La realización de ingresos es el proceso de reconocer los ingresos en los estados financieros de una empresa cuando se obtienen y se pueden materializar, independientemente de cuándo se reciba el efectivo. Este concepto se rige por principios contables que garantizan que los ingresos solo se registran cuando se han entregado bienes o prestado servicios, cuando el importe es medible y cuando existe la expectativa de que se cobrarán los fondos. Si bien la realización de ingresos es similar al reconocimiento de ingresos, se trata de dos conceptos distintos.

A continuación, analizaremos las diferencias entre los dos procesos contables, cómo funciona la realización de ingresos y las mejores prácticas que debe seguir tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• Realización de ingresos frente a reconocimiento de ingresos
  
• Factores que influyen en la realización de ingresos
  
• Cómo funciona la realización de ingresos en el proceso de reconocimiento de ingresos
  
• Cómo varía la realización de ingresos según los diferentes sectores
  
• Problemas comunes en la realización de ingresos
  
• Mejores prácticas para la realización de ingresos
  

Realización de ingresos frente a reconocimiento de ingresos

La realización de ingresos y el reconocimiento de ingresos son conceptos contables relacionados, pero distintos, que determinan cuándo y cómo se registran los ingresos en los estados financieros de una empresa. La realización se refiere al proceso de obtención de ingresos, mientras que el reconocimiento tiene que ver con el registro de los ingresos en los libros. A continuación te lo explicamos con más detalle.

• La realización de ingresos es el momento en que los ingresos se consideran obtenidos. Se centra en el instante en que una empresa ha completado sustancialmente su parte de una transacción, como la entrega de bienes o la prestación de servicios. Los ingresos se «realizan» cuando se obtienen y existe una certeza razonable de que se cobrarán.

• El reconocimiento de ingresos es el principio contable que dicta cómo y cuándo deben registrarse los ingresos en los estados financieros. Implica seguir criterios específicos, como las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS) o los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) para determinar el momento y el monto de los ingresos que se reconocerán. Los ingresos se «reconocen» cuando se obtienen (se realizan) y se pueden medir de manera fiable.

Factores que influyen en la realización de ingresos

Hay varios factores que influyen en la realización de ingresos y en el momento en que una empresa puede considerar que sus ingresos están listos para ser reconocidos. Entre ellos se incluyen los siguientes:

• Transferencia de control: por lo general, los ingresos se realizan cuando el control de los bienes o servicios pasa del vendedor al comprador. El control implica la capacidad de dirigir el uso del activo y obtener sustancialmente sus beneficios. Esta transferencia puede producirse en un momento determinado (p. ej., la entrega de un producto) o a lo largo del tiempo (p. ej., la prestación de servicios durante un período contractual).

• Recepción del pago o certeza de pago: para que los ingresos se realicen, debe haber una expectativa razonable de pago por parte del cliente. Esto no significa que se reciba el pago por adelantado, sino que la empresa debe evaluar la solvencia económica del cliente y las condiciones de la venta para decidir que el cobro es probable.

• Cumplimiento de las obligaciones de desempeño: los ingresos solo se pueden realizar cuando la empresa ha cumplido sustancialmente con las obligaciones de desempeño establecidas en el contrato. Esto significa que los bienes deben entregarse o los servicios deben prestarse según lo acordado.

• Transferencia de la titularidad legal y los riesgos: la realización de ingresos a menudo coincide con la transferencia del título legal, además de los riesgos y las recompensas asociados con la propiedad. Si el comprador ha aceptado los bienes o servicios, y el vendedor ya no asume riesgos o recompensas sustanciales, se pueden obtener los ingresos.

• Términos y condiciones del contrato: las condiciones específicas del contrato de venta (incluidas las políticas de devolución, las garantías o las cláusulas de aceptación del cliente) pueden afectar a la realización de ingresos. Si un contrato permite devoluciones o incluye garantías ampliadas, las empresas pueden retrasar la realización de ingresos hasta que se cumplan razonablemente esas condiciones.

• Medición y estimación de ingresos: la realización requiere que los ingresos puedan medirse de manera fiable. Cualquier incertidumbre en torno al importe, como la contraprestación variable (por ejemplo, descuentos, rebajas, reembolsos), puede retrasar la realización hasta que se pueda hacer una estimación fiable.

• Cumplimiento de las normas contables: la realización de ingresos debe cumplir con los criterios específicos establecidos por las normas contables pertinentes (p. ej., IFRS 15, ASC 606). Estas normativas contienen pasos detallados para determinar cuándo se transfiere el control y cuándo se obtienen los ingresos.

