Steuerformulare sorgen dafür, dass alle Unternehmen, einschließlich Limited Liability Companies (LLCs), die Steuergesetze einhalten. Je nachdem, wie eine LLC in den USA eingerichtet ist, kann sie unterschiedliche Formulare verwenden, um Informationen wie Einnahmen, Ausgaben und Gewinn an den Internal Revenue Service (IRS) zu melden. Wenn Sie diese Formulare richtig ausfüllen und rechtzeitig einreichen, bleibt das Unternehmen regelkonform und behält seinen rechtlichen Status.

Diese Steuerformulare helfen auch bei der Verwaltung des Unternehmens. Sie können zulässige Geschäftsausgaben aufzeigen, die die fällige Gesamtsteuer des Unternehmens senken. Für LLCs mit mehreren Mitgliedern schlüsseln sie auf, wie Gewinne oder Verluste aufgeteilt werden, um Klarheit zwischen den Partnerinnen und Partnern zu schaffen. Sie bieten ein klares finanzielles Bild, unterstützen die Planung und halten die Geschäftsfinanzen für Anleger/innen und andere mit dem Unternehmen verbundene Personen in Schach. Im Folgenden wird erörtert, was LLCs über Steuerformulare wissen müssen, einschließlich der Frage, wie sie eingereicht werden, welche Dokumente Sie benötigen und vieles mehr.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So gründen Sie eine LLC
  
• Grundlagen der LLC-Steuererklärung
  
• Welche Geschäftsunterlagen und Belege benötigen LLCs?
  
• Jährliche Steuern für LLCs
  
• Übliche LLC-Gebühren und Unterbezahlung
  
• So lösen Sie Ihre LLC auf
  

So gründen Sie eine LLC

Bevor Sie an Ihre Steuerformulare denken können, müssen Sie eine LLC gründen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu:

• Wählen Sie einen Namen für Ihre LLC aus: Der Name Ihrer LLC muss eindeutig sein und darf nicht bereits von einem anderen Unternehmen in Ihrem Bundesstaat verwendet werden. In der Regel muss er auch „LLC“ oder „Limited Liability Company“ enthalten. Sie können die Verfügbarkeit von Namen bei der Einreichungsstelle oder auf der Website Ihres Bundesstaats überprüfen.

• Wählen Sie eine registrierte Vertretung aus: Jede LLC muss eine registrierte Vertretung aufweisen, eine natürliche oder juristische Person, die für den Erhalt von Rechtsdokumenten im Namen der LLC verantwortlich ist. Die Vertretung muss während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein und eine physische Adresse in dem Bundesstaat haben, in dem die LLC registriert ist.

• Reichen Sie eine Satzung ein: Dies ist das wichtigste Dokument, das für die formelle Registrierung Ihrer LLC beim Bundesstaat erforderlich ist. Es enthält in der Regel den Namen, die Adresse, die Informationen zur registrierten Vertretung und manchmal die Namen der Mitglieder der LLC. Sie müssen dieses Dokument beim Secretary of State Office Ihres Bundesstaats oder einer ähnlichen Einrichtung einreichen und eine Anmeldegebühr entrichten.

• Erstellen Sie eine Betriebsvereinbarung: Obwohl nicht in jedem Bundesstaat eine Betriebsvereinbarung erforderlich ist, sollten Sie eine erstellen. Dieses interne Dokument beschreibt die Eigentumsverhältnisse und die Betriebsabläufe der LLC, um Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden.

• Beantragen Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN): Eine EIN, manchmal auch als Bundessteueridentifikationsnummer bezeichnet, ist erforderlich, um ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen, die Bundessteuererklärung einzureichen und Mitarbeiter/innen einzustellen. Sie können über die IRS-Website kostenlos eine EIN beantragen.

• Registrieren Sie sich für Steuern auf Bundesstaatenebene: Je nachdem, wo sich Ihre LLC befindet und welche Art von Geschäft Sie betreiben, müssen Sie sich möglicherweise für bundestaatliche Steuern wie die Verkaufssteuer und Arbeitgebersteuer registrieren.

• Halten Sie lokale Genehmigungen und Lizenzen ein: Erkundigen Sie sich bei Ihrer Stadt und Ihrem Landkreis, ob Sie bestimmte Genehmigungen oder Lizenzen benötigen, um Ihr Unternehmen legal zu betreiben.

Grundlagen der LLC-Steuererklärung

Die flexible Steuererklärung kann ein großer Vorteil für LLC-Inhaber/innen sein. Hier erfahren Sie, was Sie über die Einreichung dieser Steuern wissen müssen.

Standard-Steuerklassifizierungen

LLCs mit einem Mitglied werden standardmäßig als nicht berücksichtigte Unternehmen behandelt, also genauso besteuert wie Einzelunternehmen. Inhaber/innen geben ihre Unternehmenseinnahmen und -ausgaben in ihrer persönlichen Steuererklärung mithilfe von Schedule C an, das Teil des Formulars 1040 ist.

