Los formularios fiscales hacen que todas las empresas, incluidas las sociedades de responsabilidad limitada (limited liability companies, LLC, cumplan con las leyes fiscales. Dependiendo de cómo se establezca una LLC en Estados Unidos, puede usar diferentes formularios para informar sobre ingresos, gastos y ganancias al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) Obtener estos formularios correctamente y entregarlos a tiempo mantiene a la empresa fuera de problemas y ayuda a mantener su régimen jurídico.

Estos formularios fiscales también ayudan a administrar la empresa. Pueden revelar gastos comerciales permitidos que reducen la factura fiscal general de la empresa. En el caso de las LLC con más de un miembro, desglosan cómo se dividen las ganancias o pérdidas para mayor claridad entre los socios. Proporcionan una imagen financiera clara, respaldan la planificación y mantienen las finanzas de la empresa bajo control para los inversores y otras personas relacionadas con la empresa. A continuación, discutiremos lo que las LLC deben saber sobre los formularios fiscales, incluido cómo presentarlos, los documentos que necesitan y más.

¿Qué hay en este artículo?

• Cómo constituir una LLC
  
• Fundamentos de la declaración de impuestos de las LLC
  
• ¿Qué registros y documentación comercial necesitan las LLC?
  
• Impuestos anuales para las LLC
  
• Comisiones comunes de las LLC y pago insuficiente
  
• Cómo cancelar tu LLC
  

Cómo constituir una LLC

Antes de considerar tus formularios fiscales, deberás establecer una LLC. Aquí tienes una guía paso a paso para constituir una:

• Elige un nombre para tu LLC: El nombre de tu LLC debe ser único y no estar ya en uso por otra empresa en tu estado. Por lo general, también debes incluir «LLC» o «Limited Liability Company». Puedes verificar la disponibilidad de nombres a través de la oficina de registro de empresas o del sitio web de tu estado.

• Selecciona un agente registrado: Cada LLC debe tener un agente registrado, que es una persona o entidad comercial responsable de recibir documentos legales en nombre de la LLC. El agente debe estar disponible durante el horario comercial habitual y tener una dirección física en el estado donde está registrada la LLC.

• Presenta el instrumento constitutivo: Este es el documento principal requerido para registrar formalmente tu LLC en el estado. Por lo general, incluye el nombre de la LLC, la dirección, la información del agente registrado y, a veces, los nombres de los miembros. Tendrás que presentar este documento ante la Secretaría de Estado de tu estado o una entidad similar y pagar una comisión de presentación.

• Crea un convenio de operación: Aunque no se requiere un convenio de operación en todos los estados, es aconsejable crear uno. Este documento interno describe la propiedad y los procedimientos operativos de la LLC para ayudar a prevenir conflictos y malentendidos.

• Obtén un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number, EIN): Un EIN, a veces llamado número de identificación fiscal federal, es necesario para abrir una cuenta bancaria de la empresa, declarar impuestos federales y contratar empleados. Puedes solicitar un EIN de forma gratuita a través del sitio web del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos).

• Registrarse para pagar impuestos estatales: Dependiendo de dónde se encuentre tu LLC y qué tipo de negocio estés haciendo, es posible que debas registrarte para pagar impuestos estatales, como impuesto sobre las ventas e impuestos del empleador.

• Obtener las licencias y permisos locales: Consulte con su ciudad y condado para determinar si necesita permisos o licencias específicas para operar legalmente su negocio.

Fundamentos de la declaración de impuestos de las LLC

La declaración flexible de impuestos puede ser una gran ventaja para los propietarios de LLC. Esto es lo que debes saber sobre la declaración de estos impuestos.

Clasificaciones fiscales predeterminadas

Las LLC unipersonales se tratan como entidades excluidas de forma predeterminada, por lo que tributan de la misma manera que las empresas unipersonales. El propietario informa los ingresos y gastos de la empresa en su declaración de impuestos personal utilizando el Anexo C, que forma parte del Formulario 1040.

Las LLC de varios miembros se tratan como sociedades de forma predeterminada. Deben presentar declaraciones informativas en el Formulario 1065. Luego, cada miembro recibe un Anexo K-1 que muestra su parte de los ingresos, deducciones y créditos de la LLC, que informan en sus declaraciones de impuestos personales.

Elección del estado de la sociedad

Las LLC tienen la opción de tributar como una corporación mediante la declaración del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) Formulario 8832. A continuación, pueden elegir ser tratados como una sociedad de tipo S o una sociedad de tipo C. A continuación te explicación la diferencia:

• Estado de sociedad de tipo C: Si la LLC elige ser tratada como una sociedad de tipo C, presenta su propia declaración de impuestos corporativos utilizando el Formulario 1120 y paga impuestos a la tasa corporativa. Esta estructura puede ayudar a los propietarios a reducir su obligación fiscal general, pero también conlleva una doble tributación de los dividendos.