Cómo funciona la realización de ingresos en el proceso de reconocimiento de ingresos

La realización de ingresos es parte del proceso de reconocimiento de ingresos. De acuerdo con las normas contables, los ingresos se reconocen en los estados financieros cuando se realizan. Esto significa que los ingresos se registran en el período contable cuando se han cumplido las condiciones para la realización de ingresos, no necesariamente cuando se obtiene el efectivo.

A continuación te explicamos el modelo de cinco pasos para el reconocimiento de ingresos que describe cómo las empresas deben contabilizar los ingresos.

• Identificar el contrato con un cliente: este paso consiste en determinar si existe un contrato que vincule a las partes con sus obligaciones.

• Identificar las obligaciones de desempeño en el contrato: aquí, la empresa desglosa exactamente lo que le debe al cliente, como un producto, un servicio o una combinación de ambos. La realización depende del cumplimiento de estas promesas.

• Determinar el precio de la transacción: la empresa calcula cuánto espera cobrar. Para que se produzca la realización, este importe debe ser claro y cobrable. La empresa debe tener en cuenta los posibles descuentos o imprevistos.

• Asignar el precio de la transacción a las obligaciones de desempeño: la empresa debe asignar la parte justa del precio total a cada promesa hecha al cliente. Los ingresos se realizan a medida que se cumple cada promesa.

• Reconocer los ingresos cuando (o a medida que) se satisfacen las obligaciones: la empresa registra los ingresos cuando (o a medida que) cumple su parte del trato, ya sea mediante la entrega de un producto o la prestación de un servicio. Cuando la empresa ha hecho lo que prometió y está en condiciones de prever el pago, se realizan los ingresos. Una vez que se realizan los ingresos, se pueden reconocer.

Cómo varía la realización de ingresos según los diferentes sectores

La realización de ingresos puede variar según el sector, ya que la naturaleza de los bienes y servicios, la forma en que se entregan o prestan y las condiciones de pago varían. Veamos en qué se diferencian.

• Comercio minorista y comercio digital: en el comercio minorista, los ingresos suelen realizarse en el punto de venta (POS), cuando el cliente adquiere el producto, ya sea en la tienda o mediante entrega. Sin embargo, en el ecommerce, las empresas deben tener en cuenta las posibles devoluciones o reembolsos, lo que puede retrasar la obtención de ingresos.

• Software y tecnología: en las empresas de software, la realización de ingresos a menudo depende del modelo de entrega, específicamente de si se trata de una licencia única, una suscripción o software como servicio (SaaS). En el caso de los productos SaaS, los ingresos se realizan durante el período de suscripción, a medida que se presta el servicio, y no por adelantado. Si se trata de un contrato a largo plazo, la empresa reconoce gradualmente los ingresos a medida que cumple sus promesas a lo largo del tiempo. En el caso de las compras únicas, los ingresos se obtienen cuando comienza el plazo de la licencia o cuando el cliente puede comenzar a utilizar el software.

• Construcción e inmobiliario: en la construcción (especialmente en el caso de proyectos más largos), los ingresos se realizan a lo largo del tiempo en función del porcentaje del proyecto completado, los hitos alcanzados o los costes incurridos. Este método, conocido como «porcentaje de finalización», permite a las empresas obtener ingresos por partes a medida que avanza el proyecto, en lugar de esperar a que todo el proyecto esté terminado.

• Telecomunicaciones: las empresas de telecomunicaciones suelen tener estructuras de ingresos complejas debido a la agrupación de servicios (como la combinación de teléfono, Internet y televisión). En este caso, la realización de ingresos implica separar cada servicio y reconocer los ingresos a medida que se presta cada servicio. Por ejemplo, un contrato de una empresa telefónica puede agrupar hardware (por ejemplo, un teléfono) y un plan de servicio mensual, por lo que la empresa deberá dividir los ingresos y reconocer cada compra por separado.

• Fabricación: los ingresos de los fabricantes generalmente se obtienen cuando los bienes se producen, se entregan y el control se transfiere al comprador. Si existen condiciones de entrega o si el producto es personalizado, la realización puede depender de cuándo el cliente acepta la entrega o cuándo la personalización cumple con estándares específicos.

• Hostelería y viajes: los hoteles, las aerolíneas y otros servicios de viajes obtienen ingresos cuando se presta el servicio. Por ejemplo, un hotel reconoce los ingresos cuando el huésped se registra y se aloja, no cuando se realiza la reserva. El plazo de realización también puede variar en función de las políticas de cancelación o de los depósitos no reembolsables.

• Sanidad: en el sector de la salud, la realización de ingresos depende del momento en que se presten los servicios a los pacientes y del plazo de reembolso del seguro. La realización puede retrasarse debido a las aprobaciones del seguro.

• Servicios para profesionales (consultoría, asesoría legal, etc.): en el caso de empresas que prestan servicios para profesionales, la realización de ingresos suele ocurrir a medida que se presta el servicio, sobre todo si se trata de un acuerdo basado en proyectos. Si se paga al proveedor a través de un anticipo continuo, los ingresos pueden obtenerse de manera uniforme durante el período cubierto.

