Los formularios de impuestos hacen que todas las empresas, incluidas las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), cumplan con la legislación fiscal. Dependiendo de cómo esté constituida una LLC en los Estados Unidos, puede que utilice diferentes formularios de impuestos para declarar información como los ingresos, los gastos y los beneficios a la agencia tributaria estadounidense (IRS). Rellenar estos formularios correctamente y presentarlos a tiempo evita problemas a la empresa y ayuda a mantener su estatus legal.

Estos formularios de impuestos también ayudan a los titulares a tomar decisiones empresariales inteligentes. Pueden revelar los gastos de la empresa permitidos que reducen la factura fiscal general de la misma. En el caso de las LLC con más de un miembro, los formularios de impuestos desglosan cómo se reparten los beneficios o las pérdidas para que quede claro entre los socios. Proporcionan una imagen financiera clara, apoyan la planificación y mantienen las finanzas de la empresa bajo control para los inversores y otras personas relacionadas. A continuación, explicaremos lo que las LLC deben saber sobre los formularios de impuestos, incluida la forma de presentarlos y los documentos que necesitas.

De un vistazo:

• La forma en la que tu LLC declara los impuestos depende de cómo esté clasificada: las LLC de un solo miembro se consideran entidades excluidas y declaran los impuestos en el Anexo C adjunto al Formulario 1040 del titular, mientras que las LLC de varios miembros se tratan como sociedades y presentan el Formulario 1065 con el Anexo K-1 para cada socio.
  
• Las LLC pueden optar por tributar como una sociedad de tipo C presentando el Formulario 8832 (mediante el Formulario 1120), o como una sociedad de tipo S presentando el Formulario 2553 (mediante el Formulario 1120-S).
  
• La mayoría de los titulares de LLC deben pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia sobre su parte de los ingresos de la empresa (normalmente un 15,3 %).
  
• Las LLC de tributación de traspaso (pass-through) pueden cumplir los requisitos para la deducción por ingresos comerciales cualificados (QBI): hasta el 20 % de los ingresos comerciales cualificados según la Sección 199A.
  
• Documentos clave que debes recopilar: registros de ingresos de la empresa, registros de gastos, registros de activos y depreciación, registros de nóminas y cualquier formulario 1099-NEC o 1099-K recibido
  

Cómo se clasifican las LLC a efectos fiscales

Clasificaciones fiscales predeterminadas

Las LLC de un solo miembro se consideran entidades transparentes por defecto, lo que significa que tributan de la misma manera que las empresas unipersonales. El propietario declara los beneficios y los gastos de la empresa en su declaración de impuestos personal utilizando el Anexo C, que forma parte del Formulario 1040.

Las LLC de varios miembros se consideran sociedades colectivas por defecto. Deben presentar declaraciones informativas en el Formulario 1065. A continuación, cada miembro recibe un Anexo K-1 que muestra su parte de los beneficios, deducciones y créditos de la LLC, que declara en su declaración de impuestos personal.

Elección de la condición de sociedad anónima

Las LLC tienen la opción de tributar como sociedad presentando el Formulario 8832 del IRS. Pueden elegir que se las considere como una sociedad de tipo S (S corp) o una sociedad de tipo C (C corp). Esta es la diferencia entre ellas:

• Estatus de C corp: Si la LLC elige que se la considere como una C corp, presenta su propia declaración de impuestos corporativos mediante el Formulario 1120 y paga impuestos al tipo impositivo corporativo. Esta configuración puede ayudar a los propietarios a reducir su obligación fiscal general, pero también da lugar a la doble tributación de los dividendos.

• Estatus de S corp: Elegir el estatus de S corp (mediante el Formulario 2553) puede ayudar a los propietarios de LLC a ahorrar en impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Los beneficios y algunas pérdidas se transfieren a las declaraciones de impuestos personales de los propietarios y tributan a tipos individuales, pero solo los salarios que se obtienen de la empresa están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Deducción por beneficios empresariales cualificados (QBI) (sección 199A)

Los propietarios elegibles de LLC transparentes (de un solo miembro, sociedades colectivas y LLC con estatus de tipo S) pueden deducir hasta un 20 % de sus beneficios empresariales cualificados en su declaración de impuestos federal individual.

• Formulario requerido: Formulario 8995 (cálculo simplificado) o Formulario 8995-A (cálculo complejo para las personas con mayores beneficios o determinados sectores/empresas de servicios).
  
