa la gestione della tesoreria aziendale, come funziona un sistema di gestione e come perfezionare la procedure interne.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa fa la gestione della tesoreria aziendale
  
• Come funziona un sistema di gestione della tesoreria
  
• Conformità nella gestione della tesoreria aziendale
  
• Sfide legate alla gestione della tesoreria aziendale
  
• Best practice per la gestione della tesoreria aziendale
  

Cosa fa la gestione della tesoreria aziendale

La gestione della tesoreria aziendale migliora il modo in cui un'attività gestisce le finanze, tra cui la liquidità, il rischio finanziario, i finanziamenti e gli investimenti. Ecco le operazioni principali che questo sistema di gestione aiuta a svolgere.

• Cassa e liquidità: i team di tesoreria garantiscono la disponibilità di liquidità sufficiente per le operazioni quotidiane senza limitare le opportunità di guadagno altrove. Ciò comporta la gestione dei conti bancari, la previsione del flusso di cassa e il pagamento puntuale delle fatture.

• Rischio: i tesorieri identificano i rischi finanziari (ad es. variazioni dei tassi di interesse, rischio di credito) che potrebbero avere un impatto sull'attività. Utilizzano strategie come la copertura per gestire questi rischi e proteggere i profitti dell'azienda.

• Finanziamento e capitale: tramite metodi come il ricorso a prestiti e l'emissione di obbligazioni, i team di tesoreria determinano le modalità migliori per raccogliere fondi per l'azienda. Gestiscono i rapporti con banche e investitori, trovando il giusto equilibrio tra debito e capitale per ridurre i costi e aumentare la flessibilità.

• Investimenti: i team di tesoreria decidono come investire la liquidità extra dell'azienda, sia per esigenze a breve termine che per la crescita a lungo termine. Assicurano che i risparmi vengano impiegati per raggiungere gli obiettivi strategici dell'azienda.

• Pianificazione e analisi finanziaria: analizzando i mercati, le tendenze economiche e le prestazioni aziendali, i team di tesoreria supportano la strategia finanziaria complessiva. Facilitano il processo decisionale in merito a struttura del capitale, prestiti, gestione del rischio e molto altro ancora.

• Conformità e reportistica: i tesorieri assicurano che tutte le attività finanziarie siano conformi alle leggi locali e alle regole interne. Preparano report per la direzione, i revisori e le autorità di regolamentazione per tenere tutti informati e garantire la trasparenza.

Come funziona un sistema di gestione della tesoreria

Un sistema di gestione della tesoreria è uno strumento software che consente alle aziende di gestire le operazioni finanziarie in modo più efficace. Ecco come funziona.

• Gestione della liquidità: un sistema di gestione della tesoreria raccoglie i dati di tutti i conti bancari dell'azienda per mostrare la liquidità disponibile sui diversi conti nelle diverse valute. In questo modo il team di tesoreria può decidere rapidamente dove trasferire il denaro per evitare scoperti di conto, sfruttare al meglio i tassi di interesse e ridurre i prestiti. Utilizzando funzionalità come il cash pooling automatizzato, un'azienda può consolidare i fondi per garantire un uso efficiente della liquidità.

• Previsione di cassa e pianificazione della liquidità: Utilizzando i dati relativi a contabilità fornitori, contabilità clienti, buste paga e altre spese, un sistema di gestione della tesoreria consente di prevedere il flusso di cassa. Questa proiezione permette al team di tesoreria di individuare eventuali carenze o eccedenze di cassa e organizzare la pianificazione di conseguenza, ad esempio tramite finanziamenti, investimenti o semplicemente tenendo a portata di mano una quantità di denaro sufficiente a coprire le spese.

• Gestione del rischio: un sistema di gestione della tesoreria controlla i rischi finanziari come le oscillazioni valutarie e le variazioni dei tassi di interesse monitorandoli e implementando strategie di copertura. In questo modo le aziende possono proteggersi da costi imprevisti e garantire la stabilità delle finanze.

• Automazione dei pagamenti: collegandosi direttamente con banche e circuiti di pagamento, un sistema di gestione della tesoreria automatizza i pagamenti. L'automazione può ridurre gli errori, accelerare l'elaborazione e garantire la conformità alle normative finanziarie.

• Gestione e riconciliazione dei conti: un sistema di gestione della tesoreria centralizza la gestione dei conti e automatizza la procedura di riconciliazione. È in grado di abbinare gli estratti conto bancari ai registri interni, rilevare rapidamente eventuali discrepanze e ridurre il tempo dedicato ai controlli manuali.