• Publicidad y medios de comunicación por suscripción: en los medios de comunicación, la publicidad y el contenido online, los ingresos se realizan durante el período de suscripción. En el caso de las suscripciones anuales, los ingresos se distribuyen mes a mes a medida que se presta el servicio.

Problemas comunes en la realización de ingresos

La realización de ingresos puede ser compleja. A menudo implica hacer estimaciones y juicios que pueden afectar los informes financieros. A continuación te presentamos algunos aspectos comunes en los que las empresas pueden tener dificultades a la hora de gestionar la realización de ingresos.

• Consideración de variables: muchos contratos contienen variables como descuentos, rebajas, reembolsos, bonificaciones por rendimiento o sanciones. Las empresas deben estimar correctamente el valor monetario de estas variables para obtener ingresos con precisión. Si estas estimaciones no son correctas, los ingresos pueden ser excesivos o insuficientes. En sectores como el de sanidad o telecomunicaciones, donde el monto final a recibir puede depender de acontecimientos futuros (por ejemplo, la aprobación del seguro del paciente, los niveles de consumo de los clientes), realizar correctamente estas estimaciones puede ser especialmente difícil.

• Transferencia de control: las empresas deben determinar exactamente cuándo se ha transferido el control de un bien o servicio al cliente. En los servicios de construcción o software, el plazo puede ser gradual, lo que hace que sea más difícil determinar cuándo se deben realizar los ingresos. Un cálculo erróneo puede dar lugar a un reconocimiento prematuro o tardío de los ingresos.

• Posibilidad de cobro: las empresas solo pueden obtener ingresos cuando existe una garantía razonable de pago. Esto puede suponer un reto, especialmente cuando se realizan transacciones con clientes cuyo crédito puede ser incierto o cuando se gestionan contratos internacionales que conllevan diferentes niveles de riesgo.

• Devoluciones y reembolsos: en los sectores en los que las devoluciones son habituales, como el comercio minorista y el comercio digital, las empresas deben estimar el importe de las devoluciones previstas y contabilizarlas por adelantado. Subestimar las devoluciones puede inflar las cifras de ingresos, mientras que sobreestimarlas puede desinflarlas. Ambas situaciones afectan los resultados.

• Contratos a largo plazo: en sectores como el de la construcción o el sector aeroespacial, donde los proyectos pueden tardar años en completarse, las empresas deben realizar un seguimiento detallado de los costes, los hitos o el rendimiento para reconocer los ingresos a lo largo del tiempo. Los errores de cálculo o las previsiones demasiado optimistas sobre la finalización del proyecto pueden dar lugar a una realización inexacta de los ingresos.

• Acuerdos multielemento: cuando un contrato incluye varios productos o servicios (como un paquete de hardware y software), las empresas deben dividir el precio de la transacción de manera adecuada y reconocer cada elemento por separado. La mala asignación de ingresos entre las diferentes partes del acuerdo puede causar problemas de sincronización en la realización.

• Modificaciones contractuales: los cambios en los términos contractuales después de firmar un acuerdo también pueden afectar la realización de ingresos. Las empresas deben reevaluar cómo se obtendrán los ingresos si un cliente realiza cambios, como solicitar funciones adicionales en medio del proyecto o cambiar los plazos de entrega. Si no se tienen en cuenta correctamente estas modificaciones, pueden producirse errores.

• Subjetividad: las empresas a menudo deben hacer juicios subjetivos sobre cuándo se deben realizar los ingresos. Estos juicios pueden verse influenciados por la presión de cumplir con los objetivos financieros, lo que crea un riesgo de manipulación de las ganancias, donde los ingresos se obtienen demasiado pronto o demasiado tarde para dar forma a los informes de ganancias.

• Normas contables: las empresas deben seguir normas como la IFRS 15 o la Codificación de Normas de Contabilidad (ASC) 606. Esto requiere un conocimiento profundo, ya que las interpretaciones erróneas o el incumplimiento de estas normas pueden dar lugar a una realización incorrecta de los ingresos que podría requerir reformulaciones de los estados financieros o auditorías.

• Cambios económicos: los cambios económicos, como una recesión o una fluctuación en las condiciones del mercado, pueden afectar el comportamiento del cliente y los patrones de pago. Las empresas deben reevaluar continuamente la certeza del pago y ajustar sus estimaciones de realización de ingresos en consecuencia.

Mejores prácticas para la realización de ingresos

Teniendo en cuenta estos retos comunes, a continuación te presentamos algunas de las mejores prácticas que pueden hacer que el proceso de realización de ingresos sea más manejable.