• Por qué es importante: La deducción reduce los beneficios personales sujetos a impuestos sin requerir el desglose, lo que ofrece un alivio fiscal sustancial para las pequeñas empresas que operan como entidades transparentes.
  

Impuestos sobre el trabajo

Si la LLC tiene empleados, debe pagar impuestos sobre el empleo. Esto implica retener la cantidad correspondiente de impuestos federales, estatales y, en algunos casos, locales de los salarios de los empleados, además de pagar la parte de impuestos que corresponde al empleador.

Impuestos estatales

Es posible que las LLC también deban pagar impuestos específicos del estado, como el impuesto estatal sobre la renta y los impuestos sobre franquicias. Estos impuestos se determinan según el lugar donde opera la LLC y la naturaleza de su negocio.
La mayoría de los estados con un impuesto individual sobre los beneficios permiten a las LLC de varios miembros y a las S corp presentar de forma opcional una declaración anual de impuestos estatales a nivel de entidad (PTET). Al pagar los impuestos estatales sobre los beneficios directamente a través de la LLC en lugar de a nivel de cada miembro individual, la empresa puede deducir el 100 % de los impuestos estatales como un gasto comercial federal, lo que permite eludir el límite de desglose federal individual de los impuestos estatales y locales (SALT).

Cómo presentar los impuestos de una LLC de un solo miembro (Anexo C + Formulario 1040, impuesto SE, QBI)

Por defecto, el IRS trata a una LLC de un solo miembro como una «entidad transparente». La LLC no presenta una declaración federal de impuestos sobre los beneficios por separado. En cambio, todos los beneficios y pérdidas se transfieren directamente a la declaración de impuestos personal del propietario.

• Formulario 1040 (Anexo C): Declara todos los ingresos brutos de la empresa, el coste de los bienes vendidos (COGS) y los gastos operativos deducibles. El beneficio neto o la pérdida resultante se transfiere directamente al Formulario 1040 (Anexo 1).

• Anexo SE (Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia): Debido a que los propietarios de una LLC de un solo miembro se consideran trabajadores por cuenta propia, las ganancias netas de 400 $ o más están sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15,3 % (el 12,4 % de la Seguridad Social + el 2,9 % de Medicare). Esto se calcula en el Anexo SE. También puedes deducir el 50 % del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia como ajuste por encima de la línea sobre los beneficios en el Formulario 1040.

• Deducción por beneficios empresariales cualificados (QBI) de la sección 199A: Las ganancias transferidas generalmente cumplen los requisitos para obtener hasta un 20 % de deducción en los beneficios empresariales cualificados. Calcula esto utilizando el Formulario 8995 (cálculo simplificado) o el Formulario 8995-A (para beneficios sujetos a impuestos más altos o determinados sectores/empresas de servicios).

• Impuestos estimados trimestrales (Formulario 1040-ES): Sin la retención de impuestos del empleador, los propietarios deben realizar cuatro pagos de impuestos estimados trimestrales (abril, junio, septiembre y enero) para cubrir las obligaciones combinadas del impuesto sobre los beneficios y del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Cómo presentar los impuestos de una LLC de varios miembros (Formulario 1065 + Anexo K-1, ejemplo práctico)

El IRS clasifica las LLC de varios miembros como sociedades colectivas por defecto. La empresa es una entidad transparente que no paga el impuesto federal sobre los beneficios a nivel de entidad, pero debe presentar una declaración informativa anual.

• Formulario 1065 (Declaración de beneficios de sociedades de EE. UU.): Una declaración informativa que presenta la LLC antes del 15 de marzo (o el día 15 del tercer mes siguiente al cierre del ejercicio fiscal) en la que se declaran los ingresos totales, los gastos operativos, las deducciones y el beneficio neto de la empresa.

• Anexo K-1 (Formulario 1065): La LLC prepara un Anexo K-1 para cada socio en el que se detalla su parte distributiva específica de los beneficios, pérdidas, deducciones y créditos de acuerdo con el acuerdo operativo.

• Declaración en las declaraciones individuales: Cada miembro toma su Anexo K-1 y declara los beneficios en el Formulario 1040, Anexo E (Parte II). Los socios activos también pagan el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia por su parte de las ganancias empresariales ordinarias a través del Anexo SE.