LLCs mit mehreren Mitgliedern werden standardmäßig als Personengesellschaften behandelt. Sie müssen Informationserklärungen auf dem Formular 1065 einreichen. Jedes Mitglied erhält dann ein Schedule K-1, das seinen Anteil an den Einkünften, Abzügen und Gutschriften der LLC zeigt, die es in seinen persönlichen Steuererklärungen angibt.

Rechtsform einer Kapitalgesellschaft wählen

LLCs haben die Möglichkeit, als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden, indem sie IRS-Formular 8832 einreichen. Sie können dann wählen, ob sie als S-Corporation (S-Corp) oder als C-Corporation (C-Corp) behandelt werden möchten. Das sind die Unterschiede:

• C-Corp-Status: Entscheidet sich die LLC dafür, als C-Corporation behandelt zu werden, reicht sie ihre eigene Körperschaftssteuererklärung mit Formular 1120 ein und zahlt Steuern zum Unternehmenssatz. Mit dieser Konstellation können Inhaber/innen ihre Gesamtsteuerschuld senken, sie führt aber auch zu einer Doppelbesteuerung von Dividenden.

• S-Corp-Status: Die Wahl des S-Corp-Status (unter Verwendung des Formulars 2553) kann LLC-Inhaberinnen und -Inhabern helfen, Steuern für Selbstständige zu reduzieren. Gewinne und einige Verluste werden an die persönlichen Steuererklärungen der Inhaber/innen weitergegeben und zu individuellen Sätzen besteuert, aber nur die vom Unternehmen bezogenen Gehälter unterliegen der Steuer für Selbstständige.

Lohnsteuer

Wenn die LLC Mitarbeiter/innen hat, muss sie Lohnsteuer zahlen. Dies beinhaltet die Einbehaltung des richtigen Betrags an Bundes-, Bundesstaats- und manchmal auch Kommunalsteuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter/innen und die Zahlung des Arbeitgeberanteils an den Steuern.

Steuern auf Bundesstaatenebene

LLCs müssen möglicherweise auch bundesstaatliche Steuern wie die Einkommensteuer und Franchise-Steuern des Bundesstaats zahlen. Diese Steuern werden dadurch bestimmt, wo die LLC tätig ist und welche Art von Geschäftstätigkeit sie ausübt.

Geschätzte vierteljährliche Steuern

Wenn die Einnahmen der LLC nicht der Steuereinbehaltung unterliegen, müssen die Mitglieder möglicherweise vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen leisten, um ihre erwartete Steuerschuld zu decken.

Welche Geschäftsunterlagen und Belege benötigen LLCs?

LLCs müssen eine Reihe von Geschäftsunterlagen und Belegen aufbewahren, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, finanzielle Transparenz und reibungslose allgemeine Abläufe zu gewährleisten. Hier ist ein Blick darauf, was LLCs aufbewahren sollten:

• Satzung: Dies ist das Dokument, das beim Bundesstaat eingereicht wurde, um die LLC rechtlich zu gründen. Es enthält grundlegende Informationen wie den Namen, die Adresse und die Namen der Mitglieder der LLC.

• Betriebsvereinbarung: Obwohl sie nicht in jedem Bundesstaat erforderlich ist, wird eine Betriebsvereinbarung dringend empfohlen. Darin werden die Eigentümerstruktur, die Mitgliederrollen, die Gewinnverteilung und die Verfahren für den Umgang mit Änderungen und die Auflösung der LLC beschrieben. Sie dient als internes Handbuch für den Betrieb der LLC.

• Sitzungsprotokolle: Wenn eine LLC Meetings abhält, insbesondere solche mit mehreren Mitgliedern, ist es wichtig, Protokolle dieser Meetings zu führen und aufzubewahren. Diese Dokumentation sollte getroffene Entscheidungen, genehmigte Maßnahmen und Abstimmungen der Mitglieder zu bestimmten Themen enthalten.

• Kontoauszüge: Regelmäßige Kontoauszüge für alle Konten unter dem Namen der LLC.

• Belege und Rechnungen: Rechnungen und Zahlungsbelege für alle Transaktionen, sowohl für Einnahmen als auch für Ausgaben.

• Geschäftsbücher: Detaillierte Aufzeichnungen aller Finanztransaktionen, einschließlich Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Cashflowaufstellungen.

• Steuererklärungen und Dokumentation: Kopien der eingereichten Steuererklärungen und aller damit zusammenhängenden Dokumente, die möglicherweise die Wahl des Steuerstatus enthalten.

