Los formularios fiscales garantizan que todas las empresas, incluidas las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), cumplan con las leyes fiscales. Según la estructura de una LLC en Estados Unidos, puede utilizar distintos formularios para informar a la agencia tributaria estadounidense (IRS) sobre aspectos como ingresos, gastos y beneficios. Completar correctamente estos formularios y presentarlos a tiempo evita problemas para la empresa y ayuda a mantener su estatus legal.

Estos formularios fiscales también ayudan a gestionar la empresa. Pueden mostrar gastos empresariales deducibles que reducen la carga fiscal total de la empresa. Para las LLC con más de un miembro, desglosan cómo se reparten las ganancias o pérdidas para mayor claridad entre los socios. Proporcionan una imagen financiera clara, respaldan la planificación y mantienen las finanzas de la empresa bajo control para los inversores y otras personas relacionadas con la empresa. A continuación, hablaremos sobre lo que las LLC deben saber acerca de los formularios fiscales, incluyendo cómo presentarlos, los documentos necesarios y más.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo formar una LLC
  
• Conceptos básicos sobre la presentación de impuestos para las LLC
  
• ¿Qué registros comerciales y documentación necesitan las LLC?
  
• Impuestos anuales para las LLC
  
• Tarifas comunes de las LLC y pagos insuficientes
  
• Cómo dar de baja tu LLC
  

Cómo constituir una LLC

Antes de considerar tus formularios de impuestos, deberás establecer una LLC. Aquí tienes una guía paso a paso para crear una:

• Elige un nombre para tu LLC: el nombre de tu LLC debe ser único y no estar ya en uso por otra empresa en tu estado. También suele ser necesario que incluya «LLC» o «Limited Liability Company» (sociedad de responsabilidad limitada). Puedes verificar la disponibilidad del nombre a través de la oficina de registro comercial o del sitio web de tu estado.

• Selecciona un agente registrado: cada LLC debe tener un agente registrado, que es una persona o entidad comercial responsable de recibir documentos legales en nombre de la LLC. El agente debe estar disponible durante el horario comercial habitual y tener una dirección física en el estado donde está registrada la LLC.

• Presenta los estatutos: este es el documento principal requerido para registrar formalmente tu LLC en el estado. Por lo general, incluye el nombre de la LLC, la dirección, la información del agente registrado y, a veces, los nombres de los miembros. Tendrás que presentar este documento ante la secretaría de estado de tu estado, u otra entidad similar, y pagar una tasa de presentación.

• Crea un acuerdo operativo: aunque no se requiere un acuerdo operativo en todos los estados, es aconsejable crear uno. Este documento interno describe la propiedad y los procedimientos operativos de la LLC para ayudar a prevenir conflictos y malentendidos.

• Obtén un número de identificación del empleador (EIN): se requiere un EIN, a veces llamado número de identificación fiscal federal, para abrir una cuenta bancaria comercial, declarar impuestos federales y contratar empleados. Puedes solicitar un EIN de forma gratuita a través del sitio web de la agencia tributaria estadounidense (IRS).

• Regístrate para los impuestos estatales: dependiendo de la ubicación de tu LLC y del tipo de negocio que hagas, es posible que tengas que registrarte para pagar los impuestos estatales, como el impuesto sobre las ventas y el impuesto del empleador.

• Cumple con los permisos y licencias locales: consulta con tu ciudad y condado para determinar si necesitas algún permiso o licencia específica para operar legalmente tu empresa.

Conceptos básicos sobre la presentación de impuestos para las LLC

La presentación flexible de impuestos puede ser una gran ventaja para los propietarios de las LLC. Esto es lo que debes saber sobre la presentación de estos impuestos.

Clasificaciones fiscales predeterminadas

Las LLC de un solo miembro se tratan de forma predeterminada como entidades excluidas, por lo que se gravan de la misma manera que las empresas unipersonales. El propietario declara los ingresos y gastos de la empresa en su declaración de impuestos personal utilizando el Anexo C, que forma parte del Formulario 1040.

Las LLC de varios miembros se tratan como sociedades colectivas de forma predeterminada. Deben presentar declaraciones informativas mediante el Formulario 1065. Cada miembro recibe un Anexo K-1, que muestra su parte de los ingresos, deducciones y créditos de la LLC, los cuales deben declarar en su declaración de impuestos personal.

Elección de la condición de sociedad anónima

Las LLC tienen la opción de tributar como una sociedad anónima presentando el Formulario 8832 ante la agencia tributaria estadounidense (IRS). A continuación, pueden optar por ser tratadas como una sociedad anónima tipo S (S corp) o una sociedad anónima tipo C (C corp). Aquí está la distinción:

• Estatus de sociedad anónima tipo C: si la LLC elige ser tratada como una sociedad anónima de tipo C, presenta su propia declaración del impuesto de sociedades utilizando el Formulario 1120 y paga los impuestos al tipo societario. Esta configuración puede ayudar a los propietarios a reducir su obligación fiscal general, pero también conduce a una doble imposición de los dividendos.