Cómo presentar los impuestos de una LLC que tributa como sociedad de tipo C (Formulario 1120)

Una LLC puede elegir tributar como una sociedad estándar (C corp) mediante la presentación del Formulario 8832 (Elección de clasificación de entidad). Bajo esta estructura, la empresa deja de ser una entidad transparente y está sujeta a las normas del impuesto de sociedades sobre los beneficios.

• Formulario 1120 (Declaración del impuesto sobre los beneficios de sociedades de EE. UU.): La LLC presenta su propia declaración de impuestos corporativos, que vence el 15 de abril para las empresas con año natural, y paga el tipo impositivo corporativo federal fijo del 21 % sobre todos los beneficios netos.

• Compensación del propietario (salario del W-2): Los propietarios que realizan un trabajo activo para la LLC se consideran empleados y deben recibir un salario a precio de mercado que se declara en el Formulario W-2, sujeto a los impuestos de nómina estándar y a la retención del impuesto sobre los beneficios.

• Dividendos de los accionistas (Formulario 1099-DIV): Los beneficios restantes que se distribuyen a los propietarios se emiten como dividendos. La LLC no puede deducir los pagos de dividendos como gasto y los propietarios deben declararlos como beneficios por dividendos en sus declaraciones individuales.

• Impuestos corporativos estimados (Formulario 1120-W): Si la LLC prevé que su obligación fiscal corporativa sea de 500 $ o más, debe realizar pagos estimados trimestrales utilizando el sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS).

Cómo presentar los impuestos de una LLC que tributa como sociedad de tipo S (elección del Formulario 2553 + Formulario 1120-S)

Una LLC puede elegir el estatus del Subcapítulo S para mantener la tributación transparente al tiempo que reduce los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia para los propietarios y operadores. Para hacer esta elección, la LLC debe presentar el Formulario 2553 (Elección de una pequeña empresa corporativa) en un plazo de 75 días desde el inicio del ejercicio fiscal o durante el ejercicio fiscal anterior.

• Formulario 1120-S (Declaración del impuesto sobre los beneficios de EE. UU. para una sociedad de tipo S): Una declaración informativa que presenta la LLC antes del 15 de marzo en la que se declaran los ingresos brutos, las deducciones, la compensación de los directivos y el beneficio neto de la empresa.

• Anexo K-1 (Formulario 1120-S): La LLC genera un Anexo K-1 para cada accionista que muestra la parte que se le ha asignado del beneficio empresarial ordinario, que se declara en el Formulario 1040, Anexo E.

• Compensación razonable a través del W-2: El IRS exige que los propietarios-empleados activos reciban un «salario razonable» acorde con su función. Este salario se procesa mediante una nómina estándar (sujeto al 15,3 % de la FICA y a los impuestos de retención) y se deduce como un gasto comercial corporativo en el Formulario 1120-S.

• Distribuciones (ahorros en el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia): Cualquier beneficio restante tras el pago de salarios razonables puede retirarse como distribuciones a los accionistas. Las distribuciones se transfieren a los propietarios sin estar sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15,3 %.

• Elegibilidad de la QBI según la sección 199A: Los beneficios transferidos de la S corp cumplen los requisitos para la deducción del 20 % de la QBI, aunque las empresas con mayores beneficios pueden estar sujetas a limitaciones en función de los salarios totales del W-2 pagados por la entidad.

¿Qué documentos necesitas para declarar los impuestos de tu LLC?

Para garantizar que la declaración sea precisa y reclamar todas las deducciones de la empresa a las que tengas derecho, recopila documentación exhaustiva sobre tus ingresos, gastos operativos, inversiones de capital y gastos de personal antes de presentarla. A continuación te indicamos lo que necesitarás.

Registros de ingresos

• Resúmenes de ventas e ingresos: Ingresos brutos, resúmenes de cobros del sistema POS (punto de venta), informes de pasarelas de pagos en línea (como Stripe o PayPal) y registros de todas las facturas de clientes pagadas

• Declaraciones informativas recibidas: Formularios 1099-NEC (para pagos de clientes a contratistas superiores a 600 $), 1099-MISC (alquileres, cánones, premios) y 1099-K (transacciones de tarjetas de pago y redes de terceros)

• Extractos bancarios y de cuentas de comerciante: Extractos mensuales completos de todas las cuentas de procesadores y cuentas bancarias de empresa dedicadas para verificar el total de depósitos y las entradas de efectivo brutas

• Registros de ingresos complementarios: Extractos de los intereses generados en las cuentas de empresa (Formulario 1099-INT), ingresos por dividendos, devoluciones/descuentos o ingresos de la venta de activos