• Verträge und Rechtsdokumente: Alle Verträge, an denen die LLC beteiligt ist, einschließlich Mietverträge, Dienstleistungsverträge und Partnerschaftsvereinbarungen, sowie alle rechtlichen Dokumente im Zusammenhang mit Lizenzen, Marken oder anderem geistigen Eigentum.

• Aufzeichnungen über Mitarbeiter/innen und unabhängige Auftragnehmer/innen: Alle beschäftigungsbezogenen Unterlagen, einschließlich Arbeitsverträge, Steuerformulare (z. B. W-2 und 1099) und Details zu den angebotenen Leistungen.

• Regulatorische Unterlagen: Alle erforderlichen behördlichen Dokumente, wie z. B. Gesundheits- und Sicherheitsinspektionen, Berufszulassungen und Umweltgenehmigungen.

• Versicherungsunterlagen: Policen und Schadensdokumente im Zusammenhang mit Unternehmensversicherungen, einschließlich Haftpflicht-, Sach- und Arbeitsunfallversicherungen.

Jährliche Steuern für LLCs

Die jährlichen Steuerverpflichtungen für LLCs variieren je nach Klassifizierung und bundesstaatlichen Anforderungen. Für einige Branchen, wie den Verkauf von Alkohol oder Tabak, gelten zusätzliche steuerliche Anforderungen. Folgendes können die meisten LLCs erwarten.

Bundessteuern

LLC mit einem Mitglied (nicht berücksichtigtes Unternehmen)

LLCs mit einem Mitglied melden Einnahmen und Ausgaben zusammen mit persönlichem Einkommen in Schedule C (Formular 1040). Inhaber/innen zahlen Steuern für Selbstständige (Sozialversicherung und Krankenversicherung) auf die Einnahmen der LLC und muss möglicherweise das ganze Jahr über geschätzte Steuerzahlungen leisten.

LLC mit mehreren Mitgliedern (Personengesellschaft)

LLCs mit mehreren Mitgliedern müssen das Formular 1065 (Informationserklärung) einreichen, um Einkommen und Abzüge zu melden. Die LLC muss jedem Mitglied Schedule K-1 ausstellen und die Mitglieder müssen ihre Anteile in ihren persönlichen Einkommensteuererklärungen angeben. Mitglieder müssen möglicherweise geschätzte Steuerzahlungen leisten.

Als S-Corps oder C-Corps besteuerte LLCs

LLCs mit einem Mitglied, die sich für die Besteuerung als S-Corps oder C-Corps entscheiden, müssen das Formular 1120-S bzw. 1120 einreichen. Die LLC zahlt Körperschaftssteuer und schüttet Gewinne als steuerpflichtige Dividenden an den/die Inhaber/in aus.

Steuern auf Bundesstaatenebene

• Bundesstaatliche Einkommensteuer: Die meisten Bundesstaaten verlangen von LLCs, dass sie Einkommensteuer auf ihre Gewinne zahlen. Die jeweiligen Sätze und Regeln variieren je nach Bundesstaat.

• Franchise-Steuer: Einige Bundesstaaten erheben eine Franchise-Steuer für LLCs, wenn sie im Bundesstaat Geschäfte tätigen.

• Verkaufssteuer: LLCs, die Waren oder bestimmte Dienstleistungen verkaufen, müssen möglicherweise eine Verkaufssteuer erheben und abführen.

• Lohnsteuer: LLCs mit Angestellten müssen Lohnsteuern einbehalten und zahlen.

Übliche LLC-Gebühren und Unterbezahlung

Wenn Sie zu wenig Gebühren für den Betrieb einer LLC zahlen, können Sie potenziellen Strafen oder Compliance-Problemen ausgesetzt sein. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Übersicht über gängige Gebühren für LLCs:

• Gründungsgebühren: Dabei handelt es sich um eine einmalige Gebühr, die bei der Gründung Ihrer LLC an den Bundesstaat gezahlt wird. Sie beinhaltet die Kosten für die Einreichung der Satzung. Der Betrag variiert je nach Bundesstaat, liegt aber in der Regel zwischen 50 und 500 USD.

• Jahresberichtsgebühren: Die meisten Bundesstaaten verlangen von LLCs, dass sie jedes Jahr oder alle zwei Jahre einen Bericht einreichen, in dem der Bundesstaat über die Aktivitäten der LLC und aktuelle Kontaktinformationen informiert wird. Die Gebühren für diese Berichte variieren je nach Bundesstaat, liegen aber in der Regel zwischen 20 und 300 USD.

• Franchise-Steuern: Einige Bundesstaaten erheben eine Franchise-Steuer für LLCs. In Kalifornien beispielsweise wird eine jährliche Franchise-Steuer von 800 USD erhoben.

• Gebühren für registrierte Vertretung: LLCs müssen in dem Bundesstaat, in dem sie eingetragen sind, eine registrierte Vertretung aufweisen. Wenn Sie einen professionellen registrierten Vertretungsdienst beauftragen, kann dies zwischen 100 und 300 USD pro Jahr kosten.