• Estatus de sociedad anónima de tipo S: elegir el estatus de sociedad anónima de tipo S (usando el Formulario 2553) puede ayudar a los propietarios de una LLC a ahorrar en impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Las ganancias y algunas pérdidas se transfieren a las declaraciones de impuestos personales de los propietarios y se gravan a tasas individuales, pero solo los salarios extraídos de la empresa están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Impuestos sobre el empleo

Si la LLC tiene empleados, debe pagar impuestos sobre el empleo. Esto implica retener la cantidad correspondiente de impuestos federales, estatales y, en algunos casos, locales de los salarios de los empleados, además de pagar la parte de impuestos que corresponde al empleador.

Impuestos estatales

Es posible que las LLC también deban pagar impuestos específicos del estado, como el impuesto estatal sobre la renta y los impuestos sobre franquicias. Estos impuestos se determinan según el lugar donde opera la LLC y la naturaleza de su negocio.

Impuestos estimados trimestrales

Si los ingresos de la LLC no están sujetos a retención, los miembros podrían necesitar realizar pagos trimestrales de impuestos estimados para cubrir su obligación tributaria prevista.

¿Qué registros comerciales y documentación necesitan las LLC?

Las LLC deben mantener una variedad de registros y documentos comerciales para el cumplimiento legal, la transparencia financiera y las operaciones generales. Las LLC deben conservar los siguientes registros:

• Estatutos: este es el documento presentado ante el estado para formar legalmente la LLC. Incluye información básica como el nombre de la LLC, la dirección y los nombres de sus miembros.

• Acuerdo operativo: si bien no es obligatorio en todos los estados, se recomienda encarecidamente un acuerdo operativo. Esto describe la estructura de propiedad, los roles de los miembros, la distribución de ganancias y los procedimientos para manejar los cambios y disolver la LLC. Sirve como un manual interno para administrar la LLC.

• Actas de las reuniones: si una LLC celebra reuniones, especialmente aquellas con varios miembros, es importante mantener actas de estas reuniones. Esta documentación debe incluir las decisiones tomadas, las acciones aprobadas y los votos de los miembros sobre temas específicos.

• Extractos bancarios: estados de cuenta bancarios periódicos para todas las cuentas a nombre de la SRL.

• Recibos y facturas: facturas y recibos de pago de todas las transacciones, incluyendo tanto ingresos como gastos.

• Libros contables: registros detallados de todas las transacciones financieras, incluidos los estados de resultados, los balances y los estados de flujo de efectivo.

• Declaraciones de impuestos y documentación: copias de las declaraciones de impuestos presentadas y cualquier documento relacionado, que pueda incluir elecciones de estatus fiscal.

• Contratos y documentos legales: cualquier contrato en el que la LLC sea parte, incluidos los contratos de arrendamiento, los contratos de servicio y los acuerdos de asociación, así como cualquier documento legal relacionado con licencias, marcas comerciales u otra propiedad intelectual.

• Registros de empleados y contratistas independientes: todos los registros relacionados con el empleo, incluidos los contratos de trabajo, los formularios fiscales (como los W-2 y 1099) y los detalles de los beneficios ofrecidos.

• Trámites regulatorios: toda documentación reglamentaria requerida, como inspecciones de seguridad y salud, licencias profesionales y permisos ambientales.

• Documentos del seguro: pólizas y documentos de reclamos relacionados con cualquier seguro comercial, incluido el seguro de responsabilidad civil, propiedad y compensación para trabajadores.

Impuestos anuales para las LLC

Las obligaciones fiscales anuales de las LLC varían según su clasificación y los requisitos del estado. Algunos sectores, como la venta de alcohol o tabaco, tienen requisitos fiscales adicionales. Esto es lo que la mayoría de las LLC pueden esperar pagar.

Impuestos federales

Sociedad de responsabilidad limitada unipersonal (entidad excluida)

Las sociedades de responsabilidad limitada de un solo miembro declaran ingresos y gastos en el Anexo C (Formulario 1040) junto con los ingresos personales. El propietario pagará impuestos sobre el empleo por cuenta propia (Seguridad Social y Medicare) sobre los ingresos de la LLC y podría necesitar realizar pagos de impuestos estimados a lo largo del año.

LLC con múltiples miembros (sociedad colectiva)

Las LLC con múltiples miembros deben presentar el Formulario 1065 (declaración informativa) para reportar ingresos y deducciones. La LLC debe emitir el Anexo K-1 a cada miembro y los miembros deben informar sus acciones en sus declaraciones de impuestos sobre la renta personal. Es posible que los miembros deban hacer pagos de impuestos estimados.

LLC tributando como sociedad anónima tipo S o tipo C

Las LLC de un solo miembro que elijan tributar como sociedades anónimas de tipo S o C deben presentar el Formulario 1120-S o 1120, respectivamente. La LLC paga el impuesto sobre la renta corporativa y distribuye las ganancias al propietario como dividendos imponibles.

Impuestos estatales

• Impuesto estatal sobre la renta: la mayoría de los estados requieren que las LLC paguen impuestos sobre la renta sobre sus ganancias. Las tarifas y reglas varían según el estado.