• Estado de sociedad de tipo S: Elegir el estado de sociedad de tipo S (usando el Formulario 2553) puede ayudar a los propietarios de la LLC a ahorrar en impuestos sobre el trabajo autónomo. Las ganancias y algunas pérdidas se transfieren a las declaraciones de impuestos personales de los propietarios y tributan a tasas individuales, pero solo los salarios extraídos de la empresa están sujetos al impuesto sobre el trabajo autónomo.

Impuestos sobre la nómina

Si la LLC tiene empleados, debe pagar impuestos sobre la nómina. Esto implica retener el monto adecuado de impuestos federales, estatales y, en algunos casos, locales de los cheques de pago de los empleados, además de pagar la parte de los impuestos que corresponde al empleador.

Impuestos estatales

Es posible que las LLC también deban pagar impuestos específicos del estado, como el impuesto estatal sobre la renta y los impuestos de franquicias. Estos impuestos están determinados por el lugar donde opera la LLC y la naturaleza de su negocio.

Impuestos estimados trimestrales

Si los ingresos de la LLC no están sujetos a retención, es posible que los miembros deban realizar pagos trimestrales de impuestos estimados para cubrir su obligación tributaria esperada.

¿Qué registros y documentación comercial necesitan las LLC?

Las LLC deben mantener una variedad de registros y documentos comerciales para el cumplimiento legal, la transparencia financiera y las operaciones generales. Aquí se muestra lo que las LLC deben mantener registrado:

• Instrumento constitutivo: Este es el documento presentado ante el estado para constituir legalmente la LLC. Incluye información básica como el nombre de la LLC, la dirección y los nombres de sus miembros.

• Convenio de operación: Si bien no es obligatorio en todos los estados, se recomienda un convenio de operación. Esto detalla la estructura de propiedad, los roles de los miembros, la distribución de las ganancias y los procedimientos para manejar cambios y la disolución de la LLC. Sirve como manual interno para el funcionamiento de la LLC.

• Acta de la reunión: Si una LLC celebra reuniones, especialmente aquellas con varios miembros, es importante mantener actas de estas reuniones. Esta documentación debe incluir las decisiones tomadas, las acciones aprobadas y los votos de los miembros sobre temas específicos.

• Extractos bancarios: Extractos bancarios periódicos de todas las cuentas a nombre de la LLC.

• Recibos y facturas: Facturas y recibos de pago de todas las transacciones, incluyendo tanto ingresos como gastos.

• Libros de contabilidad: Registros detallados de todas las transacciones financieras, incluidos los estados de resultados, los balances y los estados de flujo de efectivo.

• Declaraciones de impuestos y documentación: Copias de las declaraciones de impuestos presentadas y cualquier documento relacionado, que podría incluir elecciones sobre la situación fiscal.

• Contratos y documentos legales: Cualquier contrato en el que la LLC sea parte, incluidos los contratos de arrendamiento, los contratos de servicio y los acuerdos de asociación, así como cualquier documento legal relacionado con licencias, marcas comerciales u otra propiedad intelectual.

• Registros de empleados y contratistas independientes: Todos los registros relacionados con el empleo, incluidos los contratos de trabajo, los formularios de impuestos (como los formularios W-2 y 1099) y los detalles de los beneficios ofrecidos.

• Documentación reglamentaria: Cualquier documento reglamentario requerido, como inspecciones de salud y seguridad, licencias profesionales y permisos ambientales.

• Documentos del seguro: Pólizas y documentos de reclamos relacionados con cualquier seguro comercial, incluidos los seguros de responsabilidad civil, propiedad y compensación para trabajadores.

Impuestos anuales para las LLC

Las obligaciones de impuestos anuales de las LLC varían en función de su clasificación y de los requisitos estatales. Algunas industrias, como la venta de alcohol o tabaco, tienen requisitos fiscales adicionales. Esto es lo que la mayoría de las LLC pueden esperar pagar.

Impuestos federales

LLC unipersonal (entidad excluida)

Las LLC unipersonales declaran ingresos y gastos en el Anexo C (Formulario 1040) junto con los ingresos personales. El propietario pagará impuestos sobre el trabajo autónomo (Seguro Social y Medicare) sobre los ingresos de la LLC y es posible que deba realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año.

LLC de varios miembros (sociedad)

Las LLC de varios miembros deben presentar el Formulario 1065 (declaración informativa) para informar ingresos y deducciones. La LLC debe emitir el Anexo K-1 a cada miembro y los miembros deben informar sus acciones en sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos personales. Es posible que los miembros deban hacer pagos de impuestos estimados.

LLC que tributan como sociedades de tipo S o de tipo C

Las LLC unipersonales que opten por tributar como sociedades de tipo S o de tipo C deben presentar el Formulario 1120-S o 1120, respectivamente. La LLC paga el impuesto sobre la renta corporativa y distribuye las ganancias al propietario como dividendos imponibles.

Impuestos estatales

• Impuesto estatal sobre la renta: La mayoría de los estados requieren que las LLC paguen impuestos sobre la renta sobre sus ganancias. Las tarifas y las reglas varían según el estado.

• Impuesto de franquicia: Algunos estados imponen un impuesto de franquicia a las LLC por hacer negocios en el estado.