• Lizenz- und Genehmigungsgebühren: Abhängig von der Art des Unternehmens und seinem Standort können verschiedene lokale Lizenzen und Genehmigungen erforderlich sein. Diese können sehr unterschiedliche Kosten mit sich bringen.

LLCs, die diese Gebühren nicht rechtzeitig zahlen oder anderweitig Anforderungen nicht erfüllen, können mit den folgenden Geldbußen belegt werden:

• Verzugsgebühren und -zinsen: Wenn eine LLC die erforderlichen Steuern oder Gebühren nicht rechtzeitig zahlt, können der Bundesstaat und der IRS Verzugsgebühren und -zinsen erheben. Diese können sich erhöhen, bis die ausstehenden Verbindlichkeiten beglichen sind.

• Strafen bei Nichteinhaltung: Beim Versäumnis, die erforderlichen Berichte oder Steuererklärungen einzureichen, können strengere Strafen verhängt werden. Dazu können Strafen für den Fall gehören, dass Sie keine registrierte Vertretung ernennen oder keinen Jahresbericht einreichen.

• Nichtkonformität: Die Nichtzahlung von Gebühren und Steuern kann dazu führen, dass der Bundesstaat das Unternehmen als regelwidrig einstuft. Dies kann sich auf die Fähigkeit der LLC auswirken, Verträge abzuschließen, Finanzierungen zu sichern und ihre Geschäftsaktivitäten auszuweiten.

• Administrative Auflösung: Die fortgesetzte Nichteinhaltung kann zur administrativen Auflösung der LLC führen. Nach der Auflösung kann der Haftungsschutz, den die LLC-Struktur bietet, verloren gehen und die Mitglieder können der persönlichen Haftung ausgesetzt sein.

• Steuerpfandrechte und Abgaben: Bei größerer Unterzahlung von Steuern können der IRS und die bundesstaatlichen Steuerbehörden Pfandrechte an den Vermögenswerten einer LLC platzieren oder ihre Bankkonten belasten, um die Schulden zurückzuerhalten.

So lösen Sie Ihre LLC auf

So sieht der Prozess der Auflösung Ihrer LLC in der Regel aus.

Über Auflösung abstimmen

Die Mitglieder der LLC müssen über die Auflösung des Unternehmens abstimmen. In der Betriebsvereinbarung sollten dieser Prozess und die für diese Entscheidung erforderliche Mehrheit dargelegt werden. Wenn keine Betriebsvereinbarung besteht, wird das bundesstaatliche Recht für das Auflösungsverfahren herangezogen.

Ausstehende Verbindlichkeiten begleichen

Zahlen Sie alle Schulden und Verbindlichkeiten und leisten Sie vertragliche Verpflichtungen. Dazu gehören die Zahlung des letzten Gehalts an die Mitarbeiter/innen, die Begleichung von Lieferantenrechnungen und die Kündigung ausstehender Mietverträge oder Verträge. Reichen Sie die endgültige Steuererklärung ein und zahlen Sie alle verbleibenden Steuerschulden, einschließlich Steuern auf Bundes-, Bundesstaats- und Kommunalebene. Einige Bundesstaaten verlangen eine steuerliche Überprüfung, bevor Sie die LLC formell auflösen.

Liquidationserklärung einreichen

Sobald alle Schulden und Steuern beglichen sind, reichen Sie die Liquidationserklärung (manchmal auch als Liquidationsurkunde oder Auflösungsbescheinigung bezeichnet) bei dem Bundesstaat ein, in dem die LLC gegründet wurde. Damit wird der Prozess der rechtlichen Auflösung der LLC formell eingeleitet. Je nach Bundesstaat kann mit dieser Einreichung eine Gebühr verbunden sein.

Beteiligte benachrichtigen

Informieren Sie alle Gläubiger und Lieferanten über Ihre Auflösungsabsicht. Dies kann erforderlich sein, bevor Sie eine Auflösung beantragen, damit Gläubiger die Möglichkeit haben, Ansprüche geltend zu machen. Informieren Sie Kundinnen und Kunden über Ihre Geschäftsschließung, um Ihr geschäftliches Ansehen zu wahren und letzte Bestellungen oder Dienstleistungen zu verwalten.

Alle Konten schließen

Schließen Sie alle Geschäftsbankkonten und sonstigen Finanzkonten für die LLC. Annullieren Sie alle Geschäftslizenzen oder Genehmigungen, um weitere Verpflichtungen zu vermeiden.

Verbleibende Vermögenswerte verteilen

Nachdem alle Schulden und Verpflichtungen beglichen wurden, verteilen Sie das verbleibende Vermögen unter den Mitgliedern der LLC entsprechend ihren Eigentumsanteilen oder wie in der Betriebsvereinbarung festgelegt.