• Debito e investimenti: un sistema di gestione della tesoreria monitora il debito e le posizioni di investimento di un'azienda per gestire i prestiti, tenere traccia dei pagamenti degli interessi e rispettare eventuali contratti finanziari. Gestisce gli investimenti monitorando le scadenze e i rendimenti e allocando liquidità di riserva per ottenere il massimo rendimento.

• Reportistica finanziaria e conformità: un sistema di gestione della tesoreria genera report dettagliati con informazioni accurate e tempestive per i team interni, i revisori e le autorità di regolamentazione. Questi report possono includere riepiloghi delle posizioni di cassa, esposizioni al rischio e rendimento degli investimenti.

• Integrazione del sistema: un sistema di gestione della tesoreria si integra con piattaforme finanziarie come i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) e il software di contabilità per facilitare il flusso di informazioni. In questo modo è possibile ridurre i silos, creare un set di dati centralizzato e prendere decisioni basate sui dati più intelligenti.

Conformità nella gestione della tesoreria aziendale

La conformità alle normative è una parte fondamentale della gestione della tesoreria. Le normative finanziarie prevengono il riciclaggio di denaro, proteggono la privacy dei dati e creano trasparenza. La mancanza di conformità comporta il rischio rischia di sanzioni, danni alla reputazione e interruzioni operative. Ecco tutto quello che devono sapere le attività per quanto riguarda la conformità nella gestione della tesoreria.

• Antiriciclaggio (AML) e adeguata verifica della clientela (KYC): i team di tesoreria devono rispettare le leggi sull'antiriciclaggio e le regole dell'adeguata verifica della clientela per prevenire attività illegali come il riciclaggio di denaro. Ciò significa che devono verificare l'identità dei clienti e osservare le transazioni per individuare eventuali situazioni sospette. Adottando controlli interni rigorosi, verifiche di conformità periodiche e un sistema di gestione della tesoreria che automatizza il monitoraggio delle transazioni è possibile gestire grandi quantità di dati e identificare in modo proattivo i segnali di allarme.

• Protezione dei dati e della privacy: le tesorerie devono controllare in modo rigoroso il modo in cui i dati finanziari sensibili vengono archiviati, elaborati e condivisi per garantire la conformità a leggi quali il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE o il California Consumer Privacy Act (CCPA). Un sistema di gestione della tesoreria con una crittografia dei dati efficace, controlli degli accessi e una formazione regolare del personale sulla privacy dei dati può contribuire a mantenere la conformità di questi processi.

• Conformità al Sarbanes-Oxley (SOX) Act: il SOX richiede controlli interni rigorosi e una rendicontazione accurata per prevenire le frodi nelle società statunitensi quotate in borsa. I team di tesoreria devono garantire una documentazione dettagliata, audit trail trasparenti e approvazioni adeguate per tutte le transazioni. Un sistema di gestione della tesoreria può aiutare ad automatizzare le procedure di reportistica conformi per evitare rallentamenti.

• Regolamenti su cambi e derivati: i team addetti alla tesoreria devono gestire i tassi di cambio e i derivati conformemente a norme quali il Dodd-Frank Act negli Stati Uniti o il Regolamento sulle infrastrutture del mercato europeo (EMIR). Devono quindi segnalare le operazioni, seguire le regole del margine e soddisfare i requisiti di compensazione. Un sistema di gestione della tesoreria efficiente può automatizzare molte di queste procedure per una reportistica più semplice e accurata.

• Principi contabili: i tesorieri devono soddisfare principi contabili internazionali, come gli International Financial Reporting Standards (IFRS), che stabiliscono come gestire coperture, flussi di cassa, strumenti finanziari e molto altro ancora. I requisiti variano anche in base all'area geografica. L'utilizzo di un sistema di gestione della tesoreria che supporta diversi sistemi contabili e automatizza la rendicontazione conforme può semplificare questa procedura e garantire l'accuratezza delle finanze.

• Rispetto delle sanzioni e dell'embargo: per rispettare le regole di agenzie governative come l'Office of Foreign Assets Control (OFAC) degli Stati Uniti, i team di tesoreria devono attenersi a elenchi di sanzioni in continua evoluzione per garantire che non vengano effettuate transazioni con entità o Paesi sanzionati. Un sistema di gestione della tesoreria che integra lo screening delle sanzioni e gli avvisi automatici consente ai team di rispettare questi requisiti senza controlli manuali molto laboriosi.

Sfide legate alla gestione della tesoreria aziendale

I tesorieri devono mettere a punto il flusso di cassa dell'azienda, gestire i rischi finanziari, rispettare normative complesse e garantire che l'azienda utilizzi la tecnologia più recente, il tutto tenendo sotto controllo i costi e dando spazio alle opportunità. Ecco alcune delle principali sfide che i team di tesoreria devono affrontare e i modi pratici per affrontarle.