Registros de gastos

• Facturas y recibos de proveedores: Documentación detallada de todos los gastos operativos deducibles, lo que incluye las compras de inventario, las suscripciones de software, el alojamiento web, los servicios profesionales (jurídicos y contables), la publicidad y el material de oficina

• Extractos de las cuentas de empresa dedicadas: Registros bancarios y de tarjetas de crédito que corroboran las fechas de pago, los importes de las transacciones y los nombres de los beneficiarios

• Registros de kilometraje de vehículos y viajes: Registros puntuales que detallan la fecha, el sitio de inicio y de fin, el kilometraje total y el fin comercial específico de todos los viajes comerciales (obligatorio tanto si se solicita la tarifa de kilometraje estándar como los gastos reales)

• Registros de la oficina en casa: Los metros cuadrados exactos de tu espacio de trabajo dedicado frente al área total de la casa, junto con las facturas de servicios públicos, el alquiler, el seguro de hogar y los costes de reparación (si se utiliza el método de gastos reales)

Registros de activos y depreciación

• Facturas de compras de capital: Recibos, facturas de venta y contratos de compra de activos a largo plazo de gran valor, como maquinaria, equipos especializados, ordenadores, vehículos y mobiliario de oficina

• Fechas de puesta en servicio: Fechas exactas en las que el equipo o la propiedad se puso en servicio activo para la empresa (necesarias para calcular el gasto de la Sección 179 o la depreciación adicional en el Formulario 4562)

• Programas de depreciación de años anteriores: Programas de depreciación históricos de declaraciones de impuestos anteriores para realizar un seguimiento de la depreciación acumulada y los ajustes de la base

• Documentación de enajenación y venta: Recibos de venta, registros de desguace o documentación de canje de cualquier activo de la empresa que se haya vendido, retirado o enajenado durante el año fiscal

Registros de nóminas (si tu LLC tiene empleados)

• Resúmenes anuales de nóminas: Informes detallados que reflejan los salarios brutos pagados, las bonificaciones, las horas extra, los impuestos pagados por el empleado y los impuestos de nómina pagados por el empleador

• Declaraciones de impuestos de nóminas federales: Copias de las declaraciones federales trimestrales (Formulario 941) y de la declaración anual de impuestos federales por desempleo (Formulario 940)

• Formularios de salarios de fin de año: Copias presentadas de las declaraciones de salarios e impuestos del Formulario W-2 de los empleados y del comprobante de transmisión del Formulario W-3 adjunto

• Resúmenes de pagos a contratistas: Copias de todas las declaraciones del Formulario 1099-NEC y de los comprobantes de transmisión del Formulario 1096 emitidos a contratistas independientes, junto con los registros firmados del Formulario W-9 archivados de cada proveedor

• Beneficios y aportaciones de jubilación: Documentación de las aportaciones del empleador a los planes de salud grupales, los planes HSA/FSA, el seguro de compensación para trabajadores y los planes de jubilación que cumplan los requisitos (p. ej., SEP-IRA, SIMPLE IRA o 401[k])

¿Qué registros comerciales y documentación necesitan las LLC?

Las LLC deben mantener una serie de registros y documentos de la empresa para el cumplimiento de la normativa, la transparencia financiera y las operaciones generales. A continuación te indicamos lo que las LLC deben mantener archivado:

• Escritura de constitución: Este es el documento que se presenta al estado para constituir legalmente la LLC. Incluye información básica, como el nombre de la LLC, su dirección y los nombres de sus miembros.

• Acuerdo de funcionamiento: Aunque no es obligatorio en todos los estados, se recomienda encarecidamente contar con un acuerdo de funcionamiento. En él se describe la estructura de propiedad, las funciones de los miembros, el reparto de beneficios y los procedimientos para gestionar los cambios y la disolución de la LLC. Funciona como un manual interno para el funcionamiento de la LLC.

• Actas de reuniones: Si una LLC celebra reuniones, en especial aquellas en las que participan varios miembros, es importante levantar acta de las mismas. Esta documentación debe incluir las decisiones tomadas, las acciones aprobadas y los votos de los miembros sobre cuestiones específicas.

• Extractos bancarios: Extractos bancarios periódicos de todas las cuentas a nombre de la LLC.