• Revisión de contratos: establece equipos multifuncionales de revisión de contratos en los que participen los departamentos de asesoría jurídica, ventas y finanzas para evaluar las condiciones por adelantado. Identifica las cláusulas relacionadas con la entrega, los hitos de rendimiento, la aceptación del cliente, las devoluciones y las tarifas variables. Elabora una lista de comprobación que identifique los riesgos para la realización de ingresos (como las condiciones de pago no estándar o los paquetes de productos) y rechaza las condiciones de riesgo durante las negociaciones del contrato.

• Políticas de realización de ingresos: desarrolla múltiples políticas de realización de ingresos basadas en situaciones en función de tipos de contratos, sectores o segmentos de clientes específicos. Utiliza árboles de decisión para analizar situaciones como contratos con múltiples obligaciones de desempeño o pagos basados en hitos.

• Estimación continua: en el caso de las empresas con contraprestación variable, establece un proceso de revisión continua de estimaciones (trimestral o mensual) para los contratos clave. Aprovecha los datos históricos y los análisis predictivos para perfeccionar tus estimaciones sobre reembolsos, descuentos o tarifas basadas en el consumo. Asimismo, para prever con mayor precisión estas variables y evitar sorpresas, utiliza modelos de machine learning que tengan en cuenta factores externos (por ejemplo, indicadores económicos, tendencias del sector, etc.).

• Software de reconocimiento de ingresos: implementa un software avanzado de reconocimiento de ingresos que permita realizar análisis pormenorizados. Por ejemplo, el sistema puede obtener ingresos basados en el porcentaje de finalización de los proyectos, en el plazo de las suscripciones y en la entrega de los productos. Automatiza los factores desencadenantes de la realización de ingresos cuando se cumplen obligaciones contractuales específicas e incorpora controles para identificar cualquier desviación de los patrones de ingresos previstos que pueda indicar errores o una posible manipulación.

• Contratos complejos o de alto valor: forma un grupo de trabajo especializado dentro del equipo de finanzas para abordar contratos complejos o de alto valor por separado. Este equipo necesita un conocimiento profundo de los estándares de ingresos y un enfoque en los contratos que requieren un juicio significativo o que son propensos a la variabilidad, como los acuerdos de múltiples elementos o los acuerdos internacionales con diferentes interpretaciones legales del «control».

• Modificación del contrato: establece un procedimiento paso a paso para reevaluar las obligaciones de desempeño y ajusta la asignación de ingresos y el calendario cuando cambien los contratos. Crea un flujo de trabajo en el que las modificaciones desencadenen revisiones obligatorias tanto por parte de los propietarios del contrato original como de los responsables financieros. Implementa un software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) para realizar un seguimiento de las modificaciones e integrar estos cambios directamente en los sistemas de realización de ingresos.

• Análisis predictivo: utiliza el análisis predictivo para evaluar la probabilidad de cobro de pagos en función de los patrones de comportamiento de los clientes, las condiciones macroeconómicas y las puntuaciones crediticias. Para los clientes de alto riesgo, considera la posibilidad de realizar ingresos solo cuando se reciben los pagos.

• Planificación de situaciones: realiza un análisis de situaciones que modele cómo los cambios en las disposiciones del contrato, el comportamiento del cliente o las condiciones del mercado afectan la realización de ingresos. Desarrolla planes de contingencia para ajustar tus estados financieros y divulgaciones en caso de cancelaciones de contratos importantes o cambios regulatorios en un mercado clave.

• Previsiones financieras: conecta tu sistema de realización de ingresos con tus herramientas de previsión financiera para obtener actualizaciones en tiempo real. Esto permite a los equipos financieros ajustar de forma dinámica las previsiones de ingresos en función de los patrones de realización actuales y reducir la brecha entre los ingresos previstos y los reales.

• Auditorías internas: realiza auditorías internas específicamente sobre la realización de ingresos al menos semestralmente, y céntrate en áreas de alto riesgo, como nuevas líneas de productos o mercados internacionales. Utiliza técnicas de contabilidad forense para detectar señales tempranas de posibles errores o problemas de cumplimiento.

• Dashboard de realización de ingresos: crea un Dashboard para conocer las métricas clave, como los ingresos realizados frente a los no realizados, la antigüedad de las realizaciones de ingresos, las desviaciones de los patrones de reconocimiento previstos y las desviaciones de las políticas de ingresos. Utiliza esta información para realizar ajustes rápidos y mantener a la dirección y a los auditores alineados.

• Formación del equipo: lleva a cabo talleres que involucren situaciones contractuales del mundo real, estudios de casos sobre situaciones complicadas de ingresos y auditorías simuladas. Forma a los equipos para que piensen de forma crítica y utilicen su juicio con rapidez, de modo que estén mejor equipados para manejar áreas grises o situaciones de alto riesgo.