• Mantenimento della liquidità: i tesorieri devono garantire che la liquidità disponibile sia sufficiente per le esigenze dell'azienda, senza lasciarne una quantità eccessiva inutilizzata. Ciò significa gestire attentamente il flusso di cassa e pianificare eventuali carenze o eccedenze di cassa. Un sistema di gestione della tesoreria essere di aiuto in quanto fornisce una visione in tempo reale della liquidità su tutti i conti ed è in grado di prevedere le esigenze future. L'automazione di processi come il cash pooling e lo sweeping può anche aiutare a mantenere la liquidità dove è più necessaria e ridurre i costi di finanziamento.

• Bilanciamento dei rischi finanziari: i team di tesoreria devono gestire i rischi, tra cui le variazioni dei tassi di interesse, le oscillazioni valutarie e i rischi di credito, tutti fattori che possono avere un impatto sui profitti dell'azienda. L'adozione di piani di gestione del rischio efficaci consente di individuare i rischi, stabilire i limiti e utilizzare strategie come la copertura per ridurre l'esposizione. Un sistema di gestione della tesoreria affidabile può semplificare queste attività automatizzando il monitoraggio dei rischi e fornendo dati in tempo reale per prendere decisioni informate.

• Adeguamento alle normative: le normative finanziarie sono in continua evoluzione e restare al passo è una sfida costante per i tesorieri. Le norme in materia di antiriciclaggio, privacy dei dati, strumenti derivati e contabilità possono variare a seconda del Paese e sono spesso complesse. Un ritardo può comportare multe salate o danni alla reputazione dell'azienda. Garantire la conformità significa rivedere continuamente le normative, condurre audit e utilizzare un sistema di gestione della tesoreria in grado di automatizzare la reportistica e tenere traccia dei requisiti di conformità.

• Integrazione della tecnologia e gestione dei dati: le moderne funzioni di tesoreria si basano su un mix di sistemi, dalle piattaforme ERP ai sistemi di trading e alle interfacce bancarie. Le attività devono garantire la coerenza dei dati e il perfezionamento del flusso di lavoro tra i sistemi per garantire la continuità delle operazioni. Investire nel sistema di gestione della tesoreria giusto può essere d'aiuto: l'integrazione con altri sistemi crea un'unica fonte attendibile, le soluzioni basate su cloud aggiungono flessibilità e l'analisi dei dati in tempo reale fornisce al team di tesoreria informazioni preziose per il processo decisionale.

• Protezione dalle minacce alla sicurezza informatica: con la digitalizzazione delle operazioni di tesoreria, gli attacchi informatici sono una preoccupazione crescente. I tesorieri devono proteggere i dati e le transazioni finanziarie da frodi e pirateria informatica con solide misure di sicurezza come l'autenticazione a più fattori, la crittografia dei dati e controlli di sicurezza periodici. Devono inoltre mantenere il software e i sistemi aggiornati con le più recenti funzionalità di sicurezza.

• Gestione dell'incertezza del mercato: le fluttuazioni dei tassi d'interesse e le condizioni di mercato imprevedibili possono influire sia sui costi di finanziamento che sui rendimenti degli investimenti. I team di tesoreria devono monitorare i mercati ed essere pronti ad adeguare le loro strategie in base alle necessità. Ciò potrebbe comportare la modifica del mix di debito con tassi di interesse fissi piuttosto che tassi di interesse variabili, l'utilizzo di swap sul tasso di interesse o la modifica delle tattiche di investimento. La pianificazione regolare degli scenari e gli stress test possono aiutare le attività a prepararsi a situazioni economiche diverse.

• Colmare le lacune di talenti e competenze: man mano che il lavoro di tesoreria diventa più complesso, c'è una crescente necessità di professionisti che conoscano sia la finanza che la tecnologia moderna. Trovare e trattenere persone con le giuste competenze non è sempre facile. Le aziende possono investire in formazione continua per i loro team di tesoreria per migliorare sia le competenze tecniche (ad es. la gestione del rischio, l'analisi dei dati) che le competenze trasversali (ad es. il pensiero strategico, la comunicazione), contribuendo a colmare queste lacune.

• Gestione delle operazioni globali: le aziende che operano in più Paesi potrebbero avere difficoltà a gestire la liquidità, gli investimenti e i rischi in valute diverse. Le variazioni dei tassi di cambio possono avere un impatto sui profitti e sulla liquidità. L'utilizzo di un sistema di gestione della tesoreria che gestisce le transazioni multivaluta e fornisce report in tempo reale sulle esposizioni in valuta estera può aiutare a gestire questo aspetto. L'istituzione di operazioni di tesoreria centralizzate o di una banca interna può semplificare ulteriormente il processo e migliorare la gestione della liquidità.