• Impuesto sobre las ventas: Es posible que las LLC que venden bienes o determinados servicios deban recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas.

• Impuestos sobre la nómina: Las LLC con empleados deben retener y pagar impuestos sobre la nómina.

Comisiones comunes de las LLC y pago insuficiente

Si pagas menos de las comisiones por operar una LLC, podrías estar sujeto a posibles sanciones o problemas de cumplimiento. Aquí se muestran las comisiones comunes para las LLC:

• Comisiones de constitución: Estas son comisiones únicas que se pagan al estado cuando constituyes tu LLC. Incluyen el costo de declaración del instrumento constitutivo. El monto varía según el estado, pero generalmente oscila entre USD 50 y USD 500.

• Comisiones anuales para presentación de informes: La mayoría de los estados requieren que las LLC presenten un informe anual o bienal, que actualiza al estado sobre las actividades de la LLC y la información de contacto actual. Las comisiones de estos informes varían según el estado, pero generalmente oscilan entre USD 20 y USD 300.

• Impuestos de franquicia: Algunos estados imponen un impuesto de franquicia a las LLC. Por ejemplo, California tiene un impuesto anual de franquicia de USD 800.

• Comisiones del agente registrado: Las LLC deben tener un agente registrado en el estado donde están registradas. Si contratas el servicio de un agente registrado profesional, esto puede costar entre USD 100 y USD 300 al año.

• Comisiones de licencias y permisos: Dependiendo del tipo de negocio y su ubicación, es posible que se requieran varias licencias y permisos locales. Estos pueden variar ampliamente en costo.

Las LLC que no paguen estas comisiones a tiempo o que no cumplan con los requisitos pueden incurrir en las siguientes sanciones financieras:

• Cargos e intereses por pagos atrasados: Si una LLC no paga los impuestos o comisiones requeridas a tiempo, el estado y el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) pueden imponer cargos e intereses por pagos atrasados. Estos pueden acumularse hasta que se liquiden las obligaciones pendientes.

• Sanciones por incumplimiento: Se pueden imponer sanciones más severas por no presentar los informes o declaraciones de impuestos requeridos. Estas podrían incluir sanciones por no mantener un agente registrado o no presentar un informe anual.

• Pérdida de buena reputación: La falta de pago de comisiones e impuestos puede resultar en la pérdida de buena reputación con el estado. Esto puede afectar la capacidad de la LLC para celebrar contratos, obtener financiamiento y expandir sus actividades comerciales.

• Disolución administrativa: El incumplimiento continuo puede llevar a la disolución administrativa de la LLC. Una vez que se disuelva, las protecciones de responsabilidad que ofrece la estructura de la LLC podrían perderse y los miembros podrían estar expuestos a la responsabilidad personal.

• Gravámenes fiscales y embargos: En caso de un incumplimiento importante en el pago de impuestos, el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) y las autoridades fiscales estatales pueden imponer gravámenes sobre los activos de una LLC o embargar sus cuentas bancarias para recuperar lo adeudado.

Cómo cancelar tu LLC

Así es como suele ser el proceso de cancelación de tu LLC, también conocido como disolución.

Vota a favor de la disolución

Los miembros de la LLC deben votar para disolver la empresa. El convenio de operación debe describir este proceso y la mayoría requerida para que se apruebe esta decisión. Si no hay un convenio de operación, la ley estatal establece el procedimiento de disolución.

Liquidar obligaciones pendientes

Pagar todas las deudas, responsabilidades y obligaciones contractuales. Esto incluye pagar a los empleados sus salarios finales, liquidar las cuentas de los proveedores y resolver cualquier arrendamiento o contrato pendiente. Presenta las declaraciones de impuestos finales y paga cualquier obligación tributaria restante, que puede incluir impuestos federales, estatales y locales. Algunos estados requieren una liquidación de impuestos antes de disolver formalmente la LLC.

Presenta el instrumento de disolución

Una vez que se liquiden todas las deudas e impuestos, presenta el instrumento de disolución (a veces llamado acta de disolución) en el estado donde se constituyó la LLC. Esto inicia formalmente el proceso de disolución legal de la LLC. Puede haber una comisión asociada con esta presentación, dependiendo del estado.

Notifica a las partes interesadas

Informa a todos los acreedores y proveedores sobre tu intención de disolver la sociedad. Esto podría ser requerido antes de que presentes la disolución para permitir que los acreedores tengan la oportunidad de presentar reclamos. Informa a los clientes del cierre de tu empresa para mantener la buena voluntad y gestionar los últimos pedidos o servicios.

Cierra todas las cuentas

Cierra todas las cuentas bancarias comerciales y otras cuentas financieras de la LLC. Cancela cualquier licencia o permiso comercial para evitar acumular más obligaciones.

Distribuye los activos restantes

Después de que se hayan pagado todas las deudas y obligaciones, distribuye los activos restantes entre los miembros de la LLC de acuerdo con su participaciones en la propiedad o según lo estipulado en el convenio de operación.