• Impuesto sobre franquicias: algunos estados imponen un impuesto de franquicia a las LLC por hacer negocios en el estado.

• Impuesto sobre las ventas: es posible que las LLC que venden bienes o determinados servicios deban recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas.

• Impuestos sobre el empleo: las LLC con empleados deben retener y pagar impuestos sobre la nómina.

Tarifas comunes de las LLC y pagos insuficientes

Si pagas de menos las tarifas por operar una LLC, podrías estar sujeto a posibles sanciones o problemas de cumplimiento de la normativa. A continuación, se detallan las tarifas más comunes para las LLC:

• Gastos de formación: estas son tarifas únicas que se pagan al estado cuando se constituye inicialmente la LLC. Incluyen el coste de presentar los artículos de organización. El importe varía según el estado, pero suele oscilar entre 50 y 500 dólares.

• Tarifas de informes anuales: la mayoría de los estados requieren que las LLC presenten un informe anual o bienal, que actualiza al estado sobre las actividades de la LLC y la información de contacto actual. Las tarifas por estos informes varían según el estado, pero generalmente oscilan entre 20 y 300 dólares.

• Impuestos de franquicia: algunos estados imponen un impuesto de franquicia a las LLC. Por ejemplo, California tiene un impuesto anual sobre franquicias de 800 $.

• Honorarios del agente registrado: las LLC deben tener un agente registrado en el estado donde están registradas. Si contratas los servicios de un agente profesional registrado, el coste puede oscilar entre 100 y 300 dólares al año.

• Tarifas de licencias y permisos: dependiendo del tipo de negocio y su ubicación, es posible que se requieran varias licencias y permisos locales. Estos pueden variar ampliamente en cuanto a coste.

Las LLC que no paguen estas tarifas a tiempo o no cumplan con los requisitos pueden incurrir en las siguientes sanciones financieras:

• Tarifas por mora e intereses: si una LLC no paga los impuestos o cargos requeridos a tiempo, el estado y la agencia tributaria estadounidense (IRS) pueden imponer cargos por mora e intereses. Estos pueden acumularse hasta que se liquiden las obligaciones pendientes.

• Sanciones por incumplimiento de la normativa: se pueden imponer multas más severas por no presentar los informes o declaraciones de impuestos requeridos. Estas podrían incluir sanciones por no contar con un agente registrado o no presentar un informe anual.

• Pérdida de buena reputación: la falta de pago de las tasas e impuestos puede resultar en la pérdida de una buena reputación con el estado. Esto puede afectar la capacidad de la LLC para firmar contratos, obtener financiamiento y expandir sus actividades comerciales.

• Disolución administrativa: el incumplimiento continuo puede llevar a la disolución administrativa de la LLC. Una vez disuelta, las protecciones de responsabilidad que ofrece la estructura de la LLC podrían perderse y los miembros podrían quedar expuestos a responsabilidades personales.

• Gravámenes y embargos fiscales: en caso de un pago insuficiente significativo de impuestos, la agencia tributaria estadounidense (IRS) y las autoridades fiscales estatales pueden imponer gravámenes sobre los activos de una LLC o embargar sus cuentas bancarias para recuperar lo que se debe.

Cómo dar de baja tu LLC

Así es como suele ser el proceso de disolución de una LLC.

Votación para la disolución

Los miembros de la LLC deben votar para disolver la empresa. El acuerdo operativo debe describir este proceso y la mayoría requerida para que se apruebe esta decisión. Si no hay un acuerdo operativo, la ley estatal proporciona el procedimiento de disolución.

Liquidar las obligaciones pendientes

Liquida todas las deudas, responsabilidades y obligaciones contractuales. Esto incluye pagar a los empleados sus salarios finales, liquidar las cuentas de los proveedores y resolver cualquier arrendamiento o contrato pendiente. Presenta las declaraciones de impuestos finales y paga cualquier obligación tributaria restante, que puede incluir impuestos federales, estatales y locales. Algunos estados exigen una liquidación de impuestos antes de disolver formalmente la LLC.

Presentar los artículos de disolución

Una vez que todas las deudas e impuestos estén liquidados, presenta los artículos de disolución (a veces llamados certificado de rescisión o certificado de terminación) en el estado donde se constituyó la LLC. Esto inicia formalmente el proceso de disolución legal de la LLC. Puede haber una tarifa asociada con esta presentación, dependiendo del estado.

Notificar a las partes interesadas

Informa a todos los acreedores y proveedores de tu intención de disolver la empresa. Esto puede ser necesario antes de solicitar la disolución para permitir que los acreedores tengan la oportunidad de hacer reclamaciones. Informa a tus clientes sobre el cierre de tu empresa para mantener una buena relación y gestionar los últimos pedidos o servicios.

Cerrar todas las cuentas

Cierra las cuentas bancarias comerciales y otras cuentas financieras de la LLC. Cancela cualquier licencia o permiso comercial para evitar acumular más obligaciones.

Distribuir los activos restantes

Una vez que se hayan pagado todas las deudas y obligaciones, distribuye los activos restantes entre los miembros de la LLC según sus porcentajes de participación o según lo estipulado en el acuerdo de sociedad.