• Recibos y facturas: Facturas y recibos de pago de todas las transacciones, incluidos tanto los ingresos como los gastos

• Libros de contabilidad: Registros detallados de todas las transacciones financieras, incluidos los estados de ingresos, los balances y los estados de flujo de caja

• Declaraciones y documentación de impuestos: Copias de las declaraciones de impuestos presentadas y de cualquier documento relacionado, lo que podría incluir elecciones sobre el estatus fiscal

• Contratos y documentos jurídicos: Cualquier contrato del que la LLC forme parte, incluidos los contratos de arrendamiento, los contratos de servicios y los acuerdos de asociación, así como cualquier documento legal relacionado con licencias, marcas comerciales u otra propiedad intelectual

• Registros de empleados y contratistas independientes: Cualquier registro relacionado con el empleo, lo que incluye los contratos de trabajo, los formularios de impuestos (como el W-2 y el 1099) y los detalles de los beneficios ofrecidos

• Trámites normativos: Cualquier documento normativo obligatorio, como inspecciones de sanidad y seguridad, licencias profesionales y permisos medioambientales

• Documentos de seguros: Pólizas y documentos de reclamaciones relacionados con cualquier seguro de la empresa, lo que incluye seguros de responsabilidad civil, de propiedad y de compensación para trabajadores

Plazos de presentación de impuestos para las LLC

El plazo de presentación de impuestos federales de tu LLC depende de cómo se clasifique la empresa a fines fiscales (de un solo miembro, sociedad de varios miembros, S corp o C corp) y de si opera en un año natural estándar (que finaliza el 31 de diciembre) o en un año fiscal.

Impuestos estimados trimestrales

Si los ingresos de la LLC no están sujetos a retención, los miembros podrían necesitar realizar pagos trimestrales de impuestos estimados para cubrir su obligación tributaria prevista.

• Pago del T1: Vencimiento el 15 de abril (cubre los beneficios del 1 de enero al 31 de marzo)

• Pago del T2: Vencimiento el 15 de junio (cubre los beneficios del 1 de abril al 31 de mayo)

• Pago del T3: Vencimiento el 15 de septiembre (cubre los beneficios del 1 de junio al 31 de agosto)

• Pago del T4: Vencimiento el 15 de enero del año siguiente (cubre los beneficios del 1 de septiembre al 31 de diciembre)

Impuestos anuales para las LLC

Las obligaciones fiscales anuales de las LLC varían según su clasificación y los requisitos del estado. Algunos sectores, como la venta de alcohol o tabaco, tienen requisitos fiscales adicionales. Esto es lo que la mayoría de las LLC pueden esperar pagar.

Impuestos federales

LLC de un solo miembro (entidad ignorada)

Las LLC de un solo miembro declaran sus beneficios y gastos en el Anexo C (Formulario 1040) junto con los beneficios personales. El propietario pagará impuestos sobre el trabajo por cuenta propia (Seguridad Social y Medicare) sobre los beneficios de la LLC y es posible que tenga que realizar pagos de impuestos estimados a lo largo del año.

LLC de varios miembros (sociedad)

Las LLC de varios miembros deben presentar el Formulario 1065 (declaración informativa) para declarar los beneficios y las deducciones. La LLC debe emitir el Anexo K-1 a cada miembro y los miembros deben declarar sus participaciones en sus declaraciones de impuestos sobre los beneficios personales. Es posible que los miembros tengan que realizar pagos de impuestos estimados.

LLC gravadas como S corp o C corp

Las LLC de un solo miembro que eligen ser gravadas como S corp o C corp deben presentar el Formulario 1120-S o el 1120, respectivamente. Las LLC de tipo C corp pagan el impuesto sobre los beneficios corporativos y distribuyen las ganancias al propietario como dividendos sujetos a impuestos, mientras que las LLC de tipo S corp son entidades fiscalmente transparentes que no pagan el impuesto federal sobre los beneficios corporativos ni distribuyen dividendos sujetos a impuestos.

Impuestos estatales

• Impuesto estatal sobre los beneficios: La mayoría de los estados exigen que las LLC paguen el impuesto sobre los beneficios por sus ganancias. Las tasas y las reglas varían según el estado.

• Impuesto de franquicia: Algunos estados imponen un impuesto de franquicia a las LLC por hacer negocios en el estado.

• Impuesto sobre las ventas: Es posible que las LLC que venden bienes o ciertos servicios tengan que cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas.

• Impuestos sobre el empleo: Las LLC con empleados deben retener y pagar los impuestos sobre la nómina.

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