Best practice per la gestione della tesoreria aziendale

Una gestione ottimizzata della tesoreria implica la creazione di una configurazione intelligente ed efficiente che consenta di avere il controllo su liquidità, investimenti, rischi e conformità senza procedure manuali onerose o tecnologie obsolete. Ecco alcune best practice per creare una configurazione di tesoreria efficace.

• Valuta la posizione finanziaria: comprendi i modelli del flusso di cassa della tua azienda, le esigenze di liquidità, i debiti in essere, gli investimenti e le esposizioni al rischio. Individua le persone giuste dei reparti finanziario, operativo e IT per capire come stanno le cose.

• Stabilisci obiettivi pratici: definisci cosa significa avere successo per il team di tesoreria e sviluppa una serie di regole pratiche che riflettano le esigenze della tua azienda, come ad esempio linee guida sulla liquidità da tenere a disposizione, tipi di investimenti accettabili e modalità di copertura del rischio valutario. Assicurati che questi obiettivi siano realistici e attuabili.

• Scegli il sistema di gestione della tesoreria giusto: il sistema di gestione della tesoreria giusto ti offre informazioni in tempo reale sulle posizioni di cassa e sulla liquidità, automatizza le attività ripetitive e gestisce il rischio, il tutto integrandosi con i sistemi finanziari esistenti. Valuta le opzioni di sistemi di gestione della tesoreria in base alle tue esigenze specifiche e cerca funzionalità come previsioni di cassa, dashboard di gestione del rischio e funzionalità di integrazione con le piattaforme ERP e bancarie.

• Centralizza la liquidità: può essere difficile tracciare e utilizzare il contante quando è distribuito su diversi conti e filiali. Implementa accordi di pooling e sweeping della liquidità in modo che il contante venga spostato automaticamente su un conto centrale, se possibile, per semplificare la gestione della liquidità e ridurre i prestiti non necessari.

• Proteggiti contro i rischi finanziari: utilizza il sistema di gestione della tesoreria per controllare l'esposizione al rischio e automatizzare il più possibile il monitoraggio. Definisci una strategia chiara su quando e come coprire i rischi, indipendentemente dal fatto che si tratti di rischi valutari, rischi di tasso di interesse o rischi di credito. Usa strumenti come i derivati se necessario per mantenere l'equilibrio.

• Automatizza i pagamenti e la riscossione: l'elaborazione manuale dei pagamenti è lenta, soggetta a errori e spesso non aggiornata. Incorpora l'approvazione e l'elaborazione automatizzate dei pagamenti direttamente nel sistema di gestione della tesoreria per creare processi più rapidi e accurati e migliorare il flusso di cassa. Per quanto riguarda la riscossione, semplifica la fatturazione e stabilisci promemoria o follow-up automatici per abbreviare i cicli di pagamento.

• Pianifica la conformità: utilizza il sistema di gestione della tesoreria per il monitoraggio della conformità e la reportistica automatizzati, in modo da gestire le diverse normative nelle regioni in cui operi. Fai in modo che il sistema segnali automaticamente eventuali eccezioni in modo da poterle gestire in modo proattivo.

• Gestisci il debito e gli investimenti: utilizza il sistema di gestione della tesoreria per monitorare tutti i piani di debito e verificare la conformità a eventuali contratti. Per gli investimenti, sviluppa una strategia che bilanci rischi e rendimenti in base alle esigenze della tua azienda. Utilizza il sistema di gestione della tesoreria per monitorare le prestazioni e regolarlo in base alle esigenze.

• Integra i sistemi interni: Verifica che il sistema di gestione della tesoreria si integri con l'ERP, il software di contabilità e altre piattaforme finanziarie. Implementa trasferimenti di dati automatizzati per garantire la sincronizzazione di tutti i dati senza interventi manuali. In questo modo puoi ridurre il rischio di errori, risparmiare tempo e far sì che tutti lavorino con gli stessi dati.

• Costruisci un team qualificato: assicurati che il team di tesoreria sia esperto non solo di finanza tradizionale, ma che sappia anche utilizzare strumenti moderni e adattarsi alle nuove sfide. Concentrati sull'assunzione e sullo sviluppo di talenti che comprendano sia la finanza che la tecnologia e investi nella formazione sui nuovi sistemi e sulle tendenze del mercato. per contribuire a creare una cultura in cui il team è sempre alla ricerca di miglioramenti e innovazioni.